Vai trò của việc quản lý phiên bản trong hệ thống quản lý tài liệu DMS là gì?
Các chức năng thuộc lĩnh vực quản lý phiên bản đóng vai trò quan trọng đối với nhiều người dùng phần mềm DMS. Tìm hiểu thêm về những lợi ích tại đây.
Thuật ngữ 'quản lý phiên bản' không còn xa lạ trong hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Nhu cầu sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu có kiểm soát phiên bản tuân thủ GoBD và lưu trữ phiên bản an toàn, minh bạch ngày càng trở nên rõ ràng.
Bởi vì ai mà chẳng từng gặp trường hợp này? Một hợp đồng được xử lý nhiều lần - thay đổi ở đây, thêm nhận xét ở kia, so sánh vị trí, tổng thể thay đổi và cuối cùng đạt được sự thống nhất. Mỗi thay đổi riêng lẻ đều được lưu cục bộ trên máy tính để sao lưu và gửi đi để kiểm tra tiếp theo.
Bây giờ, nếu đồng nghiệp vắng mặt hoặc khách hàng gọi điện yêu cầu chỉnh sửa phiên bản 'XYZ' của tháng trước, mọi việc sẽ bị đình trệ.
Kết quả là sự hỗn loạn về phiên bản và dư thừa dữ liệu.
Đến thời điểm này, ít nhất cũng nên suy nghĩ về việc quản lý hoặc kiểm soát phiên bản tài liệu.
PaperOffice DMS có tính năng tự động lưu trữ phiên bản tài liệu và kiểm soát phiên bản toàn diện. Dù bạn có xóa trang, xoay trang hay che khuất các khu vực bằng PaperOffice, tất cả đều được lưu trữ theo tiêu chuẩn GoBD để đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho việc lưu trữ.
Lợi ích của phần mềm DMS
Hướng tiếp cận trung tâm của phần mềm DMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ví dụ, nó đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều làm việc với cùng một dữ liệu chính xác.
Ngoài ra, các khoảng trống phương tiện được tránh khỏi, do đó luồng thông tin liền mạch có thể xảy ra trong khuôn khổ của các quy trình làm việc.
Điều này cũng làm cho việc bảo trì dữ liệu kép trở nên lỗi thời, do đó tránh được các lỗi truyền dẫn, điều này lại có tác động tích cực đến chất lượng của dữ liệu được quản lý.
Nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), coi đây là một rào cản đối với an ninh dữ liệu và do đó ủng hộ việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, gọi tắt là DMS, như của PaperOffice.
Giải pháp
Nhờ vào DMS của PaperOffice và mô-đun tích hợp cho quản lý phiên bản VersionControl, bạn luôn có toàn quyền kiểm soát đối với tài liệu của mình và những thay đổi của chúng.
Định nghĩa về versioning là gì?
Nói ngắn gọn: versioning làm cho tất cả các thay đổi đối với tài liệu có thể truy vết.
Thuật ngữ versioning rất dễ giải thích: nhìn chung, đó là chức năng được sử dụng để ghi lại các thay đổi đối với tài liệu hoặc tệp tin.
Theo cách này, mọi thay đổi đối với tài liệu đều được nhận diện và lưu dưới dạng bản sao bóng như một phiên bản mới của tài liệu.
Với mỗi thay đổi đối với tài liệu, một phiên bản "mới hơn" của tài liệu được lưu trữ trong một kho lưu trữ tương ứng. Việc ghi nhật ký làm cho các thay đổi minh bạch và có thể truy vết mọi lúc.
Tại thời điểm này, người xem tiếp theo biết khi nào một tài liệu đã được thay đổi bởi biên tập viên nào. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về toàn bộ vòng đời của tài liệu.
Quản lý phiên bản có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.
Nhưng sự khác biệt là gì? Điều này và tất cả các phương pháp quản lý phiên bản mà PaperOffice DMS hỗ trợ được giải thích chi tiết trong Hướng dẫn Workshop của chúng tôi.
Có những loại quản lý phiên bản nào?
Quản lý phiên bản tự động
Với quản lý phiên bản tự động, PaperOffice độc lập nhận ra rằng một tài liệu đã được thay đổi. Điều này có thể được thực hiện với một tài liệu Word hoặc, nhờ vào mô-đun WorkBench tích hợp, với một tài liệu PDF.
Một bản sao hiện tại của tài liệu đã thay đổi sẽ tự động được tạo bởi PaperOffice sau khi xử lý và lưu trữ trong nhóm tài liệu "Tài liệu đang xử lý". Phiên bản chỉ được cập nhật khi bạn nhấp vào Dừng Chỉnh sửa.
Điều này đảm bảo rằng các tài liệu không thể bị ghi đè trên mạng. Vì cho đến khi bạn làm việc trên một tài liệu, nó vẫn nằm trong nhóm tài liệu đã đề cập.
Sau khi phiên bản "mới hơn" của tài liệu được kiểm tra vào, PaperOffice cập nhật hình ảnh xem trước và thực hiện lại nhận dạng văn bản của tài liệu. Phiên bản trước đó vẫn khả dụng và có thể truy cập.
Quản lý phiên bản thủ công
Quản lý phiên bản thủ công là lý tưởng khi các tài liệu được in ra và ký tay, sau đó phải được quét dưới dạng một phiên bản mới.
Trong phiên bản thủ công, quá trình đánh số phiên bản được kích hoạt thủ công bởi người dùng.
Mẹo
Trên chủ đề "Phiên bản chứng minh được và tuân thủ GoBD đối với việc lưu trữ tài liệu bằng hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice", có một video trên YouTube giải thích quá trình này một cách dễ hiểu:
PaperOffice sử dụng AI tích hợp để nhận biết rằng đây là một tài liệu đã tồn tại và đề xuất lưu trữ tài liệu vừa quét dưới dạng phiên bản của tài liệu hiện có. Hoặc, nếu tài liệu khác biệt về hình thức và không được AI nhận diện, nó có thể được lưu trữ thủ công dưới dạng phiên bản mới cho một tài liệu hiện có.
Lợi ích của việc sử dụng DMS để quản lý phiên bản
Lưu trữ thống nhất
Ngay khi tài liệu được lưu trữ trong PaperOffice, tính năng đánh số phiên bản tích hợp đảm bảo rằng nhiều bản sao không được lưu dưới dạng các tệp riêng biệt. Thay vào đó, các phiên bản khác nhau của một tài liệu nằm trong một tệp duy nhất.
Tuân thủ yêu cầu về an toàn chứng từ và sự phù hợp với GoBD
Việc đánh số phiên bản tài liệu đảm bảo tuân thủ yêu cầu về an toàn chứng từ và sự phù hợp với GoBD.
Để đảm bảo an toàn chứng từ, mọi chi tiết về thay đổi đối với tài liệu và tệp phải được theo dõi rõ ràng. Phải đảm bảo rằng chỉ có nhân viên được ủy quyền mới có thể thực hiện những thay đổi như vậy. Nhưng điều quan trọng không kém là biết sau nhiều năm ai đã thay đổi gì và khi nào.
Cấu trúc hóa tính đồng thời
PaperOffice không chỉ là một hệ thống quản lý tài liệu, mà còn đóng vai trò là một ứng dụng cộng tác toàn diện. Điều này không chỉ cung cấp các công cụ quy trình làm việc, con dấu và nhiệm vụ phong phú, mà còn giúp việc làm việc với tài liệu như một phần của quy trình trở nên dễ dàng hơn.
Nhờ kiểm soát phiên bản, mỗi người dùng đều biết khi nào và bằng cách nào một tài liệu đã được thay đổi và bởi ai. Nếu một người dùng chỉnh sửa tài liệu, nó sẽ bị khóa đối với những người dùng khác và việc chỉnh sửa đồng thời không thể thực hiện được.
Liên quan đến điểm cuối cùng, quy trình kiểm tra ra (check-out) và kiểm tra vào (check-in) điều phối việc cộng tác không phức tạp trên một tài liệu và quản lý quyền truy cập. Với chức năng check-out, người biên tập tạm thời khóa tài liệu.
Với bước check-in tiếp theo, người biên tập đầu tiên tạo ra tài liệu đã thay đổi dưới dạng một phiên bản mới. Khóa chỉnh sửa trước đó được dỡ bỏ.
Bảo mật và tuân thủ nhiều tiêu chuẩn pháp lý và quy định
Điều quan trọng nhất về việc kiểm soát phiên bản, tất nhiên, là đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý và khía cạnh tuân thủ ngày càng trở nên quan trọng. Bởi vì mọi thay đổi đối với tài liệu đều có thể truy vết - вплоть đến người dùng đã thực hiện thay đổi đó.
Lựa chọn phần mềm DMS phù hợp cho kiểm soát phiên bản
Tóm lại, rõ ràng là quản lý phiên bản được hỗ trợ bởi DMS mang lại nhiều lợi ích.
Điều tuyệt vời nhất về kiểm soát phiên bản là các công ty có thể tự động hóa việc tạo, sửa đổi và phân phối các tài liệu kinh doanh quan trọng.
Quản lý tài liệu của PaperOffice cho phép rất nhiều công ty đạt được sự an toàn trong kiểm toán. Điều quan trọng là có thể hiểu rõ tất cả các thay đổi đối với tài liệu kinh doanh một cách nhanh chóng và bất cứ lúc nào.
Bắt đầu dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Bạn vẫn lo lắng về việc không thành công? Hãy đọc các nghiên cứu trường hợp từ khách hàng của chúng tôi về việc tích hợp PaperOffice vào cuộc sống kinh doanh của bạn và tự mình chứng minh sự đơn giản hoặc đơn giản là đăng ký cài đặt thử nghiệm.
Văn phòng không giấy tờ phù hợp với ai?
Câu trả lời nhanh chóng và dễ dàng cho câu hỏi này là: dành cho mọi công ty. Tất cả các lĩnh vực và quy mô kinh doanh đều hưởng lợi từ văn phòng không giấy tờ, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và startup đến các công ty lớn. Tuy nhiên, việc chuyển đổi đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Việc giảm bớt nỗ lực xử lý và chi phí giải phóng ngân sách cần thiết cho các động lực tăng trưởng tiếp theo.
Tôi có thể sử dụng nhà cung cấp DMS dựa trên đám mây cho văn phòng không giấy tờ của mình không?
Không. Một yếu tố khác đã được mọi người nhắc đến nhiều nhất kể từ khi GDPR có hiệu lực vào năm 2018 là bảo vệ dữ liệu. Các giải pháp và phần mềm DMS được sử dụng để xử lý, quản lý và lưu trữ các tài liệu thường chứa dữ liệu nhạy cảm, cá nhân. Trong trường hợp vi phạm GDPR, nhà lập pháp quy định mức phạt cao.
-
Lợi ích biện minh cho nỗ lực và chi phí
Làm việc kỹ thuật số và đưa các tài liệu cũ vào kỷ nguyên mới sẽ là khoản đầu tư tốt nhất để tiết kiệm một lượng lớn thời gian, tiền bạc và căng thẳng trong tương lai. -
Bạn cần một người am hiểu
Bạn không cần chuyên gia IT riêng để tận hưởng tất cả những lợi ích của quá trình số hóa.
Điều bạn cần là một đối tác phù hợp bên cạnh, người nhờ vào kinh nghiệm của mình có thể triển khai chính xác những gì bạn cần. Tránh gây hoang mang và thay vì chọn các bài thuyết trình PowerPoint hoa mỹ chưa từng được kiểm chứng thực tế, hãy chọn các vị trí thử nghiệm. -
Phần cứng thường đã có sẵn
Kinh nghiệm cho thấy hầu hết mọi hoạt động, công ty và doanh nghiệp đều có một máy photocopy lớn không tận dụng hết tiềm năng của nó. Những thiết bị này thích quét hàng loạt, chịu được kẹp giấy và có thể là nền tảng cho bước khởi đầu kỹ thuật số mà không cần đầu tư máy quét. -
Rẻ hơn dự kiến với DMS phù hợp
Tránh các bẫy chi phí với hệ thống DMS/ECM nơi bạn phụ thuộc hoàn toàn vào nhà sản xuất. Không thỏa hiệp khi nói đến các tùy chọn quản lý của riêng bạn, chẳng hạn như tự dạy tài liệu và tự thực hiện cài đặt. Nếu cần hỗ trợ, nhà sản xuất sẽ sẵn lòng giúp đỡ, nhưng hãy giữ sự độc lập. -
Tự động hóa kỹ thuật số là tương lai
Các quy trình sẽ hoàn toàn giống nhau trong tương lai, nhưng được tự động hóa hoàn toàn.
Hóa đơn đến? Quy trình làm việc được kích hoạt và mọi thứ diễn ra theo cách đã định.
Tìm kiếm qua tất cả 1000 thư mục? Không vấn đề gì, vì bạn có Google của riêng mình!
