Deljenje dokumenata: preko linka u pregledaču i telefonom

Rezultat na početku: deljenje preko pregledača i telefona

Zdravo i dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. Ovaj film obrađuje deljenje: kako možete bezbedno deliti dokumente preko linka u pregledaču ili telefonom. Prvo, rezultat. Naš računovođa u svom PaperOffice nalogu vidi Workspace „Accountant 2026“, sa tačno onim dokumentima koje smo podelili. A kada je u pokretu, može da pozove, prijavi se svojim PIN-om i dobije informacije direktno iz evidencije. Proći ćemo korak po korak: pripremu Workspace-a, deljenje putem e-pošte i kako ga primalac prihvata, telefonskog agenta, telefonsko deljenje, poziv, upravljanje deljenjima i opozivanje i, na kraju, nekoliko praktičnih saveta.

Poglavlje 1: Priprema Workspace-a

Kompletan Workspace se uvek deli u celini. Zato pravimo zaseban Workspace za našeg računovođu i u njega stavljamo samo dokumente koje on treba da vidi. Deljenja su dostupna samo za Workspace-ove tipa Business. Za naš primer dovoljno je šest dokumenata: fakture, knjižno odobrenje i dostavnica. Sve što se kasnije doda u ovaj Workspace automatski će biti vidljivo primaocu.

Poglavlje 2: Deljenje putem e-pošte

Deljenje podešavate direktno u Workspace-u: „Izmeni“, pa kartica „Deljenje“, zatim „Novo spoljno deljenje“. Kao kanal biramo e-poštu. Zatim unosimo e-mail adresu računovođe. Uključivanjem ovog polja za potvrdu pozivnicu može da prihvati samo PaperOffice nalog sa tačno ovom adresom; samo prosleđivanje linka nije dovoljno. Pri pristupu dokumentu određujete šta primalac sme da radi: „Pregled + Preuzimanje“ ili, dodatno, „Pregled + Preuzimanje + Otpremanje“. Pošto naš računovođa treba da nam vrati dokumente, dozvoljavamo otpremanje. A koliko dugo deljenje ostaje važeće, određujete u polju „Isticanje“: bez isticanja, na 7, 30 ili 90 dana, ili na godinu dana. Za godišnji zaključak nam je dovoljno 30 dana. Sačuvajte i gotovo. Deljenje se sada prikazuje kao na čekanju, dok računovođa ne prihvati pozivnicu.

Poglavlje 3: Primalac prihvata

Računovođa dobija e-poruku: pozvan je u Workspace „Accountant 2026“, uz dugme „Prihvati pozivnicu“. Ako je prijavljen u svoj PaperOffice nalog, za pristup je dovoljan jedan klik. Dakle, potreban mu je sopstveni nalog, ali ne i PIN za deljenje. Od tog trenutka deljeni Workspace se pojavljuje u njegovom nalogu, jasno obeležen. Dokumente može da pregleda zajedno sa svim izvučenim podacima i da ih preuzme, u okviru prava koja ste mu dodelili. Pošto smo dozvolili otpremanje, naš računovođa nam može nešto i vratiti, na primer fakturu koja mu je poslata direktno. Prevuče je u deljeni Workspace, i to je sve. A šta je s nama? Faktura je sada u našem Workspace-u „Accountant 2026“, obrađena kao i svaki drugi dokument. Niko ne mora da šalje išta tamo-amo putem e-pošte.

Poglavlje 4: Kreiranje telefonskog agenta

Za deljenje telefonom potreban vam je telefonski agent. U okviru Conversation AI kreiramo novog konverzacnog agenta i nazivamo ga Northstar Phone Share. Važno je obratiti pažnju na ulogu: Zaštićeni agent. Tada pozivaoci moraju da se prijave pre nego što agent može bilo šta iz vaših dokumenata da podeli sa njima. Pod stavkom „Telefonija“ aktivirate agenta i birate državu. PaperOffice za to obezbeđuje broj telefona. Pri tome birate jezik i glas agenta. U polju „Kako bi agent trebalo da se ponaša?“ svojim rečima opišite njegov zadatak, ton i jasne granice. Naš agent treba da odgovara na pitanja o dokumentima prijateljski i sažeto, uvek navodeći iznose sa valutom. Pod stavkom „Baze znanja“ određujete iz kojih Workspace-ova agent sme da uzima odgovore, ovde samo iz Workspace-a „Accountant 2026“.

Poglavlje 5: Podešavanje telefonskog deljenja

Sada je na redu samo deljenje, opet u Workspace-u: „Novo spoljno deljenje“, ovog puta preko telefonskog kanala. Agent je već unet. Unosite broj mobilnog telefona računovođe i PIN od 4 do 6 cifara. Samo osoba koja zove sa ovog broja i zna PIN može da pristupi dokumentima. Oba podatka su u filmu zamućena iz razloga privatnosti. Ako pozivaocu zatreba dokument, PaperOffice ga šalje na ovu fiksnu e-mail adresu: kao link ka PDF-u zaštićenom lozinkom, a lozinka je u istoj e-poruci. Pozivalac telefonom ne može da navede nijednu drugu adresu. Ako neko zove sa nepoznatog ili anonimnog broja, dospeva do recepcije bez pristupa dokumentima. A posle 3 pogrešna PIN-a deljenje se blokira na 15 minuta.

Poglavlje 6: Poziv

Tako to zvuči na telefonu. Računovođa zove broj, unosi PIN i jednostavno postavlja pitanje.

Simulirani poziv:

Telefonski agent: Dobrodošli u PaperOffice AI. Za prijavu unesite PIN i pritisnite taster sa znakom #. Za recepciju pritisnite taster sa zvezdicom.

Računovođa: (unos PIN-a)

Telefonski agent: PIN je potvrđen. Trenutak, molim.

Telefonski agent: Imate pristup Workspace-u „Accountant 2026“. Šta da potražim u arhivi?

Računovođa: Koje fakture dobavljača Veldtmann su dospevale u septembru?

Telefonski agent: Dve: jedna od 2.850 € sa rokom dospeća 6. septembra i druga od 47.500 € sa rokom dospeća 18. septembra.

Računovođa: Koliko je još neplaćeno na fakturi od 47.500 evra?

Telefonski agent: Postoji knjižno odobrenje od 21. avgusta na 950 € za ovu fakturu. Preostali iznos je 46.550 €.

Telefonski agent: Da li da dokument pošaljem na Vašu e-mail adresu?

Računovođa: Da, molim.

Telefonski agent: Dokument sam poslao na Vašu podešenu e-mail adresu.

Računovođa: Hvala, to je sve.

Agent pretražuje deljeni Workspace i odgovara na osnovu dokumenata: navodi rokove dospeća iz dve fakture i preostali iznos iz knjižnog odobrenja. Tokom ovog poziva nema pristupa nijednom drugom Workspace-u. Na zahtev pozivaoca agent šalje dokument kao zaštićeni PDF na sačuvanu e-mail adresu.

Poglavlje 7: Upravljanje deljenjima i opozivanje

Sve možete pratiti u pregledu Workspace-ova: pod stavkom „Opcije“ vidite koliko Workspace-ova ste sami podelili i koliko ih drugi dele sa vama. Deljenja jednog Workspace-a prikazana su na kartici „Deljenje“: ko ima pristup, preko kog kanala i do kada. Pomoću „Radnje“ menjate prava pristupa, na primer da odredite da li primalac sme da otprema dokumente. A kada se saradnja završi, opozovite deljenje. Opoziv važi odmah: Workspace nestaje iz prikaza primaoca, a sledeći poziv ide na recepciju. Tako to izgleda računovođi posle toga: Workspace je nestao iz njegovog naloga, a dokumenti više nisu dostupni.

Poglavlje 8: Saveti iz prakse

Na kraju, četiri praktična saveta. Prvi: jedan Workspace po primaocu i svrsi. Tako svako vidi samo ono što treba da vidi, a deljenje možete opozvati bez ometanja drugih. Drugo, za svako deljenje postavite rok isticanja. Bez njega deljenje traje neograničeno, čak i kada više nije potrebno. Treće: PIN za telefonsko deljenje podelite drugim kanalom nego broj telefona, po mogućnosti lično. I četvrto: redovno proveravajte listu aktivnih deljenja i opozivajte ona koja više nisu potrebna. Ukratko: napravite zaseban Workspace za svakog primaoca. Podelite ga e-poštom sa PaperOffice nalogom, uz prava pristupa i rok važenja. Primalac se telefonom prijavljuje svojim brojem telefona i PIN-om, a zatim jednostavno postavlja svoje pitanje. A svako deljenje možete izmeniti ili opozvati u bilo kom trenutku. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.