Workflow Agents: 자신의 말로 워크플로우를 설명하고 자동으로 실행하기

먼저 결과부터 말씀드리겠습니다: 큰 금액의 송장이 승인을 기다리고 있습니다

안녕하세요, PaperOffice AI 아카데미에 오신 것을 환영합니다. 이 영상은 Workflow Agents에 관한 내용입니다. Workflow Agents를 사용하면 업무 절차를 자신의 말로 설명하기만 하면 되고, PaperOffice가 해당하는 모든 문서에 대해 이를 자동으로 실행합니다. 12,000유로짜리 송장은 승인을 받기 전에 아무도 결제해서는 안 됩니다. 하지만 모든 송장을 일일이 손으로 처리하면 시간이 많이 걸립니다. 먼저 결과부터 보여 드리겠습니다. 방금 Veldtmann에서 송장 두 건이 도착했습니다. 저희 Workflow Agent는 2,350유로짜리 작은 송장을 추가 확인 없이 이미 검토됨으로 표시했습니다. 12,000유로가 넘는 큰 금액에 대해서는 작업을 멈췄습니다. 이제 공급업체, 송장 번호, 금액이 포함된 승인 태스크가 대기 중입니다. 승인하시면 에이전트가 작업을 계속하고 이 송장도 검토됨으로 표시합니다. 직접 만드는 방법은 다음과 같습니다. Workflow Agent를 만들고, 시작 이벤트를 선택하고, Prompt Studio에서 절차를 설명한 다음, 안전하게 테스트하고, 자동화를 켜고, 실행 내역을 검토합니다.

제1장: Workflow Agents 개요

Workflow Agent는 지침에 따라 문서를 처리하는 AI 에이전트입니다. 지침은 프로그램 코드가 아니라 쉬운 말로 작성합니다. Workflow Agents는 ‘Workflow AI’ 아래에서 찾을 수 있습니다. 목록에는 에이전트마다 시작 시점, 자동화 켜짐 여부, 필요한 문서 인텔리전스가 표시됩니다.

제2장: 에이전트 생성과 시작 이벤트

테스트에는 작은 송장의 POFID(문서 식별자)가 필요합니다. 이는 목록에서 한 번의 클릭으로 처리합니다: 송장을 선택하고 ‘작업(Actions)’ 메뉴에서 POFID를 선택합니다. 이제 새 Workflow Agent를 만듭니다. 이름은 ‘Invoice approval’로 지정하고, 설명은 쉬운 문장으로 작성합니다: 5,000유로가 넘는 송장은 승인을 기다리고, 더 작은 송장은 검토됨으로 표시되어야 합니다. ‘문서 인텔리전스(Document intelligence)‘에서는 문서를 사전에 얼마나 철저히 판독해야 하는지 정의합니다. 기본으로 Premium이 선택되어 있으며, 금액, 공급업체, 송장 번호를 자체적으로 이미 판독합니다. 어떤 필드를 판독할지는 IDP Agents를 사용하여 정확히 정할 수 있으며, 이에 대해서는 별도의 에피소드가 있습니다. 그다음 시작 이벤트를 설정합니다. 시작 이벤트는 여섯 가지입니다. ‘수동만(Manual only)‘은 사용자가 직접 트리거할 때만 에이전트가 시작된다는 뜻입니다. AI-DMS 처리가 완료된 뒤에는 판독이 끝나는 즉시 새 문서마다 에이전트가 시작됩니다. 이 밖에도 메타필드 값이 변경될 때, 누군가 태스크를 완료할 때, 승인이 끝났을 때, 또는 문서에 서명이 완료되는 즉시 시작할 수 있습니다. 여기서는 AI-DMS 처리가 완료된 뒤의 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 새 송장의 데이터 추출이 완전히 끝나는 즉시 에이전트를 시작합니다. ‘필터(Filters)‘에서는 이 설정이 적용될 문서를 지정합니다. Workspace Workflow-Demo에서만, 그리고 문서 유형이 ‘송장’인 경우에만 적용합니다. 여기서는 반복 트리거를 걱정할 필요가 없습니다. 이 옵션은 같은 문서에 대해 같은 에이전트가 짧은 시간 안에 여러 번 시작되는 것을 막아 줍니다. ‘저장(Save)‘을 클릭하면 Prompt Studio가 열립니다.

제3장: Prompt Studio

이것이 Prompt Studio입니다. 왼쪽에는 입력한 설명이 보입니다. ‘에이전트 지침 생성(Create agent instruction)’ 버튼을 클릭하면 PaperOffice가 에이전트를 위한 정확한 지침을 생성합니다. 가운데에서는 PaperOffice가 이해한 내용을 확인할 수 있습니다. 즉, 한 문장으로 요약된 작업, 인식된 규칙, 관련 필드입니다. 그 아래에는 지침이 이렇게 구성된 이유와 에이전트가 작업의 완료를 판단하는 방식이 나옵니다. 시간을 갖고 꼼꼼히 읽어 보시기 바랍니다. 의도와 다른 부분이 있으면 설명을 수정한 뒤 지침을 다시 생성합니다. 도구 흐름에서는 에이전트가 사용하는 도구가 표시됩니다. 에이전트는 문서를 읽고, 필요한 경우 필드를 변경합니다. 지침에 지정되지 않은 도구는 받지 않습니다. 오른쪽에는 에이전트가 명확하게 이해하도록 영어로 작성된 완성 지침이 표시됩니다. 모두 괜찮아 보이면 저장하고 테스트합니다.

제4장: 확실하게 테스트하기: 드라이런

드라이런으로 테스트합니다. 에이전트는 실제 문서에서 작동하지만 아무것도 변경하지 않습니다. 작은 송장의 POFID를 붙여 넣고 시작합니다. 드라이런이 성공했습니다. 에이전트는 금액 1,980유로가 임계값보다 낮다는 것을 확인했으며, 이 송장을 검토됨으로 표시하게 됩니다. 아래에서 각 단계를 확인할 수 있습니다. 먼저 문서를 읽었고, 그다음 변경 사항을 준비했습니다. 실제로 실행된 것은 아니며, 시뮬레이션일 뿐입니다. 테스트에 성공한 후에만 자동화를 켤 수 있습니다. 이렇게 하면 충분히 시험해 보지 않은 에이전트가 문서에 대해 실행되는 일은 없습니다.

제5장: 자동화 모드 활성화

그래서 자동화 모드를 켭니다. 이제부터 에이전트는 시작 이벤트에 자동으로 반응합니다. 또한 ‘실행 승인(Execution approval)’ 설정도 있습니다. 이 설정을 켜면 에이전트는 문서마다 모든 변경 전에 사람에게 확인을 요청합니다. 우리는 큰 금액의 송장에 대해서만 확인을 받고 싶으므로, 승인 조건을 설명에 포함했습니다.

제6장: 송장 두 건이 도착했습니다

이제 실제 테스트입니다. Veldtmann에서 새 송장 두 건이 들어옵니다. 하나는 2,350유로이고, 다른 하나는 12,825유로입니다. 먼저 AI-DMS 처리가 문서를 읽어 들이고, 그다음 에이전트가 송장마다 개별적으로 자동 시작됩니다. 빨리 감기로 넘겨 보겠습니다. ‘문서 상태(Document Status)’ 열에서 결과를 볼 수 있습니다. 작은 송장은 이미 검토됨으로 표시되었습니다. 큰 송장은 에이전트가 이 지점에서 멈추었기 때문에 아직 아무것도 표시되지 않습니다. ‘자동화(Automation)’ 열에도 이것이 나타납니다. ‘Workflow’ 옆의 모래시계는 승인을 기다리고 있다는 뜻입니다. ‘Human In The Loop Tasks’에는 이제 공급업체, 송장 번호, 금액과 함께 송장 승인이 대기 중입니다. 태스크에서는 왼쪽에 송장 자체가, 오른쪽에 세부 정보가 표시됩니다. 현재는 저희에게 할당되어 있습니다. 관리자 등 다른 사람이 결정해야 한다면 태스크를 전달하기만 하면 됩니다. 저희는 짧은 코멘트와 함께 승인합니다. 그러면 에이전트가 작업을 계속합니다. 이제 문서 목록을 다시 살펴보겠습니다. 큰 송장도 검토됨으로 표시되어 있습니다.

제7장: 실행 내역 확인하기

에이전트가 무엇을 했는지는 실행 내역에서 확인할 수 있습니다. 가장 빠른 방법은 해당 행의 메뉴를 이용하는 것입니다. 여기에서 이 에이전트의 실행 항목을 볼 수 있으며, 모두 완료되었고 각 항목에는 문서, 시작 이벤트, 소요 시간이 표시되어 있습니다. 세부 정보에는 에이전트가 무엇을 했는지 한 문장으로 나타납니다. 예: 승인 수신, 상태를 검토됨으로 설정. 그다음 전체 과정이 나옵니다. 먼저 0단계로 지침이 표시되고, 이어서 에이전트의 각 단계와 그 결과, 마지막으로 변경된 필드가 나옵니다. 이렇게 하면 나중에 모든 결정을 거슬러 추적할 수 있습니다.

제8장: 실무 팁

몇 가지 팁을 더 소개합니다. 설명은 새 동료에게 업무 절차를 알려 주듯이 작성하시기 바랍니다. 명확한 임계값, 관련 필드, 그리고 에이전트가 변경해도 되는 항목을 포함합니다. 필터를 사용하여 에이전트가 적용되는 문서의 범위를 정하시기 바랍니다. 수정한 설명은 모두 먼저 드라이런 모드에서 테스트합니다. 민감한 워크플로우에서는 실행 승인도 추가로 켜고, 처음 며칠 동안은 실행 내역을 정기적으로 확인하시기 바랍니다. 요약하면, 여러분은 Workflow Agent를 자신의 말로 설명합니다. 시작 이벤트를 선택하고, 필터로 적용할 문서를 정의합니다. 그러면 Prompt Studio에서 지침이 만들어지고, 드라이런에서 안전하게 테스트한 뒤에야 자동화를 켭니다. 사람이 결정해야 하는 지점에서는 에이전트가 멈추고 승인을 기다립니다. 다음 영상에서는 PaperOffice를 외부 세계와 연결합니다. 이메일 받은편지함, 저장소와 스캐너, 자체 NAS, API 키, 그리고 Claude나 ChatGPT와 같은 AI 어시스턴트를 다룹니다. 다음 시간에 PaperOffice AI 아카데미에서 뵙겠습니다.