Koju ulogu ima verzioniranje u sistemu za upravljanje dokumentima DMS?
Funkcije iz oblasti verzioniranja igraju važnu ulogu za mnoge korisnike DMS softvera. Ovde možete naći više informacija o prednostima.
Pojam verzioniranja nije nepoznat u sistemu za upravljanje dokumentima (DMS). Sve više se prepoznaje potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji poseduje kontrolu verzija usklađenu sa GoBD-om i verzionisanje otporno na reviziju.
Jer, ko ne poznaje ovaj slučaj? Ugovor je više puta izmenjen - izmena ovde, napomena tamo, poravnavanje pozicija, promena sume i konačno usaglašavanje. Svaka izmena se dalje čuva lokalno na računaru i šalje na dodatnu proveru.
Ako sada kolega nije na raspolaganju ili se klijent javlja i pita za verziju "XYZ" posle izmene od prošlog meseca, sve stoji i čeka.
Haos verzija i redundantnost su posledica.
Najkasnije u ovom trenutku isplati se razmisliti o verzionisanju, odnosno o upravljanju verzijama dokumenata.
PaperOffice DMS ima automatsko verzioniranje dokumenata i sveobuhvatnu kontrolu verzija. Bilo da uklanjate stranice, rotirate ih ili zamućujete oblasti – sve se verzioniše, što je idealno za usklađenost sa GoBD-om i optimalnu investiciju.
Prednosti DMS softvera
Centralno orijentisanje DMS softvera ima različite prednosti za preduzeća. Na primer, osigurva se da svi zaposlenima koriste iste, ispravne podatke.
Uz to, izbegava jedinice prenošenja, što omogućava neprekidano potočnije informacije komunikacije u okviru radnih tokova.
To, takođe, čini dvostruku negu podataka zastarelim, izbegavajući greške prenosa koje, pak, pozitivno utiču na kvalitet upravljanih podataka.
Mnoga preduzeća, posebno MSP, vide ovo kao prečku za bezbednost podataka i zahtijevaju korišćenje sistema za upravljanje dokumentima, kao DMS, kao što je PaperOffice.
Rešenje
Uz pomoć PaperOffice DMS i integrisanog modula za verzionu kontrolu VersionControl, imate punu kontrolu nad vašim dokumentima i njihovim promenama u bilo kom trenutku.
Šta je verzionisanje?
Kratko rečeno: Verzionisanje čini sve izmene na dokumentima preglednim.
Pojam verzionisanja se lako objašnjava: U najširljem smislu, to je način ispoljavanja izmena na dokumentima ili fajlovima.
Na svaku promenu dokumenta se prepoznaje i štipljenica kao nova verzija dokumenta se sačuva.
Svaki put kada se dokument promeni, "novija" verzija dokumenta se čuva u odgovarajućem arhivu. Učetljenjem se prave izmene prozirne i uvek pratljive.
U tom trenutku, poslednji gledaljac zna kada je dokument izmenao koji editor. Na ovaj način dobijamo pregled celokupnog ciklusa života dokumenta.
Verzionisanje može biti automatsko ili ručno.
Ali, koja je razlika? Ova i sve verzione metode, koje PaperOffice DMS podržava, izgledaju tačno u našem Radionica tutorial: pojašnjeno.
Koje tipovi verzioniranja postoje?
Automatsko verzionisanje
Pri automatskom verzionisanju, PaperOffice samo prepoznaje da je dokument izmena. To se može dogoditi sa dokumentom Word, kao i blagodarjući integrisanom modulu WorkBench, sa dokumentom PDF.
Trenutna kopija promenjenog dokumenta se automatski sozda PaperOffice-om nakon uređivanja i smeštena je u arhivu "Dokumenti u procesu". Verzija se ažurira tačno kada kliknete na "Završile", naročito zato što ne mogu da dodljuju mrežni dokumenti. Dakle, dok radite na dokumentu, on se nalazi u arhivu koji je već spomenat.
Nakon što je "novija verzija" dokument sačuvana, PaperOffice ažurira pregled slike i ponovo izvodi tekst raspoznavanja dokumenta. Starija verzija je i dalje dostupna i može se dobiti.
Ručno verzionisanje
Ručno verzioniranje je idealno za dokumente koji su štampani i na primer potpisani rukom i zatim skenirani kao nove verzije.
U slučaju ručnog verzionisanja, proces verzionisanja se pokreće ručno od korisnika.
Savet
Na temu "Verzionisanje dokumenta sa PaperOffice DMS koja raboti sa dokazima revizije i GoBD", postoji video snimak na YouTube koji objašnjava podnosljiv proces:
Pri tome, PaperOffice prepoznaje da je ovaj dokument već postojeći i predlaže nov skenion dokument kao verziju postojećeg. Ili, ako je različit po izgledu od dokumenta koji nije prepoznat od strane AI (Veštačka inteligencija), može biti arhivirano ručno kao nova verzija za postojanje.
Prednosti DMS-a i verzioniranja
Jednostavno arhiviranje dokumenata
Kada je dokument arhiviran u PaperOffice DMS, integrisano verzionisanje neprestano omogućuje da se ne čuvaju kao odvojeni fajlovi brojne kopije. Umesto toga, različite verzije dokumenta nalaze se u jednom fajlu.
Poštovanje revizione sigurnosti i GoBD konformnosti
Verzionisanje dokumenata omogućava poštovanje revizione sigurnosti i GoBD konformnosti.
Kako bi se osiguralo poštovanje revizione sigurnosti, svi detalji izmena na dokumentima i datotekama moraju biti jedinstveno pratljivi. Pri tome, mora se osigurati da samo ovlašćeni zaposlenici mogu napraviti takvu izmenu. Međutim, isto tako je bitno znati i nakon godina koji su zaposlenici šta i kada promenili.
Strukturisanje zajedničkog pristupa
PaperOffice nije samo sistem za upravljanje dokumentima, već je i obiman alat za saradnju. Poštovanje revizione sigurnosti osiguravan je pomoću kontrole verzija.
Zahvaljujući kontroli verzija, svaki korisnik zna kada i kako je dokument izmenjen od strane koje osobe. Ako jedan korisnik počne da radi na dokumentu, on se zaključava za druge korisnike i istovremeni rad nije moguć.
Što se tiče poslednje tačke, provera i sklop najlakše organizuju saradnju na dokumentu. Korisnik koji obrađuje dokument privremeno ga blokira sa Proverom.
Prilikom uspostavljanja veze, prva osoba koja je obradila dokument kao novu verziju. Privremeni promeni bloka se otključavaju.
Sigurnost i poštovanje mnogih zakonskih normi i uslova
Najvažnije pri verzionisanju je, da svi pravni pomračima i uslovi koji su sve važniji, budu dokazano ispunjeni. Jer svaka izmena dokumenta je pratljiva - sve do korisnika koji je tu izmenu napravio.
Izbor pravog DMS softvera za verzionisanje
Ukratko, verzionsko upravljanje (DMS) daje mnoge prednosti.
Najbolje spored toga: preduzeća su u mogućnosti da kreiraju, ponovne provere i distribuciju važnih poslovnih dokumenata na automatizovan ideji.
Poslovni sistem Document Management PaperOffice omogućava mnogim privrednim sistemima i pošta poštuju revizionu sigurnost. Ovde, sve promene u poslovnim dokumentima mogu biti praćene u bilo kom trenutku i brzo pratljive.
Počni na mudrom mestu
Da li se i dalje bojite da to ne možete postići? Pročitajte registarski studije naših klijenata o integraciji PaperOffice u svoje poslovni živote i uverite se u jednostavnost ili zahtevajte datoteku.
Za kogo je papirlesni ofis koristan?
Brzo i jednostavno pitanje je: za sve kompanije. Svi sektori i veličine kompanija, od malih i srednjih preduzeća do startapa i velikih kompanija, imaju koristi od papirlesnog ofisa. Osobito je vredna prelazak za mala i srednja preduzeća:Smanjivanje vremena obrade i troškova omogućava korišćenje potrebnog budžeta za dodatno podstičanje rasta.
Mogu li koristiti oblačnog DMS provajdera za svoju kompaniju?
Ne. Još jedan faktor o kojem se govori, pogotovo od kada je GDPR stupila na snagu 2018. godine, je zaštita podataka. DMS rešenja i DMS softver se koriste za obradu, upravljanje i skladište
- Prednosti opravdavaju zadovoljstvo i troškove
Rad u digitalnom obliku i prenos starih dokumenata u novo doba biće najbolja ulaganje kojim ćete uštedeti neverovatno vreme, novac i nerve u budućnosti. - Potreban vam je neko ko je stručan u ovom polju
Nije vam potreban vaš sopstveni IT stručnjak da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravilni partner na vašoj strani koji će na osnovu svog iskustva precizno izvršiti ono što vam treba. Izbegavajte vertikalne štetonosce i izaberite testiranje umesto lepih prezentacija PowerPoint-om bez stvarnog testiranja. - Hardver je većinom već na raspolaganju
Iskustvo pokazuje da svaki poreski, preduzetnik i kompanija već ima veliki kopir koji ne ispunjava svoj potencijal. Ova uređaji jedva čekaju masovno skeniranje, tolerantni su na klipove za papir i mogu biti osnova za digitalni start bez ulaganja u skenere. - Jeftinije nego što ste očekivali sa pravilnim sistemom ECM / DMS
Izbegavajte padove cena s dokumentskim sistemima DMS / ECM gde ste bezmilostni izvođačima. Ne pravite kompromise kada su u pitanju mogućnosti administracije kao što su samostalno učenje dokumenta i prilagođavanje. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam pomoći, ali ostanite samostalni i nezavisni. - Digitalna automatizacija je budućnost
Procesi će u budućnosti ići potpuno identično, ali automatizovano.
Došla je faktura? Uputstvo radi i sve ide prema željenim pravilima.
Ivica od 1000 rukova? Nije problem, jer imate svoj Gugl!
