지능형 문서 처리를 올바르게 구현하기: OCR, AI 및 REGEX (1부)

다음 기사에서는 운영 효율성을 높이고, 정확도를 높여 인적 오류를 줄이며, 현재 비용을 절감하고, 사무실 공간을 최대한 활용하며, 데이터 무결성을 유지하고 데이터 보안을 개선하는 방법을 보여드립니다.

PaperOffice 문서 관리 시스템의 장점을 정리해 드리며, DMS(문서 관리 시스템)를 활용하여 최대 92%까지 비용을 절감할 수 있는 방법을 설명합니다.

또한 이 기사의 두 번째 부분에서는 정규식(regex)이 무엇인지 설명하고 구체적인 REGEX 적용 예시를 나열합니다.

수동으로 데이터를 입력하지 않고도 필요하신 데이터를 문서에서 빠르고 효율적으로 추출하는 방법을 배우게 됩니다.

세 가지 마법의 글자 기술 - OCR

OCR은 실제로 무엇을 의미하며 어떤 용도로 사용됩니까?

광학 문자 인식(OCR)은 이제 영수증 등 다양한 문서에서 정보를 추출하고, 물리적 종이 문서를 디지털화하며, 문서 관리 워크플로우를 간소화하기 위해 널리 사용됩니다.

OCR 텍스트 인식의 활용은 문서 처리를 자동화할 수 있어 어떤 산업에서도 중요한 역할을 하는 프로세스이므로 기업에 큰 이점을 제공합니다.

광학 문자 인식(Optical Character Recognition)의 약자인 OCR은 소프트웨어 제품이 디지털 이미지에서 텍스트를 인식하고 추출할 수 있게 해줍니다. 예를 들어 스캔된 문서를 읽고 분석하는 데 필수적입니다.

영수증 OCR은 기업이 매일 대량의 영수증을 처리할 때 편리하지만, OCR 영수증 스캐너만으로는 충분히 정확한 결과를 제공하기에 충분하지 않습니다.

이러한 경우 이미 표준으로 광범위한 OCR 기능을 탑재한 문서 관리 시스템을 사용해야 합니다. 예를 들어 PaperOffice DMS가 있습니다.

PaperOffice는 각 문서에 대해 OCR 텍스트 인식을 수행하고 전체 텍스트 내용을 인덱싱하며, 통합된 고급 검색 덕분에 아마도 세계에서 가장 강력한 DMS 검색 도구를 제공합니다.아무런 작업 없이!

디지털화의 장점

기업의 비용 절감 주제를 다룬 사람이라면 누구나 '디지털화'라는 기술 용어에 대해 다루어 보았을 것입니다.

일반적으로 회사의 모든 영수증은 한 곳에 보관됩니다. 문서 처리는 며칠 후에야 시작됩니다. 수동으로 디지털화하려면 관련 정보를 찾아 스프레드시트에 입력하고, 입력이 정확한지 확인한 후 다음 문서로 넘어가는 과정을 반복해야 합니다. 결국 수많은 송장 및 기타 문서를 디지털화하게 됩니다.

운영 또는 회계 목적으로 스프레드시트를 다른 시스템에 업로드해야 할 수도 있습니다.

무척 번거롭게 들리죠?

자동 텍스트 인식이 탑재된 문서 관리 시스템을 사용하면 처리 시간을 몇 시간이나 며칠에서 불과 몇 분으로 줄일 수 있습니다.

템플릿과 원하는 특정 데이터 필드를 설정한 후, 정보는 개별 문서 또는 문서 배치에서 추출됩니다.

방대한 문서 정보가 저장되고, 문서에 태그가 부여되며, 읽은 정보를 바탕으로 필요시 저장된 연락처와 자동으로 연결될 수 있습니다.

파일을 스캔하거나 이메일과 같은 디지털 방식으로 처음부터 받아 PaperOffice에 저장하기만 하면 됩니다.

문서 관리 시스템이 나머지 작업을 처리해 드립니다.

팁

참고로, '종이 문서 디지털화의 가장 중요한 10가지 장점'에 관한 특별 기사가 있습니다:

높은 정확도로 인간 오류를 줄이세요

수동 데이터 입력과 같은 반복적인 작업은 지루할 수 있으며, 직원이 피로하거나 산만해져 숫자와 단어를 잊거나 혼동하면 데이터 품질이 저하될 수 있습니다.

또한 '접근 및 사용자 권한' 요소도 제한된 그룹을 나타내는데, 회사의 모든 직원이 회사 데이터와 정보를 볼 수 있는 권한을 가진 것은 아니기 때문입니다.

자동 텍스트 인식을 포함하는 소프트웨어의 경우 집중력을 유지하는 것이 어렵지 않으며, 민감한 데이터를 보고 추출하여 회사 비밀을 누출하지 않고 높은 정확도로 출력을 정리할 수 있습니다.

특히 이러한 어려운 시기에 모든 기업이 경쟁력을 강화하는 것이 매우 중요합니다. 무紙化(paperless)를 실현함으로써 회사의 디지털 전환을 추진하고, 직원이 재택근무 등 유연하게 근무할 수 있도록 합니다. Ultimately, the company has to keep up with the digital age and realize the path to the paperless office.

팁

비용 절감 및 사무 공간 최대화

수동 데이터 입력은 매우 많은 노력이 필요하며 처리해야 하는 영수증이 많을수록 인건비가 증가합니다. 또한, 인간의 실수로 인한 데이터 부정확성과 관련된 추가 비용이 발생할 수도 있습니다.

인공지능(AI)을 통한 데이터의 자동 처리 및 판독을 통해 PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 시스템은 이러한 비용을 절감하는 데 도움을 줄 수 있으며, 영수증을 수동으로 디지털화하거나 사무실에 영수증 더미를 보관하기 위해 추가 직원을 고용할 필요가 없으므로 사무 공간도 확보할 수 있습니다.

데이터 무결성 유지 및 데이터 보안 강화.

디지털 파일과 물리적 문서 모두 물리적, 환경적 또는 기술적 위험으로 인해 손실되거나 손상될 수 있지만, 대부분의 조직은 여전히 모든 것을 물리적 아카이브에 저장하고 디지털 기록을 위해 로컬 또는 클라우드 스토리지를 사용하는 데 시간을 낭비합니다.

그런데 클라우드 저장과 이 저장 방식을 권장하지 않는 이유에 대한 특별한 기사가 있습니다.

PaperOffice 덕분에 모든 문서가 자체 서버의 데이터베이스 서버에 직접 저장되어 모든 데이터에 대한 완전하고 제한 없는 제어 권한을 갖게 됩니다. 설치가 완료된 후 PaperOffice가 나머지 단계를 모두 처리하므로 서버를 별도로 설정할 필요가 없습니다.

또는 Synology 또는 QNAP NAS를 사용하여 모든 영수증을 자체 NAS 장치에서 관리하세요! Synology NAS의 잠재력을 최대한 활용하기 위한 7가지 방법을 소개합니다.여기그것에 대해 더 알아보기.

수정 보안을 보장해야 합니다

또한 영수증을 PaperOffice로 디지털화하면 데이터가 귀사의 데이터베이스에 감사 증빙 가능한 방식으로 매우 안전하게 암호화되어 저장되며, 오직 귀하만 접근할 수 있으므로 데이터 보안 및 액세스 관리가 더욱 용이해집니다.

PaperOffice는 변경된 모든 문서를 자동으로 버전 관리하고, 그림자 사본을 생성하여 별도로 저장하므로 원하는 버전을 언제든지 다시 열 수 있습니다.

버전 관리 및 감사 증명 문서 보관을 보장하는 방법을 설명합니다.

팁

의 위에PaperOffice 문서 관리로 Revision-proof 및 GoBD 준수 문서 버전 관리유튜브에는 이 과정을 이해하기 쉽게 설명하는 영상도 있습니다:

OCR로 문서를 디지털화할 때의 과제는 무엇입니까?

OCR 텍스트 인식으로 데이터를 추출할 때 고려해야 할 몇 가지 과제가 있습니다. 각 회사마다 고유한 형식을 가지고 있기 때문에 송장 레이아웃은 크게 다릅니다.

영수증을 정확하게 읽을 수 있도록 PaperOffice는 PIA라는 인공 지능(AI)을 사용한 자동 문서 인식을 제공합니다.

PIA는 특수 알고리즘과 인식 기술을 사용합니다.

PIA에는 잘못 인식된 용어를 자동으로 인식하고 비교하여 올바른 용어로 대체하는 광범위한 통합 사전을 갖추고 있습니다. 따라서 문서에 대해 정확한 텍스트 인식이 저장되었음을 항상 확신할 수 있습니다.

관련 문서 정보 읽기

날짜, 금액, 문서 유형, 키워드 및 문서 데이터와 같은 관련 문서 내용이 지능적으로 인식, 추출되어 색인에 사용됩니다. 또한 순총액, 총액, 부가가치세율 및 문서 통화와 같이 문서와 관련된 정보도 검색된 후 추출됩니다. PaperOffice에서는 이러한 데이터의 지능적 인식이 완전히 자동화되어 있습니다.

불행히도 종이 문서의 스캔 과정에서 정렬, 접힘, 글꼴 크기, 밝기, 필기 텍스트 등 이미지 품질에 영향을 미치는 많은 요소들이 있습니다. 이로 인해 텍스트 인식 품질과 읽은 데이터가 저하됩니다. 이는 이미 학습된 문서 템플릿이 인식되지 않거나 문서 내용이 올바르게 저장되지 않을 수 있음을 의미합니다.

이때 정규 표현식이

활용됩니다. 정규 표현식(regex)은 텍스트에서 정확한 값을 검색하는 훌륭한 방법입니다.

우리는 명시적인 예시를 통해 정규 표현식을 사용하는 방법을 자세히 설명합니다. 이 기사의 두 번째 부분에서.

시작은 생각보다 쉽습니다.

성공하지 못할까 봐 여전히 걱정되시나요? 고객들이 비즈니스 생활에 PaperOffice를 통합한 사례 연구를 읽고 그 단순함을 직접 확인하거나 테스트 설치를 신청해 보세요.

무엇에게 무紙辦公室가 적합합니까?

이 질문에 대한 빠르고 쉬운 답변은 모든 기업에게라는 것입니다. 중소기업 및 스타트업부터 대기업에 이르기까지 모든 산업 분야와 규모의 기업이 무紙辦公室의 혜택을 받습니다. 그러나 전환은 특히 중소기업에게 가치 있습니다: 처리 노력과 비용의 절감은 추가 성장 동력을 위한 예산을 확보합니다.

무紙辦公室를 위해 클라우드 기반 DMS 공급자를 사용할 수 있습니까?

아니요. 2018년 GDPR 발효 이후 모든 사람의 입에 오르내린 또 다른 요소는 데이터 보호입니다. DMS 솔루션과 DMS 소프트웨어는 종종 민감한 개인 데이터를 포함하는 문서를 처리, 관리 및 저장하는 데 사용됩니다. GDPR을 위반할 경우 입법자는 높은 벌금을 부과합니다.

• 편익이 노력과 비용을 정당화합니다
  디지털로 작업하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져오는 것은 미래에 엄청난 시간, 돈 및 스트레스를 절약하기 위한 최고의 핵심 투자입니다.
• 지식이 있는 사람이 필요합니다
  디지털화의 모든 이점을 활용하려면 자체 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
  필요한 것은 경험 덕분에 필요한 것을 정확하게 구현할 수 있는 올바른 파트너입니다. 무서워하지 말고 실제로 테스트하지 않은 화려한 파워포인트 프레젠테이션 대신 테스트 버전을 선택하세요.
• 하드웨어는 일반적으로 이미 제공됩니다
  경험에 따르면 거의 모든 작업, 회사 및 기업은 잠재력을 사용하지 않는 대형 복사기를 보유하고 있습니다. 이러한 장치는 대량 스캔을 선호하고 클립에 관용적이며 스캐너 투자 없이 디지털 시작의 기반이 될 수 있습니다.
• 올바른 DMS를 사용하면 예상보다 저렴합니다
  DMS/ECM 시스템의 비용 함정을 피하세요. 제조사의 통제에 완전히 의존하는 상황을 피해야 합니다. 문서 학습 및 설정과 같은 자체 관리 옵션에 대해서는 어떤 타협도 하지 마십시오. 도움이 필요하면 제조사가 기꺼이 도와주겠지만, 독립성을 유지하십시오.
• 디지털 자동화가 미래입니다.
  절차는 완전히 동일하게 유지되지만, 완전히 자동화될 것입니다.
  송장이 도착했습니다? 워크플로우가 트리거되고 모든 것이 정의된 대로 진행됩니다.
  1000개의 폴더를 모두 검색해야 하나요? 문제없습니다. Google가 있으니까요!