I den følgende artikkelen vil vi vise deg hvordan du kan øke bedriftens effektivitet, redusere menneskelige feil ved å øke nøyaktigheten, senke eksisterende kostnader, maksimere kontorarealet, opprettholde dataintegritet og forbedre datasikkerheten.
Vi vil liste opp fordelene med PaperOffice dokumenthåndteringssystem, samt hvordan du kan garantere kostnadsreduksjon på opptil 92% ved å bruke et DMS.
Videre vil vi forklare hva regulære uttrykk (Regex) er og gi konkrete eksempler på anvendelser av REGEX i andre del av denne artikkelen.
Du vil lære hvordan dette kan hjelpe deg med å raskt og effektivt ekstrahere nødvendig data fra dokumentene dine uten manuell inndata.
Teknologi med tre magiske bokstaver - OCR
Hva betyr egentlig OCR og hva brukes det til?
Optisk tegngjenkjenning (OCR) brukes i dag ofte til å trekke ut informasjon fra ulike dokumenter, for eksempel kvitteringer, og for å digitalisere fysiske papirdokumenter og optimalisere dokumenthåndteringsprosessen.
Bruk av OCR-tolkning gir bedrifter en betydelig fordel, da det kan bidra til automatisering av dokumentbehandlingen, som spiller en viktig rolle i enhver bransje.
OCR, som står for "Optical Character Recognition", gjør det mulig for en programvare å gjenkjenne og ekstrahere tekst fra et digitalt bilde. Det er avgjørende for lesing og analysering av skannede dokumenter.
Men selv om OCR for kvitteringer er praktisk når bedrifter håndterer bunker med kvitteringer daglig, er ikke en OCR-kvitteringsskanner alene nok til å oppnå tilstrekkelig nøyaktige resultater.
Derfor bør et dokumenthåndteringssystem brukes, så som PaperOffice DMS, som allerede har en omfattende OCR-funksjon innebygd.
For hvert dokument utfører PaperOffice en OCR-tekngjenkjenning, indekserer hele tekstinnholdet og gir deg tilgang til verdens kraftigste søkeverktøy for DMS med den innebygde avanserte søkefunksjonen. Uten innsats!
Fordeler ved digitalisering
Nesten alle som har undersøkt kostnadsreduksjon i bedriften, har sikkert kommet over begrepet "digitalisering".
Normalt blir alle kvitteringer oppbevart på ett sted i selskapet. Først etter noen dager begynner man å behandle dokumentene. For å digitalisere dem manuelt, må man lete etter relevant informasjon, legge den inn i et regneark, sjekke om oppføringene er korrekte, og så videre, før man kan gå videre til neste bunke med kvitteringer og andre dokumenter.
Du må kanskje til og med ta et ekstra steg for å laste opp regnearket til ulike systemer for forretnings- eller regnskapsformål.
Høres forferdelig ut, ikke sant?
Med et dokumenthåndteringssystem som allerede har automatisert tekstgjenkjenning inkludert, kan du forkorte prosessen fra timer eller til og med dager til bare noen få minutter.
Etter at malen og de spesifikke datafeltene er konfigurert, vil informasjonen bli ekstrahert fra enkeltdokumenter eller dokumentbunker.
Omfattende informasjon om kvitteringer blir deretter lagt inn, dokumentet får nøkkelord og kan, ved behov, automatisk knyttes til en kontakte som er lagret.
Alt du trenger å gjøre er å digitalisere filene ved å skanne dem eller motta dem digitalt, for eksempel via e-post, og lagre dem i PaperOffice.
Dokumenthåndteringssystemet tar seg av resten for deg.
Tips
Så langt som "De 10 mest betydningsfulle fordeler ved digitalisering av papirdokumenter" finnes det en spesiell artikkel om dette emnet:
Reduser menneskelige feil med økt nøyaktighet
Gjennomføring av gjentakende oppgaver, som for eksempel manuell dataregistrering, kan være ganske kjedelig og påvirke kvaliteten på dataene dine når de ansatte blir slitne eller distrahert og glemmer eller forveksler tall og ord.
I tillegg representerer tilgang og brukertillatelser også en begrenset krets, fordi ikke alle ansatte i bedriften har rett til innsikt i firmaets data og informasjon.
For en programvare som inneholder automatisert tekngjenkjenning er det aldri vanskelig å holde fokus, og den kan gjenkjenne tekster, se på sensitive data, ekstrahere dem og organisere utdataene med høy nøyaktighet uten å "kaste bort" bedriftshemmelighetene.
Spesielt i disse vanskelige tidene er det veldig viktig for alle bedrifter å styrke bedriftens konkurranseevne ved å gjøre den "papirløs" eller "digital" og sørge for at de ansatte også kan jobbe fleksibelt hjemmefra i hjemmekontor. Til slutt må bedriften holde tritt med den digitale tiden og realisere veien til det papirløse kontoret.
Reduser kostnader og maksimer kontorareal
Manuell dataregistrering kan være svært arbeidskrevende, og jo flere dokumenter du må behandle, jo høyere blir personalkostnadene dine. I tillegg kan det være noen ekstra kostnader forbundet med unøyaktigheter i data på grunn av menneskelige feil.
Ved automatisk prosessering og utlesning av data med kunstig intelligens (KI) kan et dokumentbehandlingssystem som PaperOffice DMS hjelpe deg med å redusere disse kostnadene og samtidig frigjøre kontorareal, da du ikke trenger å ansette ekstra personell for manuell digitalisering av dokumenter eller lagre hauger av dokumenter på kontoret ditt.
Oppretthold dataintegritet og forbedre datasikkerheten.
Selv om både digitale filer og fysiske papirdokumenter kan gå tapt eller bli skadet på grunn av fysiske, miljømessige eller teknologiske farer, bruker de fleste bedrifter fortsatt tid på å lagre alt i det fysiske arkivet og bruke lokale eller skybaserte lagringssteder for digitale dokumenter.
Takk PaperOffice, vil alle dokumentene dine bli lagret direkte på databaserveren på din egen server, og gir deg full kontroll over alle dataene. Du trenger ikke sette opp en server fordi PaperOffice tar seg av alle ytterligere trinn etter installasjonen.
Eller bruk Synology eller QNAP NAS og administrer alle dokumentene dine på din egen NAS-enhet! Vi lister opp 7 tiltak for hvordan du kan få det meste ut av din Synology NAS, her finner du mer informasjon om det.
Revisionssicherheit muss gewährleistet werden
Dessuten blir databeskyttelsen og aksesshåndteringen enklere når dokumentene er digitalisert med PaperOffice, fordi dataene blir kryptert på en sikker måte og arkivert revisjonsikker i databasen din, som ingen utenfor kan få tilgang til.
PaperOffice versjonerer automatisk hvert endrede dokument, oppretter en skyggekopi og lagrer denne separat, slik at du når som helst kan åpne ønsket versjon igjen.
Vi vil beskrive hvordan du kan sikre versjonering og revisjonsfri arkivering av dokumenter.
Hva er utfordringene ved å digitalisere dokumenter med OCR?
Når du ekstraherer data med OCR-tekngjenkjenning, er det noen utfordringer som må tas i betraktning. Layoutet på fakturaer er veldig forskjellige, fordi hvert selskap har sitt eget format.
For at dokumentene dine skal kunne leses nøyaktig, har PaperOffice en automa
Lesing av relevante dokumentinformasjon
Relevante dokumentinnhold som datoer, beløp, dokumenttyper, nøkkelord og bilagsdata blir intelligent gjenkjent, ekstrahert og brukt til indeksering. I tillegg blir det søkt etter bilagsrelatert dokumentinformasjon, som nettoverdi, bruttoverdi, merverdiavgiftssats og dokumentvaluta, og deretter ekstrahert. Denne intelligente gjenkjennelsen av data skjer automatisk i PaperOffice.
Men det er dessverre mange faktorer som kan påvirke bildekvaliteten under skanning, for eksempel justering, folder, skriftstørrelse, lysstyrke, håndskrevne tekster og mer. Dette påvirker kvaliteten på tekstgjenkjennelsen og ekstraherte data. Som et resultat kan det hende at allerede opplærte dokumentmaler ikke blir gjenkjent eller at dokumentinnhold ikke blir lagt inn korrekt.
Her kommer vanlige uttrykk på banen.
Vanlige uttrykk (regex) er en fantastisk måte å søke etter nøyaktige verdier i tekst på.
Vi forklarer detaljert hvordan du bruker vanlige uttrykk ved hjelp av konkrete eksempler i den andre delen av artikkelen.
Det er enklere å komme i gang enn du tror.
Har du fortsatt bekymringer for at du ikke vil klare det? Les våre kundecase-studier om PaperOffice-integrasjon i virksomheten din og overbevis deg selv om enkelheten, eller be om en testinstallasjon.
For hvem passer en papirløs kontorløsning?
Det raske og enkle svaret på spørsmålet er: for alle bedrifter. En papirløs kontorløsning har fordeler for alle bransjer og størrelser, fra SMH-bedrifter til oppstartsselskaper og store selskaper. Overgangen er spesielt verdifull for små og mellomstore bedrifter: Ved å redusere arbeidsmengde og kostnader blir det frigjort nødvendig budsjett for videre veksttiltak.
Kan jeg bruke en skybasert DMS-leverandør for mitt papirløse kontor?
Nei. En annen faktor som har vært i fokus, spesielt siden personvernforordningen (GDPR) ble innført i 2018, er personvern. DMS-løsninger og DMS-programvare brukes til behandling, administrasjon og lagring av dokumenter som ofte inneholder sensitive, personlige data. Ved brudd på personvernforordningen har lovgiveren fastsatt høye bøter.
- Fordeler rettferdiggjør innsats og kostnader
Å arbeide digitalt og bringe gamle dokumenter inn i en ny tidsalder vil være den beste investeringen for å spare utrolig mye tid, penger og nerver i fremtiden. - Du trenger noen som kan dette
Du trenger ikke en egen IT-spesialist for å dra nytte av fordelene med digitalisering. Det du trenger er riktig partner ved din side som kan implementere akkurat det du trenger gjennom sin erfaring. Unngå panikkflyttere og velg å teste løsninger i stedet for fancy PowerPoint-presentasjoner uten faktiske tester. - Maskinvaren er som regel allerede tilgjengelig
Erfaringsmessig har nesten alle bedrifter allerede en stor kopimaskin som ikke brukes til sitt fulle potensial. Disse enhetene elsker massevis av skanning, tåler binders og kan være grunnlaget for en digital start uten skannerinvestering. - Billigere enn forventet med riktig DMS
Unngå kostnadsfeller med DMS / ECM-systemer der du er helt avhengig av leverandørene. Ikke inngå kompromisser når det gjelder egne administrasjonsmuligheter, for eksempel å kunne lære inn dokumenter selv og gjøre innstillinger. Hvis du trenger hjelp, hjelper leverandøren deg gjerne, men fortsett å være selvstendig og uavhengig. - Digital automatisering er fremtiden
Prosesser vil i fremtiden løpe helt identisk, men fullstendig automatisert.
Faktura kommer inn? Arbeidsflyten utløses, og alt følger den gang du har definert.
Søke gjennom 1000 filmapper? Ikke noe problem, for du har din egen Google!
