Yêu cầu đối với một Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) đã tăng lên rất lớn, hay nói đúng hơn là một cách tự nhiên, trong những năm gần đây. Những gì ban đầu chỉ là một cơ sở dữ liệu, nơi chủ yếu các tài liệu gốc dạng analog được số hóa bằng cách quét và lưu trữ, đã trở thành phần mềm văn phòng toàn diện, ngày nay đảm nhận phần lớn các nhiệm vụ hành chính của văn phòng.
Nhưng tiêu chuẩn là gì, khách hàng có thể mong đợi điều gì từ một DMS?
Trong bài viết hiện tại, chúng tôi sẽ cho bạn thấy những chức năng quan trọng mà một hệ thống quản lý tài liệu phải có. Điều này có thể được giải thích từng điểm một bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu đổi mới PaperOffice DMS.
Trước khi đi vào các lợi ích, hãy trả lời câu hỏi sau:
Hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Việc thu thập, phân phối, lưu trữ và lập chỉ mục cho tài liệu là những thành phần quy trình tích hợp trong công việc hàng ngày của nhiều tổ chức. Và đừng quên: xóa và tìm kiếm tài liệu.
Điều này có nghĩa là các công ty từ nhiều ngành nghề khác nhau tích lũy các tài liệu quan trọng mỗi ngày: đơn kiện, hồ sơ hợp đồng, bản nháp, thư từ bên ngoài, nghiên cứu, ý kiến chuyên gia và nhiều hơn nữa. Những tài liệu này không chỉ đến qua đường bưu điện, nhiều tài liệu cũng đến qua email.
Tất cả các tài liệu này cần được số hóa nếu chúng đến dưới dạng giấy tờ, yêu cầu lưu trữ có cấu trúc, phân công nhiệm vụ và quy trình làm việc, và cần có sẵn ngay lập tức khi cần.
Việc quan trọng nhất là đảm bảo các hạn chót quan trọng được đáp ứng và thực hiện các biện pháp pháp lý để lưu trữ tài liệu.
Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn gây áp lực không cần thiết lên ví tiền của bạn.
Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp tôi và công ty của tôi như thế nào?
Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu, gọi tắt là DMS, giúp bạn có cấu trúc rõ ràng trong các tài liệu và hỗ trợ bạn xử lý lượng thông tin khổng lồ.
DMS cũng còn được hiểu là phần mềm quản lý tài liệu, nhằm mục đích quản lý các tài liệu, đặc biệt là tài liệu số hóa, bao gồm cả việc chuyển đổi từ dạng analog sang kỹ thuật số. PaperOffice DMS là một loại phần mềm như vậy.
PaperOffice DMS loại bỏ tất cả các nút thắt cổ chai tốn thời gian và tạo ra cái nhìn tổng quan rõ ràng về các tài liệu quan trọng như hợp đồng hoặc thư từ bằng cách quản lý chúng một cách số hóa trong hệ thống DMS của bạn trong tương lai.
PaperOffice không phân biệt giữa các loại tài liệu, bất kể bạn cần hỗ trợ quản lý hợp đồng khách hàng, đơn kiện, bảng tính phí, phán quyết và thư điện tử: nhờ có hệ thống quản lý tài liệu, các quy trình trước đây của công ty hoặc tổ chức của bạn được số hóa, giúp chúng hiệu quả hơn, minh bạch hơn và linh hoạt đáng kể.
Các tài liệu đã quét và kỹ thuật số có thể được tìm kiếm, chỉnh sửa, lưu trữ, phân phối, gắn thẻ và chuyển tiếp trong vài giây bằng PaperOffice. Dữ liệu từ các tài liệu có thể được tự động nhận dạng, trích xuất và chuyển đến các hệ thống bên ngoài như CRM hoặc ERP.
Bạn chắc chắn biết rằng các tài liệu analog không còn phù hợp nữa. Tuy nhiên, bạn cũng thấy những phức tạp liên quan đến việc chuyển đổi kho lưu trữ analog hiện có thành dữ liệu kỹ thuật số. Bởi vì số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng. Thực tế, nó là điều kiện tiên quyết để duy trì khả năng cạnh tranh và cập nhật với tất cả các công ty khác trong cùng ngành.
Do đó, việc triển khai một hệ thống quản lý tài liệu trong công ty của bạn là hợp lý.
Vì vậy, chúng ta đã làm rõ các câu hỏi về DMS là gì và việc triển khai nó sẽ mang lại lợi ích gì cho tôi, và đi đến câu hỏi thực sự của bài viết:
7 chức năng quan trọng nào mà hệ thống quản lý tài liệu của bạn phải đáp ứng?
Chức năng 1: Vị trí. Lưu trữ trong kho lưu trữ kỹ thuật số
Chức năng quan trọng nhất và đầu tiên của mọi hệ thống quản lý tài liệu là tập hợp tất cả các tài liệu và thông tin của chúng. Điều này giúp lưu trữ và quản lý các tài liệu đã quét, kỹ thuật số cũng như email trong một cơ sở dữ liệu, hay nói cách khác là một kho lưu trữ kỹ thuật số.
PaperOffice lưu trữ tất cả thông tin trực tiếp trong cơ sở dữ liệu MySQL / MariaDB, có thể được vận hành trực tiếp tại địa điểm của bạn trên bất kỳ nền tảng nào từ máy tính cá nhân của bạn, qua các thiết bị NAS như QNAP và Synology hoặc máy chủ riêng hoặc chuyên dụng bao gồm truy cập từ xa từ văn phòng tại nhà.
Không quan trọng loại tài liệu là gì.
Tất cả các loại tài liệu có thể được lưu trữ tập trung trong DMS và do đó có thể truy cập được bởi tất cả các bộ phận và lĩnh vực kinh doanh.
Tất cả các tài liệu liên quan đến công ty được lưu trữ tập trung và có thể được tìm thấy nhanh chóng bởi tất cả nhân viên.
Kho lưu trữ kỹ thuật số nên đặt ở đâu?
Chúng tôi khuyên khách hàng của chúng tôi nên lưu trữ dữ liệu đã số hóa hoặc trong cơ sở dữ liệu nằm trên thiết bị NAS như Synology hoặc QNAP hoặc trên máy chủ chuyên dụng. Với máy chủ PaperOffice chuyên dụng bên ngoài của riêng bạn, bạn có được tất cả các lợi ích của đám mây với bảo vệ dữ liệu hoàn hảo và tiết kiệm tiền và rất nhiều công việc mỗi tháng.
Với một máy chủ PaperOffice, bạn có tất cả các lợi ích của giải pháp đám mây với chỉ một khác biệt lớn: Nó là máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng của riêng bạn và không ai truy cập nó trừ khi bạn.
Không muốn sử dụng máy chủ? Không vấn đề gì.
Tại sao NAS lý tưởng cho lưu trữ tài liệu
Một NAS (lưu trữ gắn mạng), trong tiếng Đức là thiết bị lưu trữ có kết nối mạng, cùng với phần mềm tương thích cho PaperOffice DMS và đám mây nội bộ đã sẵn sàng. Hoàn toàn an toàn trước sự tò mò của các tổ chức nhà nước và phi nhà nước, và nhờ chức năng sao lưu, cũng an toàn trước sự cố hỏng ổ cứng.
Chức năng 2:Dễ dàng truy xuất tài liệu. Tìm kiếm và Khám phá
PaperOffice quét các tài liệu đầu vào chưa ở dạng nhị phân và chuyển đổi chúng sang định dạng đọc-ghi kỹ thuật số bằng phần mềm OCR riêng của mình.
Đồng thời, ngày giờ, số phiên bản và một từ khóa được lưu trữ, giúp công cụ tìm kiếm của PaperOffice có thể tìm thấy tài liệu ngay cả khi người tìm kiếm chỉ biết sơ lược về nội dung tài liệu.
Để dễ dàng hơn, PaperOffice hiển thị các tài liệu được lưu gần đây nhất trong danh sách xem trước. Mọi thứ bạn lưu trong PaperOffice đều được nhận dạng văn bản đầy đủ tự động bằng PaperOffice FileOCRmax, được tối ưu hóa với từ điển kinh doanh và lập chỉ mục để tìm kiếm từ khóa hoàn hảo trong cơ sở dữ liệu SQL của bạn.
Nhận diện ngôn ngữ tự động và tối ưu hóa:PaperOffice tự động nhận diện ngôn ngữ tài liệu, do đó tối ưu hóa việc nhận dạng văn bản OCR lên mức tuyệt đối cao nhất để đạt được khả năng nhận dạng văn bản tốt nhất cho tất cả các tài liệu.
Mẹo
Về chủ đề"Giải pháp tốt nhất cho văn phòng không giấy tờ mà không cần thêm công việc + lưu trữ tài liệu trực tiếp từ MÁY QUÉT"Có một video trên YouTube giải thích rõ ràng quy trình này:
Khả năng đọc được của các tài liệu đã lưu trữ theo thời gian dài
Trước hết, PaperOffice DMS mã hóa tất cả các tài liệu khi được lưu để đảm bảo an ninh, theo một trong những tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có, AES-1024bit.
Việc chuyển đổi ngược lại thành các tài liệu có thể đọc được là khả thi ở bất kỳ định dạng hiện tại nào, với PaperOffice thường xuyên cập nhật các định dạng tệp của mình, điều này có nghĩa là các tài liệu cũng sẽ có thể đọc được trong tương lai.
Chức năng 3:Đảm bảo thời gian lưu trữ pháp lý
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi lưu trữ tài liệu thông qua hệ thống quản lý tài liệu là tuân thủ các quy định pháp lý hoặc yêu cầu của GoBD.
GoBD là viết tắt của "Các nguyên tắc về việc quản lý và lưu trữ đúng cách sách, hồ sơ và tài liệu dưới dạng điện tử cũng như quyền truy cập dữ liệu".
Đặc biệt, do việc lưu trữ tài liệu được mã hóa cao độ, an toàn kiểm toán trực tiếp trong cơ sở dữ liệu SQL trung tâmPaperOffice đáp ứng tất cả các yêu cầu về tiêu chuẩn tài liệu và hướng dẫn pháp lýhoặc tiêu chuẩn GOBD của Đức cao nhất thế giới.
Thuật ngữ versioning (kiểm soát phiên bản) không phải là điều xa lạ trong một hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Nhu cầu sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu có kiểm soát phiên bản tuân thủ GoBD và kiểm toán an toàn ngày càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết.
Kiểm soát phiên bản giúp tất cả các thay đổi có thể truy vết
Thuật ngữ "versioning" (quản lý phiên bản) có thể được giải thích rất đơn giản: Nhìn chung, đó là chức năng được sử dụng để ghi lại các thay đổi đối với tài liệu hoặc tệp tin. Sự thay đổi của tài liệu có thể được phát hiện và lưu dưới dạng bản sao bóng (shadow copy) như một phiên bản mới của tài liệu.
Mẹo
Nhân tiện, có một video trên Lưu trữ email Outlook tuân thủ pháp lý trên YouTube giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Đảm bảo tính bất biến
Mỗi lần thay đổi tài liệu sẽ tạo ra một phiên bản "mới hơn" của tài liệu đó trong kho lưu trữ tương ứng. Việc ghi nhật ký giúp các thay đổi trở nên minh bạch và có thể truy vết mọi lúc. Tại thời điểm này, người xem sau này sẽ biết khi nào và bởi biên tập viên nào đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ vòng đời của tài liệu. Quản lý phiên bản có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.
Để đảm bảo tính tuân thủ kiểm toán, mọi chi tiết về sự thay đổi đối với tài liệu và tệp tin phải được truy vết rõ ràng. Phải đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể thực hiện các thay đổi như vậy. Nhưng điều quan trọng không kém là biết được sau nhiều năm ai là người đã thay đổi nội dung gì và vào thời điểm nào.
PaperOffice vượt xa tất cả các yêu cầu pháp lý
Sự phát triển của PaperOffice DMS tuân thủ GoBD, vì vậy bạn có thể sử dụng phần mềm mà không cần lo lắng về việc vi phạm quy định. Ví dụ, mỗi khi ai đó thay đổi một tài liệu, một phiên bản mới của tài liệu đó sẽ được tạo ra. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi nội dung của tài liệu vào thời điểm nào.
Mẹo
Nhân tiện, có một video trên YouTube về Cài đặt Synology NAS MariaDB 10 và hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Trong cả hai trường hợp, ngay cả trong kịch bản xấu nhất, điều đảm bảo là cơ sở dữ liệu đã lưu trữ sẽ được khôi phục trong thời gian ngắn và do đó luôn tuân thủ các khoảng thời gian lưu trữ.
Chức năng 4: Tự động phát hiện và gán từ khóa
PaperOffice được trang bị AI tự động nhận diện thông tin trong tài liệu của bạn và tự động gán chính xác.
PIA là AI (PaperOffice Intelligent Filing) tích hợp trong PaperOffice và mọi tài liệu được thêm vào sẽ:
- Phân tích và chia nhỏ thành các chuỗi khối gọi là block chains bằng cách sử dụng "computer vision" tích hợp
- Nhận diện văn bản bằng công nghệ OCR và so sánh với từ điển bằng PaperOffice SmartSpell
- Chỉ mục và phân loại trực quan cũng như theo từ khóa cho công cụ tìm kiếm tích hợp của PaperOffice
Bất kể là gì và bất kể nguồn máy quét nào!
Điều này có nghĩa là PIA cung cấp cho bạn một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ dành riêng cho tất cả thông tin của bạn, có thể tìm kiếm văn bản giống như các công cụ tìm kiếm cổ điển như Google, nhưng cũng có thể thực hiện toàn bộ quá trình trực quan, tức là so sánh và nhận diện tài liệu bằng hình ảnh.
PaperOffice sẽ tự động nhận dạng tất cả các tài liệu đã được dạy bởi PIA từ thời điểm này trở đi, điều này có thể kích hoạt các quy tắc và mặt nạ lưu trữ tự động.
PIA sẽ nhận diện các giá trị quan trọng nhất trong tài liệu và điền sẵn biểu mẫu gắn thẻ từ khóa cho bạn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra các giá trị và chỉnh sửa hoặc bổ sung nếu cần. Quá trình này có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động trong nền.
Chức năng 5: Tự động hóa việc thu thập tài liệu
Giám mục thư mục thông minh đảm nhận những gì đang cản trở bạn: tự động trong nền theo thông số của bạn, độ chính xác cao và đáng tin cậy.
- Tích hợp tất cả các thiết bị
Tích hợp tất cả các thiết bị như máy photocopy hoặc máy quét chỉ với vài cú nhấp chuột. Ngay khi một tệp xuất hiện trong một thư mục được chỉ định, nó sẽ được xử lý. - Số lượng màn hình không giới hạn
Tạo bất kỳ số lượng thư mục khác nhau để giám sát và chỉ định những gì sẽ xảy ra sau khi nhập liệu. PaperOffice thậm chí có thể di chuyển các tệp đã lưu trữ vào một thư mục con mới. - Mẫu tài liệu dựa trên AI
Chỉ mục tự động bằng PIA AutoFill và nhận diện liên hệ nhờ PIA AutoContact hoạt động tuyệt vời cùng với giám sát. Tất cả nội dung tài liệu liên quan được nhận diện và tài liệu được chỉ mục tự động. Điều này cũng hoạt động với các liên hệ! - Gắn thẻ từ khóa cố định và quy trình làm việc
Bật chế độ tối ưu hóa nhập hàng loạt, bỏ qua xử lý AI để đạt tốc độ lưu trữ tối đa.
Bạn có thể chỉ định chính xác nơi lưu trữ các tệp mới trong PaperOffice, gán loại tài liệu và trạng thái tài liệu cố định cho mỗi tài liệu mới và thậm chí kích hoạt quy trình làm việc.
Chức năng 6:Quản lý người dùng và quyền truy cập
Người dùng PaperOffice được đảm bảo chỉ thấy những gì được phép dựa trên mức độ phát hành đã chỉ định, và với FolderLock, bạn có thể ẩn toàn bộ thư mục và thư mục con cũng như nội dung.
Bạn cũng có thể chỉ định người dùng nào được phép làm gì, chia họ thành các nhóm người dùng cố định và phòng ban để kiểm soát ai có thể xem ở đâu và những gì.
- Mức độ thông tin mật và quyền
Điều này có nghĩa là mỗi người dùng chỉ thấy những gì tương ứng với mức độ phát hành của họ hoặc thấp hơn và chỉ được phép làm những gì bạn đã xác định trước đó. - Ẩn thư mục và tài liệu
Với PaperOffice FolderLock, bạn có thể ẩn vĩnh viễn toàn bộ thư mục và các thư mục con cũng như tài liệu khỏi một số người dùng nhất định, do đó tránh những câu hỏi tò mò. Sử dụng FolderLock để ẩn vĩnh viễn toàn bộ thư mục bao gồm các thư mục con và tài liệu khỏi một số người dùng. - Nhóm và phòng ban
Gán người dùng vào các nhóm và phòng ban có thể định nghĩa tự do, mà bạn cũng có thể sử dụng cho quy trình làm việc và nhiệm vụ. - Quyền người dùng xác định nhiều cấp độ
Bạn có thể tự quyết định ai chính xác có quyền truy cập vào những chức năng nào trong PaperOffice bằng cách xác định chính xác quyền người dùng, sau đó áp dụng trên toàn mạng.
Tính năng 7:Hệ thống quy trình làm việc mạnh mẽ
Một vấn đề lớn trong quá khứ, nhưng vẫn còn tồn tại đến ngày nay, là sự trùng lặp tệp tin do lưu trữ nhiều nơi và sự mơ hồ về trạng thái xử lý của tài liệu hoặc dự án. PaperOffice có hệ thống quản lý quy trình làm việc rất toàn diện với chức năng phân công nhiệm vụ, lưu trữ tất cả các quá trình một cách tập trung. Dù là công việc dự án hay xử lý tài liệu.
Quy trình làm việc số hóa tự động hóa các quy trình làm việc của bạn: Một khi đã được xác định, mọi thứ sẽ diễn ra hoàn toàn tự động: Chỉ cần gán một quy trình làm việc đã được định nghĩa trước cho một tài liệu hoặc để PIA tự động quyết định. Bao gồm cả thông báo qua email!
Mỗi nhân viên luôn cập nhật thông tin mới nhất thông qua chức năng quy trình làm việc của PaperOffice. Nếu cần, một tài liệu có thể bị khóa đối với người khác cho đến khi thay đổi được thực hiện. Tất nhiên, tính năng quản lý phiên bản cũng áp dụng ở đây.
- Bất kỳ định nghĩa quy trình làm việc nào
Các quy trình làm việc có thể được lồng vào nhau ở bất kỳ độ sâu nào và chứa bất kỳ số lượng quyết định đỏ/xanh nào để nối các quy trình làm việc và quá trình tiếp theo. - Trách nhiệm và hạn chót
Xác định xem một người dùng hoặc toàn bộ phòng ban có thể hoàn thành nhiệm vụ hay không. PaperOffice tự động phân công quy trình làm việc cho người phụ trách. - Kiểm soát hoàn toàn
Nếu cần, trạng thái tài liệu có thể được điều chỉnh độc lập cho các sự kiện khác nhau theo yêu cầu của bạn và thậm chí gửi email thông báo.
Hãy chắc chắn tránh lỗi này
Trong khi các công ty lớn đã lâu nay bổ nhiệm các giám đốc chuyển đổi số chuyên trách về chủ đề chuyển đổi tài liệu analog sang kỹ thuật số toàn thời gian, thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu hụt nhân lực, đặc biệt là vì yêu cầu về trình độ chuyên môn phù hợp.
Tuy nhiên, đây là một sai lầm phổ biến dẫn đến những khoản đầu tư kém hiệu quả, bởi nhiều nhà sản xuất lợi dụng sự thiếu hiểu biết này.
Hướng dẫn 5 bước tối ưu
Mẹo
Chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn 5 bước tối ưu để chuyển đổi sang không giấy tờ và số hóa doanh nghiệp của bạn dưới dạng tài liệu tải xuống, chi tiết từng bước trong 5 bước và thời gian thực hiện:
Nên sử dụng máy quét nào cho DMS?
Để quét các tài liệu đóng gáy, nên sử dụng máy quét giấy fed với độ phân giải tối thiểu 300dpi. Máy quét cần có chức năng scan-to-folder và tùy chọn trình điều khiển WIA/TWAIN. Chúng tôi đã có trải nghiệm tốt với máy quét Fujitsu Scansnap, hoạt động rất đáng tin cậy.
Cách tốt nhất để lưu trữ tài liệu là gì?
Tài liệu giấy nói chung nên được quét ở định dạng PDF/A và sau đó lưu vào phần mềm quản lý tài liệu DMS - hoặc trực tiếp nếu phần mềm hỗ trợ điều này hoặc tự động hóa nó, ví dụ thông qua giám sát.
Tôi có thể vứt bỏ tài liệu gốc không?
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm chất lượng cao, được cập nhật thường xuyên và có chiến lược sao lưu dữ liệu, câu trả lời là CÓ đối với các tài liệu không quan trọng. Mọi thứ có thể yêu cầu bản gốc theo quy định pháp lý cũng nên được giữ lại dưới dạng bản gốc. Ví dụ, PaperOffice DMS có tùy chọn lưu trữ vị trí lưu trữ ban đầu trong thuộc tính của tài liệu.
Luôn đổi mới
Thuật ngữ quản lý tài liệu bao gồm nhiều hơn những gì người ta có thể tưởng tượng ban đầu. Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu trong công ty của bạn hiện là điều kiện tiên quyết cho hiệu quả và sự thành công của doanh nghiệp. Nhu cầu chuyển đổi số hiện là một khía cạnh quan trọng đối với mọi người.
Danh sách 7 chức năng trên đây không hề đầy đủ, mà chỉ giới hạn sự sáng tạo và chuyên môn của bạn tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng! Nếu việc số hóa kho lưu trữ analog được xem xét từ những góc độ này và thực hiện tính toán ngược, sẽ trở nên rõ ràng rằng nỗ lực đó là xứng đáng và làm thế nào, ví dụ như một khoản đầu tư vào một máy móc mới, hiện đại và nhanh hơn hơn nên được xem xét.
