Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tăng hiệu quả hoạt động, giảm lỗi do con người thông qua việc nâng cao độ chính xác, giảm chi phí hiện tại, tối đa hóa không gian văn phòng, duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và cải thiện bảo mật dữ liệu.
Chúng tôi liệt kê các lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice cho bạn, cũng như cách bạn có thể đảm bảo giảm chi phí lên đến 92% nhờ việc sử dụng một hệ thống DMS.
Chúng tôi cũng giải thích biểu thức chính quy (regex) là gì và liệt kê các ví dụ ứng dụng REGEX cụ thể trong phần thứ hai của bài viết này.
Bạn sẽ học cách chúng có thể giúp bạn trích xuất dữ liệu cần thiết từ tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả và không cần nhập liệu thủ công.
Kỹ thuật ba chữ cái kỳ diệu - OCR
OCR thực sự có nghĩa là gì và nó được sử dụng để làm gì?
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) hiện nay được sử dụng rộng rãi để trích xuất thông tin từ nhiều loại tài liệu khác nhau, chẳng hạn như hóa đơn, nhằm số hóa các tài liệu giấy vật lý và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu.
Việc sử dụng nhận dạng văn bản OCR mang lại lợi thế lớn cho các công ty vì nó có thể giúp tự động hóa quá trình xử lý tài liệu, một quy trình đóng vai trò quan trọng trong mọi ngành nghề.
OCR, viết tắt của Optical Character Recognition (Nhận dạng ký tự quang học), cho phép phần mềm nhận diện và trích xuất văn bản từ một hình ảnh kỹ thuật số. Nó rất cần thiết để đọc và phân tích các tài liệu đã quét, ví dụ.
Mặc dù OCR hóa đơn rất tiện lợi khi các doanh nghiệp xử lý hàng loạt hóa đơn mỗi ngày, nhưng chỉ riêng máy quét OCR hóa đơn là không đủ để cung cấp kết quả chính xác.
Một hệ thống quản lý tài liệu nên được sử dụng cho việc này, hệ thống này đã có sẵn chức năng OCR mở rộng như một tiêu chuẩn, chẳng hạn như PaperOffice DMS.
PaperOffice thực hiện nhận dạng văn bản OCR cho từng tài liệu, lập chỉ mục toàn bộ nội dung văn bản và nhờ công cụ tìm kiếm nâng cao tích hợp, cung cấp cho bạn có lẽ là công cụ tìm kiếm DMS mạnh mẽ nhất thế giới.Không cần bất kỳ công việc nào!
Lợi ích của số hóa
Hầu hết mọi người đã từng tìm hiểu về chủ đề giảm chi phí trong doanh nghiệp chắc chắn đã làm quen với thuật ngữ kỹ thuật "số hóa".
Thông thường, tất cả hóa đơn của công ty được lưu trữ tại một nơi. Việc xử lý tài liệu chỉ bắt đầu sau vài ngày. Số hóa thủ công bao gồm việc tìm kiếm thông tin liên quan, nhập vào bảng tính, kiểm tra tính chính xác của các mục nhập, trước khi chuyển sang mục tiếp theo, cho đến khi cuối cùng bạn đã số hóa hàng chồng hóa đơn và các tài liệu khác.
Bạn thậm chí có thể cần thực hiện thêm một bước để tải bảng tính lên các hệ thống khác nhau cho mục đích vận hành hoặc kế toán.
Nghe thật đáng sợ, phải không?
Với một hệ thống quản lý tài liệu đã có sẵn nhận dạng văn bản tự động, bạn có thể giảm quy trình từ hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày chỉ còn vài phút.
Sau khi thiết lập mẫu và các trường dữ liệu cụ thể mong muốn, thông tin được trích xuất từ từng tài liệu hoặc lô tài liệu.
Thông tin tài liệu chi tiết được lưu trữ tương ứng, tài liệu được gắn thẻ và nhờ vào thông tin đã đọc, có thể tự động liên kết với một liên hệ đã lưu nếu cần.
Tất cả những gì bạn cần làm là số hóa các tệp bằng cách quét chúng hoặc gửi chúng cho bạn dưới dạng kỹ thuật số ngay từ đầu, chẳng hạn qua email, và lưu trữ chúng trong PaperOffice.
Hệ thống quản lý tài liệu sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn.
Mẹo
Nhân tiện, có một bài viết đặc biệt về chủ đề "10 lợi ích quan trọng nhất của việc số hóa tài liệu giấy":
Giảm lỗi của con người với độ chính xác cao hơn
Việc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu thủ công, ví dụ, có thể khá tẻ nhạt và làm giảm chất lượng dữ liệu của bạn khi nhân viên trở nên mệt mỏi hoặc mất tập trung và tất cả các con số và từ ngữ bị quên hoặc trộn lẫn.
Ngoài ra, yếu tố "quyền truy cập và quyền người dùng" cũng đại diện cho một nhóm hạn chế, vì không phải tất cả nhân viên trong công ty của bạn đều có quyền xem dữ liệu và thông tin của công ty.
Đối với một phần mềm bao gồm nhận dạng văn bản tự động, việc duy trì sự tập trung không bao giờ là khó khăn và nó có thể nhận diện văn bản, thấy dữ liệu nhạy cảm, trích xuất chúng và tổ chức các đầu ra với độ chính xác cao mà không "rò rỉ" bí mật công ty.
Đặc biệt trong những thời điểm khó khăn này, việc tất cả các công ty tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cách làm cho nó không giấy tờ. Thiết lập chuyển đổi số và đảm bảo rằng nhân viên cũng có thể làm việc linh hoạt từ nhà tại văn phòng gia đình. Cuối cùng, công ty phải bắt kịp với kỷ nguyên số và hiện thực hóa con đường đến văn phòng không giấy tờ.
Giảm chi phí và tối đa hóa không gian văn phòng
Việc nhập liệu thủ công có thể rất tốn nhiều công sức và càng có nhiều hóa đơn cần xử lý, chi phí nhân sự càng cao. Ngoài ra, có thể phát sinh một số chi phí bổ sung liên quan đến sai sót dữ liệu do lỗi con người.
Thông qua xử lý tự động và đọc dữ liệu bằng trí tuệ nhân tạo (AI), một hệ thống quản lý tài liệu như PaperOffice DMS có thể giúp bạn giảm thiểu những chi phí này và đồng thời giải phóng không gian văn phòng, vì bạn không cần thuê thêm nhân viên để số hóa thủ công các hóa đơn hoặc lưu trữ đống hóa đơn trong văn phòng của mình.
Duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và cải thiện bảo mật dữ liệu.
Mặc dù cả tệp kỹ thuật số và tài liệu giấy vật lý đều có thể bị mất hoặc hư hỏng do các mối nguy hiểm về vật lý, môi trường hoặc công nghệ, nhưng hầu hết các tổ chức vẫn lãng phí thời gian lưu trữ mọi thứ trong kho lưu trữ vật lý và sử dụng bộ nhớ cục bộ hoặc đám mây cho hồ sơ kỹ thuật số.
Mẹo
Bên cạnh đó, có một bài viết đặc biệt về chủ đề lưu trữ trên đám mây và lý do tại sao chúng tôi không khuyến nghị phương pháp lưu trữ này:
Nhờ PaperOffice, tất cả tài liệu của bạn được lưu trữ trực tiếp trên máy chủ cơ sở dữ liệu của chính máy chủ của bạn, mang lại cho bạn quyền kiểm soát toàn diện và không hạn chế đối với mọi dữ liệu. Bạn không cần phải thiết lập máy chủ, vì PaperOffice sẽ lo liệu tất cả các bước khác sau khi cài đặt.
Hoặc sử dụng NAS Synology hoặc QNAP của bạn và quản lý tất cả hóa đơn của mình trên thiết bị NAS riêng! Chúng tôi liệt kê 7 biện pháp để tận dụng tối đa NAS Synology của bạntại đây để tìm hiểu thêm.
Bảo mật phiên bản phải được đảm bảo
Ngoài ra, bảo mật dữ liệu và quản lý truy cập trở nên dễ dàng hơn ngay khi hóa đơn được số hóa bằng PaperOffice, vì dữ liệu được mã hóa an toàn cao và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của bạn theo cách tuân thủ kiểm toán, chỉ có bạn mới có thể truy cập.
PaperOffice tự động tạo phiên bản cho mọi tài liệu đã thay đổi, tạo bản sao bóng và lưu trữ riêng biệt để bạn luôn có thể mở lại phiên bản mong muốn.
Chúng tôi mô tả cách bạn có thể đảm bảo việc quản lý phiên bản và lưu trữ tài liệu tuân thủ kiểm toán.
Mẹo
Trên chủ đề "Quản lý phiên bản tuân thủ kiểm toán và GoBD với hệ thống quản lý tài liệu PaperOffice" cũng có một video trên YouTube, giải thích quy trình này một cách dễ hiểu:
Những thách thức khi số hóa tài liệu bằng OCR là gì?
Khi trích xuất dữ liệu bằng công nghệ nhận dạng văn bản OCR, có một số thách thức cần được xem xét. Bố cục hóa đơn khác biệt đáng kể vì mỗi công ty đều có định dạng riêng.
Để đảm bảo hóa đơn của bạn được đọc chính xác, PaperOffice đã tích hợp tính năng nhận diện tài liệu tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) gọi là PIA.
PIA sử dụng các thuật toán đặc biệt và công nghệ nhận dạng tiên tiến.
PIA có một từ điển tích hợp rộng lớn, tự động nhận diện các thuật ngữ bị nhận dạng sai, so sánh chúng và thay thế bằng các thuật ngữ chính xác. Bạn luôn có thể yên tâm rằng văn bản được nhận diện cho tài liệu của mình là chính xác.
Đọc thông tin tài liệu liên quan
Nội dung tài liệu liên quan như ngày tháng, số tiền, loại tài liệu, từ khóa và dữ liệu tài liệu được nhận diện thông minh, trích xuất và sử dụng để lập chỉ mục. Ngoài ra, các thông tin tài liệu liên quan như tổng tiền ròng, tổng tiền gross, tỷ lệ thuế VAT và đơn vị tiền tệ của tài liệu cũng được tìm kiếm và trích xuất. Việc nhận diện dữ liệu thông minh này hoàn toàn tự động với PaperOffice.
Rất tiếc, trong quá trình quét tài liệu giấy, có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh, chẳng hạn như: căn chỉnh, nếp gấp, kích thước phông chữ, độ sáng, văn bản viết tay và nhiều hơn nữa. Điều này làm giảm chất lượng của việc nhận dạng văn bản và dữ liệu được đọc. Điều này có nghĩa là các mẫu tài liệu đã được huấn luyện trước đó có thể không được nhận dạng hoặc nội dung tài liệu không được lưu trữ chính xác.
Đây là lúc biểu thức chính quy phát huy tác dụng.
Biểu thức chính quy (regex) là một cách tuyệt vời để tìm kiếm các giá trị chính xác trong văn bản.
Chúng tôi giải thích chi tiết cách bạn có thể sử dụng biểu thức chính quy thông qua các ví dụ cụ thể trong phần thứ hai của bài viết.
Bắt đầu dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Bạn vẫn lo lắng về việc không thành công? Hãy đọc các nghiên cứu trường hợp từ khách hàng của chúng tôi về việc tích hợp PaperOffice vào cuộc sống kinh doanh của họ và tự mình chứng minh sự đơn giản hoặc đơn giản là đăng ký cài đặt thử nghiệm.
Văn phòng không giấy tờ phù hợp với ai?
Câu trả lời nhanh chóng và dễ dàng cho câu hỏi này là: dành cho mọi công ty. Tất cả các lĩnh vực kinh doanh và quy mô đều được hưởng lợi từ văn phòng không giấy tờ, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và startup đến các công ty lớn. Tuy nhiên, việc chuyển đổi đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Việc giảm thiểu nỗ lực xử lý và chi phí giải phóng ngân sách cần thiết cho các động lực tăng trưởng tiếp theo.
Tôi có thể sử dụng nhà cung cấp DMS dựa trên đám mây cho văn phòng không giấy tờ của mình không?
Không. Một yếu tố khác đã được mọi người nhắc đến nhiều nhất kể từ khi GDPR có hiệu lực vào năm 2018 là bảo vệ dữ liệu. Các giải pháp DMS và phần mềm DMS được sử dụng để xử lý, quản lý và lưu trữ các tài liệu thường chứa dữ liệu nhạy cảm, cá nhân. Trong trường hợp vi phạm GDPR, nhà lập pháp quy định mức phạt cao.
-
Lợi ích biện minh cho nỗ lực và chi phí
Làm việc kỹ thuật số và đưa những tài liệu cũ vào kỷ nguyên mới sẽ là khoản đầu tư tốt nhất để tiết kiệm một lượng thời gian, tiền bạc và sự căng thẳng đáng kể trong tương lai. -
Bạn cần một người am hiểu
Bạn không cần chuyên gia IT riêng để tận hưởng tất cả những lợi ích của quá trình số hóa.
Điều bạn cần là một đối tác phù hợp bên cạnh, người nhờ vào kinh nghiệm của mình có thể triển khai chính xác những gì bạn cần. Tránh gây hoang mang và thay vì chọn các bài thuyết trình PowerPoint hoa mỹ chưa từng được kiểm chứng thực tế, hãy chọn các vị trí thử nghiệm. -
Phần cứng thường đã có sẵn
Kinh nghiệm cho thấy hầu hết mọi hoạt động, công ty và doanh nghiệp đều có một máy photocopy lớn không tận dụng hết tiềm năng của nó. Những thiết bị này thích quét hàng loạt, chịu được kẹp giấy và có thể là nền tảng cho khởi đầu kỹ thuật số mà không cần đầu tư máy quét. -
Rẻ hơn dự kiến với DMS phù hợp
Tránh các bẫy chi phí với các hệ thống DMS/ECM, nơi bạn hoàn toàn phụ thuộc vào nhà sản xuất. Không thỏa hiệp về khả năng tự quản lý của bạn, chẳng hạn như tự dạy tài liệu và tự cấu hình cài đặt. Nếu cần hỗ trợ, nhà sản xuất sẽ sẵn lòng giúp đỡ, nhưng hãy giữ vững tính độc lập. -
Tự động hóa kỹ thuật số là tương lai
Các quy trình trong tương lai sẽ hoàn toàn giống nhau, nhưng được tự động hóa hoàn toàn.
Hóa đơn đến? Quy trình làm việc sẽ được kích hoạt và mọi thứ diễn ra theo đúng lộ trình đã định.
Tìm kiếm qua tất cả 1000 thư mục? Không vấn đề gì, vì bạn có Google của riêng mình!
