Iako se osnovne tehnike upravljanja dokumentima decenijama koriste u kontroli korporativnih dokumenata i razvijaju se tokom godina, potreba za sistemom za upravljanje dokumentima i prednostima njegove primene i dalje su potcenjene.
Studije su pokazale da zaposleni provode do trideset odsto vremena tražeći neophodna dokumenta u kompaniji. Kao rezultat toga zaposleni gube više od jednog radnog dana nedeljno. Postaje još gore, jer: u 70% svih slučajeva potraga je neuspešna. Dokument se ponovo kreira i kolege više ne mogu da razumeju trenutni status dokumenata.
Ali koji je standard, šta kupac može da očekuje od DMS-a?
U aktuelnom članku ćemo vam pokazati prednosti korišćenja elektronskog upravljanja podacima (sistem za upravljanje dokumentima).
Ovo se može objasniti tačku po tačku pomoću softvera za upravljanje dokumentima PaperOffice.
Pre nego što uđemo u beneficije, hajde da objasnimo definiciju:
Šta je sistem za upravljanje dokumentima?
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) se koristi za skladištenje, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata unutar organizacije.
To znači da kompanije iz najrazličitije industrije svakodnevno akumuliraju važna dokumenta: molbe, dokumente o ugovoru, nacrte, eksterna pisma, istraživanja, mišljenja stručnjaka i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnogi dokumenti takođe stižu putem e-pošte.
Sve informacije, kao što su papirni dokumenti, Windows datoteke ili e-poruke, možete da organizujete na centralnoj lokaciji, sistemu za upravljanje dokumentima, kojem zaposleni mogu lako i bez problema da pristupe.
Uključujući jedinstvene funkcije za timski rad i deljenje dokumenata i inovativni programski interfejs koji je jedinstven širom sveta.
Sistemi za upravljanje dokumentima postaju sve važniji preduzećima jer količina informacija koje generišu današnja preduzeća eksponencijalno raste.
Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima, DMS ukratko, takođe vam pomaže da unesete jasnu strukturu u dokumente i da se izborite sa poplavom informacija.
DMS takođe označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver.
Upravljanje i kontrola ogromne količine spoljnih i internih dokumenata koji su deo poslovnih procesa u javnoj ili poslovnoj administraciji postala je izazov. Na taj način se promoviše uvođenje softvera za upravljanje dokumentima koji olakšava upravljanje.
Uvođenjem DMS-a obezbeđuje se značajno smanjenje vremena pretrage, rukovanja i uštede troškova, koje su veoma važne u našim administrativnim procesima.
Srce DMS-a
Napredni sistem za upravljanje dokumentima ima svoje "srce" u bazi podataka, gde se informacije skladište na način koji omogućava da se na lak i kontrolisan način pronađu i preuzmu.
Baza podataka se može podesiti lokalno ili na NAS sistemu, kao što su QNAP NAS ili Sinologija NAS. Ali skladištenjem informacija na strukturiran način, imamo samo deo jednačine.
"Mozak" koji kontroliše sistem je logika toka posla, što omogućava kreiranje zavisnosti između dokumenata i procesa i povezivanje 000 u fleksibilnim i prethodno definisanim tokovima.
Suštinski korak u implementaciji tako sofisticiranog "toka posla" je da je što više dokumentacije dostupno u digitalnoj formi.
Digitalizacija i upravljanje dokumentima
Kada govorimo o sistemima za upravljanje dokumentima, ne smemo zaboraviti: što je viši nivo digitalizacije informacija koje su deo procesa, to je viši nivo kontrole i automatizacije koji možemo da postignemo. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovde.
U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integrišemo u naš sistem za upravljanje dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i uskladištiti zajedno sa dokumentima u vašoj bazi podataka. Kada se informacije uračunaju, definišemo njegov životni ciklus, kako će stupiti u interakciju sa drugim procesima i kako možemo da ih integrišemo.
Informacije dolaze iz različitih izvora
Najverovatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.
Šta da radimo sa digitalnim dokumentima u pdf, doc itd. formatu? Ovde je proces veoma jednostavan.
Prevucite digitalni dokument u interfejs PaperOffice. Ili se Windows fascikle lako nadgledaju nakon primljenih dokumenata.
Savet
Uzgred, na Jutjubu postoji video na temu "Praćenje direktorijuma i masovno arhiviranje dokumenata" koji na razumljiv način objašnjava ovaj proces:
Dokumenti u papirnom obliku se lako mogu skenirati i konvertovati u digitalni format zahvaljujući integrisanom skeneru.
Savet
Na temu "Potpuno automatizovano arhiviranje papirnih dokumenata sa skenera" nalazi se i video na Jutjubu koji ovaj proces objašnjava na jednostavan i razumljiv način:
Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo preduzeli važan korak. Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju, ne samo da konvertujemo dokument u sliku, već možemo i da "čitamo" njegov sadržaj elektronskim putem.
Ne samo da je čist OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući veštačkoj inteligenciji (AI) koja se zove PIA, automatizacija se može navesti ili ručno ili automatski.
Na ovaj način koristimo sistem da prepoznamo i definišemo oblasti dokumenata koje treba automatski pročitati. Kao što su broj fakture, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu sa tim, imamo sve neophodne informacije u našem sistemu za upravljanje dokumentima.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integrisanje širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tokovima posla.
Tok posla i upravljanje dokumentima
Kao što je već pomenuto, od suštinskog je značaja za napredno upravljanje dokumentima da sve informacije u digitalnom i strukturiranom obliku budu u bazi podataka. Tako da možete da pretražujete sva dokumenta sačuvana u PaperOffice-u kao što je google. Takođe možete da postavite pravila ko može da pristupi, menja i briše/arhivira vaše informacije.
Ali želimo da idemo još dalje i pojednostavimo naše poslovne procese. Jedan od stubova našeg rešenja za upravljanje dokumentima je mašina toka posla. To nam omogućava da navesti svaki korak poslovnog procesa sa povezanim aktivnostima i zavisnostima, kao i odeljenja i uloge koje učestvuju.
Takođe možemo definisati automatska obaveštenja koja će biti aktivirana u zavisnosti od aktivnosti i događaja koji se dešavaju tokom celog procesa.
Sve to ne samo da smanjuje vreme provedeno u upravljanju zadacima, već smanjuje i verovatnoću zaborava i grešaka u procesu.
Dodata vrednost i prednosti elektronskog arhiviranja podataka
Evo nekih od najizuzetnijih prednosti implementacije sistema za upravljanje dokumentima:
- Raspoloživost: Skladištenjem i upravljanjem svim dokumentima i njihovim verzijama, ispravkama, beleškama, uskladištenim kontaktima, podacima o dokumentu u centralnoj bazi podataka, sve informacije postepeno formiraju centralnu bazu podataka znanja.
Centralni i jednostavan pristup ovoj relevantnoj dokumentaciji preduzeća i mogućnost da više strana sarađuje na istom dokumentu čine je na vrhu liste pogodnosti. - Dozvola za pristup: Kontrolišite ko može da pristupi dokumentima, kada i koje aktivnosti mogu da se obavljaju na njima.
Postavke za fascikle i dokumente, nivoe izdavanja i prava, kao i grupe i odeljenja, čine pristup osetljivim dokumentima prozirnim i bezbednim. - Bezbednost, ne samo u kontroli pristupa, već i u pritvoru i bezbednosti koja dolazi sa uvođenjem novih tehnologija i baza podataka.
Pre svega, PaperOffice DMS šifruje sve dokumente kada se čuvaju radi bezbednosti, prema jednom od najviših bezbednosnih standarda koji je trenutno dostupan, AES-1024bit.
Konverzija nazad u čitljive dokumente moguća je u bilo kom trenutnom formatu, s tim što PaperOffice redovno ažurira svoje formate datoteka, što znači da će dokumenti takođe biti čitljivi u budućnosti. - Preuzimanje i ušteda vremena: Svi vaši dokumenti, prethodno u papiru, sada su dostupni digitalno, kao i e-poruke, skladište se centralno u bazi podataka. Istovremeno, datum i vreme, čuvaju se broj verzije i ključne reči, koje pretraživač PaperOffice može da koristi za pronalaženje dokumenata čak i ako osoba koja pretražuje zna samo rudimentarno sadržaj dokumenta.
Sve što je uskladišteno u PaperOffice DMS-u je takođe OCR tekstualno prepoznato, optimizovano poslovnim rečnicima i indeksirano za savršenu pretragu ključnih reči u SQL bazi podataka za pretragu ključnih reči.
Uštedite vreme tražeći dokumentaciju i troškove upravljanja i skladištenja. - Smanjenje redundantnosti kao što su dupliranje dokumenata, fotokopije, snimanje podataka.
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka sa kreiranjem tokova posla koji omogućavaju integraciju dokumenata i poslovnih procesa u kontrolisano okruženje i jasno definisane i nadgledane aktivnosti.
- Da ne zaboravimo pozitivan "nuspojava" većeg unutrašnjeg i spoljašnjeg zadovoljstva kupaca. Korišćenje sistema za upravljanje dokumentima vam omogućava da brže i pouzdanije reagujete i na taj način bolje reagujete na želje svojih kupaca.
Povećanje zadovoljstva kupaca primetno je veoma brzo i, pre svega, održivo - kako u pogledu prodaje, tako i po ugledu na kompaniju. - Jedan od najvažnijih aspekata prilikom skladištenja dokumenata putem sistema za upravljanje dokumentima je usklađenost sa zakonskim propisima ili specifikacijama GoBD-a.
- Skraćenica GoBD označava "Principe za pravilno upravljanje i skladištenje knjiga, zapisa i dokumenata u elektronskoj formi i za pristup podacima".
- Posebno, zbog revizije, visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno u centralnoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahteve za standarde dokumenata i pravne smernice ili najviši nemački standard GOBD na svetu.
- Termin kreiranje verzija nije strana reč u okviru sistema za upravljanje dokumentima (DMS). Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima kontrolu verzija usaglašenu sa goBD-om i kreiranje verzija otpornih na reviziju jasnija je nego ikada ranije.
PaperOffice prevazilazi sve zakonske uslove
Razvoj PaperOffice DMS-a je usaglašen sa GoBD-om, tako da možete da koristite softver bez ikakvih briga koje moraju da vas nateraju da prekršite pravilo. Na primer, svaki put kada neko promeni dokument, kreira se nova verzija tog dokumenta. Na taj način možete da pratite sadržaj koji je dokument imao u koje vreme.
- Uzgred, postoji video na YouTube-u za sinologiju NAS setup MariaDB 10 i sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice koji ovaj proces objašnjava na sveobuhvatan način:
- U oba slučaja, čak i u najgorem scenariju, osigurano je da se arhivirane baze podataka vrate u prethodno stanje u kratkom roku i da se periodi zadržavanja stoga uvek poštuju.
Obavezno izbegnite ovu grešku
I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.
Privremeni zaključak
Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!
Sve što ti stvarno treba je
Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.
- pravi softver
- pouzdan IT partner
- odgovarajući hardver
Savet
Uzgred, postoji poseban članak na temu "Digitalna obrada faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:
Koji skener da koristite za DMS?
Da biste skenirali povezane dokumente, preporučuje se skener sa listom listova sa najmanje 300dpi. Skener je želeo da ima funkciju skeniranja do fodlera i opcionalne WIA/TWAIN upravljačke programe. Imali smo dobra iskustva sa Fujitsu Scansnap, koja rade veoma pouzdano.
Koji je najbolji način arhiviranja dokumenata?
Papirne dokumente generalno treba skenirati u PDF/A formatu, a zatim sačuvati u softveru za upravljanje DMS dokumentima - ili direktno ako softver to podržava ili automatizuje, npr.
Mogu li da bacim originalne dokumente?
Ako koristite pristojan softver koji redovno ažurira i ima strategiju pravljenja rezervnih kopija podataka, odgovor je DA za dokumente koji nisu kritični. Sve što bi zakonski moglo da zahteva original takođe bi trebalo da se čuva u originalu. Na primer, PaperOffice DMS ima mogućnost skladištenja originalne lokacije za skladištenje u svojstvima dokumenta.
Investicija koja se isplati
Termin upravljanje dokumentima uključuje mnogo više od onoga što se u početku može zamisliti. Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima u vašem preduzeću sada je preduslov za efikasnost i uspeh vašeg preduzeća. Potreba za digitalizacijom je sada važan aspekt za sve.
Gore navedena lista prednosti elektronskog upravljanja podacima nikako nije potpuna, već samo ograničava sopstvenu kreativnost i profesionalizam, u zavisnosti od oblasti primene! Ako se digitalizacija analogne arhive uzme u obzir sa ovih stanovišta i napravi kontra-obračun, postaje jasno da se trud isplati i kako bi, na primer, trebalo uzeti u obzir investiciju u novu, moderniju i bržu mašinu.
