Mặc dù các kỹ thuật cơ bản của quản lý tài liệu đã được sử dụng trong kiểm soát tài liệu doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ và đã phát triển qua các năm, nhu cầu về một hệ thống quản lý tài liệu và lợi ích ứng dụng của nó vẫn bị đánh giá thấp.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên dành tới ba mươi phần trăm thời gian để tìm kiếm các tài liệu cần thiết trong công ty. Trung bình, nhân viên mất hơn một ngày làm việc mỗi tuần do đó. Tình huống thậm chí còn tồi tệ hơn: Trong 70% trường hợp, việc tìm kiếm không thành công. Tài liệu được tạo lại và các đồng nghiệp không còn hiểu được trạng thái hiện tại của tài liệu.
Nhưng tiêu chuẩn là gì, khách hàng có thể mong đợi điều gì từ một DMS?
Trong bài viết hiện tại, chúng tôi sẽ cho bạn thấy những lợi ích của việc sử dụng quản lý dữ liệu điện tử (hệ thống quản lý tài liệu).
Điều này có thể được giải thích từng điểm bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu PaperOffice.
Trước khi đi vào các lợi ích, hãy giải thích định nghĩa:
Hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) được sử dụng để lưu trữ, quản lý và kiểm soát dòng chảy của tài liệu trong một tổ chức.
Điều này có nghĩa là các công ty từ nhiều ngành khác nhau tích lũy các tài liệu quan trọng mỗi ngày: đơn khiếu nại, tài liệu hợp đồng, bản nháp, thư từ bên ngoài, nghiên cứu, ý kiến chuyên gia và nhiều hơn nữa. Những tài liệu này không chỉ đến qua bưu điện, nhiều tài liệu cũng đến qua email.
Bạn có thể tổ chức tất cả thông tin, chẳng hạn như tài liệu giấy, tệp Windows hoặc email, tại một vị trí trung tâm, hệ thống quản lý tài liệu của bạn, mà nhân viên có thể truy cập dễ dàng và không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Bao gồm các chức năng độc đáo cho làm việc nhóm và chia sẻ tài liệu cùng với giao diện chương trình sáng tạo độc nhất trên toàn thế giới.
Các hệ thống quản lý tài liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp khi lượng thông tin được tạo ra bởi các doanh nghiệp hiện nay tăng theo cấp số nhân.
Việc giới thiệu một hệ thống quản lý tài liệu, gọi tắt là DMS, cũng giúp bạn mang lại cấu trúc rõ ràng cho tài liệu của mình và đối phó với lũ thông tin.
DMS cũng đứng cho phần mềm quản lý tài liệu và nhằm mục đích quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật số, bao gồm cả việc chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số. PaperOffice DMS là một loại phần mềm như vậy.
Quản lý và kiểm soát khối lượng lớn các tài liệu bên ngoài và bên trong là một phần của quy trình kinh doanh trong quản lý công hoặc quản lý doanh nghiệp đã trở thành một thách thức. Điều này thúc đẩy việc giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý.
Việc giới thiệu DMS đảm bảo giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, xử lý và tiết kiệm chi phí, điều rất quan trọng trong các quy trình hành chính của chúng ta.
Trái tim của một DMS
Một hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến có "trái tim" nằm ở cơ sở dữ liệu, nơi thông tin được lưu trữ theo cách cho phép tìm kiếm và truy xuất dễ dàng và có kiểm soát.
Cơ sở dữ liệu có thể được thiết lập cục bộ hoặc trên hệ thống NAS, chẳng hạn như QNAP NAS hoặc Synology NAS. Tuy nhiên, bằng cách lưu trữ thông tin một cách có cấu trúc, chúng ta chỉ mới có một phần của phương trình.
'Bộ não' điều khiển hệ thống là logic quy trình làm việc, cho phép tạo ra các phụ thuộc giữa tài liệu và quy trình cũng như liên kết thông tin này trong các luồng linh hoạt và đã được xác định trước.
Một bước thiết yếu trong việc triển khai một "quy trình làm việc" tinh vi như vậy là có sẵn càng nhiều tài liệu ở dạng kỹ thuật số càng tốt.
Số hóa và quản lý tài liệu
Khi nói đến các hệ thống quản lý tài liệu, chúng ta không được quên: mức độ số hóa của thông tin tham gia vào các quy trình càng cao thì mức độ kiểm soát và tự động hóa mà chúng ta có thể đạt được càng lớn. Chúng tôi đã viết một bài viết về lợi ích của việc chuyển đổi số, nhấp vào đây.
Trong bước đầu tiên, bạn xác định những tài liệu nào thuộc về quy trình của chúng tôi, cách tích hợp chúng vào hệ thống quản lý tài liệu và thông tin nào cần được trích xuất và lưu trữ cùng với các tài liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn. Sau khi thông tin được bao gồm, chúng tôi xác định vòng đời của nó, cách nó tương tác với các quy trình khác và cách chúng tôi có thể tích hợp nó.
Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau
Có khả năng cao, chúng ta sẽ gặp phải thông tin đến từ nhiều nguồn và ở nhiều định dạng khác nhau. Một phần ở dạng kỹ thuật số, được lưu trữ trong các tệp hoặc cơ sở dữ liệu và một phần dưới dạng tài liệu in.
Chúng ta làm gì với các tài liệu kỹ thuật số ở định dạng pdf, doc, v.v.? Ở đây quy trình rất đơn giản.
Kéo tài liệu kỹ thuật số vào giao diện PaperOffice. Hoặc theo dõi các thư mục Windows của bạn một cách dễ dàng sau khi nhận được tài liệu.
Mẹo
Nhân tiện, có một video trên YouTube về chủ đề "Theo dõi thư mục và lưu trữ hàng loạt tài liệu" giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Các tài liệu dạng giấy có thể dễ dàng được quét và chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số nhờ máy quét tích hợp.
Mẹo
Về chủ đề "Lưu trữ tự động hoàn toàn tài liệu giấy từ máy quét" cũng có một video trên YouTube giải thích quy trình này một cách đơn giản và dễ hiểu:
Nhờ chương trình Nhận dạng ký tự quang học (OCR = Optical Character Recognition), chúng tôi đã thực hiện một bước quan trọng. Bằng cách sử dụng máy quét hoặc thiết bị số hóa khác, chúng tôi không chỉ chuyển đổi tài liệu thành hình ảnh mà còn có thể "đọc" nội dung của nó một cách điện tử.
Không chỉ văn bản OCR thuần túy được đưa vào cơ sở dữ liệu, nhờ trí tuệ nhân tạo (AI) gọi là PIA, việc tự động hóa có thể được chỉ định thủ công hoặc tự động.
Đây là cách chúng tôi sử dụng hệ thống để nhận diện và xác định những khu vực tài liệu nào cần được đọc ra một cách tự động. Chẳng hạn như số hóa đơn, ngày tháng, sản phẩm, số tiền, v.v. Tương ứng, chúng tôi có tất cả thông tin cần thiết trong hệ thống quản lý tài liệu của mình.
Việc số hóa thông tin qua OCR giúp dễ dàng tích hợp nhiều loại tài liệu khác nhau vào việc quản lý các quy trình và luồng công việc.
Quản lý luồng công việc và tài liệu
Như đã đề cập, điều cần thiết cho việc quản lý tài liệu tiên tiến là có tất cả thông tin ở dạng kỹ thuật số và có cấu trúc trong một cơ sở dữ liệu. Vì vậy, bạn có thể tìm kiếm tất cả các tài liệu được lưu trữ trong PaperOffice giống như cách sử dụng Google. Bạn cũng có thể đặt các quy tắc về ai có thể truy cập, sửa đổi và xóa/lưu trữ thông tin của mình.
Nhưng chúng tôi muốn đi xa hơn nữa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của mình. Một trong những trụ cột của giải pháp quản lý tài liệu của chúng tôi là công cụ điều phối quy trình (workflow engine). Điều này cho phép chúng tôi xác định từng bước của một quy trình kinh nghiệp cùng với các hoạt động liên quan, sự phụ thuộc, cũng như các phòng ban và vai trò tham gia.
Chúng tôi cũng có thể định nghĩa các thông báo tự động sẽ được kích hoạt tùy thuộc vào các hoạt động và sự kiện xảy ra trong suốt quá trình.
Tất cả những điều này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian dành cho việc quản lý nhiệm vụ, mà còn giảm thiểu khả năng quên sót và sai sót trong quy trình.
Giá trị gia tăng và lợi ích của việc lưu trữ dữ liệu điện tử
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật nhất khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu:
- Khả năng truy cập:Bằng cách lưu trữ và quản lý tất cả tài liệu của bạn cùng các phiên bản, cập nhật, ghi chú, danh bạ đã lưu và dữ liệu tài liệu trong một cơ sở dữ liệu trung tâm, tất cả thông tin dần dần hình thành nên một cơ sở tri thức tập trung.
Khả năng truy cập tập trung và dễ dàng vào tất cả các tài liệu công ty quan trọng này, cùng với khả năng cho nhiều bên cộng tác trên cùng một tài liệu, khiến nó trở thành lợi ích hàng đầu. - Quyền truy cập:Kiểm soát ai có thể truy cập vào tài liệu, khi nào và những hoạt động nào có thể được thực hiện trên chúng.
Các cài đặt cho thư mục và tài liệu, mức độ phát hành và quyền hạn cũng như các nhóm và phòng ban giúp việc truy cập vào các tài liệu nhạy cảm trở nên minh bạch và an toàn. - Bảo mật, không chỉ trong kiểm soát truy cập, mà còn trong việc bảo quản và an ninh đi kèm với việc giới thiệu các công nghệ và cơ sở dữ liệu mới.
Trước hết, PaperOffice DMS mã hóa tất cả tài liệu khi chúng được lưu để đảm bảo an ninh, theo một trong những tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có, AES-1024bit.
Việc chuyển đổi ngược lại thành các tài liệu có thể đọc được là khả thi trong bất kỳ định dạng hiện tại nào, với PaperOffice thường xuyên cập nhật các định dạng tệp của mình, điều này có nghĩa là các tài liệu cũng sẽ có thể đọc được trong tương lai. - Khả năng truy xuất và tiết kiệm thời gian:Tất cả tài liệu của bạn, trước đây là giấy tờ, giờ đây đã có sẵn dưới dạng kỹ thuật số, cùng với email, được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu của bạn. Đồng thời, ngày và giờ, số phiên bản và từ khóa cũng được lưu lại, giúp công cụ tìm kiếm của PaperOffice có thể tìm thấy tài liệu ngay cả khi người tìm kiếm chỉ biết sơ lược về nội dung tài liệu.
Mọi thứ được lưu trữ trong PaperOffice DMS đều được nhận dạng văn bản OCR, tối ưu hóa với từ điển kinh doanh và lập chỉ mục để thực hiện tìm kiếm từ khóa hoàn hảo trong cơ sở dữ liệu SQL của bạn.
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu và chi phí quản lý, lưu trữ nó. - Giảm thiểu sự trùng lặp như sao chép tài liệu, bản photo, ghi nhận dữ liệu.
- Tính linh hoạt và tự động hóa các tác vụ hành chính với việc tạo ra các quy trình làm việc cho phép tích hợp tài liệu và quy trình kinh doanh trong một môi trường được kiểm soát và các hoạt động được xác định rõ ràng và giám sát.
- Không quên "tác dụng phụ" tích cực của sự hài lòng cao hơn của khách hàng nội bộ và bên ngoài. Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu cho phép bạn phản ứng nhanh hơn, đáng tin cậy hơn và do đó tốt hơn đối với mong muốn của khách hàng.
Sự gia tăng sự hài lòng của khách hàng có thể nhận thấy rất nhanh và, trên hết, một cách bền vững - cả về doanh số bán hàng và danh tiếng của công ty. - phần mềm phù hợp
- đối tác CNTT đáng tin cậy
- phần cứng tương ứng
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi lưu trữ tài liệu thông qua hệ thống quản lý tài liệu là tuân thủ các quy định pháp lý hoặc các yêu cầu của GoBD.
Viết tắt GoBD đứng cho "Các nguyên tắc về việc quản lý và lưu trữ đúng cách sách, hồ sơ và tài liệu ở dạng điện tử và quyền truy cập dữ liệu".
Đặc biệt, do việc lưu trữ tài liệu an toàn kiểm toán, được mã hóa cao trực tiếp trong cơ sở dữ liệu SQL trung tâm PaperOffice đáp ứng tất cả các yêu cầu về tiêu chuẩn tài liệu và hướng dẫn pháp lý hoặc tiêu chuẩn GoBD của Đức cao nhất thế giới.
Thuật ngữ phiên bản không phải là xa lạ trong một hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Nhu cầu sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu có kiểm soát phiên bản tuân thủ GoBD và lưu trữ phiên bản an toàn kiểm toán rõ ràng hơn bao giờ hết.
PaperOffice vượt quá tất cả các yêu cầu pháp lý
Sự phát triển của PaperOffice DMS tuân thủ GoBD, vì vậy bạn có thể sử dụng phần mềm mà không cần lo lắng về việc vi phạm quy định. Ví dụ, mỗi khi ai đó thay đổi tài liệu, một phiên bản mới của tài liệu đó sẽ được tạo ra. Theo cách này, bạn có thể theo dõi nội dung của tài liệu tại từng thời điểm.
Nhân tiện, có một video trên YouTube về Cài đặt Synology NAS MariaDB 10 và hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Trong cả hai trường hợp, ngay cả trong kịch bản xấu nhất, việc đảm bảo cơ sở dữ liệu đã lưu trữ được khôi phục trong thời gian ngắn và do đó luôn tuân thủ các kỳ hạn lưu trữ.
Hãy chắc chắn tránh lỗi này
Trong khi các công ty lớn đã lâu nay bổ nhiệm các nhân viên chuyển đổi số làm việc toàn thời gian với chủ đề chuyển đổi tài liệu analog, thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu nguồn lực nhân sự, đặc biệt là vì yêu cầu về trình độ chuyên môn phù hợp.
Tuy nhiên, đây là một lỗi phổ biến và dẫn đến những khoản đầu tư sai lầm, vì nhiều nhà sản xuất lợi dụng sự thiếu hiểu biết này.
Kết luận tạm thời
Bạn không cần chuyên gia IT hoặc thư ký được đào tạo!
Tất cả những gì bạn thực sự cần là
Đôi khi phần cứng đã có sẵn, có tiềm năng hơn trước và có thể được sử dụng ngay lập tức.
Mẹo
Nhân tiện, có một bài viết đặc biệt về chủ đề "Xử lý hóa đơn điện tử", trong đó đã báo cáo về những lợi ích của việc số hóa hoặc xử lý hóa đơn điện tử:
Nên sử dụng máy quét nào cho DMS?
Để quét các tài liệu đóng gáy, nên sử dụng máy quét giấy feed với độ phân giải ít nhất 300dpi. Máy quét cần có chức năng scan-to-folder và trình điều khiển WIA/TWAIN tùy chọn. Chúng tôi đã có những trải nghiệm tốt với Fujitsu Scansnap, hoạt động rất đáng tin cậy.
Cách tốt nhất để lưu trữ tài liệu là gì?
Tài liệu giấy nói chung nên được quét ở định dạng PDF/A và sau đó lưu vào phần mềm quản lý tài liệu DMS - hoặc trực tiếp nếu phần mềm hỗ trợ điều này hoặc tự động hóa nó, ví dụ thông qua giám sát.
Tôi có thể vứt bỏ tài liệu gốc không?
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm chất lượng cao nhận được cập nhật thường xuyên và có chiến lược sao lưu dữ liệu, câu trả lời là CÓ đối với các tài liệu không quan trọng. Mọi thứ có thể yêu cầu bản gốc về mặt pháp lý cũng nên được giữ lại ở bản gốc. Ví dụ, PaperOffice DMS có tùy chọn lưu trữ vị trí lưu trữ gốc trong thuộc tính tài liệu.
Đầu tư sinh lời
Thuật ngữ quản lý tài liệu bao gồm nhiều hơn những gì người ta có thể tưởng tượng ban đầu. Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu trong công ty của bạn hiện là điều kiện tiên quyết cho hiệu quả và thành công của công ty bạn. Nhu cầu số hóa hiện là một khía cạnh quan trọng đối với mọi người.
Danh sách các lợi ích của việc quản lý dữ liệu điện tử ở trên không hề đầy đủ, mà chỉ giới hạn bởi sự sáng tạo và chuyên nghiệp của chính bạn, tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng! Nếu xem xét quá trình số hóa kho lưu trữ analog từ những góc độ này và thực hiện một phép tính ngược lại, sẽ trở nên rõ ràng rằng nỗ lực đó là xứng đáng và làm thế nào, ví dụ như,một khoản đầu tư vào một máy móc mới, hiện đại hơn và nhanh hơn nên được xem xét.
