찾기 및 정리: 모든 문서를 몇 초 만에 찾으십시오
네 곳을 한 번에 검색하고, 키워드를 추측하는 대신 질문하며, 번호, 금액 및 IBAN을 찾고, 필터, 가상 폴더, 문서 유형, 연결 및 버전으로 모든 것을 정리해 두십시오.
학습 내용
- 모든 곳을 한 번에 검색하고 문서 안의 검색 결과로 바로 이동하십시오
- 자신의 말로 질문하고 의미로 문서를 찾으십시오
- 필터링, 그룹화 및 보기 저장을 하고, AI가 제안하는 가상 폴더를 사용하십시오
- 관련 문서를 연결하고 날짜와 버전을 한눈에 파악하십시오
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질문으로 찾기
안녕하십니까. PaperOffice AI 아카데미에 오신 것을 환영합니다. 이 영상은 찾기와 정리를 다룹니다. 폴더 구조를 관리하지 않고도 모든 문서를 몇 초 만에 찾는 방법을 설명합니다. 먼저 결과를 보겠습니다. 간단히 질문합니다. Veldtmann이 보낸 송장은 어느 것입니까? PaperOffice는 질문을 이해하고 관련 문서를 찾아 답이 문서의 정확히 어디에 있는지 강조 표시합니다. 모든 것이 여전히 잘 정리되어 있습니다. AI가 직접 제안한 가상 폴더 안에 있고, 문서와 공급업체 사이의 연결도 있습니다. 진행 순서는 다음과 같습니다. 먼저 검색, 그다음 의미로 검색, 숫자와 금액, 필터와 그룹, 가상 폴더, 문서 유형, 연결, 마지막으로 타임라인과 버전입니다.
검색
검색은 화면 상단의 검색창에서 합니다. 왼쪽에서 에이전트 문의와 검색 사이를 전환할 수 있습니다. 여기서는 검색을 선택하고 이 Workspace에서 Veldtmann을 찾아보겠습니다. PaperOffice는 네 곳을 동시에 검색합니다. 파일 이름과 데이터 필드, 인식된 텍스트, 인식된 회사, 사람 및 금액, 그리고 의미입니다. 결과는 하나의 목록으로 나옵니다. 맨 위에는 가장 적합한 결과가 표시됩니다. 관련성 표시는 결과가 어디에서 왔는지, 그리고 검색어와 얼마나 잘 맞는지 보여 줍니다. 결과를 열면 미리보기가 검색어가 있는 위치로 이동하여 문서에서 그 부분을 강조합니다. 화살표를 사용하면 다음 검색 결과로 넘어가면서 모든 출현 위치를 살펴볼 수 있습니다. 한 번의 클릭으로 이 Workspace뿐 아니라 모든 Workspace에서 검색할 수 있습니다. 최근 검색어도 언제든지 바로 사용할 수 있습니다.
의미로 검색
문서에 어떤 단어가 나오는지 알 필요가 없습니다. 질문만 하면 됩니다. 예를 들어 자동으로 갱신되는 계약은 무엇이며, 해지 통지 기간은 얼마입니까? 표현이 완전히 달라도 관련 계약을 찾아냅니다. 관련성 표시는 이 결과가 의미에 기반한 일치임을 보여 줍니다. 요령은 이렇습니다. 키워드 한두 개는 PaperOffice가 글자 그대로 매우 빠르게 검색합니다. 완전한 문장과 질문은 그 의미를 이해하여 검색합니다. 의미 검색은 레벨이 AI-DMS Premium 이상인 Workspace에서 사용할 수 있습니다. 레벨은 Workspace마다 개별적으로 선택합니다.
숫자와 금액
숫자는 직접 찾을 수 있습니다. 송장 번호, 구매 주문 번호, 납품서 번호를 문서에 적힌 그대로 입력하면 됩니다. PaperOffice는 구분자와 통화가 함께 있는 값을 금액으로 인식합니다. 그래서 18,500유로가 걸린 절차와 관련된 모든 문서, 즉 주문서, 송장, 결제 기록을 바로 찾을 수 있습니다. 그리고 IBAN을 공백 없이 입력하면 이 은행 계좌 번호가 들어 있는 모든 문서가 나타납니다. 공급업체가 갑자기 새 계좌 정보를 보내왔을 때 특히 편리합니다.
필터와 그룹
필터는 목록을 좁혀 줍니다. 여기서는 최근 30일 안에 추가된 송장만 표시합니다. 더 빠른 방법도 있습니다. 목록에서 문서 유형이나 키워드 같은 값을 클릭하면 목록이 그에 맞게 필터링됩니다. 그룹화는 목록을 다시 정렬합니다. 예를 들어 발신자별로 묶으면 어떤 문서가 어느 공급업체에서 왔는지 한눈에 볼 수 있습니다. 자주 필요한 조합은 보기로 저장할 수 있습니다. 그리고 한 번의 클릭으로 모든 필터를 초기화할 수 있습니다.
가상 폴더
폴더 중심으로 생각하는 것을 선호한다면 폴더 보기를 켤 수 있습니다. 폴더를 직접 만들 필요는 없습니다. 처리하는 동안 AI가 각 문서에 맞는 저장 경로를 제안하고, 이를 기존 구조에 통합합니다. 문서에서는 제안된 내용을 저장 경로 아래에서 볼 수 있습니다. 예를 들어 연간 재무제표용 폴더처럼 경로를 추가할 수도 있습니다. 좋은 점은 폴더가 가상이라는 것입니다. 문서를 복제하지 않고도 하나의 문서가 여러 폴더에 동시에 들어갈 수 있습니다.
문서 유형
AI는 문서 유형을 자동으로 식별합니다. 송장, 납품서, 계약서 등 여러 유형이 있습니다. 목록은 문서 유형 아래에서 볼 수 있습니다. 필요한 유형이 없으면 새로 만드십시오. 예를 들어 유지 보수 보고서를 만들 수 있습니다. 짧은 지침으로 AI에게 이 유형을 어떻게 인식해야 하는지 설명하십시오. 분류에 사용하는 유형이 활성 상태이면 AI가 이후 새 문서를 자동으로 할당합니다. 이 유형의 데이터를 어떤 에이전트가 읽는지는 IDP Agents 영상에서 보여 드리겠습니다.
연결
모든 문서는 누구와 거래하는지 알고 있습니다. 연결 아래에서 AI가 편지지 헤더로부터 인식한 비즈니스 파트너를 찾을 수 있습니다. 문서를 끌어다 놓아 서로 연결할 수 있습니다. 예를 들어 납품서를 송장 위로 끌어다 놓고 연결 유형으로 ‘소속’을 선택하십시오. 이후에는 한 문서에서 다른 문서로 즉시 이동할 수 있습니다. 그리고 조직 아래에서는 각 공급업체를 모든 Workspace에 걸친 모든 문서와 함께 볼 수 있습니다.
타임라인과 버전
타임라인은 문서를 날짜별로 정리합니다. 예를 들어 만기일 기준으로 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 이번 달에 다가오는 일을 확인할 수 있습니다. 계약이 변경되면 그 수정 내용을 새 버전으로 업로드하십시오. 문서는 그대로 남고 모든 연결도 온전히 유지되며, 이전 버전도 보존됩니다. 버전 비교는 두 버전이 얼마나 비슷한지, 어느 페이지가 바뀌었는지 보여 주고, 변경 사항을 몇 문장으로 요약합니다. 그리고 이전 버전이 실제로 맞았던 것이라면 새 버전으로 복원할 수 있습니다. 아무것도 잃지 않습니다.
요약
지금까지 찾기와 정리를 살펴보았습니다. 모든 것을 검색하고, 키워드 대신 질문하고, 필터와 그룹을 쓰고, 가상 폴더, 사용자 지정 문서 유형, 연결, 타임라인과 버전을 활용하는 방법입니다. 다음 에피소드에서는 IDP Agents와, 브라우저와 전화를 통해 문서를 안전하게 공유하는 방법을 다룹니다. 다음 시간까지 PaperOffice AI 아카데미에서 뵙겠습니다.
