Workspaces 생성: 표준, Business, 컴플라이언스

시작해 보겠습니다. Workspaces 개요에서 ‘새로운 Workspace 생성’을 클릭합니다. Workspace은 회사, 프로젝트 또는 클라이언트와 같은 전용 파일 캐비닛과 같습니다. 저는 이를 ‘Northstar Industrial’이라고 명명하고 유형으로 ‘회사’를 선택합니다. 처리 언어는 영어로 설정됩니다. AI는 나중에 요약, 이름 및 필드에 이 언어를 사용합니다. 저장 위치로는 PaperOffice EU 데이터센터 또는 자체 저장소(BYOS, Bring Your Own Storage의 약자) 중 선택할 수 있습니다. 파일은 사전에 Connectors 아래에서 설정한 자체 서버 또는 NAS에 보관됩니다. 중요: 저장 위치는 생성 후 변경할 수 없습니다. Workspace 유형 탭에서는 보호 및 증거 관련 사항이 다뤄집니다. 세 가지 등급이 있습니다. 표준은 진입 수준으로, 저장 및 검색 기능을 제공합니다. Business은 일상적인 업무를 위한 것으로, 공유, 보호 및 복원을 지원합니다. 이것이 저희의 권장 사항이며, 외부와 공유할 수 있는 것은 오직 Business Workspaces만 가능합니다. 컴플라이언스는 증거 및 감사 준비를 위한 최고 등급으로, 엄격한 보존 요구사항 등에 적합합니다. 컴플라이언스는 추가 비용이 발생하며 자체 저장을 지원하지 않고 외부와 공유할 수 없습니다. 업그레이드는 언제든지 가능하지만, 다운그레이드는 불가능합니다. AI-DMS 탭에서는 AI가 문서를 얼마나 심층적으로 이해할지 정의합니다. AI 없이 저장만 하는 옵션은 순수 아카이빙에 적합하며, 나중에 파일을 처리할 수 있습니다. Basic는 아카이브를 검색 가능하게 만듭니다: 텍스트 인식, 분류 및 키워드 기능입니다. Premium는 의미 기반 검색, 비즈니스 필드 및 관계 기능을 갖춘 비즈니스 문서를 위한 최적의 기본 설정입니다. Ultra은 최대치를 추출합니다: 표, 양식 및 이미지가 읽히고 문서가 연결되며, 모든 문서에 보안 검사가 수행됩니다. 데모를 위해 저는 Ultra을 사용합니다. 문서 유형에서는 ‘자동 인식’을 선택합니다. AI는 각 문서를 송장, 납품서 또는 계약서와 같은 올바른 유형으로 할당합니다. 접근 보호에서는 Workspace에 비밀번호, SMS 코드 또는 4의 눈 원칙(검증 절차)을 추가로 적용하여 보안할 수 있습니다. 데모에서는 이를 건너뛰겠습니다. 그리고 공유 기능에서는 나중에 Workspace을 외부와 공유할 수 있습니다: 브라우저에서 접근할 수 있도록 이메일로 공유하거나, 전화로 공유할 수 있습니다. 이에 대해서는 곧 자세히 보여드리겠습니다. 저장하고 요약을 확인한 후 Workspace을 생성합니다.