Việc số hóa giờ đây là một khía cạnh quan trọng đối với mọi người.
Trong hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ tìm thấy nhiều báo cáo về cách thức số hóa diễn ra xung quanh các công ty và những lợi ích mà điều này mang lại cho bạn.
Nhưng hầu như mỗi câu hỏi thứ 3 từ khách hàng của chúng tôi đều liên quan đến việc triển khai kỹ thuật số trong xử lý hóa đơn. Vì vậy, chúng tôi đã quyết định xem xét kỹ hơn về chủ đề này.
Trong bài viết hiện tại, chúng tôi đi sâu hơn vào thông tin về xử lý hóa đơn kỹ thuật số. Những lợi ích của việc số hóa hóa đơn. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách triển khai mọi thứ và mô tả tác động của một quá trình triển khai thành công.
Trước khi chuyển sang phần triển khai thực tế, hãy cùng trả lời câu hỏi:
Tại sao cần phải số hóa hóa đơn và tài liệu trong các công ty?
Đây là một câu hỏi mà ngày càng nhiều công ty đang đặt ra: "Tôi có thực sự phải số hóa kế toán của mình không?" Câu trả lời là có, bạn bắt buộc phải làm. Một phần vì luật pháp yêu cầu điều đó. Ngày càng nhiều công ty đối mặt với việc phải tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ.
Các quy định pháp lý yêu cầu gì?
Các quy định pháp lý yêu cầu tuân thủ các yêu cầu về việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tất cả các tài liệu đầu vào liên quan đến kiểm tra.
Trong bài viết hiện tại, chúng tôi trình bày một vài ví dụ thực tế về cách bạn có thể dễ dàng giải quyết quá trình số hóa nhờ PaperOffice DMS. Nhưng trước hết, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích chung của việc xử lý hóa đơn kỹ thuật số.
Những lợi ích của quá trình số hóa là gì?
Trong thế giới hiện đại với mô hình làm việc từ xa và các phương tiện kỹ thuật số, vẫn còn phổ biến thấy các hóa đơn giấy chất đống trên kệ và bàn làm việc.
Lý do chính khiến mọi người vẫn sử dụng giấy là nhân viên gặp khó khăn trong việc chấp nhận hoặc bắt đầu quá trình số hóa. Điều này nằm ở thách thức của việc thay đổi thói quen và áp dụng công nghệ số.
Sao chép tài liệu vật lý dù đã số hóa
Nhiều người thích giữ lại bản sao vật lý của các tài liệu họ làm việc. Nhưng quá trình xử lý giấy đã được rèn luyện trong nhiều năm cũng đóng một vai trò quan trọng ở đây.
Về chủ đề chuyển đổi không giấy tờ chúng tôi đã viết một bài chi tiết. Ở đây, chúng tôi tập trung cụ thể vào chủ đề kế toán kỹ thuật số.
Việc nhập hóa đơn thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn chi phí cao. Làm đúng cách có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc.
Các lợi ích chính bao gồm:
-
Bạn có thể tìm thấy bất kỳ hóa đơn nào trong vài giây / tiết kiệm thời gian
Nhờ vào việc số hóa tài liệu của bạn, bạn có thể tìm thấy tất cả các hóa đơn được lưu trữ trong PaperOffice chỉ trong vài giây. Bạn không còn phải vất vả lật qua những tập hồ sơ dày cộm nữa. Bằng cách số hóa tất cả các hóa đơn trong công ty của bạn, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột để tìm thấy chúng trong hệ thống.
Điều này cũng dẫn chúng ta đến điểm thứ hai: -
Bạn được hưởng lợi từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc / tiết kiệm giấy tờ
Bạn không còn cần không gian cho các hồ sơ vật lý nữa. Từ giờ trở đi, bạn có thể lưu trữ hóa đơn của mình trong PaperOffice. Việc giảm tiêu thụ giấy tờ giúp văn phòng sạch sẽ và gọn gàng hơn. - Đơn giản hóa quy trình kế toán / Ví dụ với các luồng công việc (workflows)
Bằng cách quản lý hóa đơn của bạn một cách kỹ thuật số, bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Cũng như chi phí cho việc tạo lập, giao nhận và xử lý. Không cần tạo bản sao cho các nhiệm vụ nâng cao, luồng công việc và chuyển tiếp. Mọi thứ đều chạy kỹ thuật số, minh bạch và dễ hiểu.
Nhờ vào việc số hóa hóa đơn của bạn, bạn sẽ không còn bỏ lỡ các hạn chót chiết khấu quý giá nữa. -
Đặt quyền truy cập cho nút nhấn
Quyền truy cập cá nhân đối với từng tài liệu và thư mục cụ thể đảm bảo tính bảo mật rõ ràng. Bạn có thể cấp quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc toàn bộ phòng ban, chẳng hạn như phòng kế toán. -
Tự động phát hiện liên hệ
PaperOffice nhận dạng dữ liệu địa chỉ trong nội dung tài liệu một cách thông minh. Sau đó, liên kết tài liệu với danh bạ hiện có của bạn một cách logic. Điều này cho phép, chẳng hạn như, hiển thị tất cả các tài liệu cho một liên hệ cụ thể chỉ với vài cú nhấp chuột. - Gán từ khóa tự động
PaperOffice hỗ trợ bạn với khả năng nhận dạng và gán từ khóa thông minh bằng AI. Theo cách này, hóa đơn được tìm kiếm để lấy dữ liệu tài liệu quan trọng nhất.
KI PIA đọc dữ liệu ra khỏi tài liệu một cách thông minh. Sau đó, lưu trữ tài liệu với đầy đủ các từ khóa. Nếu cần, với bài kiểm tra của bạn hoặc tự động trong nền. -
Chức năng nhúng / xuất dữ liệu cho cố vấn thuế
Bạn có thể dễ dàng chuyển giao hóa đơn của mình. Với phân bổ tài khoản và gán từ khóa. Nhờ tìm kiếm nâng cao, bạn có mọi thứ cần thiết để xuất dữ liệu. Ví dụ như tất cả các hóa đơn từ tháng trước.
Bao gồm cấu trúc thư mục, tệp PDF, tệp Excel với tất cả thông tin. Kết quả là, kế toán viên hoặc kiểm toán viên của bạn có thể dễ dàng nhập tài liệu. -
Tùy chọn chỉnh sửa nhanh
Kế toán có thể được thực hiện nhanh chóng trong tương lai. Không chỉ tìm thấy tất cả các tài liệu ngay lập tức, bạn còn có thể chỉnh sửa/phân loại chúng trực tiếp, ví dụ. Tất cả các yêu cầu pháp lý đều được đáp ứng nhờ lưu trữ an toàn để kiểm toán. Việc kiểm tra và phê duyệt do đó trở nên dễ dàng như chơi.
Việc số hóa hóa đơn là không thể tránh khỏi vì nhiều lý do. Nhiều công ty cũng đã tin rằng việc số hóa hóa đơn là tương lai. Điều này cũng cần được chấp nhận ngày nay và ngay bây giờ.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn sợ rằng bước đi này sẽ liên quan đến một dự án kéo dài. Sẽ khó khăn, tốn kém, rủi ro và gây mất ổn định. Tin tốt là cuối cùng, nhờ PaperOffice, điều này không còn đúng nữa!
Cần lưu ý những gì trước khi số hóa hóa đơn?
Trước hết, điều quan trọng là không nhầm lẫn hoặc giảm thiểu việc số hóa chỉ là quét các hóa đơn đến. Để chúng có thể dễ dàng và nhanh chóng đi vào quy trình công việc để xác nhận, thanh toán và lưu trữ. Số hóa còn nhiều hơn thế nữa.
Lợi ích của nhận dạng văn bản OCR: Nhờ nhận dạng văn bản OCR, nhiều thứ có thể được tự động hóa. Ví dụ với trí tuệ nhân tạo (AI). Theo cách này, các chức năng học hỏi đang trở nên mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn, cùng với các thuật toán phát hiện ngày càng chính xác.
Các mục xuất hiện trên hóa đơn có thể được xác định và trích xuất ngay lập tức từ tài liệu. Tài liệu được lưu trữ và có thể được cung cấp cho hệ thống kế toán hoặc ERP.
Ví dụ, với việc số hóa, nhà cung cấp dịch vụ tài chính hưởng lợi từ thông tin đáng tin cậy theo thời gian thực khi hóa đơn được nhận.
Chúng ta đang đi đến câu hỏi thực sự của bài viết này:
Tôi triển khai xử lý hóa đơn như thế nào?
Nếu bạn quản lý hóa đơn của mình với PaperOffice, việc xử lý hóa đơn đến hoàn toàn là điện tử. Bạn sẽ nhận được hóa đơn đến dưới dạng kỹ thuật số, tức là qua email hoặc bằng cách quét nó. Điều này không tạo ra sự khác biệt nào.
Số hóa hóa đơn đến với DropMail, như thế nào?
Nếu bạn đã nhận hóa đơn đến của mình ở định dạng kỹ thuật số, chúng tôi khuyên dùng mô-đun DropMail tích hợp trong PaperOffice. Điều này cho phép bạn tạo một địa chỉ email DropMail cá nhân trong PaperOffice. Bạn chỉ cần gửi hóa đơn đến đó.
Tất cả hóa đơn được gửi đến địa chỉ DropMail của bạn dưới dạng tệp đính kèm email sẽ tự động được lưu trữ trong PaperOffice. Với các quy tắc lưu trữ có thể xác định và không cần thao tác thủ công.
Mẹo
Trên trangchủ đề "DropMail - Tự động lưu trữ tài liệu qua email khi bạn di chuyển"cũng có một video trên YouTube giải thích quy trình này một cách đơn giản và dễ hiểu:
PaperOffice nhận diện hóa đơn và trích xuất các dữ liệu liên quan. Phần mềm sau đó lưu hóa đơn vào thư mục phù hợp. Nhờ trí tuệ nhân tạo thông minh, các quy trình phê duyệt, nhiệm vụ và luồng công việc bổ sung có thể được kích hoạt tùy chọn.
Tất cả nhân viên liên quan đến quy trình đều được thông báo. Luồng công việc hóa đơn diễn ra tự động.
Quy trình xử lý hóa đơn kỹ thuật số từng bước:
Nhận hóa đơn
Chỉ cần tạo địa chỉ mong muốn của bạn theo định dạng "[email protected]", chỉ định mặt nạ lưu trữ hoặc kích hoạt PIA và xong!
Xử lý hóa đơn điện tử
PaperOffice tự động chụp lại hóa đơn và bắt đầu xử lý
Các quy tắc lưu trữ được xác định sẽ được thực thi. Việc lưu trữ tuân thủ quy định diễn ra tự động trong nền theo kế hoạch.
Bạn có thể kiểm tra hóa đơn, phê duyệt và chạy các quy trình làm việc.
Tiếp tục
Xuất hóa đơn sang cố vấn thuế hoặc các hệ thống bên thứ ba với thông tin liên quan.
Tương lai của việc số hóa hóa đơn sẽ như thế nào? Hành trình này đang đi về đâu?
Trước hết, việc số hóa hóa đơn mang lại sự tăng năng suất đáng kể và ngay lập tức. Số hóa không chỉ giải phóng nhân viên khỏi một nhiệm vụ vận hành tốn thời gian và dày đặc. Ngoài ra, các vấn đề về chậm trễ và tranh chấp do lỗi thủ công sẽ được giải quyết.
Chi phí nội tại cho việc lưu trữ, tìm kiếm và mất mát các tài liệu giấy quan trọng giảm mạnh. Thêm vào đó là việc tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình xác thực và kiểm soát trong toàn bộ quy trình phải trả.
Từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán, nhân lên những lợi ích này thêm nhiều lần nữa.
Những lợi ích là gì?
Nhìn chung, thời gian chu kỳ xử lý tài liệu có thể được giảm bởi 5. Chi phí hành chính bởi 80%.
Với những con số này, bạn ngay lập tức hiểu được sự cấp thiết của việc số hóa hóa đơn. Cuối cùng, những con số này không phải là điều duy nhất cần xem xét.
Một công ty đạt được gì nhờ vào việc số hóa?
Thông qua số hóa, công ty có thể giải phóng các nguồn lực quan trọng về con người và tài chính. Điều này giúp hấp thụ sự gia tăng hoạt động với nguồn lực không đổi hoặc huy động đội ngũ tham gia vào các dự án chuyển đổi. Đối với nhân viên, việc số hóa hóa đơn không phải là kẻ thù mà ngược lại, là đồng minh. Nó làm cho công việc trở nên thú vị hơn và tạo ra giá trị gia tăng cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Có thể hủy giấy tờ sau khi số hóa không?
Trước hết, cần lưu ý rằng các yếu tố về lưu trữ số tài liệu phải được tuân thủ. Theo GoBD, tài liệu giấy có thể bị hủy bỏ, trừ khi chúng phải được giữ nguyên bản theo quy định thuế hoặc pháp lý nước ngoài.
Điều này bao gồm, ví dụ, bảng cân đối kế toán mở đầu và các tài liệu pháp lý về xây dựng. GoBD cũng yêu cầu rằng tài liệu giấy nên được rút khỏi quá trình xử lý tiếp theo. Ngoài ra, hồ sơ không được thay đổi sau khi quá trình quét hoàn tất.
Tuân thủ GoBD với phiên bản kiểm toán
Điều này luôn được đảm bảo nhờ tính năng quản lý phiên bản trong PaperOffice. Tài liệu phải có thể truy cập và đánh giá được trong suốt thời gian lưu trữ.
PaperOffice đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn yêu cầu thông qua chứng nhận và kiểm tra mọi yêu cầu phần mềm theo GoBD.
Thời gian lưu trữ
Vấn đề về thời gian lưu trữ lại được khách hàng của chúng tôi đặt ra liên tục. Bởi vì không có hướng dẫn rõ ràng về cách thức và liệu hóa đơn gốc có nên được giữ lại hay không. Trước hết, bạn nên liên hệ với cơ quan thuế chịu trách nhiệm, tức là kiểm toán viên phụ trách.
Những loại tài liệu nào được chấp nhận?
Các tài liệu có liên quan đến pháp lý, chẳng hạn như hợp đồng, vẫn phải được lưu trữ dưới dạng bản gốc.
Hướng dẫn tối ưu gồm 5 bước
Mẹo
Chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn tối ưu gồm 5 bước để chuyển sang làm việc không giấy tờ và số hóa doanh nghiệp của bạn dưới dạng tài liệu tải xuống, chi tiết từng bước trong 5 bước và thời gian thực hiện:
Để đi thẳng vào vấn đề:
Cơ quan thuế chấp nhận hóa đơn điện tử. Tòa án trong trường hợp tranh chấp chỉ chấp nhận bản gốc.
Điều này liên quan đến việc chữ ký chỉ có thể được kiểm tra tính xác thực trên các tài liệu gốc. Chúng tôi khuyên bạn không bao giờ vứt bỏ bản gốc.
Kết quả là, bạn cần xem xét nhiều khía cạnh để xử lý hóa đơn đến một cách thành công.
Hãy tóm tắt lại:
Để loại bỏ hoàn toàn giấy tờ khỏi quy trình, bạn phải thực hiện số hóa liên tục tất cả hóa đơn đến. Những cải tiến sẽ đến từ việc tự động hóa quy trình càng nhiều càng tốt.
Một tài liệu như vậy mang lại nhiều lợi ích cho công ty. Phần mềm tùy chỉnh đảm bảo năng suất cao hơn đáng kể trong công ty.
Do đó, số hóa hóa đơn là một bước quan trọng trong việc chuyển đổi doanh nghiệp của bạn thành văn phòng không giấy tờ. Nó tiết kiệm thời gian và nhân lực. Nâng cao chất lượng kết quả công việc của bạn.
Tận dụng tất cả các lợi ích của văn phòng không giấy tờ.
Hãy chắc chắn tránh lỗi này
Trong khi các công ty lớn đã lâu nay bổ nhiệm các nhân viên phụ trách số hóa làm việc toàn thời gian với chủ đề chuyển đổi tài liệu analog, các công ty vừa và nhỏ thường thiếu nguồn nhân lực, đặc biệt là vì yêu cầu về trình độ chuyên môn phù hợp.
Tuy nhiên, đây là một lỗi phổ biến dẫn đến những khoản đầu tư sai lầm, vì nhiều nhà sản xuất lợi dụng sự thiếu hiểu biết này.
Kết luận tạm thời
Bạn không cần chuyên gia CNTT hay thư ký được đào tạo!
Tất cả những gì bạn thực sự cần là
Đôi khi phần cứng đã có sẵn, có tiềm năng hơn trước và có thể được sử dụng ngay lập tức.
- phần mềm phù hợp
- đối tác CNTT đáng tin cậy
- phần cứng tương ứng
Mẹo
Nhân tiện, có một bài viết đặc biệt về chủ đề "xử lý hóa đơn kỹ thuật số", đã báo cáo về những lợi ích của việc số hóa hoặc xử lý hóa đơn kỹ thuật số:
Có thể hủy tài liệu giấy sau khi số hóa không?
Trước hết, điều rất quan trọng là phải lưu ý rằng các yếu tố cho việc lưu trữ kỹ thuật số tài liệu phải được tuân thủ. Theo GoBD, tài liệu giấy có thể bị hủy. Trừ khi chúng phải được giữ nguyên bản theo quy định về thuế nước ngoài hoặc quy định thuế.
Điều này bao gồm, ví dụ, bảng cân đối kế toán mở đầu và các tài liệu luật xây dựng.
Khi nào thì đáng để sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, ví dụ chỉ để số hóa quá trình xử lý hóa đơn?
Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) đều đáng giá cho mọi quy mô công ty nhằm số hóa hóa đơn của bạn. Không chỉ lưu trữ tài liệu tuân thủ các quy định pháp luật, bạn còn có thể đơn giản hóa các quy trình kế toán phức tạp, ví dụ thông qua các luồng công việc.
Tương lai của việc số hóa hóa đơn trông như thế nào? Hành trình này đang đi về đâu?
Trước hết, việc số hóa hóa đơn mang lại sự tăng năng suất đáng kể và ngay lập tức. Số hóa không chỉ giải phóng nhân viên khỏi một nhiệm vụ vận hành dày đặc và tốn thời gian. Bên cạnh đó, các vấn đề chậm trễ và tranh chấp do lỗi thủ công sẽ được giải quyết.
Chi phí nội tại cho việc lưu trữ, tìm kiếm và mất mát các tài liệu giấy quan trọng được giảm đáng kể. Ngoài ra, là sự hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình xác thực và kiểm soát trong toàn bộ quá trình phải trả (accounts payable).
Từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán, nhân lên những lợi ích này thêm nữa.
-
Lợi ích biện minh cho nỗ lực và chi phí
Làm việc theo cách số hóa và đưa tài liệu cũ vào kỷ nguyên mới sẽ là khoản đầu tư tốt nhất để tiết kiệm một lượng thời gian, tiền bạc và sự căng thẳng đáng kinh ngạc trong tương lai. -
Bạn cần một người am hiểu
Bạn không cần chuyên gia IT nội bộ để tận hưởng tất cả các lợi ích của việc số hóa.
Điều bạn cần là một đối tác đúng đắn ở bên cạnh, người nhờ vào kinh nghiệm của mình có thể triển khai chính xác những gì bạn cần. Tránh gây hoang mang và thay vào đó hãy chọn các vị trí thử nghiệm thay vì những bài thuyết trình PowerPoint hoa mỹ mà chưa thực sự kiểm chứng. -
Phần cứng thường đã có sẵn
Kinh nghiệm cho thấy hầu hết mọi hoạt động, công ty và doanh nghiệp đều có một máy photocopy lớn không tận dụng hết tiềm năng của nó. Những thiết bị này thích quét hàng loạt, chịu được kẹp giấy và có thể làm nền tảng cho bước khởi đầu số hóa mà không cần đầu tư máy quét. -
Rẻ hơn dự kiến với DMS phù hợp
Tránh các bẫy chi phí với hệ thống DMS/ECM nơi bạn hoàn toàn phụ thuộc vào nhà sản xuất. Không thỏa hiệp khi nói đến các tùy chọn quản lý của riêng bạn, chẳng hạn như tự dạy tài liệu và tự thực hiện cài đặt. Nếu cần trợ giúp, nhà sản xuất sẽ sẵn lòng hỗ trợ, nhưng hãy giữ sự độc lập. -
Tự động hóa số là tương lai
Các quy trình sẽ hoàn toàn giống nhau trong tương lai, nhưng được tự động hóa hoàn toàn.
Hóa đơn đến? Quy trình làm việc được kích hoạt và mọi thứ diễn ra theo cách đã định.
Tìm kiếm qua tất cả 1000 thư mục? Không vấn đề gì, vì bạn có Google của riêng mình!
