Khi toàn thế giới trở nên ngày càng “số hóa”, ngày càng có nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), cần một “động lực” để bắt đầu. Bởi vì nhiều người đã cảm thấy kinh hãi chỉ khi nghĩ đến việc dành thời gian cho chủ đề này hoặc xử lý nó.
Trong bài viết hiện tại, chúng tôi sẽ cho bạn thấy rằng quá trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số dễ dàng hơn nhiều so với những gì bạn tưởng tượng trong những cơn ác mộng. Hãy làm theo lời khuyên của chúng tôi, điều đó sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Ở một mức độ nào đó, kho lưu trữ analog vẫn là một nhu cầu thiết yếu ngay cả ngày nay. Tuy nhiên, 99% thời gian không cần phải làm việc với nó.
Ngược lại, giấy in là một vật lỗi thời được duy trì do thói quen hoặc hoàn toàn vì lý do kỹ thuật, bởi vì một số tài liệu nhất định phải được bảo quản ở dạng nguyên bản như chúng được tạo ra, chẳng hạn như giấy tờ pháp lý hoặc hợp đồng. Nhưng những tài liệu này cũng có thể được quét để làm việc với nội dung tương ứng của chúng trên máy tính.
Chuyến thực tế đến kho lưu trữ, tìm kiếm trên kệ hoặc tủ hồ sơ, lấy tài liệu ra, làm việc với nó và đưa trở lại cùng với việc sắp xếp lại trong kho lưu trữ. Chỉ mô tả và đọc quy trình này đã tốn rất nhiều thời gian. Truy cập vào kho lưu trữ số, mặt khác, chỉ mất vài cú nhấp chuột và không có gì thêm.
Trước khi đi vào những lợi ích, hãy trả lời câu hỏi sau:
Tại sao việc không bị tụt hậu trong quá trình số hóa lại quan trọng?
Là một người có trách nhiệm, bạn chắc chắn nhận thức rằng các tài liệu analog đã không còn phù hợp với thời đại nữa. Tuy nhiên, bạn cũng thấy những phức tạp liên quan đến việc chuyển đổi kho lưu trữ analog hiện có thành dữ liệu số. Bởi vì số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng. Thực tế, đó giờ đây là điều kiện tiên quyết để duy trì tính cạnh tranh và cập nhật với tất cả các công ty khác trong cùng ngành.
Số hóa mang lại nhiều lợi ích, NHƯ VIỆC quét toàn bộ các tệp tin của những năm qua, từng trang một, là một quá trình đặc biệt tốn thời gian và nhân lực, gây nản lòng.
10 lợi ích của việc số hóa tài liệu giấy:
- Linh hoạt
Làm việc linh hoạt, bất kể bạn ở đâu - Hiệu quả
Tối ưu hóa tất cả các quy trình làm việc - Nhanh hơn
Tiếp nhận và gửi đi kỹ thuật số - Tiết kiệm chi phí
Giảm chi phí ở mọi lĩnh vực - Đáng tin cậy
Đơn giản hóa việc quản lý thời hạn - Cùng nhau
Giao tiếp nội bộ và bên ngoài nhanh hơn - Mượt mà
Tích hợp vào phần mềm văn phòng - "Tìm kiếm giống như Google"
Tìm kiếm nội dung bằng từ khóa - Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm giờ làm việc - Vĩnh viễn
Lưu trữ lâu dài ở định dạng PDF/A
Hãy xem đó như một khoản đầu tư vào một cỗ máy mới!
Danh sách 10 điểm nêu trên không hề đầy đủ, mà chỉ hạn chế sự sáng tạo và tính chuyên nghiệp của chính bạn, tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng! Nếu xem xét quá trình số hóa kho lưu trữ analog từ những góc độ này và thực hiện một phép tính ngược lại, sẽ trở nên rõ ràng rằng nỗ lực đó là xứng đáng và làm thế nào, ví dụ như, một khoản đầu tư vào một máy móc mới, hiện đại và nhanh hơn hơn nên được xem xét.
Hãy chắc chắn tránh lỗi này
Trong khi các công ty lớn đã lâu nay bổ nhiệm các nhân viên phụ trách số hóa để xử lý chủ đề chuyển đổi tài liệu analog toàn thời gian, thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu hụt nguồn nhân lực, đặc biệt là vì yêu cầu về trình độ chuyên môn phù hợp.
Tuy nhiên, đây là một lỗi phổ biến và dẫn đến những khoản đầu tư sai lầm, vì nhiều nhà sản xuất lợi dụng sự thiếu hiểu biết này.
Kết luận tạm thời 1 / 3
Bạn không cần một chuyên gia IT hay một thủ thư được đào tạo bài bản!
Tất cả những gì bạn thực sự cần là
Đôi khi phần cứng đã có sẵn, có nhiều tiềm năng hơn trước và có thể được sử dụng ngay lập tức.
- phần mềm phù hợp
- đối tác CNTT đáng tin cậy
- phần cứng tương ứng
Mẹo
Nhân tiện, có một bài viết đặc biệt về chủ đề "xử lý hóa đơn kỹ thuật số", đã báo cáo về những lợi ích của việc số hóa hoặc xử lý hóa đơn kỹ thuật số:
Việc số hóa tài liệu có nghĩa là gì chi tiết?
Nói một cách đơn giản, đó là quá trình thay thế một tài liệu vật lý, theo nghĩa giấy tờ, bằng định dạng kỹ thuật số.
Hầu hết mọi người đều quen thuộc với quy trình này, ít nhất là ở mức độ cơ bản. Một tài liệu được quét hoặc chụp ảnh, thường sử dụng máy quét. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào giao diện cụ thể. Một tài liệu cũng có thể được số hóa bằng camera điện thoại di động.
Đối với nhiều công ty, việc chuyển đổi từ giấy tờ và hồ sơ sang định dạng điện tử là một trong những biện pháp quan trọng và đáng kể nhất trong quá trình chuyển đổi số.
Video "Tự động lưu trữ tài liệu giấy từ máy quét"
Trong PaperOffice, bạn có tất cả các công cụ cần thiết để số hóa tài liệu của mình.
Với PaperOffice, tất cả những gì bạn cần làm là quét tài liệu của bạn bằng máy quét (PaperOffice tương thích với mọi loại), và PaperOffice sẽ tạo ra một phiên bản kỹ thuật số.
Mẹo
Trên chủ đề "Lưu trữ tự động tài liệu giấy" có một video trên YouTube giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Cách quét tài liệu giấy
Tài liệu quét được thêm vào thông qua mô-đun máy quét tích hợp ScanConnect, cho phép chụp tài liệu từ tất cả các máy quét, thiết bị đa chức năng, ứng dụng di động và cả các máy photocopy lớn như công ty Konica Minolta, Phát triển, Canon, Xerox và các hãng khác.
Việc đánh số phiên bản tự động cho các tài liệu hiện có được tính đến, và phương pháp quét nhờ vào các trang phân cách được hỗ trợ cho việc quét hàng loạt các chồng tài liệu sau đó chia nhỏ thành từng tài liệu riêng lẻ.
Nếu bạn quét nhiều tài liệu, PaperOffice đặc biệt hữu ích vì nó nhận ra các trang phân cách và tách các tài liệu để lưu trữ. Một tính năng tuyệt vời đặc biệt hữu ích nếu công ty của bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu có định dạng phức tạp là PaperOffice sử dụng AI để nhận diện nội dung trên tài liệu của bạn, chẳng hạn như: tổng số, loại tài liệu, ngày tháng, thông tin liên hệ, v.v.
OCR hay cách thức biến tài liệu giấy thành có thể tìm kiếm?
Bây giờ văn bản trên một tài liệu không chỉ cần dễ đọc mà còn phải được cung cấp theo cách cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm một đoạn văn bản.
Lưu trữ hoàn toàn tự động và không cần nỗ lực thủ công.
Ngay khi các tài liệu được đưa vào PaperOffice, PIA sẽ xử lý mọi thứ mà trước đây khiến bạn bị cản trở.
PIA là AI (PaperOffice Intelligent Filing) tích hợp trong PaperOffice và mọi tài liệu được thêm vào đều:
- Phân tích và chia nhỏ thành các chuỗi khối (block chains) bằng cách sử dụng "computer vision" tích hợp
- Nhận diện văn bản bằng công nghệ nhận diện văn bản OCR và so sánh với từ điển bằng PaperOffice SmartSpell
- Chỉ mục và phân loại trực quan và theo từ khóa cho công cụ tìm kiếm tích hợp của PaperOffice
Bất kể điều gì và bất kể từ nguồn máy quét nào!
Điều này có nghĩa là PIA cung cấp cho bạn một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ dành riêng cho tất cả thông tin của bạn, có thể tìm kiếm và phát hiện văn bản giống như các công cụ tìm kiếm cổ điển chẳng hạn như Google, nhưng cũng có thể thực hiện toàn bộ quá trình này một cách trực quan, tức là so sánh và nhận dạng tài liệu bằng hình ảnh.
PaperOffice sẽ tự động nhận dạng tất cả các tài liệu đã được dạy vào bởi PIA từ thời điểm này trở đi, điều này lại có thể kích hoạt các quy tắc và mặt nạ lưu trữ tự động.
Có thể tự động hóa việc lưu trữ và nhận dạng tài liệu không?
Để tự động lưu trữ tài liệu và biên lai của bạn, tài liệu trước tiên phải được dạy vào PaperOffice. Các mặt nạ lưu trữ trong PaperOffice chịu trách nhiệm về việc lập chỉ mục và vị trí lưu trữ.
Ngay khi một mẫu tài liệu đã được dạy vào được nhận dạng, một mặt nạ lưu trữ sẽ tự động được kích hoạt, chịu trách nhiệm về việc gán từ khóa tự động và vị trí lưu trữ.
Mặt nạ lưu trữ không chỉ có thể được kích hoạt tự động bởi các mẫu tài liệu đã được dạy vào - chúng cũng có thể được chọn thủ công trong hộp thoại PIA.
PIA trở nên hoàn toàn tự chủ, không cần sự tương tác của người dùng và cho một số lượng tài liệu không giới hạn theo các mặt nạ lưu trữ đã xác định:
- Đọc tự động
- Gán thẻ đầy đủ
- Làm cho có thể tìm kiếm được
- Thêm và theo dõi các nhiệm vụ và quy trình công việc cần thực hiện
- Lập chỉ mục
- Tạo cấu trúc thư mục đích mới
- Lưu vào thư mục đích
- Tạo ảnh thu nhỏ
- Tự điền các trường bắt buộc
- Liên kết với danh bạ và tối ưu hóa cho tìm kiếm liên hệ
-
Lợi ích biện minh cho nỗ lực và chi phí
Làm việc kỹ thuật số và đưa tài liệu cũ vào kỷ nguyên mới sẽ là khoản đầu tư tốt nhất để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức đáng kể trong tương lai. -
Bạn cần một người am hiểu
Bạn không cần chuyên viên IT riêng để tận dụng mọi lợi ích của quá trình số hóa.
Điều bạn cần là một đối tác phù hợp bên cạnh, nhờ kinh nghiệm của mình, có thể triển khai chính xác những gì bạn cần. Tránh gây hoang mang và thay vào đó hãy chọn các vị trí thử nghiệm thay vì các bài thuyết trình PowerPoint hoa mỹ mà chưa thực sự kiểm chứng. -
Phần cứng thường đã có sẵn
Kinh nghiệm cho thấy hầu hết mọi hoạt động, công ty đều có một máy photocopy lớn không tận dụng hết tiềm năng. Những thiết bị này thích quét hàng loạt, chịu được kẹp giấy và có thể là nền tảng cho khởi đầu kỹ thuật số mà không cần đầu tư máy quét. -
Rẻ hơn dự kiến với DMS phù hợp
Tránh các bẫy chi phí với hệ thống DMS/ECM khi bạn hoàn toàn phụ thuộc vào nhà sản xuất. Không thỏa hiệp về quyền quản trị của riêng bạn, chẳng hạn như tự dạy tài liệu và tự cấu hình cài đặt. Nếu cần hỗ trợ, nhà sản xuất sẽ sẵn sàng giúp đỡ, nhưng hãy duy trì sự độc lập. -
Tự động hóa kỹ thuật số là tương lai
Các quy trình sẽ hoàn toàn giống nhau trong tương lai, nhưng được tự động hóa hoàn toàn.
Hóa đơn đến? Quy trình làm việc sẽ được kích hoạt và mọi thứ diễn ra theo đúng lộ trình đã định.
Tìm kiếm qua tất cả 1000 thư mục? Không vấn đề gì, vì bạn có Google của riêng mình!
Tuân thủ nguyên tắc GoBD về số hóa hợp pháp và các quy định pháp lý
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi lưu trữ tài liệu qua hệ thống quản lý tài liệu là tuân thủ các quy định pháp lý hoặc yêu cầu của GoBD.
Viết tắt GoBD đứng cho "Các nguyên tắc về việc quản lý và lưu trữ đúng cách sách, hồ sơ và tài liệu ở dạng điện tử cũng như quyền truy cập dữ liệu".
Đặc biệt, nhờ vào việc lưu trữ tài liệu được mã hóa cao cấp, an toàn trước kiểm toán trực tiếp trong cơ sở dữ liệu SQL trung tâm PaperOffice đáp ứng tất cả các yêu cầu về tiêu chuẩn tài liệu và hướng dẫn pháp lý hoặc tiêu chuẩn Đức GOBD cao nhất thế giới.
Thuật ngữ phiên bản không phải là xa lạ trong một hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Nhu cầu sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu có kiểm soát phiên bản tuân thủ GoBD và lưu trữ phiên bản an toàn trước kiểm toán rõ ràng hơn bao giờ hết.
Phiên bản hóa giúp tất cả các thay đổi có thể truy vết
Thuật ngữ phiên bản hóa có thể được giải thích rất đơn giản: Nhìn chung, đó là chức năng được sử dụng để ghi lại các thay đổi đối với tài liệu hoặc tệp. Sự thay đổi tài liệu có thể được phát hiện và lưu dưới dạng bản sao bóng như một phiên bản tài liệu mới.
Đảm bảo tính bất biến
Mỗi thay đổi đối với tài liệu sẽ đặt một phiên bản "mới hơn" của tài liệu đó vào một kho lưu trữ tương ứng. Việc ghi nhật ký giúp các thay đổi trở nên minh bạch và có thể truy vết mọi lúc. Tại thời điểm này, người xem tiếp theo biết khi nào và bởi biên tập viên nào thay đổi đối với tài liệu đã được thực hiện. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về toàn bộ vòng đời của tài liệu. Việc quản lý phiên bản có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.
Để đảm bảo tính an toàn trong việc kiểm toán, tất cả các chi tiết về một thay đổi đối với tài liệu và tệp phải được truy vết rõ ràng. Phải đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể thực hiện thay đổi như vậy. Nhưng điều quan trọng không kém là biết sau nhiều năm ai là người đã thay đổi cái gì và khi nào.
PaperOffice vượt xa tất cả các yêu cầu pháp lý
Sự phát triển của PaperOffice DMS tuân thủ GoBD, vì vậy bạn có thể sử dụng phần mềm mà không phải lo lắng về việc vi phạm quy định. Ví dụ, mỗi khi ai đó thay đổi một tài liệu, một phiên bản mới của tài liệu đó sẽ được tạo ra. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi nội dung của tài liệu đã có vào thời điểm nào.
Chi lược đúng đắn để số hóa:
"Từng bước một" và "Vào sau cùng, ra trước tiên"
Việc số hóa các tài liệu tương tự mang lại lợi ích rõ ràng.
Nhưng làm thế nào để giảm thiểu những bất lợi ngắn hạn?
Phương án đắt tiền hơn cho việc số hóa là ủy thác cho một công ty chuyên về lĩnh vực này. Tùy thuộc vào tình hình, các tệp và thư mục từ kho lưu trữ sẽ được gửi đến công ty như hàng hóa, nơi chúng được số hóa và gửi trở lại. Định dạng của dữ liệu cần được số hóa đã được xác định trước. Nhưng có nên cung cấp dữ liệu quan trọng của công ty không? Mặc dù tất cả các công ty xử lý lưu trữ kỹ thuật số đều đảm bảo mức độ bảo mật cao nhất, nhưng không có sự bảo đảm nào.
Theo yêu cầu, các công ty cũng có thể đưa một chiếc xe tải với máy quét trống và số hóa trực tiếp tại chỗ, trong bãi đỗ xe của cơ sở công ty của họ. Tuy nhiên, điều đó làm tăng hóa đơn một cách đáng kể. Dịch vụ ngoài địa điểm tốn kém, có thể kéo dài vài ngày tùy thuộc vào kích thước của kho lưu trữ, phải được thanh toán riêng.
May mắn thay cho tất cả các công ty, trong khi các kho lưu trữ phải là kho lưu trữ, thông tin mà chúng chứa đựng, dù là tương tự hay kỹ thuật số, không cần phải có sẵn cùng một lúc. Điều này cho phép các công ty số hóa các kho lưu trữ từng bước theo nguyên tắc hậu cần cuối vào <> đầu ra. Số hóa các tài liệu tương tự nhận được gần đây nhất trước.
Lý do rất đơn giản
Các tài liệu hiện đại thường được cần thiết nhiều hơn trong quy trình làm việc hàng ngày so với các tài liệu cũ. Vì vậy, bạn nên số hóa những tài liệu này trước, điều này giúp tăng tốc quy trình làm việc nhờ khả năng truy cập tốt hơn. Trong trường hợp lý tưởng, có sự cân bằng giữa nỗ lực liên quan đến số hóa (lấy từ kho lưu trữ, quét, lưu trữ kỹ thuật số và đưa lại tài liệu tương tự) và sự tăng tốc quy trình hiện có, vì không cần phải đến kho lưu trữ và bạn có thể thực hiện tất cả các quy trình trên máy tính.
Một tác động tích cực khác của cách tiếp cận này là các khoảng thời gian lưu trữ có thể được sử dụng tối ưu để giảm lượng kho lưu trữ tương tự và không số hóa các tệp có thời hạn lưu trữ hết hạn sau sáu tháng.
Việc cung cấp phần cứng hoặc kết nối dễ dàng và xác định phạm vi số hóa nội bộ là rất quan trọng!
Số lượng nhân viên hành chính trong một công ty hoặc số lượng công việc VDU liên quan đôi khi thay đổi đáng kể, vì vậy không thể nói chính xác bao nhiêu nhân viên bạn nên giao nhiệm vụ số hóa liên quan đến quy mô của công ty.
Ít nhất, mỗi nhân viên nên có quyền truy cập vào một thiết bị có chức năng quét, tốt nhất là máy quét tài liệu cho phép quét nhiều tờ và các định dạng khác nhau.
Phạm vi của mỗi quá trình số hóa cũng phức tạp không kém gì số lượng người tham gia vào quá trình đó, bởi vì với hệ thống này, việc số hóa gần như là một phần phụ trợ. Điều này có thể được thực hiện, ví dụ, dưới dạng nhân viên Z xử lý một quy trình liên quan đến công ty XYZ. Đồng thời, điều này có thể là yếu tố kích hoạt để số hóa toàn bộ hồ sơ lưu trữ analog của công ty XYZ.
Tuy nhiên, một mối quan hệ kinh doanh dài hạn, ví dụ, có thể biểu hiện qua một số lượng khá lớn các hồ sơ. Một biến thể khác sẽ là chỉ số hóa những phần cụ thể của mối quan hệ kinh doanh, chính xác là những phần chịu sự xử lý thường xuyên nhất. Ví dụ: hóa đơn hoặc phiếu giao hàng. Với phần mềm phù hợp, việc số hóa đi kèm quy trình có thể được thực hiện mà không gặp vấn đề gì.
Hướng dẫn 5 bước tối thượng
Mẹo
Chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn 5 bước tối thượng để chuyển sang làm việc không giấy tờ và số hóa doanh nghiệp của bạn, chi tiết từng bước trong 5 bước này và thời gian cần thiết:
Tự xây dựng phần mềm DMS hay dùng mã nguồn mở?
Bất kỳ ai, với tư cách là doanh nhân hoặc người phụ trách, muốn làm cho cuộc sống của chính mình và nhân viên trở nên khó khăn hơn trong việc chuyển đổi số, sẽ tự lắp ráp phần mềm:
Một chương trình để thu thập dữ liệu từ quá trình quét.
Phần mềm OCR để nhận dạng văn bản.
Chương trình cơ sở dữ liệu.
Phần mềm tìm kiếm và v.v.
Cuối cùng, mọi thứ đều được lưu trữ trên một đám mây nào đó.
Tóm lại: Giới trẻ nghiên cứu một cách vô thức.
Phần mềm nào phù hợp với tôi?
Cấu trúc phần mềm của nhiều công ty giống với lịch sử công ty, một cấu trúc phát triển chậm rãi. Nó phức tạp đến mức chỉ có một vài nhân viên lâu năm mới hiểu được.
Giải pháp tốt hơn là phần mềm thực hiện tất cả các quy trình từ quét, cung cấp đến lưu trữ và đồng thời cung cấp giao diện để kết nối với các phần mềm khác. Một phần mềm có điều hướng menu dễ hiểu, cuối cùng mang lại cho tài liệu số của công ty một nơi trú ẩn đáp ứng mọi yêu cầu về xử lý dữ liệu và bảo mật.
Nghe có vẻ hơi bi thảm?
Đúng vậy, nhưng một con đường đơn giản và hiệu quả tốt hơn là một dòng thác các thuật ngữ kỹ thuật IT khiến nhân viên đổ mồ hôi.
PaperOffice hoàn hảo cho việc số hóa tài liệu.
Tài liệu đúng đắn
DMS viết tắt của phần mềm quản lý tài liệu, nhằm mục đích quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu số, bao gồm cả việc chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số. PaperOffice DMS là một phần mềm như vậy. Phạm vi chức năng của nó đáng chú ý không kém so với điều hướng menu được thiết kế trực quan, chỉ yêu cầu đào tạo sơ bộ. Bạn không cần các cố vấn đắt tiền tại chỗ. Các video hướng dẫn chi tiết về PaperOffice DMS có thể làm điều này tốt hơn và rẻ hơn nhiều, thậm chí miễn phí.
Quét, OCR, lưu trữ với tự động gán từ khóa, hợp nhất tài liệu do AI điều khiển, công cụ tìm kiếm tích hợp, chức năng quy trình làm việc, mã hóa 1024 bit, tích hợp trực tiếp vào MS Office, bảo vệ chống ransomware, tạo mẫu tự động, chức năng đóng dấu, quản lý nhiệm vụ và ghi chú.
Đây là một vài trong số các chức năng quan trọng nhất của PaperOffice DMS và như tôi đã nói, bạn cũng như nhân viên của bạn không cần phải có bằng cấp về CNTT.
Nơi tốt nhất để lưu trữ tài liệu quét là ở đâu?
Chúng tôi khuyên khách hàng nên lưu trữ dữ liệu số hóa trong cơ sở dữ liệu đặt trên thiết bị NAS như Synology hoặc QNAP, hoặc trên máy chủ chuyên dụng. Với máy chủ PaperOffice chuyên dụng của riêng bạn, bạn có được tất cả các lợi ích của đám mây với khả năng bảo vệ dữ liệu hoàn hảo và tiết kiệm tiền cũng như rất nhiều công sức mỗi tháng.
Với máy chủ PaperOffice, bạn có tất cả các lợi ích của giải pháp đám mây với chỉ một khác biệt lớn: Đó là máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng của riêng bạn và không ai truy cập nó ngoài bạn.
Không muốn sử dụng máy chủ? Không sao.
Tại sao NAS lý tưởng cho việc lưu trữ tài liệu
Một NAS, thiết bị lưu trữ gắn mạng, trong tiếng Đức là thiết bị lưu trữ có kết nối mạng, cùng với phần mềm tương thích cho PaperOffice DMS và đám mây nội bộ đã sẵn sàng. Hoàn toàn an toàn trước sự tò mò của nhà nước và phi nhà nước, và nhờ chức năng sao lưu, cũng an toàn trước sự cố hỏng ổ cứng.
Kết luận tạm thời 3/3
1. Liên hệ với nhà sản xuất có chuyên môn và phần mềm tuân thủ GOBD (và cả GDPR)! 2. Không có một phần mềm DMS phù hợp duy nhất. Mỗi phần mềm DMS đều có lý do tồn tại của riêng nó và cuối cùng, sản phẩm phải phù hợp với mục đích sử dụng. 3. Dù là máy chủ của riêng bạn, máy chủ chuyên dụng của PaperOffice trong trung tâm dữ liệu của Strato AG tại Berlin (Đức) hay NAS - hãy ĐỪNG BAO GIờ lưu trữ tài liệu trên đám mây bên thứ ba mà a) không được sử dụng độc quyền, b) không nằm ở một quốc gia an toàn, c) bạn không thể xuất dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột
Mẹo
Nếu bạn làm theo lời khuyên và sử dụng NAS để lưu trữ tài liệu bảo mật nội bộ - PaperOffice không chỉ hoàn hảo cho việc này, mà còn là DMS chính thức duy nhất của nhà sản xuất NAS lớn nhất thế giới - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Nên dùng máy quét nào cho DMS?
Để quét tài liệu đóng gáy, nên sử dụng máy quét giấy feed với độ phân giải tối thiểu 300dpi. Máy quét cần có chức năng scan-to-folder và tùy chọn trình điều khiển WIA/TWAIN. Chúng tôi đã có trải nghiệm tốt với máy quét Fujitsu Scansnap, hoạt động rất đáng tin cậy.
Cách tốt nhất để lưu trữ tài liệu là gì?
Tài liệu giấy nói chung nên được quét ở định dạng PDF/A và sau đó lưu vào phần mềm quản lý tài liệu DMS - hoặc trực tiếp nếu phần mềm hỗ trợ điều này hoặc tự động hóa nó, ví dụ thông qua giám sát thư mục.
Tôi có thể vứt bỏ tài liệu gốc không?
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm chất lượng cao, được cập nhật thường xuyên và có chiến lược sao lưu dữ liệu, câu trả lời là CÓ đối với các tài liệu không quan trọng. Mọi thứ cần giữ bản gốc theo quy định pháp lý cũng nên được lưu trữ dưới dạng bản gốc. Ví dụ, PaperOffice DMS có tùy chọn lưu trữ vị trí lưu trữ ban đầu trong thuộc tính tài liệu.
Với chiến lược phù hợp, việc chuyển đổi từ kho lưu trữ analog sang kỹ thuật số sẽ không phải là một quá trình tốn kém. Mọi doanh nhân đều phải nhận thức rằng bước này cần được thực hiện vào một lúc nào đó, tốt hơn là hôm nay chứ không phải ngày mai.
Như đã minh họa ở đây, với các công cụ phù hợp, sự thay đổi có thể dẫn đến việc khấu hao nhanh chóng khoản đầu tư và giảm đáng kể chi phí cũng như thời gian cần thiết cho các quy trình trong tương lai.
Sự thay đổi chỉ cần xảy ra thôi.
Đội ngũ PaperOffice sẵn sàng chia sẻ 20 năm kinh nghiệm và bảo vệ bạn khỏi những sai lầm!
