사례 연구
공공 행정 | 지방 자치 단체
카리온 데 로스 콘데스 시청
팔렌시아, 스페인
산티아고 순례길의 주요 경유지인 역사적인 도시 카리온 데 로스 콘데스가 수세기 동안의 역사 기록을 보존하면서 지방 행정을 현대화했습니다.
80%
처리 속도 향상
500+
기록 연수
50,000+
디지털화된 문서
24/7
시민 접근
전 세계 선도 기업의 신뢰
독점 DMS 파트너
유일한 공식 DMS
상황
1,000년 이상의 역사를 가진 카리온 데 로스 콘데스는 수세기 전의 지방 기록 보관소를 보유하고 있었습니다. 산티아고 순례길 순례길의 인기 있는 경유지로서 시청은 일반적인 행정 업무뿐만 아니라 매년 수천 건의 순례자 관련 문의를 처리합니다.
종이 기반 프로세스로 인해 시민들은 종종 간단한 증명서를 받기 위해 며칠씩 기다려야 했습니다. 역사적인 문서는 훼손되고 있었으며, 보관된 기록에 접근하려면 보관 시설을 직접 방문해야 했습니다.
지역 정부는 모든 지방 자치 단체에 대한 디지털 전환을 의무화하여 역사 기록이 보존되도록 하면서 현대화의 시급성을 창출했습니다.
우리 기록 보관소에는 16세기 문서가 있습니다. 이를 디지털화하는 것은 단순히 효율성뿐만 아니라 미래 세대를 위해 우리의 유산을 보존하는 것이었습니다.
과제 & 솔루션
과제들
- 신중한 디지털화가 필요한 수세기 동안의 역사 기록
- 시민들이 간단한 증명서와 문서를 받기 위해 며칠씩 기다림
- 시민 또는 순례자를 위한 원격 접근 불가
- 디지털 전환을 위한 지역 정부의 의무
- 소규모 지방 자치 단체의 제한된 IT 자원
PaperOffice를 통한 솔루션
- 보존 프로토콜을 갖춘 역사 기록의 신중한 디지털화
- 증명서 요청 및 추적을 위한 온라인 시민 포털
- 수세기 동안의 필기 기록에 대한 AI 기반 검색
- 지방 자치 단체 건물 전반에서 근무하는 직원을 위한 모바일 접근
- 일반적인 행정 요청을 위한 자동화된 워크플로우
구현 프로세스
1-2개월차
역사적 평가
역사적 문서의 목록화 및 우선순위 지정, 보존 프로토콜 수립.
3-4개월차
현대 문서
현재 행정 문서의 디지털화 및 워크플로우 자동화.
5-6개월차
시민 포털
시민 서비스 및 문서 요청을 위한 온라인 포털 출시.
7개월차+
역사 기록 보관소
AI 기반 검색 기능을 갖춘 역사 기록의 지속적인 디지털화.
측정 가능한 결과
80%
처리 속도 향상
500+
보존된 연수
50K+
디지털화된 문서
24/7
온라인 접근
이전 vs. 이후
측정 지표
이전
이후
증명서 처리
3-5일
당일 처리
기록 보관소 접근
방문만 가능
온라인 24/7
기록 검색 시간
수 시간 ~ 수일
수 초
시민 만족도
62%
94%
종이 사용량
연간 15,000장
연간 2,000장
PaperOffice 덕분에 우리는 1,000년의 역사를 존중하면서 21세기로 나아갈 수 있었습니다. 이제 전 세계 순례자들이 우리 도시에 대한 정보를 즉시 얻을 수 있습니다.
이유 PaperOffice?
역사 보존
수세기 된 문서를 디지털화하고 보존하기 위한 전문 프로토콜.
시민 포털
시민 서비스 및 문서 요청을 위한 즉시 사용 가능한 온라인 포털.
다국어 지원
국제 방문객을 위해 스페인어, 영어 및 기타 언어를 완벽하게 지원합니다.
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