PaperOffice AI 시작하기: Workspace, 문서, 에이전트 및 검색

안녕하세요, PaperOffice AI 아카데미에 오신 것을 환영합니다. 오늘 우리는 첫 단계를 다룰 것입니다: 우리는 Workspace를 생성하고, 문서를 업로드하며, AI가 이를 어떻게 처리하는지 살펴보겠습니다. 그 후, 문서를 다시 찾아보고 에이전트에게 질문을 하며, Workspace를 휴대폰으로도 공유하고, PaperOffice을 Claude에 연결합니다. 이를 위해 필요한 것은 브라우저뿐입니다. 미리 명확히 말씀드리자면: PaperOffice AI는 귀하의 문서를 이해하는 문서 관리 시스템입니다. 브라우저에서, 모바일 앱으로, 그리고 인터페이스를 통해 실행됩니다. 귀하의 문서는 Workspaces에 저장되며, 예를 들어 회사, 프로젝트 또는 고객별로 하나씩 저장됩니다. 그리고 AI는 각 문서를 읽습니다: 문서 유형을 식별하고, 설명적인 이름, 키워드 및 요약을 할당합니다. 또한 문서에 대해 질문할 수 있는 에이전트, 콘텐츠를 찾는 검색 기능, 외부 공유 기능 및 Claude과의 연결이 제공됩니다.

시작하기: 투어

로그인 후 개요 페이지로 이동합니다: 작업, 알림, 몇 가지 빠른 도구 및 Claude과 ChatGPT로의 경로가 표시됩니다. 왼쪽에는 앱의 모든 영역이 보입니다. 처음에는 주로 Document AI가 필요합니다: 여기에서 귀하의 Workspaces와 문서가 위치합니다. 상단에는 에이전트 및 검색 기능이 있습니다. 둘 다 모든 페이지에서 접근할 수 있습니다. 그리고 프로필을 통해 도움말과 학습에 접근할 수 있습니다: 소개 투어, 문제 해결기 및 지원을 위한 것입니다. 학습 단위도 상단에 표시됩니다.

단계 1: Workspace 생성

시작해 보겠습니다. Workspaces 개요에서 ‘새로운 Workspace 만들기’를 클릭합니다. Workspace은 회사, 프로젝트 또는 클라이언트와 같은 전용 파일 캐비닛과 같습니다. 저는 이를 ‘Northstar Industrial’이라고 명명하고 유형을 ‘회사’로 선택합니다. 처리 언어는 영어로 설정됩니다. AI는 나중에 요약, 이름 및 필드에 이 언어를 사용합니다. 저장소 위치로는 PaperOffice EU 데이터센터 또는 자체 저장소(BYOS, Bring Your Own Storage의 약자) 중 선택할 수 있습니다. 파일은 사전에 Connectors 아래에서 설정한 자체 서버 또는 NAS에 저장됩니다. 중요: 생성 후 저장소 위치는 변경할 수 없습니다. Workspace 유형 탭에서는 보호 및 증거 기능에 대해 다룹니다. 세 가지 등급이 있습니다. 표준은 입문용입니다: 저장 및 검색. Business는 일상적인 작업을 위한 것입니다: 공유, 보호, 복원. 이것이 저희의 권장 사항이며, 오직 Business Workspaces만 외부와 공유할 수 있습니다. 컴플라이언스는 증거 및 감사 준비를 위한 최고 등급으로, 엄격한 보존 요구 사항 등에 적합합니다. 컴플라이언스는 추가 비용이 발생하며 자체 저장소를 지원하지 않고 외부와 공유할 수 없습니다. 업그레이드는 언제든지 가능하지만 다운그레이드는 불가능합니다. AI-DMS 탭에서는 AI가 문서를 얼마나 철저히 이해하는지 정의합니다. AI 없이 저장만 하는 것은 순수한 아카이빙에 적합합니다. 나중에 파일을 처리할 수도 있습니다. Basic는 아카이브를 검색 가능하게 만듭니다: 텍스트 인식, 분류 및 키워드. Premium은 비즈니스 문서를 위한 최적의 기본 설정으로, 시맨틱 검색, 비즈니스 필드 및 관계를 제공합니다. Ultra는 최대치를 추출합니다: 표, 양식 및 이미지가 읽히고 문서가 서로 연결되며 모든 문서에 보안 검사가 수행됩니다. 데모를 위해 Ultra를 사용합니다. 문서 유형에서 ‘자동 인식’을 선택합니다. AI는 각 문서를 청구서, 납품서 또는 계약서와 같은 올바른 유형으로 할당합니다. 접근 보호에서는 비밀번호, SMS 코드 또는 4의 눈 원칙을 사용하여 Workspace을 추가로 보안할 수 있습니다. 데모에서는 이를 건너뛰겠습니다. 공유에서는 나중에 Workspace을 외부와 공유할 수 있습니다: 브라우저에서 액세스할 수 있도록 이메일로 또는 전화로 공유합니다. 이에 대해서는 잠시 후 자세히 보여드리겠습니다. 저장하고 요약을 확인한 후 Workspace을 생성합니다.

2단계: 문서 업로드

새로운 Workspace는 아직 비어 있습니다. 이를 열고 ‘문서 추가’를 클릭합니다. 여기에서 파일을 선택합니다: 청구서, 납품서, 계약서 및 은행 명세서 등 데모 회사인 노스스타의 문서들, 그리고 스캔본과 휴대폰 사진이 포함됩니다. 파일이 업로드되고 AI가 즉시 읽기 작업을 시작합니다. 많은 문서의 경우 이 과정에 시간이 걸리므로 빠르게 건너뜁니다. 업로드는 하나의 옵션일 뿐입니다. 문서는 모바일 기기에서 직접 가져오거나, 스캐너에서 바로 가져오거나, 스크린샷이나 웹사이트를 통해 가져올 수 있으며, 대량 가져오기 기능을 사용하여 전체 폴더를 한 번에 처리할 수도 있습니다.

3단계: 결과, 에이전트 및 검색

결과 화면은 다음과 같습니다. 파일에는 설명적인 이름과 제목, 간단한 요약이 부여되었습니다. 또한 문서 유형과 키워드도 표시됩니다. 이 모든 정보는 AI가 생성한 것입니다. 이제 에이전트에게 질문합니다. 예를 들어: ‘노르벡사의 프로젝트 X200에서 어떤 일이 있었나요?’ 에이전트는 Workspace를 검색하고 관련 문서를 읽은 후 완전한 문장으로 답변합니다: ‘9월에 납품, 지연 및 인수.’ 또한 출처를 인용하며, 이를 직접 열 수 있습니다. 검색은 파일 이름뿐만 아니라 내용도 찾아냅니다. 제가 찾는 키워드는 ‘통지 기간’입니다. 여기 있습니다: 노르벡사와의 기본 서비스 계약 개정안입니다. 이 용어는 파일 이름이 아닌 본문에 포함되어 있지만, 검색 결과에 여전히 나타납니다.

4단계: 문서 상세 보기

문서를 열어보겠습니다: 펠트만(Veldtmann)사의 950유로 크레딧 노트입니다. 왼쪽에는 원본이, 오른쪽에는 PaperOffice AI에서 생성한 내용이 표시됩니다. 커버 시트에는 제목과 요약, 문서를 수정 방지 상태로 만들 수 있다는 안내, 그리고 Workspace에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 속성 탭에서는 상태, 이름, 문서 유형 및 키워드를 확인할 수 있습니다. 데이터 필드에는 AI가 추출한 내용(여기서는 수량과 가격이 포함된 내역)이 담겨 있습니다. 클릭 한 번으로 엑셀로 복사할 수 있습니다. 활동 탭에서는 문서에 대한 메모와 작업을 생성할 수 있습니다. 감사 탭에는 Ultra의 보안 검사가 표시되며, 계산 값 및 세금 관련 항목을 포함한 12가지 제어 항목이 모두 정상입니다. 문서를 수정 방지 상태로 만들면 모든 변경 사항이 즉시 개정 기록에 저장됩니다. 연결 탭에서는 문서가 연결된 대상(예: 거래처 펠트만)을 확인할 수 있습니다.

휴대전화로 공유: 휴대폰 에이전트 생성

이제 제가 가장 좋아하는 부분인 전화 공유를 시작해 보겠습니다. 세무 전문가가 기록에서 빠르게 정보를 필요로 한다고 상상해 보세요. 그들은 단순히 전화를 걸어 요청합니다. 앱도 로그인도 필요 없습니다. 이를 위해 Conversation AI 아래에 전화 에이전트를 생성하세요. 저는 이를 ‘노스스타 전화 공유’라고 명명하고 역할로 ‘보호된 에이전트’를 선택합니다. 이는 발신자가 휴대전화 번호와 PIN으로 본인 인증을 해야 한다는 의미입니다. 전화 설정에서 전화 접속 옵션을 활성화합니다. PaperOffice은 국가별로 전화 접속 번호를 제공하며, 저는 독일을 선택했습니다. 에이전트 설정에서는 언어, 음성 및 인사말을 설정하고 에이전트의 행동 방식을 설명할 수 있습니다. 지식(Knowledge) 섹션에서는 Workspace 중 어느 것에 접근할 수 있는지 결정합니다. 저는 우리 회사의 노스스타 Workspace만 허용하고 저장합니다.

전화 공유: 공유 설정하기

이제 공유 자체를 설정해 보겠습니다. Workspace에서 편집(Edit) 탭의 공유(Sharing) 탭으로 이동하여 ‘새 외부 공유(New external share)‘를 클릭합니다. 채널로 전화를 선택합니다. 에이전트는 이미 선택되어 있습니다. 연락처의 휴대전화 번호와 PIN을 입력합니다(영상에서는 흐릿하게 처리됨). 전달(Delivery) 설정에서 발신자가 문서를 이메일로 받기를 원할 경우를 대비해 이메일 주소를 추가합니다. 음성(Voice) 설정에서는 언어와 음성을 지정합니다. 에이전트(Agent) 설정에서는 이 공유에 대해 전화 에이전트에 추가 지시를 내릴 수 있습니다. 이 공유는 30일 동안 유효합니다. 저장하고 활성화하세요. 그리고 이것이 어떻게 들리는지 확인해 보겠습니다. 발신자가 접속 번호로 전화를 걸어 PIN을 입력하고 질문을 합니다. 함께 들어봅시다.

(전화 통화 내용은 자막으로 제공됩니다.)

답변은 Workspace의 문서에서 직접 가져온 것으로, 금액, 날짜 및 만기일이 포함되어 있으며, 에이전트가 잘못 들린 이름을 스스로 수정했습니다. 이 에이전트는 이 Workspace에 있는 내용만 알고 있습니다.

Claude: PaperOffice 설정하기

마지막으로 향후 계획을 살펴보겠습니다. PaperOffice AI를 Claude에 연결할 수 있습니다. 프로필 설정에서 PaperOffice 설정을 찾으세요. 여기에서 모바일 앱과 Claude을 연결합니다. Claude에서는 설정(Settings) > Connectors 아래에 PaperOffice를 추가하고 계정을 한 번 연결하세요. 이후에는 Claude이 귀하의 문서와 함께 작동하며, 항상 귀하의 권한만 사용합니다. 예를 들어, Workspace에 펠트만(Veldtmann)의 어떤 송장이 있는지 Claude에 물어볼 수 있습니다. Claude은 PaperOffice를 통해 검색하여 송장 번호, 날짜 및 금액으로 답변합니다. 요약하자면, Workspace을 생성하고 문서를 업로드하면 AI가 나머지를 처리합니다. AI는 모든 문서를 이해하며, 에이전트가 질문에 답변하고, 검색은 파일 이름이 아닌 내용을 찾아주며, 공유는 브라우저 또는 전화로 가능합니다. 다가오는 영상에서는 격리(Quarantine)를 통한 보안 검사, 브라우저 및 전화 공유, 파일 찾기 및 정리 방법을 다룰 예정입니다. 시청해 주셔서 감사하며, PaperOffice AI 아카데미에서 다음 시간에 뵙겠습니다.