Više nije tajna da sistemi za upravljanje dokumentima imaju veliki potencijal za kompanije.
Zahvaljujući korišćenju sistema za upravljanje dokumentima, ne samo da napredujete u digitalizaciji vašeg preduzeća. Pored toga, formirate kamen temeljac za ostvarenje vaših korporativnih ciljeva i obezbeđivanje vašeg dugoročnog korporativnog uspeha.
Zato što upravljanje digitalnim dokumentima ovde stvara jasan lek i pravi vam ogroman korak napred u digitalnoj transformaciji. U aktuelnom članku naći ćemo kako funkcioniše sistem za upravljanje dokumentima (DMS) koji treba uzeti u obzir i koje prednosti donosi kompanijama.
Za šta se koristi sistem za upravljanje dokumentima?
Prosto rečeno: sistem za upravljanje dokumentima (DMS) se koristi za skladištenje, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata i informacija unutar organizacije.
Sve informacije, kao što su papirni dokumenti, Windows datoteke ili e-poruke, možete organizovati na centralnoj lokaciji, sistemu za upravljanje dokumentima, kojem zaposleni mogu lako i bez problema pristupiti, uključujući jedinstvene funkcije za timski rad i deljenje dokumenata i inovativni programski interfejs koji je jedinstven širom sveta.
Sistemi za upravljanje dokumentima postaju sve važniji preduzećima jer količina informacija koje generišu današnja preduzeća eksponencijalno raste.
Upravljanje i kontrola ogromne količine spoljnih i internih dokumenata koji su deo poslovnih procesa u javnoj ili poslovnoj administraciji postao je izazov koji podstiče usvajanje različitih aplikacija.
Tako bi ove različite aplikacije trebalo da olakšaju kontrolu nad informacijama i dokumentima i obezbede značajno smanjenje vremena pretraživanja, rukovanja i uštede troškova, koje su veoma važne u našim administrativnim procesima.
Ali zar ne bi bila prednost imati samo jednu aplikaciju koja može da ispuni sve funkcije?
Pokazaćemo vam da PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima može biti upravo ova aplikacija za vašu kompaniju koja ima sve potrebne funkcionalnosti u avionu.
Gde su uskladišteni dokumenti?
Nakon opcija automatizacije, praćenja i pretrage, ovo je najčešće postavljano pitanje, jer da li privatni ili poslovni - niko ne želi da ostavi podatke u pogrešnim rukama. Pre svega zato što je to takođe propisano zakonom.
PaperOffice DMS ide bezbednim putem, jer su svi podaci uskladišteni u veoma bezbednoj šifrovanoj bazi podataka, koja se može nalaziti na vašem NAS-u, kao što su iz Sinologije ili QNAP-a. To znači da uvek imate pristup i kontrolu nad svojim podacima.
Stoga je "srce" sistema za upravljanje dokumentima baza podataka u kojoj se informacije skladište na takav način da se mogu pronaći i preuzeti na jednostavan i kontrolisan način.
Ali skladištenjem informacija na strukturiran način, imamo samo deo jednačine.
"Mozak" koji kontroliše sistem je logika toka posla, što omogućava kreiranje zavisnosti između dokumenata i procesa i povezivanje 000 u fleksibilnim i prethodno definisanim tokovima.
Suštinski korak u implementaciji tako sofisticiranog "toka posla" je da je što više dokumentacije dostupno u digitalnoj formi.
Digitalizacija i upravljanje dokumentima
Kada govorimo o sistemima za upravljanje dokumentima, ne sme se zaboraviti: što je veći stepen digitalizacije informacija koje su deo procesa, to je veći stepen kontrole i automatizacije koji bi mogao da se postigne.
U prvom koraku određuje se koji dokumenti pripadaju procesima, kako ovi dokumenti mogu da se integrišu u sistem za upravljanje dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i sačuvati zajedno sa dokumentima u bazi podataka.
Kada se informacije uračunaju, definiše se njegov životni ciklus, kako komunicira sa drugim procesima i kako se može integrisati.
Najverovatnije će biti i informacija koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.
Kada informacije potiču iz drugih baza podataka ili su u XML formatu, izvršavanje upita i izdvajanje je lako, ali. Šta se dešava sa digitalnim dokumentima u pdf, doc itd. formatu? Biće malo složeniji, ali se njegovom sadržaju može pristupiti na različite načine, na primer sa određenim programima, direktno pristupati datoteci ili je slati na štampanje i izdvajanje informacija putem štampanja na čekanju (u redu čekanja).
Malo je komplikovanije kada dokument dođe u papirnom obliku, kao što je napomena o isporuci ili faktura. Međutim, kada rešenje uključuje sofisticirani program za prepoznavanje optičkih znakova (OCR).
Sistem za upravljanje skenerom i dokumentima
Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju dokument se ne konvertuje samo u sliku, već se njegov sadržaj može "čitati" i elektronskim putem.
Ako sistem sada može da se koristi za prepoznavanje i definisanje informacija o dokumentu zasebno u informacijama u sistemu za upravljanje dokumentima je dovršeno.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integrisanje širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tokovima posla.
Kako možete imati koristi od PaperOffice sistema za upravljanje dokumentima
PaperOffice-jev sistem za upravljanje dokumentima je kao svesrdni talenat, jer pored opšteg arhiviranja dokumenata, integrisane su i mnoge druge funkcije koje se odnose na dokumente i pridružene informacije, kao što su neke od njih:
- Pristupite svojim informacijama bilo kada i bilo gde
- Svi podaci se bezbedno skladište kod vas, a ne u oblaku.
Ostanite nezavisni tako što ćete sami upravljati svim podacima umesto u oblaku nezavisnog proizvođača sa propratnim troškovima.
PaperOffice podržava sve uređaje kao što su lokalni RAČUNAR, QNAP NAS, Synology NAS, Windows ili Linux serveri i veb servisi kao što su AWS ili Azure.
Dobijate sve prednosti oblaka, ali pomoću sopstvenog servera baze podataka. PaperOffice bazi podataka možete pristupiti šifrovanoj i bezbedno sa bilo kog drugog računara na svetu.
Saznajte više. - Pretraživanje i pronalaženje dokumenata
- PaperOffice jednostavno indeksira sve, bilo da se radi o skeniranim dokumentima ili datotekama. Tekstualni sadržaj je bezbedno uskladišten u bazi podataka bez vaše intervencije. Tako da možete lako da potražite bilo koji isečak reči, iznos i ključnu reč u roku od nekoliko sekundi i pronađete odgovarajuće stavke.
Saznajte više o integrisanoj pretrazi. - Brza i napredna pretraga
- Potpuno automatizovano
- Slobodno definisano nadgledanje automatski skladišti sve dokumente u skladu sa vašim specifikacijama.
Ne samo da se mogu nadgledati čitavi direktorijumi, već i nalozi e-pošte, Outlook fascikle, pa čak i obrasci zasnovani na Vebu.
Saznajte više o automatizaciji nadgledanja. - Automatizacija i nadgledanje
- Pravno usaglašeno i revizorski arhiviranje dokumenata
- Svako preduzeće je dužno da za poresku upravu čuva dokumente od značaja za porez.
Izazov je arhivirati sve veći broj digitalnih i papirnih dokumenata kako je zahtevao GoBD: u originalnom formatu i nepromenljiv.
- PaperOffice DMS to omogućava, saznajte kako:
- Zakonski usaglašeno arhiviranje
- Automatizovanje tokova posla
- Kao što je već pomenuto, od suštinskog je značaja za napredno upravljanje dokumentima da sve informacije u digitalnom i strukturiranom obliku budu u bazi podataka. Ovo vam omogućava da lako pronađete dokumente i postavite pravila o tome ko može da pristupi, izmeni i izbriše/arhivira vaše informacije na jednoj centralnoj Veb lokaciji.
- Jedan od stubova paperOffice rešenja za upravljanje dokumentima je opsežni motor toka posla. Ovo vam omogućava da navedete svaki korak poslovnog procesa sa povezanim aktivnostima i zavisnostima, kao i odeljenja i uloge koje su uključene. Međutim, možete da definišete i automatska obaveštenja koja se aktiviraju u zavisnosti od aktivnosti i događaja koji se dešavaju tokom celog procesa.
- Sve to ne samo da smanjuje vreme provedeno u upravljanju zadacima, već smanjuje i verovatnoću zaboravnosti i grešaka u procesu.
- PaperOffice vam pomaže da automatizujete sve svoje radne procese, mapira čitave radne procese digitalno, tako da uvek ostajete informisani.
Uvek imate pregled zadataka i procesa kroz tokove posla koji vas podržavaju u automatizaciji svakodnevnog rada.
Postavite željeni tok posla sa krajnjim rokom, povežite ga sa mogućim odlukama i zadacima, a od aktivacije, PaperOffice vodi računa o svemu ostalom do završetka. - To vam olakšava da se pridržavate smernica kompanije i zakonskih zahteva.
- Saznajte više o automatizaciji toka posla:
- Tokovi posla
I još mnogo karakteristika.
Rad sa dokumentima i upravljanje njima može istovremeno biti lak, bezbedan i efikasan.
Dodata vrednost i prednosti upravljanja dokumentima
U nastavku navodimo neke od najizuzetnijih prednosti implementacije PaperOffice sistema za upravljanje dokumentima:
- Kontrola nad tim ko može da pristupi dokumentima, kada i koje aktivnosti mogu da se obavljaju na njima
- Centralni i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentacijama preduzeća i mogućnosti da više strana sarađuje na istom dokumentu
- Bezbednost, ne samo u kontroli pristupa, već i u pritvoru i bezbednosti koja dolazi sa uvođenjem novih tehnologija i baza podataka
- Uštedite vreme tražeći dokumentaciju i troškove upravljanja i skladištenja
- Smanjenje redundantnosti kao što su dupliranje dokumenata, fotokopija, snimanje podataka
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka sa kreiranjem tokova posla koji omogućavaju integraciju dokumenata i poslovnih procesa u kontrolisano okruženje i jasno definisane i nadgledane aktivnosti
- Da ne zaboravim pozitivan "nuspojava" većeg unutrašnjeg i spoljašnjeg zadovoljstva kupaca
Da li mi je potreban internet za rad sa PaperOffice-om?
Ne! PaperOffice ne zahteva internet vezu za rad.
Internet je potreban samo za preuzimanje instalacionog paketa, kreiranje korisničkog naloga, kreiranje baze podataka i dodavanje uređaja.
Da li mogu da koristim synology NAS za skladištenje baze podataka?
Da, definitivno! PaperOffice savršeno sarađuje sa Sinologijom NAS.
Gde su uskladišteni dokumenti i datoteke?
Svi dokumenti i datoteke se skladište direktno sa vama, na računaru, u šifrovanoj bazi podataka ili, ako su dokumenti uskladišteni u okviru "Moji Windows dokumenti", nešifrovane u lokalnom Windows direktorijumu.
Takođe imate mogućnost podešavanja baze podataka na NAS uređaju i čuvanja podataka na NAS-u.
U svim slučajevima, u svakom trenutku imate pristup svojim podacima.
Da li su moji podaci uskladišteni u oblaku?
Ne, vaši podaci se uglavnom ne čuvaju u oblaku!
U slučaju da je baza podataka podešena na NAS serveru (kao što je QNAP ili Sinologija), podaci će biti uskladišteni u bazi podataka na NAS serveru.
Da li su baze podataka koje kreira PaperOffice uvek šifrovane?
Svaka baza podataka kreirana pomoću usluge PaperOffice zaštićena je lozinkom visokog nivoa. Svi uključeni dokumenti su šifrovani od strane PaperOffice ChunkCrypt sa vojnom enkripcijom 1024bit.
Nije važno da li samo želite da pronađete svoje dokumente i srodne informacije, ili je potrebno da ih označite, integrišete u tokove posla, ali istovremeno obezbedite da radite u skladu sa različitim smernicama i propisima - PaperOffice DMS ima mnoštvo funkcija koje će vam pomoći.
Prvi koraci su lakši nego što mislite.
Još uvek ste zabrinuti da nećete ćiti?
Pogledajte studije slučaja naših klijenata o digitalnom odlasku u različite industrije i uverite se i sami u lakoću integracije.
