Aşağıdaki makalede, operasyonel verimliliğinizi artırmanın, insan hatalarını daha yüksek doğrulukla azaltmanın, mevcut maliyetlerinizi düşürmenin, ofis alanınızı maksimize etmenin, veri bütünlüğünü korumanın ve veri güvenliğini iyileştirmenin nasıl mümkün olduğunu size göstereceğiz.
Size PaperOffice DMS'in avantajlarından bahsedeceğiz ve DMS kullanarak maliyet tasarrufunuzu %92'ye kadar garanti edebileceğinizi açıklayacağız.
Ayrıca, bu makalenin ikinci bölümünde düzenli ifadelerin (Regex) ne olduğunu ve REGEX uygulama örneklerini listeleyeceğiz.
Belgelerinizden verileri hızlı, verimli ve manuel giriş olmadan çıkarmaya nasıl yardımcı olabileceklerini öğreneceksiniz.
Üç harfli bir teknoloji - OCR
Aslında OCR ne anlama geliyor ve ne için kullanılıyor?
Optik karakter tanıma (OCR), günümüzde birçok şirketin farklı belgelerden (örneğin, makbuzlardan) bilgileri çekmek, fiziksel kağıt belgeleri dijitalize etmek ve belge yönetimi iş akışını optimize etmek için sıklıkla kullandığı bir teknolojidir.
OCR metin tanımı kullanmak, belge işleme sürecine otomasyon sağlayarak şirketlere büyük bir avantaj sağlar ve bu süreç herhangi bir sektörde önemli bir rol oynar.
OCR, "Optical Character Recognition" ifadesinin kısaltması olup bir yazılım ürününün dijital bir görüntüden metni tanımasına ve çıkarmasına olanak tanır. Örneğin taranan belgelerin okunması ve analiz edilmesi için vazgeçilmezdir.
Ancak, belge OCR kullanışlı olsa da, şirketlerin günlük olarak belge yığınlarıyla uğraştığı durumlarda yeterince doğru sonuçlara ulaşmak için OCR belge tarayıcısı tek başına yeterli değildir.
Bunun için PaperOffice DMS gibi, geniş bir OCR işlevini standart olarak sunan bir belge yönetim sistemi kullanılmalıdır.
PaperOffice, her belge için bir OCR metin tanıma gerçekleştirir, tüm metin içeriğini indeksler ve size entegre gelişmiş arama ile dünyanın en güçlü DMS arama aracını sunar. Çalışmadan!
Dijitalleştirmenin Avantajları
Şirketlerde maliyet tasarrufu konusunda düşünen hemen hemen herkes "dijitalleştirme" terimiyle karşılaşmıştır.
Normalde, şirketlerde tüm belgeler bir yerde saklanır. Birkaç gün sonra belgelerin işleme alınmasına başlanır. Belgeleri manuel olarak dijitalleştirmek için ilgili bilgilerin aranması, bir tabloya aktarılması ve girişlerin doğru olup olmadığının kontrol edilmesi ve ardından sonrakilere geçilmesi için bir süre gerekmektedir, nihayetinde bir yığın fatura ve diğer belgeleri dijitalleştirmiş olursunuz.
Belki de tabloyu iş amaçları veya maliyet muhasebesi için farklı sistemlere yüklemek için ek bir adım atmanız gerekebilir.
Korkunç, değil mi?
Dijitalleştirme işlevini sunan bir belge yönetim sistemi sayesinde bu süreyi birkaç saat veya hatta günlerden birkaç dakikaya kısaltabilirsiniz.
Şablonun ve istenen belirli veri alanlarının yapılandırılmasından sonra, bilgiler tekil belgelerden veya belge yığınlarından çıkarılır.
Kapsamlı belge bilgileri doğru şekilde kaydedilir, belgeye anahtar kelimeler atılır ve kazanılan bilgilere dayanarak istendiğinde otomatik olarak bir iletişim bilgisi ile ilişkilendirilebilir.
Yapmanız gereken tek şey, dosyaları belgeleri taramak veya zaten baştan itibaren e-posta gibi dijital bir yol üzerinden size gönderildiğinde PaperOffice'e kaydetmektir.
Belge yönetim sistemi gerisini sizin için yapar.
İpucu
Gerçekten "Kağıt Belgelerin Dijitalleştirilmesinin 10 Temel Avantajı" hakkında özel bir yazı var:
Daha Yüksek Hassasiyetle İnsan Hatalarını Azaltın
Manüel veri girişi gibi tekrarlayan görevler sıkıcı olabilir ve çalışanların yorulması veya dikkat dağılması durumunda veri kalitenizi etkileyebilir, sayıları ve kelimeleri unutabilir veya karıştırabilirler.
Ayrıca, "erişim ve kullanıcı izinleri" faktörü de sınırlı bir çevreyi ifade eder; şirketinizin tüm çalışanlarının şirket verilerinize ve bilgilerinize erişim hakkına sahip olmadığı anlamına gelir.
Otomatik metin tanıma içeren bir yazılım, odaklanmak asla zor değildir ve metinleri tespit edebilir, hassas verileri görüntüleyebilir, bunlardan veri çıkarabilir ve firmanın sırlarını ortaya dökmeden yüksek hassasiyetle düzenleyebilir.
Özellikle zorlu zamanlarda, şirketinizin rekabet gücünü artırmak, onu kağıtsız veya dijital hale getirmek ve çalışanlarının esnek şekilde evden çalışabilmesini sağlamak için çok önemlidir. Sonuçta, şirket dijital çağa ayak uydurmalı ve kağıtsız ofise geçiş yapmalıdır.
Maliyetleri Azaltın ve Ofis Alanınızı En Üst Düzeye Çıkarın
Manüel veri girişi oldukça emek yoğun olabilir ve işlemek zorunda olduğunuz belgelerin sayısı arttıkça, personel maliyetleriniz de artar. Ayrıca insan hatalarından kaynaklanan veri yanlışlıklarıyla ilgili bazı ek maliyetler de oluşabilir.
Kaynakları yapay zeka (AI) ile otomatik işleme ve veri okuma uygulaması olan bir belge yönetim sistemi olan PaperOffice DMS, bu maliyetleri azaltmanıza ve aynı zamanda ofis alanınızı açığa çıkarmanıza yardımcı olabilir. Çünkü belgeleri manuel olarak dijitalleştirmek veya ofisinizdeki belge yığınlarına yer açmak için ek personel istihdam etmenize gerek yoktur.
Veri bütünlüğünü koruyun ve veri güvenliğini artırın.
Her iki dijital dosya ve fiziksel kağıt belgelerinin fiziksel, çevresel veya teknolojik tehlikeler nedeniyle kaybedilebileceği veya zarar görebileceği göz önüne alındığında, çoğu şirket hala her şeyi fiziksel arşivde depolamaya veya dijital belgelerde yerel depolama alanlarını veya bulut depolama kullanmaya zaman harcar.
İpucu
Bulutta depolamayla ilgili ve neden bu depolama yöntemini önermediğimiz bir makaleye özel bir makalemiz var:
PaperOffice sayesinde tüm belgeleriniz doğrudan kendi sunucunuzun veritabanına kaydedilir ve böylece tüm verilerin tam ve kısıtlanmamış kontrolü size verilir. Kurulumdan sonra herhangi bir sunucu yapmanıza gerek yoktur, çünkü PaperOffice tüm işleri sizin için üstlenir.
Veya Synology veya QNAP NAS cihazınızı kullanın ve tüm belgelerinizi kendi NAS cihazınızda yönetin! Synology NAS'dan en üst düzeyde nasıl yararlanacağınızı gösteren 7 adımı sizin için listeledik, buradan daha fazla bilgi edinin.
Denetlenebilirlik Sağlanmalıdır
Ayrıca belgeler PaperOffice ile dijital hale getirildiğinde, veri güvenliği ve erişim yönetimi daha kolay hale gelir, çünkü verileriniz yüksek güvenlikli şekilde şifrelenir ve denetlenebilir bir şekilde veritabanınızda arşivlenir ve size başka hiç kimse erişemez.
PaperOffice otomatik olarak her değiştirilen belgeyi versiyonlar, ayrı bir gölge kopyası oluşturur ve saklar, böylece istediğiniz sürümü her zaman yeniden açabilirsiniz.
Belge sürümleme ve denetlenebilir belge arşivleme nasıl yapılandırılacağını size anlatacağız.
İpucu
"Doküman Yönetimi PaperOffice ile Denetlenebilir ve GoBD Uyumlu Doküman Sürümü" hakkında ayrıca YouTube'da anlatan bir video da var:
OCR ile Belge Dijitalleştirmede Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?
OCR metin tanıma kullanılarak verilerin çıkarılmasında dikkate alınması gereken bazı zorluklar vardır. Her şirketin kendi formatı olduğu için fatura düzeni çok farklı olabilir.
PaperOffice, belgelerinizin doğru bir şekilde taranabilmesi için yapay zeka (AI) tarafından otomatik belge tanıma özelliğine sahip olan PIA adlı özel algoritmalara ve algılama teknolojilerine sahiptir.
PIA, yanlış algılanan terimleri otomatik olarak tanır, eşleştirir ve düzgün olanlarla değiştirir. Doğru metin tanımlamasının belgeniz için her zaman yapıldığından emin olabilirsiniz.
İlgili belge bilgilerinin çıkartılması
Tarih, tutarlar, belge türleri, anahtar kelimeler ve belge verileri gibi ilgili belge içerikleri akıllıca tespit edilir, çıkartılır ve etiketleme için kullanılır. Ayrıca, net tutar, brüt tutar, katma değer vergi oranı ve belge para birimi gibi belgeye özgü belge bilgileri aranır ve ardından çıkartılır. Bu verilerin akıllıca tespiti PaperOffice'de tamamen otomatiktir.
Ancak, kağıt formundaki tarama işlemi sırasında görüntü kalitesini etkileyen hizalamada, kırışıklıklarda, yazı tipinde, parlaklıkta, elle yazılan metinlerde ve daha fazlasında etkileyebilecek birçok faktör vardır. Bu, metin tanıma ve çıkartılan verilerin kalitesini etkiler. Bu nedenle, daha önceden öğretilmiş belge şablonlarının tanınmamasına veya belge içeriğinin doğru bir şekilde depolanmamasına neden olabilir.
Bu noktada düzenli ifadeler devreye girer.
Düzenli ifadeler (Regex), metinde kesin değerlere göre arama yapmanın harika bir yoludur.
Regex'in nasıl kullanılacağını ayrıntılı olarak açıklayan açıklayıcı örnekler için makalenin ikinci bölümüne bakınız.
Başlamak düşündüğünüzden daha kolaydır.
Hala başaramayacağınızla ilgili endişeleriniz mi var? Müşterilerimizin PaperOffice'i iş yaşamınıza entegrasyonunu ve kolaylığını açıklayan başarı hikayelerini okuyun veya deneme kurulumu talep edin.
Kimler için kağıtsız bir ofis uygundur?
Hızlı ve kolay bir yanıt olarak söylemek gerekirse, her şirket için. Kağıtsız bir ofisten tüm şirket sektörleri ve büyüklükleri fayda sağlar, KOBİ'lerden start-up'lara ve büyük şirketlere kadar. Ancak özellikle küçük ve orta ölçekli şirketler için geçiş çok değerlidir:İşlem masrafları ve maliyetlerin azaltılması, gereksinim duyulan bütçeyi daha fazla büyüme sağlayacak olanaklara yönlendirir.
Firmadaki kağıtsız ofis için bir bulut tabanlı DMS sağlayıcı kullanabilir miyim?
Hayır. Veri koruması, özellikle 2018 yılında kesin hüküm yürürlüğe girmesinden bu yana tartışılan bir diğer faktördür. DMS çözümleri ve DMS yazılımı, sıklıkla hassas, kişisel veriler içeren belgelerin işlenmesi, yönetimi ve depolanması için kullanılır. GDPR'ye uymama durumunda yetkililer yüksek para cezaları öngörmektedir.
- Faydalar maliyeti ve zahmeti haklı çıkarır
Dijital olarak çalışmak ve eski belgeleri yeni çağa taşımak, gelecekte inanılmaz bir zaman, para ve sinir tasarrufu sağlamak için en iyi ana yatırım olacaktır. - Bunu bilen birine ihtiyacınız var
Dijitalleşmenin tüm avantajlarından yararlanmak için kendi IT uzmanına ihtiyacınız yoktur.
İhtiyacınız olan, deneyimleri sayesinde ihtiyaçlarınızı eksiksiz olarak yerine getirebilecek doğru bir ortaktır. Panikleyenleri önleyin ve gerçekten test edilmemiş şık PowerPoint sunumları yerine deneme yerleşimleri seçin. - Donanım genellikle zaten mevcuttur
Tecrübeyle neredeyse her işletmenin, şirketin ve şirketin kullanılmayan bir fotokopi makinesi olduğu bilinmektedir. Bu cihazlar, kitlesel taramalara bayılırlar, ataşlara tolerans gösterirler ve tarayıcı yatırımı olmadan dijital başlangıcın temelini oluşturabilirler. - Doğru DMS ile beklentilerden daha ucuz
DMS / ECM sistemleriyle beklentilerinizden daha ucuz maliyet tuzaklarından kaçının. Kendi yönetim imkanlarına sahip olmanız gereken kendi dokümanları öğrenin ve ayarları yapın gibi tavizler vermeyin. Yardıma ihtiyacınız olduğunda üretici size yardımcı olacaktır, ancak bağımsız ve özgür kalın. - Dijitalleştirme gelecektir
Süreçler gelecekte tamamen aynı şekilde çalışacak, ancak tam otomatik olacak.
Fatura geliyor? İş akışı başlatılır ve her şey bir kere tanımlanmış yolda ilerler.
1000 dosya klasörünü aramak mı? Hiç problem değil, çünkü kendi Google'ınız var!
