Văn phòng không giấy tờ: Cách thức để số hóa thành công trong doanh nghiệp

Cách tiếp cận văn phòng không giấy tờ ngày càng trở thành trọng tâm của các báo cáo truyền thông, nhưng hầu như chưa được áp dụng trong thực tế - đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Vấn đề không chỉ nằm ở thời gian và chi phí liên quan.

Tuy nhiên, chỉ với một vài biện pháp đơn giản, việc tiêu thụ giấy có thể được giảm đáng kể. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) được hưởng lợi từ cấu trúc phân cấp phẳng và tính linh hoạt.

Trong bài viết hiện tại, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về chủ đề văn phòng không giấy tờ, hay còn được gọi là "văn phòng số". Chúng tôi sẽ chứng minh rằng quá trình chuyển đổi này dễ dàng hơn nhiều so với những gì bạn tưởng tượng. Bạn cũng sẽ nhận được các mẹo về tổ chức doanh nghiệp, chúng tôi sẽ nêu rõ những lợi ích của làm việc không giấy tờ và mô tả tác động của việc triển khai thành công.

Công nghệ đang trở nên nhanh chóng hơn

Trong thời đại mà công nghệ đã thúc đẩy chúng ta kết nối với thế giới thông qua điện thoại thông minh, việc vẫn sử dụng giấy trong nhiều hoạt động hàng ngày trở nên ít hợp lý hơn.

Ngày nay, chúng ta đã quen thuộc với việc xử lý nội dung kỹ thuật số (âm nhạc, nhiếp ảnh, phim truyền hình), nhưng việc số hóa tài liệu chưa phổ biến rộng rãi trong môi trường làm việc và kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các công ty đều có quyền truy cập vào máy tính và thiết bị di động, vậy tại sao chúng ta vẫn tiếp tục lấp đầy văn phòng bằng giấy?

Lý do chính cho việc tiếp tục sử dụng giấy nằm ở những thách thức trong việc đối mặt với thay đổi và số hóa. Nhiều người thích giữ lại bản sao vật lý của các tài liệu mà họ làm việc.

Tuy nhiên, khi nhân viên của bạn bắt đầu loại bỏ hoặc ít nhất là giảm lượng giấy sử dụng trong văn phòng hoặc trên toàn tổ chức, bạn cũng cải thiện quy trình, tăng năng suất bằng cách số hóa dữ liệu, sử dụng các phương pháp không giấy tờ và do đó giảm chi phí.

Đặc biệt trong những thời điểm khó khăn hiện nay như nhu cầu làm việc tại nhà do Corona, điều rất quan trọng đối với tất cả các công ty là tăng cường sức cạnh tranh của công ty bằng cách làm cho nó không giấy tờ hoặc số hóa và đảm bảo rằng nhân viên cũng có thể làm việc linh hoạt từ nhà trong văn phòng tại gia. Cuối cùng, công ty phải bắt kịp với kỷ nguyên số và hiện thực hóa con đường đến văn phòng không giấy tờ.

Tại sao bạn nên giảm tiêu thụ giấy trong công ty của mình?

Văn phòng không giấy tờ là một mục tiêu mà ngày càng nhiều công ty chắc chắn đang nỗ lực đạt được và mang lại nhiều lợi ích vượt ra ngoài việc tiết kiệm chi phí và giảm dấu chân carbon của công ty.

Người ta ước tính rằng một nhân viên dành tổng cộng hai giờ cho tài liệu sử dụng trung bình 10.000 tờ giấy mỗi năm (dữ liệu của Cơ quan Môi trường Liên bang). Vì lý do này, điều quan trọng là sử dụng các giải pháp và công cụ cải thiện cả việc truy cập, quản lý và định vị thông tin. Tuy nhiên, bất kỳ sự thay đổi nào trong quy trình kinh doanh đều tốn thời gian và đòi hỏi sự thay đổi dần dần trong văn hóa doanh nghiệp.
Bên cạnh tác động tích cực đến môi trường bằng cách giảm tiêu thụ giấy văn phòng, việc số hóa tài liệu và dữ liệu công ty mang lại nhiều lợi ích khác.

Lợi ích của văn phòng không giấy tờ

Dưới đây là những lợi ích chính của văn phòng không giấy tờ:

• Tối ưu hóa mọi quy trình làm việc
  Nhờ chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ, bạn có thể là người tiên phong thực hiện bước đầu tiên hướng tới quá trình chuyển đổi số của công ty.
  Bởi vì nhờ các giải pháp quy trình làm việc từ bạn có thể đơn giản hóa và tăng tốc các quy trình kinh doanh hơn nữa. Chúng giúp giảm tải cho nhân viên văn phòng bằng cách đảm nhận nhiều công việc lặp đi lặp lại phức tạp. Các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc.
• Làm việc linh hoạt, bất kể bạn ở đâu
  Nếu bạn số hóa tài liệu của mình, bạn có thể truy cập tài liệu bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu và với mọi thiết bị. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều chi nhánh, nhân viên muốn/cần làm việc từ nhà hoặc phải cấp phép phê duyệt.
• Giảm đáng kể chi phí ở mọi lĩnh vực
  Số hóa tài liệu có tác động trực tiếp đến việc giảm chi phí của công ty bạn, không chỉ vì bạn không còn mua nhiều giấy nữa, mà còn vì bạn tiết kiệm được chi phí bảo trì máy in và mua mực cũng như phụ tùng thay thế.
  Tất nhiên, điều này cũng làm giảm chi phí lưu trữ, tức là tệp tin, thư mục, kệ sách, tủ hồ sơ. Không gian quý giá để lưu trữ tài liệu giấy không còn bị lãng phí nữa.
  Tóm lại, ngay khi bạn sử dụng dữ liệu kỹ thuật số, nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều trong văn phòng và đầu tư thời gian quý giá thu được một cách hợp lý và có mục tiêu vào công ty.
  Sự giảm đáng kể về không gian lưu trữ thông qua số hóa và/hoặc giảm tiêu thụ giấy dẫn đến sạch sẽ hơn và gọn gàng hơn văn phòng.
• Bảo vệ tối đa chống lại trộm cắp và mất mát
  Tăng cường bảo mật thông tin thông qua việc sử dụng phần mềm với hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu. Bảo mật của thông tin được lưu trữ kỹ thuật số vượt trội hơn nhiều so với bảo mật của tài liệu lưu trữ trên giấy.

  Cẩn thận không sử dụng giải pháp đám mây trong công ty của bạn, vì các giải pháp DMS dựa trên đám mây và phần mềm DMS là lỗ hổng bảo mật.

• Giảm căng thẳng thông qua tự động hóa
  Với việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động, các quy trình kinh doanh được chuẩn hóa và chi phí giảm. Ví dụ, tối ưu hóa quy trình có thể dẫn đến thu thập nhanh hơn và giảm chi phí mua sắm.
  Thanh toán hóa đơn không còn bị quên, chiết khấu có thể được khấu trừ kịp thời.
• Giảm rủi ro trong các quy trình kinh doanh
• Cải thiện mối quan hệ khách hàng
  Số hóa trong công ty của bạn mang lại chiều sâu và quy mô lớn hơn cho các mối quan hệ khách hàng. Điều này có nghĩa là việc thu thập dữ liệu toàn diện trong các giao dịch kinh doanh với sự hỗ trợ của big data, liên kết nhất quán các quy trình nội bộ, thời gian phản ứng trong vài giây, cũng như tiếp cận cá nhân hóa với số lượng lớn khách hàng cùng lúc và lập kế hoạch nhu cầu chính xác, cực kỳ định hướng theo nhu cầu sẽ thúc đẩy công ty của bạn phát triển.
  Số hóa đang gia tăng ở mọi lĩnh vực của công ty - không ít nhất là trong dịch vụ khách hàng. Sẽ là một sai lầm nếu bất kỳ công ty nào đánh giá thấp tiềm năng này. Nếu bạn không muốn tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh và thậm chí vượt lên trước họ, việc xử lý số hóa trong lĩnh vực này là điều thiết yếu. Chưa bao giờ trước đây lại có thể giao tiếp linh hoạt và cá nhân hóa hơn với khách hàng về những nhu cầu và mong muốn cụ thể của họ.
• Tăng cường tính minh bạch nội bộ
• Cải thiện đáng kể môi trường làm việc giữa nhân viên
  Các công ty chọn số hóa tài liệu của họ thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu phù hợp sẽ nhận lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
  • Nhiều không gian vật lý hơn
  • Tìm kiếm tài liệu nhanh hơn
  • Tổ chức tài liệu tốt hơn
  • Kết quả là ít thời gian tìm kiếm tài liệu và giảm căng thẳng dẫn đến.
  • Bền vững và cạnh tranh
  • Giao tiếp đơn giản hóa và giải quyết nhiệm vụ
  • Năng suất của công ty bạn tăng lên
  • Và điều quan trọng nhất là - bạn đang đi đúng hướng tới một văn phòng không giấy tờ.

Tránh lỗi này bằng mọi giá!

Đặc biệt đối với các dự án liên quan đến Số hóa, thường gặp phải sự miễn cưỡng lớn, vì nhiều công ty sợ rằng dự án như vậy sẽ phát triển thành một hố đen vô đáy. Lý do phổ biến nhất cho điều này là thiếu kiến thức của chính các công ty và niềm tin thêm vào các nhà sản xuất phần mềm không có năng lực, những người cung cấp phần mềm không hoạt động. Nhiều nhà sản xuất phần mềm lợi dụng sự thiếu hiểu biết.

Tại điểm này, PaperOffice sẽ sẵn sàng giúp bạn triển khai số hóa. Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý tài liệu và tự động hóa, PaperOffice có thể mang đến cho bạn các gợi ý thực tế và đồng hành cùng bạn qua toàn bộ quá trình triển khai.

Kết luận tạm thời 1 / 3

Không cần chuyên gia IT hay thư viện viên được đào tạo!

Tất cả những gì bạn thực sự cần là

• phần mềm phù hợp
• một đối tác IT đáng tin cậy
• phần cứng tương ứng

Đôi khi phần cứng đã có sẵn, có tiềm năng hơn trước và có thể được sử dụng ngay lập tức.

Mẹo

Nhân tiện, có một bài viết đặc biệt về chủ đề "Số hóa tài liệu giấy: 10 lợi ích quan trọng nhất", đã báo cáo về những lợi ích của số hóa nói chung:

Bạn cần làm theo 5 bước nào để giảm tiêu thụ giấy trong văn phòng của bạn?

Chúng tôi đã liệt kê năm bước bạn cần thực hiện để giảm tiêu thụ giấy trong văn phòng và chuyển sang số hóa:

• Chiến lược và phân tích quy trình
  Lên kế hoạch triển khai cho văn phòng không giấy tờ một cách kỹ lưỡng. Dành đủ thời gian để phân tích các quy trình trong công ty của bạn. Những gì phải được duy trì hoặc lưu trữ dưới dạng giấy? Tài liệu nào chỉ cần ở dạng số? Tài liệu và thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn sẽ thường gặp phải thông tin từ nhiều nguồn với nhiều định dạng khác nhau. Một phần ở dạng số, được lưu trữ trong tệp hoặc cơ sở dữ liệu, và một phần dưới dạng tài liệu in.

  Bạn có thể muốn quét và số hóa tất cả các tài liệu trước đó, hoặc chuyển đổi sang văn phòng/hệ thống không giấy tờ vào một ngày cụ thể, đồng thời sử dụng dữ liệu số để tiếp tục làm việc hiệu quả trong tương lai. Sử dụng máy in/quét đa năng để quét và giám sát thư mục, hoặc lưu trữ hàng loạt cho lượng lớn tài liệu.

  Phương án đầu tiên đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn. Lý tưởng nhất là bạn và đội ngũ của mình sẽ quyết định cách tổ chức các tệp điện tử và thiết lập quy trình quét liên tục từng bước một, để tất cả các tài liệu trong tương lai đều được số hóa.

  
  Lập kế hoạch thời gian và nhân sự cho dự án văn phòng không giấy tờ
  Một quý hoặc 90 ngày là khung thời gian hợp lý để thực hiện các hành động cần thiết nhằm chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.
  Đây cũng là giai đoạn cho phép chuyển đổi suôn sẻ. Các giải pháp khắc phục nhanh chóng bắt buộc nhân viên thay đổi từ ngày này sang ngày khác thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn. Cách này cũng giúp không làm gián đoạn hoạt động.
  Về cơ bản, khi chuyển sang văn phòng không giấy tờ với PaperOffice DMS, không cần thiết phải có một nhóm dự án gồm nhiều người.
  Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc dành thời gian cho những nhiệm vụ này là neither khả thi nor mong muốn. Tuy nhiên, điều hợp lý là chỉ định ít nhất một người có thẩm quyền ra chỉ thị làm CDO (Giám đốc Kỹ thuật số). Nếu bạn không thích các viết tắt kiểu Mỹ, bạn có thể bổ nhiệm người đó làm trưởng dự án văn phòng không giấy tờ.

  Điều quan trọng là người được chỉ định phải tìm hiểu kỹ về PaperOffice DMS.

  Do cấu trúc rõ ràng của phần mềm và các hướng dẫn, video chi tiết, dễ hiểu về mọi khía cạnh, việc này không yêu cầu bằng cấp IT hay đào tạo bên ngoài. Ngoài ra, có thể thực hiện theo phương pháp "học đi đôi với hành" cùng với các biện pháp chuyển đổi đầu tiên.

• Xác định các giai đoạn cho quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ
  Việc chia nhỏ khoảng thời gian 90 ngày dự kiến thành các giai đoạn nhỏ hơn nhằm mục đích có thể tập trung vào từng giai đoạn của quá trình chuyển đổi và suy ngẫm về các quy trình liên quan. Ngoài ra, những thành công trong quá trình chuyển đổi có thể được ghi lại dễ dàng hơn. Nhân viên hiểu rõ hơn về các biện pháp và không cảm thấy bị choáng ngợp. Đồng thời, các mục tiêu phải được truyền đạt nội bộ, điều này phù hợp với sự thay đổi về tư duy. Tầm quan trọng của điều này đã được giải thích trong lời mở đầu.
  Việc chia khoảng 90 ngày thành ba phần mỗi phần 30 ngày.
  30 ngày đầu tiên được sử dụng để phân tích tất cả các quy trình sẽ được chuyển đổi từ analog sang số hóa.
  Trong 30 ngày thứ hai hệ thống DMS của PaperOffice và phần cứng cần thiết sẽ được giới thiệu, nhưng ban đầu chỉ để đào tạo và hỗ trợ các quy trình đang diễn ra, nếu có phát sinh.
  Khoảng 30 ngày cuối cùng đã được dành cho việc chuyển đổi quy trình từ analog sang số hóa, với những câu hỏi từ nhân viên chắc chắn sẽ nảy sinh. Một số thao tác sai sót cũng có thể xảy ra, nhưng điều này có thể được sửa chữa bất cứ lúc nào nhờ vào cấu trúc phân cấp của hệ thống DMS PaperOffice.

  Vào cuối 30 ngày cuối cùng và cũng là kết thúc của 90 ngày, một hệ thống quản lý tài liệu tích hợp đầy đủ đã sẵn sàng, cho phép phân tích tại thời điểm này về mức độ tiết kiệm và lợi ích hiện tại cũng như trong tương lai.

• Phát hiện các đường dẫn thu thập và xác định nơi lưu trữ dữ liệu
  Trong 30 ngày đầu tiên, trọng tâm bây giờ là xem xét các quy trình mà giấy đã đóng vai trò chính cho đến nay. Để làm được điều này, cần phải nhận diện các giao diện của truyền thông bên ngoài và bên trong công ty và theo dõi vòng đời của chúng, có thể bao gồm:
  
  • Cuộc gọi điện thoại (ví dụ: một mẫu đơn đặt hàng sau đó sẽ được điền vào)
  • Lưu lượng email (ví dụ: thư sẽ được in ra cho cuộc họp tiếp theo)
  • Thư từ
  • Khách hàng doanh nghiệp đến thăm (ví dụ: xem các cuộc gọi điện thoại)
  • Các tài liệu kèm theo
  • Thư tín nội bộ
  
  Điều tiếp theo cần xác định là khi nào và ở đâu, trong trường hợp các biểu mẫu điện tử, quá trình chuyển đổi sang giấy in diễn ra, cũng như đường đi từ giấy đến lưu trữ hoặc chỉ đến thùng rác.
  Thiết kế tài liệu kỹ thuật số từ bây giờ
  Từ bây giờ, không sử dụng giấy càng nhiều càng tốt: các cuộc họp, biên bản, thư đến, hóa đơn gửi đi và ghi chú có thể được tạo trực tiếp trong PaperOffice. Các nhiệm vụ và quy trình làm việc cũng được thực hiện kỹ thuật số.
  Số hóa hóa đơn và dần dần triển khai kế toán không giấy tờ
  Việc phát hành hóa đơn nói chung cũng là một phần của văn phòng không giấy tờ, mặc dù không chỉ được nhìn thấy trong bối cảnh này. Số hóa và xử lý đúng cách là một vấn đề và cũng cần được lập kế hoạch và triển khai tốt.
  Bất kỳ ai duy trì hóa đơn của họ theo cách kỹ thuật số và cũng tạo sổ kế toán kỹ thuật số đều nhận ra tiềm năng tiết kiệm lớn hơn và có thể làm cho quy trình kế toán tổng thể hiệu quả hơn.
  Lưu trữ dữ liệu
  Nếu bạn đã quyết định rằng các tệp vật lý của mình sẽ trở thành các tệp kỹ thuật số, câu hỏi ngay lập tức là bạn sẽ lưu trữ những tệp kỹ thuật số đó ở đâu. Bạn sẽ lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu cục bộ hay trên thiết bị NAS bên ngoài?
  Khi chuyển sang văn phòng không giấy tờ, bạn không nên tiết kiệm chi phí cho một trong những khía cạnh quan trọng nhất. Lưu trữ dữ liệu cục bộ và sử dụng các thiết bị NAS.
  Hoặc bạn không muốn có lưu trữ dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu trong công ty của mình? Tuy nhiên, để tránh hỏa hoạn, trộm cắp, v.v., việc sử dụng giải pháp đám mây là không thể đối với bạn vì lý do pháp lý. Sau đó, tất nhiên, giải pháp sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy chủ chuyên dụng, được chỉ định riêng cho bạn, là một giải pháp rất tốt.
  Lựa chọn là rất lớn.

  Thực tế, việc tìm kiếm các giải pháp cũng thuộc về phần 30 ngày đầu tiên. Với hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice DMS và phần cứng NAS, được tích hợp vào mạng công ty, tất cả các giải pháp đều có sẵn để thực hiện chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số.



• Giới thiệu PaperOffice DMS cộng với phần cứng
  Sau khi phần mềm đã được cài đặt trên các máy tính trong công ty, các cấp bậc phân cấp đã được gán và các máy chủ NAS đã được thiết lập và kết nối mạng, phần mềm sẽ được đào tạo.
  Không cần đến các cố vấn bên ngoài (thường đồng nghĩa với "đắt đỏ"). Nhân viên của PaperOffice luôn sẵn sàng hỗ trợ nếu cần. Hơn một triệu công ty trên toàn thế giới đang sử dụng PaperOffice DMS cho đến nay đều rất hài lòng với các hướng dẫn chi tiết, video hoặc tư vấn qua điện thoại về các câu hỏi liên quan đến PaperOffice DMS.
  Hầu hết các quy trình đều dễ hiểu và được hỗ trợ bởi một menu trợ giúp được bố trí rất rõ ràng. Ngoài ra, bạn không nhất thiết phải kiên quyết tuân thủ đúng 30 ngày. Nếu tất cả những người tham gia quá trình chuyển đổi từ analog sang digital đều tin rằng nó sẽ hoạt động, quy trình này có thể được rút ngắn theo ý muốn.
  Cấu trúc thư mục
  Một cấu trúc thư mục hợp lý là rất quan trọng để bạn có thể dễ dàng định hướng sau khi chuyển đổi. Hãy tổ chức cấu trúc thư mục số của bạn một cách dễ dàng dựa trên cấu trúc thư mục "thực" hiện tại của bạn.
  Tận dụng vào tự động hóa
  Nhờ khả năng nhận diện AI thông minh, bạn có thể nhận biết dữ liệu tài liệu quan trọng trong văn bản, trích xuất và sử dụng nó để gắn thẻ từ khóa cho tài liệu. Điều này tiết kiệm thời gian và do đó tiết kiệm chi phí.
• Hoàn tất quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ
  30 ngày cuối cùng (hoặc ít hơn) bắt đầu và nhân viên hoàn thành giai đoạn giáo dục và đào tạo. Email không còn được in ra nữa mà được lưu trữ.
  Sử dụng quy trình làm việc và con dấu
  Tài liệu và email có thể được truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ với nhân viên khác bất cứ lúc nào thông qua chức năng quy trình làm việc trong PaperOffice DMS. Các tài liệu vận chuyển từ giao hàng hoặc thư đến được số hóa bằng máy quét hoặc camera điện thoại di động và chuyển đổi thành tài liệu văn bản bằng phần mềm OCR của PaperOffice.
  Chức năng con dấu cho phép kích hoạt nhiều quy trình làm việc khác nhau và thực hiện các hành động tiếp theo. Các biến động có thể được thêm vào con dấu và thậm chí thông báo email cũng được gửi tự động khi sử dụng.
  Đừng quên sao lưu
  Chỉ có một kho lưu trữ trung tâm với chức năng sao lưu. Câu hỏi về việc nhân viên nào đang lưu trữ tài liệu cụ thể trên máy tính của họ và làm thế nào để truy cập vào nó khi họ đang nghỉ phép và không có sẵn sẽ không còn xuất hiện nữa.
  Một phương pháp mã hóa dữ liệu cũng được quân đội Mỹ sử dụng. Trò chơi phổ biến và sinh lời hiện nay của hacker với ransomware sẽ không thể xâm nhập được PaperOffice.
  Giữ vững tinh thần: Khởi đầu luôn khó khăn, vì các quy trình đã được thực hành trong nhiều năm nay trở nên mới mẻ trong thời gian này. Đừng quay lại thói quen cũ.

Giữ vững tinh thần và trải nghiệm văn phòng không giấy tờ.

Hướng dẫn 5 bước tối thượng

Mẹo

Chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn 5 bước tối ưu để chuyển đổi sang làm việc không giấy tờ và số hóa doanh nghiệp của bạn dưới dạng tài liệu tải xuống, chi tiết từng bước 5 và thời gian thực hiện:



Kết luận trung gian 2 / 3

Với phần mềm phù hợp, văn phòng không giấy tờ có nghĩa là không thêm công việc!

Tất cả những gì thực sự cần thiết là một số phần mềm

• Tự động hóa hoàn toàn việc nhận hóa đơn bằng cách sử dụng email cá nhân hóa, nếu hóa đơn có sẵn dưới dạng kỹ thuật số
• Trong trường hợp hóa đơn giấy, nhờ vào tính toàn vẹn của máy quét, chúng có thể được tự động chụp bằng cách quét hàng loạt
• Chỉ mục và trích xuất dữ liệu từ tài liệu đã quét
• và điều quan trọng nhất: có thể tự động lưu trữ tài liệu kỹ thuật số và tài liệu đã quét tùy thuộc vào nội dung của chúng!

Và tránh sai lầm phổ biến này

Dù sao, hãy đảm bảo rằng lựa chọn phần mềm của bạn là một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cho phép bạn tự thực hiện việc ghi nhận tự động (ví dụ: giám sát thư mục) và huấn luyện tài liệu BẠN TỰ LÀM để không rơi vào bẫy chi phí không kiểm soát và không phụ thuộc vào nhà sản xuất!

Kết luận về chuyển đổi số

Đối với nhiều công ty, một văn phòng hiện đại và hiệu quả không giấy tờ không phải là thành tựu có được qua đêm, nhưng cũng không phải là điều viễn vông. Để cuối cùng đạt được việc số hóa tài liệu của bạn, bạn cần thiết lập các chính sách giảm thiểu giấy tờ và tìm giải pháp để loại bỏ mọi thứ bạn không còn cần thiết.

Phần mềm quản lý tài liệu từ PaperOffice có thể giúp bạn số hóa tài liệu và triển khai văn phòng không giấy tờ. Các giải pháp DMS là giải pháp toàn diện cung cấp cơ sở hạ tầng đồng nhất.
Do đó, các quy trình kinh doanh được ánh xạ minh bạch, quy trình làm việc có thể được thực hiện kỹ thuật số và tất cả thông tin quan trọng có thể dễ dàng xem.

Nhờ các giải pháp DMS, bạn cũng có thể xử lý và lưu trữ tài liệu và nội dung kỹ thuật số một cách an toàn trước kiểm toán, ví dụ để tránh rắc rối trong quá trình kiểm toán công ty và thuế.

Mẹo & thủ thuật cho văn phòng kỹ thuật số

Chúng tôi đã tổng hợp 9 mẹo dành cho bạn để văn phòng không giấy tờ thực sự hoạt động!

Tóm lại, đó là số hóa nhiều loại tài liệu khác nhau trong công ty, chẳng hạn như hợp đồng, biên lai, phiếu giao hàng, hóa đơn đến, tức là mọi thứ trên giấy. Ngoài ra, không chỉ giấy tờ trong quá khứ mà cả giấy tờ tương lai cũng được xem xét.

Giao tiếp cũng là một đối tác liên quan trong văn phòng không giấy tờ. Bạn không cần phải lo lắng về mặt pháp lý, chỉ cần chú ý đến một vài "chi tiết nhỏ". Một số tài liệu nhất định, bao gồm cấu trúc thư mục và ở định dạng PDF, có thể dễ dàng được chuyển cho cố vấn thuế hoặc đồng nghiệp như một kho lưu trữ tự hỗ trợ - chỉ cần vài cú nhấp chuột.

Phần mềm quản lý tài liệu phù hợp giải quyết vấn đề tương tự-kỹ thuật số

DMS là viết tắt của Hệ thống Quản lý Tài liệu, được thiết kế để quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu số, bao gồm cả việc chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số. PaperOffice DMS là một hệ thống như vậy. Phạm vi chức năng của nó cũng đáng chú ý như cách điều hướng menu trực quan, chỉ yêu cầu đào tạo cơ bản. Bạn không cần các chuyên gia tư vấn đắt tiền tại chỗ. Các video hướng dẫn chi tiết về PaperOffice DMS có thể làm điều này tốt hơn và rẻ hơn nhiều, thậm chí miễn phí.

Quét, OCR, lưu trữ với gán từ khóa tự động, hợp nhất tài liệu do AI kiểm soát, công cụ tìm kiếm tích hợp, chức năng quy trình làm việc, mã hóa 1024 bit, tích hợp trực tiếp vào MS Office, bảo vệ chống ransomware, tạo mẫu tự động, chức năng đóng dấu, quản lý nhiệm vụ và ghi chú.

Đây là một vài trong số các chức năng quan trọng nhất của PaperOffice DMS và như tôi đã nói, bạn hoặc nhân viên của bạn không cần phải có bằng cấp về CNTT.

Kết luận tạm thời 3/3

1. Liên hệ với nhà sản xuất có chuyên môn và phần mềm tuân thủ GOBD (và cả GDPR)! 2. Không có một phần mềm DMS nào là phù hợp nhất. Mỗi DMS đều có lý do tồn tại và cuối cùng, sản phẩm phải phù hợp với mục đích sử dụng. 3. Dù là máy chủ của riêng bạn, máy chủ chuyên dụng PaperOffice trong trung tâm dữ liệu củaStrato AG tại Berlin (Đức) hoặc NAS - lưu trữ tài liệu của bạn KHÔNG BAO GIỜ trên bộ nhớ đám mây của bên thứ ba mà a) không được sử dụng độc quyền và b) không nằm ở một quốc gia an toàn c) không thể xuất khẩu chỉ với một cú nhấp chuột

Mẹo

Nếu bạn làm theo lời khuyên và sử dụng NAS để lưu trữ tài liệu bảo mật nội bộ - PaperOffice không chỉ hoàn hảo cho mục đích này, mà còn là hệ thống quản lý tài liệu (DMS) chính thức duy nhất của nhà sản xuất NAS lớn nhất thế giới - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:



Văn phòng không giấy tờ phù hợp với ai?

Câu trả lời nhanh và dễ dàng cho câu hỏi này là: dành cho mọi công ty. Tất cả các lĩnh vực kinh doanh và quy mô đều được hưởng lợi từ văn phòng không giấy tờ, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và startup đến các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Việc giảm thiểu nỗ lực xử lý và chi phí giải phóng ngân sách cần thiết cho các động lực tăng trưởng tiếp theo.

Tôi có thể sử dụng nhà cung cấp DMS dựa trên đám mây cho văn phòng không giấy tờ của mình không?

Không. Một yếu tố khác đã được nhắc đến nhiều nhất kể khi GDPR có hiệu lực vào năm 2018 là bảo vệ dữ liệu. Các giải pháp và phần mềm DMS được sử dụng để xử lý, quản lý và lưu trữ các tài liệu thường chứa dữ liệu nhạy cảm, cá nhân. Trong trường hợp vi phạm GDPR, nhà lập pháp quy định mức phạt cao.

• Lợi ích biện minh cho nỗ lực và chi phí
  Làm việc kỹ thuật số và đưa các tài liệu cũ vào kỷ nguyên mới sẽ là khoản đầu tư tốt nhất để tiết kiệm một lượng lớn thời gian, tiền bạc và căng thẳng trong tương lai.
• Bạn cần một người am hiểu
  Bạn không cần chuyên gia IT riêng để tận hưởng tất cả những lợi ích của quá trình số hóa.
  Điều bạn cần là một đối tác phù hợp bên cạnh, người có thể triển khai chính xác những gì bạn cần nhờ vào kinh nghiệm của mình. Tránh gây hoang mang và thay vì chọn các bài thuyết trình PowerPoint hào nhoáng chưa từng được kiểm chứng thực tế, hãy thử nghiệm trước.
• Phần cứng thường đã có sẵn
  Kinh nghiệm cho thấy hầu hết mọi hoạt động, công ty và doanh nghiệp đều có một máy photocopy lớn không tận dụng hết tiềm năng của nó. Những thiết bị này thích quét hàng loạt, chịu được kẹp giấy và có thể là nền tảng cho bước khởi đầu kỹ thuật số mà không cần đầu tư máy quét.
• Rẻ hơn dự kiến với hệ thống DMS phù hợp
  Tránh các bẫy chi phí với các hệ thống DMS/ECM nơi bạn phụ thuộc hoàn toàn vào nhà sản xuất. Không thỏa hiệp khi nói đến khả năng tự quản lý của riêng bạn, chẳng hạn như tự dạy tài liệu và tự thực hiện cài đặt. Nếu cần hỗ trợ, nhà sản xuất sẽ sẵn lòng giúp đỡ, nhưng hãy giữ sự độc lập.
• Tự động hóa kỹ thuật số là tương lai
  Các quy trình trong tương lai sẽ hoàn toàn giống nhau, nhưng được tự động hóa hoàn toàn.
  Hóa đơn đến? Quy trình làm việc được kích hoạt và mọi thứ diễn ra theo cách đã định.
  Tìm kiếm qua tất cả 1000 thư mục? Không vấn đề gì, vì bạn có Google của riêng mình!