Kako ceo svet postaje sve "digitalniji", sve većem broju kompanija, posebno malim i srednjim preduzećima, potreban je "podsticaj" za početak. Zato što su mnogi već užasnuti samom mišlju da se posvete toj temi ili da se bave njome.
U aktuelnom članku ćemo vam pokazati da je prelazak sa papirnih dokumenata na digitalne dokumente mnogo lakši nego što se čini u vašim košmarima. Poslušajte naše savete, isplatiće se vašem preduzeću.
U određenoj meri, analogna arhiva je i danas neophodna. Međutim, u 99 odsto slučajeva nema potrebe da radite sa njom.
Naprotiv, štampani papir je anahronizam koji se održava ili iz navike ili čisto tehnički jer određeni dokumenti moraju biti sačuvani u obliku u kojem su napravljeni, kao što su isprave ili ugovori. Međutim, i oni se mogu skenirati kako bi se sa njihovim sadržajem radilo na računaru.
Stvarni odlazak u arhivu, pretraga po policama ili ormarima za dokumenta, uklanjanje dokumenta, rad sa njim i njegovo vraćanje i njegovo sređivanje u arhivi. Samo opisivanje i čitanje ovog procesa zahteva mnogo vremena. Pozivanje digitalne arhive, sa druge strane, uzima nekoliko klikova i ništa više.
Pre nego što uđemo u beneficije, odgovorimo na sledeće pitanje:
Zašto je važno ne zaostajati kada je digitalizacija u pitanju?
Kao odgovorno lice, svakako ste svesni da analogna dokumenta jednostavno više nisu ažurni. Međutim, takođe vidite komplikacije uključene u konvertovanje postojeće analogne arhive u digitalne podatke. Zato što je digitalizacija dokumenata više od trenda. Zapravo, to je sada preduslov za ostanak konkurentnih i akušerih sa svim ostalim kompanijama u istom sektoru.
Digitalizacija donosi mnoge prednosti, ALI skeniranje svih fajlova proteklih godina, list po list, je proces koji je posebno vremenski i kadrovski intenzivan i obeshrabrujući.
10 prednosti digitalizacije papirnih dokumenata:
- Fleksibilnost
Fleksibilan rad, bez obzira gde se nalazite - Efikasnost
Optimizacija svih tokova posla - Brže
Digitalna potvrda i otpremnica - Ušteda troškova
Smanjenje troškova u svim oblastima - Pouzdanost
Pojednostavljeno rukovanje rokovima - Zajedno
Brža unutrašnja i spoljašnja komunikacija - Neprimetno
Integracija u kancelarijski softver - Pretraga "nalik guglu"
Pretraživanje sadržaja pomoću ključnih reči - Čuvar vremena
Čuvanje radnog vremena - Za večnost
Dugoročno arhiviranje u PDF/A formatu
Smatrajte to investicijom u novu mašinu!
Navedena lista od 10 navedenih bodova nikako nije potpuna, već samo ograničite sopstvenu kreativnost i profesionalizam, u zavisnosti od oblasti primene! Ako se digitalizacija analogne arhive posmatra sa ovih stanovišta i napravi kontra-obračun, postaje jasno da se trud isplati i kako bi, na primer, trebalo posmatrati investiciju u novu, moderniju i bržu mašinu.
Obavezno izbegnite ovu grešku
I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.
Privremeni zaključak 1 / 3
Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!
Sve što vam stvarno treba je
Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.
- pravi softver
- pouzdan IT partner
- odgovarajući hardver
Savet
Uzgred, postoji poseban članak na temu "obrade digitalnih faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:
Šta detaljno znači digitalizacija dokumenata?
Prosto rečeno, to je proces zamene fizičkog dokumenta, u smislu papira, digitalnim formatom.
Većina ljudi bi trebalo da bude upoznata sa procesom, bar na rudimentaran način. Dokument se skenira ili fotografiše, za koji se obično koriste skeneri. Međutim, to zavisi od odgovarajućeg interfejsa. Dokument se takođe može digitalizovati pomoću kamere mobilnog telefona.
Za mnoge kompanije, promena iz papira i fascikli u elektronske formate jedna je od najvažnijih i takođe značajnih mera u procesu digitalizacije.
Video "Automatsko arhiviranje papirnih dokumenata sa skenera"
U paperOffice-u imate sve alate koji su vam potrebni za digitalizaciju dokumenata.
Uz PaperOffice, sve što treba da uradite je da skenirate dokument skenerom (PaperOffice radi sa svima), a PaperOffice kreira digitalnu verziju.
Savet
Na temu "Automatizovano arhiviranje papirnih dokumenata" nalazi se video na Jutjubu koji na razumljiv način objašnjava ovaj proces:
Kako skenirati papirne dokumente?
Skenirani dokumenti se dodaju putem integrisanog modula skenera ScanConnect, koji, između ostalog, omogućava hvatanje dokumenata sa svih skenera, multifunkcionalnih uređaja, mobilnih aplikacija i takođe velikih kopir aparata, kao što su kompanija Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox i drugi.
Automatsko kreiranje verzija postojećih dokumenata se uzima u obzir, a metod skeniranja zahvaljujući stranicama za razdvajanje je podržan za masovno skeniranje nizova dokumenata, a zatim subdiviziju u pojedinačne dokumente.
Ako skenirate mnogo dokumenata, PaperOffice je posebno koristan jer prepoznaje listove za razdvajanje i razdvaja dokumente za arhiviranje. Odlična funkcija koja je posebno korisna ako vaša kompanija redovno radi sa dokumentima kompleksnog formata je da PaperOffice koristi AI za prepoznavanje sadržaja na dokumentima, kao što su: ukupne vrednosti, vrste dokumenata, datumi, kontakt detalji itd.
OCR ili kako se papirni dokumenti mogu pretraživati?
Sada tekst na dokumentu ne samo da treba da bude čitljiv, već i da bude dostupan na takav način da lako možete da potražite isečak teksta.
Popunjavanje u potpunosti automatski i bez ručnog napora.
Čim se dokumenti ubace u PaperOffice, PIA vodi računa o svemu što vas inače zadržava.
PIA je AI (PaperOffice Intelligent Filing) integrisana u PaperOffice i svaki dodati dokument je:
- Analizirajte i razložite u takozvane blokove koristeći integrisani "kompjuterski vid"
- Prepoznajte tekst koristeći OCR prepoznavanje teksta i uporedite ga sa rečnicima koristeći PaperOffice SmartSpell
- Indeks i katalog vizuelno i po ključnoj reči za integrisani PaperOffice pretraživač
- Bez obzira na sve i bez obzira iz kog izvora skenera!
To znači da vam PIA obezbeđuje sopstveni moćni pretraživač za sve vaše informacije, koji može da pretražuje i pronalazi tekstualne kao što su klasični pretraživači kao što je Google, ali može i celu stvar da uradi vizuelno, već da uporedi i prepozna dokument vizuelno može.
PaperOffice će automatski prepoznati sve dokumente koje je PIA učila od ovog trenutka, a koji zauzvrat mogu da pokrenu automatska pravila i maske za popunjavanje.
Da li skladište dokumenata i priznavanje mogu biti automatizovani?
Da biste automatski uskladištili dokumente i potvrde, dokument se prvo uči u paperOffice-u. Maske za popunjavanje u PaperOffice-u se brinu o lokaciji indeksiranja i popunjavanja.
Čim se prepozna predložak dokumenta koji se uči, automatski se aktivira maska za skladištenje koja je odgovorna za automatizovanu ključnu reč i lokaciju za skladištenje.
Maske za skladištenje ne mogu se automatski aktivirati samo učenim predlošcima dokumenata - one se mogu izabrati i ručno u PIA dijalogu.
PIA postaje potpuno autonomna, bez interakcije korisnika i za neograničen broj dokumenata u skladu sa definisanim maskama za skladištenje:
- Čitanje automatski
- Označite u potpunosti
- Učinite pretragu
- Dodavanje i nadgledanje zadataka i tokova posla koji treba da se urade
- Indeks
- Kreiranje novih struktura ciljne fascikle
- Sačuvajte u ciljnoj fascikli
- Kreiranje sličica
- Popunite potrebna polja sami
- Povezivanje sa kontaktima i optimizacija za pretraživanje kontakata
Usaglašenost sa goBD-usaglašenom digitalizacijom i zakonskim propisima
Jedan od najvažnijih aspekata prilikom skladištenja dokumenata putem sistema za upravljanje dokumentima je poštovanje zakonskih propisa ili zahteva GoBD-a.
Skraćenica GoBD označava "Principe za pravilno upravljanje i skladištenje knjiga, zapisa i dokumenata u elektronskoj formi i za pristup podacima".
Posebno, zbog revizije, visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno u centralnoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahteve za standarde dokumenata i pravne smernice ili najviši nemački standard GOBD na svetu.
Termin kreiranje verzija nije strana reč u okviru sistema za upravljanje dokumentima (DMS). Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima kontrolu verzija usaglašenu sa goBD-om i kreiranje verzija otpornih na reviziju jasnija je nego ikada ranije.
Kreiranje verzija čini sve promene praćenim
Termin kreiranje verzija se može vrlo lako objasniti: Ukupno gledano, radi se o funkcionalnosti koja se koristi za zapisivanje promena u dokumentima ili datotekama. Promena dokumenta se može otkriti i sačuvati kao kopija u senci kao nova verzija dokumenta.
Uverite se u nepromenljivost
Svaka promena dokumenta stavlja "noviju" verziju dokumenta u odgovarajuću arhivu. Evidentiranje čini promene prozirnim i praćenim sve vreme. U ovom trenutku, gledalac koji će uslediti zna kada i kojim uređivačem je izvršena promena dokumenta. Ovo vam daje pregled celog životnog ciklusa dokumenta. Kreiranje verzija se može uraditi automatski ili ručno.
Da biste obezbedili bezbednost revizije, svi detalji promene dokumenata i datoteka moraju biti jasno praćeni. Mora se osigurati da samo ovlašćeni zaposleni mogu da naprave takvu promenu. Ali jednako je važno znati godinama kasnije koji zaposleni su promenili šta i kada.
PaperOffice prevazilazi sve zakonske uslove
Razvoj PaperOffice DMS-a je usaglašen sa GoBD-om, tako da možete da koristite softver bez ikakvih briga koje moraju da vas nateraju da prekršite pravilo. Na primer, svaki put kada neko promeni dokument, kreira se nova verzija tog dokumenta. Na taj način možete da pratite sadržaj koji je dokument imao u koje vreme.
Prava strategija za digitalizaciju:
"Korak po korak" i "Poslednji u prvom<>autu"
Jasno se pokazuje činjenica da digitalizacija analognih dokumenata ima prednosti.
Ali kako kratkoročni nedostaci mogu da se smanje?
Skuplja varijanta digitalizacije je naručivanje firme koja je specijalizovana za to. U zavisnosti od okolnosti, datoteke i fascikle iz arhive šalju se preduzeću kao teret, gde se digitalizuju i ponovo šalju nazad. Prethodno je utvrđen format podataka koji će biti digitalizovani. Ali dati važne podatke kompanije? Iako sve kompanije koje se bave digitalnim arhiviranjem uveravaju najviši nivo poverljivosti, nema garancija.
Na zahtev, kompanije takođe mogu dovesti kamion sa skenerima bubnjeva i digitalizovati se direktno na licu mesta, na parkingu sopstvenih prostorija kompanije. Međutim, to strašno podiže zakon. Skupa usluga van kuće, koja može da potraje nekoliko dana u zavisnosti od veličine arhive, mora da se plati odvojeno.
Srećom po sve kompanije, dok arhive moraju da budu arhive, informacije koje sadrže, bilo analogne ili digitalne, ne moraju sve da budu dostupne u isto vreme. To omogućava kompanijama da digitalizuju arhive korak po korak, po logističkom principu poslednjeg u prvom <> autu. Prvo digitalizujte poslednje primljene analogne dokumente.
Razlog je jednostavan
Savremeni dokumenti su obično potrebni daleko više od dokumenata udaljenih vremena u dnevnom toku posla. Dakle, prvo bi trebalo da digitalizujete ove pravovremene dokumente, što ubrzava proces rada zahvaljujući vašoj boljoj dostupnosti. U najboljem slučaju, postoji ravnoteža između napora koji učestvuju u digitalizaciji (uklanjanje arhive, skeniranje, čuvanje digitalno, vraćanje analognog dokumenta) i ubrzanja procesa koje je sada dostupno, pošto nema potrebe da idete u arhivu i možete da radite sve procese na računaru.
Još jedan pozitivan efekat ovog pristupa je da periodi zadržavanja mogu optimalno da se koriste kako bi se smanjile zalihe analogne arhive i da se ne digitalizuju datoteke čiji periodi zadržavanja ističu šest meseci kasnije.
Od suštinskog je značaja obezbediti hardver ili laku vezu i odrediti opseg digitalizacije u kući!
Broj administrativnih zaposlenih u preduzeću ili broj VDU poslova koji dolaze u pitanje ponekad se umnogome razlikuju, pa je nemoguće reći koliko zaposlenih treba da naručite sa digitalizacijom u odnosu na veličinu preduzeća.
U najmanju ruku, svaki zaposleni bi trebalo da ima pristup uređaju sa funkcijom skenera, po mogućstvu skenerom dokumenta koji omogućava skeniranje više feedova, kao i različitih formata.
Obim svake digitalizacije je jednako nezgodan kao i broj ljudi koji učestvuju u digitalizaciji, jer je sa ovim sistemom digitalizacija gotovo slučajna. Ovo se može primeniti, npr. Istovremeno, ovo bi mogao da bude okidač za digitalizaciju cele analogne arhivirane datoteke o kompaniji XYZ.
Međutim, dugoročni poslovni odnos, na primer, može da se manifestuje u prilično velikom broju datoteka. Druga varijanta bi bila digitalizacija samo određenih segmenata poslovnog odnosa, upravo onih koji podležu najčešćoj obradi. Na primer, fakturisanje ili beleške o isporuci. Uz pravi softver, digitalizacija koja prati proces može da se primeni bez ikakvih problema.
Ultimativni vodič u 5 koraka
Savet
Kreirali smo vrhunski vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko je potrebno:
Želite li sami da napravite DMS softver ili otvoreni izvor?
Svako ko, kao preduzetnik ili odgovorno lice, želi da zaista oteža život sebi i svojim zaposlenima u smislu digitalizacije, sastavlja softver:
Program za prikupljanje podataka iz procesa skeniranja.
OCR softver za prepoznavanje teksta.
Program baze podataka.
Softver za pretragu i tako dalje.
Na kraju sve završi u nekom oblaku.
Ukratko: Mladi istražuju bez rime i razuma.
Koji softver mi odgovara?
Softverski sastav mnogih kompanija podseća na istoriju njihove kompanije, strukturu koja je sporo rasla. Toliko je kompleksan da ga razume samo nekoliko dugogodišnjih zaposlenih.
Bolje rešenje je softver koji sprovodi sve procese od skeniranja do obezbeđivanja do arhiviranja i istovremeno nudi interfejse za povezivanje drugog softvera. Softver sa samoobjašnjivom navigacijom menija koji digitalnim dokumentima kompanije na kraju daje dom koji takođe zadovoljava sve zahteve u smislu rukovanja i obrade podataka, kao i bezbednosti.
To zvuči malo patetično?
Tako je, ali nešto jednostavno i funkcionalno patos je bolje od bujice IT tehničkog žargona zbog koje zaposleni izranjaju u znoju.
PaperOffice je savršen za digitalizaciju dokumenata.
Pravi softver za upravljanje dokumentima rešava analogno-digitalni problem
DMS označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver. Njegov opseg funkcija je jednako izuzetan kao i intuitivno dizajnirana navigacija menija, što zahteva samo manju obuku. Ne trebaju vam skupi konsultanti na licu mesta. Dobro objašnjeni video tutorijali na PaperOffice DMS-u mogu ovo da urade jednako dobro i mnogo jeftinije, besplatno.
Skeniranje, OCR, arhiviranje sa automatskom ključnom reči, objedinjavanje dokumenata pod kontrolom AI, integrisani pretraživač, funkcija toka posla, šifrovanje sa 1024Mbit, direktna integracija u MS Office, zaštita od ransomwarea, automatizovano kreiranje predložaka, funkcija pečata, upravljanje zadacima i napomenama.
Ovo su par najvažnijih funkcija PaperOffice DMS-a i kao što rekoh, ni vi ni vaši zaposleni ne morate da završite IT diplomu.
Gde je najbolje mesto za čuvanje dokumenata skeniranja?
Preporučujemo našim korisnicima da arhiviraju digitalizovane podatke u bazi podataka koja se nalazi na NAS uređaju kao što je Synology ili QNAP ili na namenskom serveru. Sa sopstvenim spoljnim (namenskim) PaperOffice serverom, dobijate sve prednosti cloud-a sa savršenom zaštitom podataka i štedite novac i puno posla svakog meseca.
Sa PaperOffice serverom imate sve prednosti cloud rešenja sa samo jednom ogromnom razlikom: To je vaš namenski server baze podataka i niko mu ne pristupa osim vas.
Želite da koristite server? Nema problema.
Zašto je NAS idealan za arhiviranje dokumenata
NAS, mrežno priključeno skladište, na nemačkom uređaj za skladištenje sa mrežnom vezom, kao i kompatibilan softver za PaperOffice DMS i unutrašnji oblak je spreman. Apsolutno bezbedan od državne i nedržavne radoznalosti i, zahvaljujući rezervnoj funkciji, takođe bezbedan od pada hard diska.
Privremeni zaključak 3/ 3
1. Obratite se proizvođaču sa know-how i softverom koji je u skladu sa GOBD (a takođe i GDPR)!
2. Ne postoji odgovarajući DMS softver. Svaki DMS ima svoje opravdanje i na kraju proizvod mora da se uklopi u svrhu.
3. Bilo da se radi o sopstvenom serveru, PaperOffice namenski server u data centru Strato AG u Berlinu (Nemačka) ili NAS - sačuvajte svoj NEVER dokument na skladištu u oblaku treće strane koji se a) ne koristi na namenskoj osnovi i b) se ne nalazi u bezbednoj zemlji c) ne možete da izvozite jednim klikom
Savet
Ako se pridržavate saveta i koristićete NAS za in-house bezbedno skladištenje dokumenata - PaperOffice ne samo da je savršen za ovo, već je čak i jedini zvanični DMS za najvećeg NAS proizvođača na svetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Koji skener da koristite za DMS?
Da biste skenirali povezane dokumente, preporučuje se skener sa listom listova sa najmanje 300dpi. Skener je želeo da ima funkciju skeniranja do fodlera i opcionalne WIA/TWAIN upravljačke programe. Imali smo dobra iskustva sa Fujitsu Scansnap, koja rade veoma pouzdano.
Koji je najbolji način arhiviranja dokumenata?
Papirne dokumente generalno treba skenirati u PDF/A formatu, a zatim sačuvati u softveru za upravljanje DMS dokumentima - ili direktno ako softver to podržava ili automatizuje, npr.
Mogu li da bacim originalne dokumente?
Ako koristite pristojan softver koji redovno ažurira i ima strategiju pravljenja rezervnih kopija podataka, odgovor je DA za dokumente koji nisu kritični. Sve što bi zakonski moglo da zahteva original takođe bi trebalo da se čuva u originalu. Na primer, PaperOffice DMS ima mogućnost skladištenja originalne lokacije za skladištenje u svojstvima dokumenta.
-
Beneficije opravdavaju trud i troškove
Digitalni rad i unošenje starih dokumenata u novo doba biće najbolja ključna investicija koja će uštedeti neverovatnu količinu vremena, novca i živaca u budućnosti. -
Treba vam neko ko zna
Nije vam potreban sopstveni IT specijalista da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravi partner pored vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može da sprovede tačno ono što vam je potrebno. Izbegavajte zastrašivanje i odaberite probne pozicije umesto fensi PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo nisu testirali. -
Hardver je obično već dostupan
Iskustvo je pokazalo da skoro svaka operacija, kompanija i kompanija imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovno skeniranje, tolerantni su na spajalite i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera. -
Jeftinije nego što se očekivalo sa pravim DMS-om
Izbegavajte zamke troškova sa DMS / ECM sistemima gde ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođačima. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju sopstvene opcije administracije, kao što su podučavanje dokumenata i pravljenje samih postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali će ostati nezavisan. -
Digitalna automatizacija je budućnost
Procedure će biti potpuno identične u budućnosti, ali potpuno automatizovane.
Stiže faktura? Tok posla je aktiviran i sve ide svojim definisanim putem.
Pretražujete svih 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj Google!
Uz pravu strategiju, konverzija iz analogne u digitalne arhive neće biti skup proces. Svaki preduzetnik mora da shvati da ovaj korak mora da se uradi u nekom trenutku, bolje danas nego sutra.
Kao što je ovde prikazano, uz prave alate, promena može dovesti do brze amortizacije investicija i značajno smanjiti troškove i vreme potrebno za buduće procese.
Promena jednostavno mora da se desi.
Ekipa PaperOffice rado deli 20 godina iskustva i štiti vas od grešaka!
