U sledećem članku pokazaćemo vam kako možete povećati efikasnost poslovanja, smanjiti ljudske greške povećanjem tačnosti, smanjiti trenutne troškove, maksimizirati prostor u kancelariji, očuvati integritet podataka i poboljšati bezbednost podataka.
Nabrajamo vam prednosti sistema za upravljanje dokumentima PaperOffice, takođe, pokazujemo vam kako možete smanjiti troškove za do 92% implementacijom ovog DMS.
Takođe vam objašnjavamo šta su regularni izrazi (Regex) i dajemo vam konkretne primere upotrebe REGEX-a u drugom delu ovog članka.
Saznaćete kako vam mogu pomoći da brzo i efikasno izvučete potrebne podatke iz vaših dokumenata bez ručnog unošenja ovih podataka.
Tehnologija sa tri čarobna slova - OCR
Šta zapravo znači OCR i za šta se koristi?
Optičko prepoznavanje karaktera (OCR) se danas često koristi za izvlačenje informacija iz različitih dokumenata, poput računa, kako bi se digitalizovali fizički papirni dokumenti i optimizovao tok rada upravljanja dokumentima.
Korišćenje OCR prepoznavanja teksta pruža preduzećima ogromnu prednost jer može doprineti automatizaciji obrade dokumenata, procesa koji igra važnu ulogu u svakoj industriji.
OCR, skraćenica od izraza "Optičko prepoznavanje karaktera", omogućava softverskom proizvodu da prepozna i izvuče tekst iz digitalne slike. Na primer, neophodan je za čitanje i analiziranje skeniranih dokumenata.
Međutim, iako je OCR za račune praktičan kada preduzeća svakodnevno rukuju sa gomilama računa, sam skener za račune putem OCR-a nije dovoljan za postizanje dovoljno preciznih rezultata.
Za to se treba koristiti sistem za upravljanje dokumentima koji već standardno ima opsežnu OCR funkcionalnost, poput PaperOffice DMS-a.
Usluge sistema PaperOffice automatski sprovode OCR prepoznavanje teksta za svaki dokument, indeksirajući kompletan sadržaj teksta i pružajući vam najmoćniji alat za pretragu DMS-a na svetu, uz potpuno automatizovanje. Potpuno bez napora!
Pogodnosti digitalizacije
Skoro svako ko se bavi smanjenjem troškova u preduzeću sigurno se upoznao sa izrazom "digitalizacija".
Obično se sve evidencije u preduzeću čuvaju na jednom mestu. Tek nakon nekoliko dana započinje se sa obradom dokumenata. Da biste ih ručno digitalizovali, morate tražiti relevantne informacije, uneti ih u tabelu, proveriti da li su unosi tačni, predati sledeće podatke i na kraju digitalizovati gomilu računa i drugih dokumenata.
Možda čak morate preduzeti dodatni korak da biste tabelu preneli u različite sisteme iz poslovnih ili finansijskih razloga.
Zvuči užasno, zar ne?
Sistem za upravljanje dokumentima sa automatskim prepoznavanjem teksta uklanja ovaj proces sa procesa koji traje satima ili čak danima na samo nekoliko minuta.
Nakon podešavanja obrasca i željenih specifičnih polja za podatke, informacije se izvlače iz pojedinačnih dokumenata ili grupa dokumenata.
Obimne informacije se stoga skladište, dokument se označava i može se automatski povezati sa kontaktom preko izvučenih informacija ako je potrebno.
Sve što trebate učiniti je da digitalizujete datoteke, skeniranje ili ih već od početka primajte digitalno, poput slanja putem e-pošte, i sačuvate u PaperOffice.
Sistem za upravljanje dokumentima će za vas obaviti ostatak.
Savet
O digitalizaciji papirnih dokumenata postoji poseban članak koji se bavi temom "10 najvažnijih prednosti digitalizacije".
Smanjite ljudske greške povećanjem tačnosti
Izvođenje ponavljajućih zadataka, poput ručnog unošenja podataka, može biti dosadno i može narušiti kvalitet vaših podataka kada zaposleni postanu umorni ili su rastrojeni te zaborave ili zamene sve brojeve i reči.
Takođe, faktor pristupa i korisničkih prava predstavlja ograničenu grupu, jer ne svi zaposleni u vašoj firmi imaju pravo da vide vaše poslovne podatke i informacije.
Za softver koji uključuje automatsko prepoznavanje teksta, nije teško ostati fokusiran i može prepoznati tekst, pregledati osetljive podatke, izvući ih i organizovati izlaze sa visokom tačnošću, ne otkrivajući poslovne tajne.
Osobito u ovim trenutno izazovnim vremenima, vrlo je važno da sve tvrtke ojačaju konkurentnost tvrtke tako da je postavljena bez papira ili digitalno, a zaposlenici mogu fleksibilno raditi kod kuće iz svojih domova. Na kraju, tvrtka mora ići ukorak s digitalnim vremenom i ostvariti put prema kancelariji bez papira.
Smanjite troškove i maksimizirajte kancelarijski prostor
Ručni unos podataka može biti izuzetno radno intenzivan, a što više dokumenata morate obraditi, viši će biti troškovi radne snage. Osim toga, mogu nastati neki dodatni troškovi povezani s netačnostima podataka zbog ljudskih grešaka.
Kroz automatiziranu obradu i izvlačenje podataka pomoću umjetne inteligencije (AI), sistem za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS može vam pomoći da smanjite te troškove i istovremeno oslobodite prostor u kancelariji, jer ne morate zaposliti dodatno osoblje da ručno digitalizira dokumente ili da čuva hrpu dokumenata u vašoj kancelariji.
Zadržite integritet podataka i poboljšajte sigurnost podataka.
Iako se digitalne datoteke i fizički papirni dokumenti mogu izgubiti ili oštetiti zbog fizičkih, ekoloških ili tehnoloških opasnosti, većina preduzeća i dalje gubi vreme stvrdnjavanjem svega u fizičkom arhivu i korišćenjem lokalnih ili Cloud skladišta za digitalne dokumente.
Savet
U vezi sa temom skladištenja u oblaku i zašto ne preporučujemo ovaj način skladištenja, postoji poseban članak:
Zahvaljujući PaperOffice-u, sva vaša dokumentacija se direktno čuva na serverskoj bazi podataka na vašem vlastitom serveru i tako vam pruža potpunu neograničenu kontrolu nad svim podacima. Pritom vam nije potrebna instalacija servera, jer PaperOffice preuzima sve daljnje korake nakon instalacije za vas.
Ili koristite svoj Synology ili QNAP NAS uređaj i upravljajte svom dokumentacijom na svom vlastitom NAS uređaju! Ovdje smo naveli 7 mjera koje možete poduzeti da biste izvukli maksimum iz svog Synology NAS uređaja, saznajte više.
Mora biti osigurana pouzdanost revizije
Takođe, sigurnost podataka i upravljanje pristupom postaju lakši kada se dokumenti digitalizuju pomoću PaperOffice-a, jer se podaci čuvaju sigurno šifrovani i arhivirani u vašoj bazi podataka na koju niko, osim vas, nema pristup.
PaperOffice automatski verzionira svaki promenjeni dokument, kreira senku i čuva je posebno tako da uvek možete otvoriti verziju koju želite.
Pokazaćemo vam kako možete garantovati verzioniranje i sigurno arhiviranje dokumenata.
Savet
U vezi sa temom "Verzioniranje dokumenata sa PaperOffice-om u skladu sa GoBD standardima" postoji i video na YouTubeu koji objašnjava ovaj proces na razumljiv način:
Koje su izazovi kod digitalizacije dokumenata pomoću OCR?
Pri izvlačenju podataka pomoću OCR prepoznavanja teksta postoje neki izazovi koje treba uzeti u obzir. Izgledi računa su vrlo različiti, budući da svaka firma ima vlastiti format.
Da bi vaši dokumenti mogli biti tačno izvučeni, PaperOffice ima automatsko prepoznavanje dokumenata putem veštačke inteligencije (AI) pod nazivom PIA.
PIA koristi posebne algoritme i tehnologije prepoznavanja.
PIA ima obimni ugrađeni rečnik koji automatski prepoznaje pogrešno prepoznate termine, poravnava ih i zamenjuje ispravnim. Možete biti sigurni da je tačno prepoznavanje teksta vašeg dokumenta odabrano.
Izvlečenie relevantnih informacija iz dokumenta
Relevantni sadržaji dokumenta kao što su datum, iznosi, tipovi dokumenata, ključne reči i podaci o dokumentu se inteligentno prepoznaju, izdvajaju i koriste za označavanje. Takođe, pretražuju se i izdvajaju relevantni dokumentni podaci, kao što su neto iznos, bruto iznos, stopa dobavljača i valuta dokumenta. Inteligentno prepoznavanje ovih podataka se u potpunosti automatski vrši u PaperOffice.
Na žalost, pri skeniranju dokumenata u papirnom obliku ima raznih faktora koji mogu uticati na kvalitet slike, kao što su položaj, pregibi, veličina slova, osvetljenost, rukopisni tekst i drugo. Ovo može uticati na kvalitet prepoznavanja teksta i izdvajanja podataka. Ima slučajeva kada već obučeni šabloni dokumenata ne budu prepoznati ili kada podaci iz dokumenta ne budu ispravno sačuvani.
Tu na scenu ulaze redovni izrazi.
Regularni izrazi (Regex) su fantastičan način da pretražujete tačne vrednosti u tekstu.
Kako trenutno koristiti redovne izraze zasnovane na konkretnim primerima, detaljno objašnjavamo u drugom delu članka.
Početak je jednostavniji nego što mislite.
Da li se i dalje bojite da ne možete da se snađete? Pročitajte slučajeve naših klijenata o integraciji PaperOffice-a u svoje poslovnje i uverite se sami u jednostavnost ili zahtevajte test ustanovljavanja.
Ko treba koristiti bespapirni ofis?
Brz i jednostavan odgovor na ovo pitanje je: za svako preduzeće. Sve industrije i veličine preduzeća, od malih i srednjih preko startap-a do velikih kompanija, koriste se bezbumnim ofisom. Prema tome, najviše koristi od prelaska imaju mala i srednja preduzeća: smanjivanjem veličine i troškova obrade se oslobađa potrebni budžet za dalji dalji rast.
Da li mogu koristiti oblačnog provajdera DMS-a za svoj bespapirni ofis u kompaniji?
Ne. Još jedan faktor, koji je bio na sva ustau od unapređenja GDPR-a 2018. godine je privatnost podataka. Rešenja za DMS i DMS softveri se koriste za obradu, upravljanje i spremanje dokumenata koji sadrže osetljive i lične podatke. Zakonodavac predviđa visoke kazne za povrede propisa GDPR-a.
- Prednosti opravdavaju napor i trošak
Raditi digitalno i dovesti stare dokumente u novu eru biće najbolja investicija za uštedu vremena, novca i živaca u budućnosti. - Trebate nekoga ko se razume u to
Nije vam potreban sopstveni IT stručnjak da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam treba je pravi partner koji će svojim iskustvom moći tačno implementirati ono što vam je potrebno. Izbegavajte panikere i izaberite testiranje umesto trenera sa sjajnim prezentacijama koje nisu stvarno proverene. - Hardver je većinom već dostupan
Prema našim iskustvima, gotovo svaki posao, firma i preduzeće ima veliki fotokopir aparat koji ne koristi sve svoje mogućnosti. Ovi uređaji vole skeniranje velike količine dokumenata, tolerantni su prema spajalicama i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja u skener. - Jeftinije nego što očekujete sa pravim DMS
Izbegnite zamke troškova sa DMS / ECM sistemima u kojima ste nemilice prepušteni proizvođačima. Ne pravite kompromise kada je u pitanju sopstvena administracija, kao što je samo učenje dokumenata i prilagođavanje postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali ostanite samostalni i nezavisni. - Digitalna automatizacija je budućnost
Postupci će se u budućnosti odvijati potpuno isto, ali potpuno automatizovano.
Dobili ste račun? Workflow se aktivira i sve ide svojim već definisanim putem.
Tražiti kroz 1000 fascikli? Nema problema, jer vi imate svoj Google!
