Không còn là bí mật rằng các hệ thống quản lý tài liệu có tiềm năng lớn đối với doanh nghiệp.
Nhờ việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, bạn không chỉ thúc đẩy quá trình số hóa công ty mình. Ngoài ra, bạn còn tạo nền tảng cho việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và đảm bảo thành công lâu dài của doanh nghiệp.
Bởi vì quản lý tài liệu kỹ thuật số tạo ra giải pháp rõ ràng ở đây và đưa bạn tiến một bước lớn trong quá trình chuyển đổi số. Trong bài viết hiện tại, chúng tôi sẽ liệt kê cách hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoạt động, những điều cần lưu ý và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý tài liệu được sử dụng để làm gì?
Nói một cách đơn giản: hệ thống quản lý tài liệu (DMS) được sử dụng để lưu trữ, quản lý và kiểm soát luồng tài liệu và thông tin trong một tổ chức.
Bạn có thể tổ chức tất cả thông tin, chẳng hạn như tài liệu giấy, tệp Windows hoặc email, tại một vị trí trung tâm là hệ thống quản lý tài liệu của bạn, mà nhân viên có thể truy cập dễ dàng và không gặp bất kỳ vấn đề nào, bao gồm các chức năng độc đáo cho làm việc nhóm và chia sẻ tài liệu cùng với giao diện chương trình đổi mới độc quyền trên toàn thế giới.
Hệ thống quản lý tài liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp khi lượng thông tin được tạo ra bởi các doanh nghiệp hiện nay tăng theo cấp số nhân.
Quản lý và kiểm soát khối lượng lớn tài liệu bên ngoài và bên trong là một phần của các quy trình kinh doanh trong hành chính công hoặc quản trị doanh nghiệp đã trở thành một thách thức thúc đẩy việc áp dụng nhiều ứng dụng khác nhau.
Do đó, các ứng dụng này nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát thông tin và tài liệu, đồng thời giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, xử lý và tiết kiệm chi phí, những yếu tố rất quan trọng trong các quy trình hành chính của chúng ta.
Nhưng sẽ không phải là một lợi thế nếu chỉ có một ứng dụng duy nhất có thể thực hiện tất cả các chức năng?
Chúng tôi sẽ cho bạn thấy rằng hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice có thể chính xác là ứng dụng duy nhất này cho công ty của bạn, tích hợp sẵn tất cả các chức năng cần thiết.
Tài liệu được lưu trữ ở đâu?
Sau các tùy chọn tự động hóa, giám sát và tìm kiếm, đây là câu hỏi được đặt ra thường xuyên nhất, bởi vì dù là cá nhân hay doanh nghiệp - không ai muốn để dữ liệu rơi vào tay sai người. Trước hết vì điều này cũng được pháp luật yêu cầu.
PaperOffice DMS đi theo hướng an toàn, vì tất cả dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu mã hóa cực kỳ bảo mật, có thể đặt trên NAS của bạn, chẳng hạn như từ Synology hoặc QNAP. Điều này có nghĩa là bạn luôn có quyền truy cập và kiểm soát đối với dữ liệu của mình.
Do đó, "trái tim" của hệ thống quản lý tài liệu là một cơ sở dữ liệu nơi thông tin được lưu trữ theo cách cho phép tìm kiếm và truy xuất một cách đơn giản và có kiểm soát.
Nhưng bằng cách lưu trữ thông tin theo cách có cấu trúc, chúng ta chỉ có một phần của phương trình.
"Bộ não" điều khiển hệ thống là logic quy trình làm việc, cho phép tạo ra các phụ thuộc giữa các tài liệu và quy trình, cũng như liên kết thông tin này trong các luồng linh hoạt và đã được xác định trước.
Một bước thiết yếu trong việc triển khai một "quy trình làm việc" tinh vi như vậy là có sẵn càng nhiều tài liệu ở dạng kỹ thuật số càng tốt.
Số hóa và quản lý tài liệu
Khi nói về các hệ thống quản lý tài liệu, người ta không được quên: mức độ số hóa của thông tin thuộc về các quy trình càng cao, thì mức độ kiểm soát và tự động hóa có thể đạt được càng cao.
Trong bước đầu tiên, cần xác định những tài liệu nào thuộc về các quy trình, cách tích hợp các tài liệu này vào hệ thống quản lý tài liệu và thông tin nào nên được trích xuất và lưu trữ cùng với các tài liệu trong cơ sở dữ liệu.
Một khi thông tin đã được đưa vào, vòng đời của nó sẽ được xác định, cách nó tương tác với các quy trình khác và cách nó có thể được tích hợp.
Có khả năng cao là sẽ có thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau và ở nhiều định dạng khác nhau. Một phần ở dạng kỹ thuật số, được lưu trữ trong các tệp hoặc cơ sở dữ liệu và một phần dưới dạng tài liệu in.
Khi thông tin đến từ các cơ sở dữ liệu khác hoặc ở định dạng XML, việc truy vấn và trích xuất rất dễ dàng, nhưng điều gì xảy ra với các tài liệu kỹ thuật số ở định dạng pdf, doc, v.v.? Nó sẽ phức tạp hơn một chút, nhưng nội dung của nó có thể được truy cập theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như với các chương trình nhất định, truy cập trực tiếp vào tệp hoặc gửi in và trích xuất thông tin qua bộ đệm in (hàng đợi).
Nó phức tạp hơn một chút khi tài liệu ở dạng giấy, chẳng hạn như phiếu giao hàng hoặc hóa đơn. Nhưng khi giải pháp bao gồm một chương trình Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) tinh vi, một bước quan trọng đã được thực hiện.
Máy quét và Hệ thống Quản lý Tài liệu
Với máy quét hoặc thiết bị số hóa khác, tài liệu không chỉ được chuyển đổi thành hình ảnh mà nội dung của nó cũng có thể được "đọc" ra điện tử.
Nếu hệ thống bây giờ có thể được sử dụng để nhận biết và xác định thông tin tài liệu nào là riêng biệt trong Hệ thống Quản lý Tài liệu, thông tin trong tài liệu sẽ hoàn chỉnh.
Số hóa thông tin qua OCR giúp dễ dàng tích hợp nhiều loại tài liệu khác nhau vào quản lý quy trình và luồng công việc.
Cách bạn có thể hưởng lợi từ hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice
Hệ thống quản lý tài liệu của PaperOffice giống như một tài năng toàn diện, bởi vì ngoài việc lưu trữ tài liệu chung, nhiều chức năng khác liên quan đến tài liệu và thông tin liên quan cũng được tích hợp, chẳng hạn như một số trong đó:
- Truy cập thông tin của bạn bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu
- Tìm kiếm và tìm tài liệu
- Tự động hóa hoàn toàn
- Lưu trữ tài liệu tuân thủ pháp lý và an toàn cho mục đích kiểm toán
- Tự động hóa quy trình làm việc
Tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn với bạn và không phải trên đám mây.
Giữ độc lập bằng cách tự quản lý tất cả dữ liệu của mình thay vì trong đám mây bên thứ ba với các chi phí phát sinh.
PaperOffice hỗ trợ tất cả các thiết bị như PC cục bộ, QNAP NAS, Synology NAS, máy chủ Windows hoặc Linux và các dịch vụ web như AWS hoặc Azure.
Bạn nhận được tất cả những lợi thế của đám mây nhưng bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu của riêng mình. Bạn có thể truy cập cơ sở dữ liệu PaperOffice của mình một cách mã hóa và an toàn từ bất kỳ máy tính nào khác trên thế giới.
Tìm hiểu thêm.
PaperOffice đơn giản hóa việc lập chỉ mục mọi thứ, dù là tài liệu quét hay tệp tin. Nội dung văn bản được lưu trữ an toàn trong cơ sở dữ liệu mà không cần sự can thiệp của bạn. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ đoạn văn bản, số tiền và từ khóa nào trong vài giây và tìm thấy các mục phù hợp.
Tìm hiểu thêm về tính năng tìm kiếm tích hợp.
Giám sát tự do xác định lưu trữ tất cả tài liệu theo thông số kỹ thuật của bạn.
Không chỉ các thư mục đầy đủ có thể được giám sát, mà còn cả tài khoản email, thư mục Outlook và thậm chí cả các biểu mẫu dựa trên web.
Tìm hiểu thêm về việc tự động hóa giám sát.
Mọi công ty đều có nghĩa vụ lưu giữ các tài liệu liên quan đến thuế cho cơ quan thuế.
Thách thức là lưu trữ số lượng ngày càng tăng của các tài liệu kỹ thuật số và giấy tờ theo yêu cầu của GoBD: ở định dạng gốc và không thể thay đổi.
PaperOffice DMS cho phép điều này, tìm hiểu cách thực hiện:
Lưu trữ tuân thủ pháp lýNhư đã đề cập trước đó, điều cần thiết cho quản lý tài liệu nâng cao là có tất cả thông tin ở dạng kỹ thuật số và có cấu trúc trong cơ sở dữ liệu. Điều này cho phép bạn dễ dàng tìm thấy các tài liệu và đặt ra các quy tắc về ai có thể truy cập, sửa đổi và xóa/lưu trữ thông tin của bạn trên một trang web trung tâm.
Một trong những trụ cột của giải pháp quản lý tài liệu PaperOffice là công cụ quy trình làm việc phong phú. Điều này cho phép bạn xác định từng bước của quy trình kinh doanh với các hoạt động và phụ thuộc liên quan, cũng như các phòng ban và vai trò tham gia. Nhưng bạn cũng có thể xác định các thông báo tự động được kích hoạt tùy thuộc vào các hoạt động và sự kiện xảy ra trong suốt quá trình.
Tất cả điều này không chỉ giảm thời gian dành cho việc quản lý nhiệm vụ, mà còn giảm thiểu khả năng quên sót và sai sót trong quy trình.
PaperOffice giúp bạn tự động hóa tất cả các quy trình làm việc của mình, ánh xạ toàn bộ quy trình làm việc sang kỹ thuật số, vì vậy bạn luôn được cập nhật thông tin.
Bạn luôn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và quy trình thông qua các luồng công việc hỗ trợ bạn tự động hóa công việc hàng ngày của mình.
Thiết lập luồng công việc mong muốn với hạn chót, liên kết nó với các quyết định và nhiệm vụ có thể, và từ khi kích hoạt, PaperOffice sẽ xử lý mọi thứ còn lại cho đến khi hoàn thành.
Điều này giúp bạn dễ dàng tuân thủ các chính sách của công ty và yêu cầu pháp lý.
Tìm hiểu thêm về tự động hóa luồng công việc:
Luồng công việcVà nhiều tính năng khác nữa.
Làm việc với và quản lý tài liệu có thể dễ dàng, an toàn và hiệu quả cùng lúc.
Giá trị gia tăng và lợi ích của quản lý tài liệu
Dưới đây chúng tôi liệt kê một số lợi ích nổi bật nhất khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice:
- Kiểm soát ai có thể truy cập vào tài liệu, khi nào, và những hoạt động nào có thể được thực hiện trên chúng
- Truy cập trung tâm và dễ dàng đến tất cả các tài liệu liên quan của công ty và khả năng nhiều bên cộng tác trên cùng một tài liệu
- Bảo mật, không chỉ trong kiểm soát truy cập, mà còn trong việc lưu giữ và bảo mật đi kèm với việc giới thiệu các công nghệ và cơ sở dữ liệu mới
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu và chi phí quản lý cũng như lưu trữ nó
- Giảm thiểu sự trùng lặp như nhân bản tài liệu, photo copy, ghi chép dữ liệu
- Tính linh hoạt và tự động hóa các nhiệm vụ hành chính thông qua việc tạo quy trình làm việc cho phép tích hợp tài liệu và quy trình kinh doanh trong môi trường kiểm soát với các hoạt động được xác định rõ ràng và giám sát chặt chẽ
- Đừng quên "tác dụng phụ" tích cực là sự hài lòng cao hơn của khách hàng nội bộ và bên ngoài
Tôi có cần internet để làm việc với PaperOffice không?
KHÔNG! PaperOffice KHÔNG yêu cầu kết nối internet để hoạt động.
Internet chỉ cần thiết để tải gói cài đặt, tạo tài khoản người dùng, tạo cơ sở dữ liệu và thêm thiết bị.
Tôi có thể sử dụng NAS Synology để lưu trữ cơ sở dữ liệu không?
CÓ, chắc chắn! PaperOffice hoạt động hoàn hảo với NAS Synology.
Tài liệu và tệp tin được lưu trữ ở đâu?
Tất cả tài liệu và tệp tin được lưu trữ trực tiếp tại máy tính của bạn, trong cơ sở dữ liệu được mã hóa hoặc, nếu tài liệu của bạn được lưu dưới "My Windows Documents", thì không được mã hóa trong thư mục Windows cục bộ.
Bạn cũng có tùy chọn thiết lập cơ sở dữ liệu trên thiết bị NAS và lưu trữ dữ liệu của mình trên NAS.
Trong mọi trường hợp, bạn luôn có quyền truy cập vào dữ liệu của mình bất cứ lúc nào.
Dữ liệu của tôi có được lưu trữ trên đám mây không?
Không, dữ liệu của bạn nói chung không được lưu trữ trên đám mây!
Trong trường hợp cơ sở dữ liệu của bạn được thiết lập trên máy chủ NAS (chẳng hạn như QNAP hoặc Synology), dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trên máy chủ NAS.
Các cơ sở dữ liệu do PaperOffice tạo ra có luôn được mã hóa không?
Mỗi cơ sở dữ liệu do PaperOffice tạo ra đều được bảo vệ bằng mật khẩu cấp cao. Tất cả các tài liệu được bao gồm đều được mã hóa bởi PaperOffice ChunkCrypt với độ mã hóa quân đội 1024bit.
Không quan trọng là bạn chỉ muốn tìm kiếm tài liệu và thông tin liên quan, hay bạn cần gắn thẻ tài liệu, tích hợp chúng vào quy trình làm việc, nhưng đồng thời đảm bảo rằng bạn làm việc tuân thủ các hướng dẫn và quy định khác nhau - PaperOffice DMS có nhiều chức năng để giúp bạn.
Bắt đầu dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Vẫn lo lắng về việc không thành công?
Hãy xem xét các nghiên cứu trường hợp của khách hàng về quá trình chuyển đổi số trong các ngành khác nhau và tự mình thấy sự dễ dàng khi tích hợp.
