Doküman yönetim sistemlerinin şirketler için büyük bir potansiyele sahip olduğu artık bir sır değil.
Bir doküman yönetim sisteminin kullanımı sayesinde, sadece şirketinizin dijitalleşmesini ilerletmekle kalmazsınız. Ayrıca, kurumsal hedeflerinize ulaşmak ve uzun vadeli kurumsal başarınızı güvence altına almak için temel taşı oluşturursunuz.
Çünkü dijital belge yönetimi burada net bir çare yaratıyor ve sizi dijital dönüşümde ileriye doğru büyük bir adım atıyor. Bu yazıda bir doküman yönetim sisteminin (DMS) nasıl çalıştığını, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve firmalara ne gibi avantajlar sağladığını sıralayacağız.
Doküman yönetim sistemi ne için kullanılır?
Basitçe söylemek gerekirse: Bir kuruluş içindeki belge ve bilgi akışını depolamak, yönetmek ve kontrol etmek için bir belge yönetim sistemi (DMS) kullanılır.
Kağıt belgeler, Windows dosyaları veya e-postalar gibi tüm bilgileri, ekip çalışması ve belge paylaşımı için benzersiz işlevler ve dünya çapında benzersiz yenilikçi bir program arayüzü de dahil olmak üzere, çalışanların kolayca ve sorunsuz bir şekilde erişebileceği belge yönetim sisteminizi merkezi bir konumda düzenleyebilirsiniz.
Belge yönetim sistemleri, günümüz işletmeleri tarafından üretilen bilgi miktarı katlanarak arttıkça işletmeler için giderek daha önemli hale gelmektedir.
Kamu veya işletme yönetimindeki iş süreçlerinin bir parçası olan muazzam miktarda dış ve iç belgenin yönetimi ve kontrolü, çeşitli uygulamaların benimsenmesini teşvik eden bir zorluk haline gelmiştir.
Bu nedenle, bu çeşitli uygulamalar, bilgi ve belgeler üzerindeki kontrolü kolaylaştırmalı ve idari süreçlerimizde çok önemli olan arama süresi, taşıma ve maliyet tasarruflarında önemli azalmalar sağlamalıdır.
Ancak tüm işlevleri yerine getirebilecek tek bir uygulamaya sahip olmak bir avantaj olmaz mıydı?
Size PaperOffice belge yönetim sisteminin, şirketiniz için gerekli tüm işlevlere sahip olan tam olarak bu tek uygulama olabileceğini göstereceğiz.
Belgeler nerede saklanır?
Otomasyon seçenekleri, izleme ve aramadan sonra, bu en sık sorulan sorudur, çünkü ister özel ister iş olsun - kimse verileri yanlış ellere bırakmak istemez. Her şeyden önce, bunun da yasalarca gerekli olduğu için.
PaperOffice DMS güvenli yoldan gider, çünkü tüm veriler Synology veya QNAP gibi NAS'ınızda bulunabilen son derece güvenli bir şifreli veritabanında saklanır. Bu, verileriniz üzerinde her zaman erişime ve denetime sahip olduğunuz anlamına gelir.
Bu nedenle, belge yönetim sisteminin "kalbi", bilgilerin basit ve kontrollü bir şekilde bulunabileceği ve alınabileceği şekilde saklandığı bir veritabanıdır.
Ancak bilgiyi yapılandırılmış bir şekilde depolayarak, denklemin sadece bir kısmına sahibiz.
Sistemi kontrol eden "beyin", belgeler ve süreçler arasında bağımlılıklar yaratmayı ve bu bilgileri esnek ve önceden tanımlanmış akışlara bağlamayı mümkün kılan iş akışı mantığıdır.
Bu kadar sofistike bir "iş akışının" uygulanmasında önemli bir adım, dijital formda mümkün olduğunca çok dokümantasyonun mevcut olmasıdır.
Dijitalleşme ve doküman yönetimi
Belge yönetim sistemleri hakkında konuşurken, unutulmamalıdır: süreçlerin bir parçası olan bilgilerin dijitalleşme derecesi ne kadar yüksek olursa, elde edilebilecek kontrol ve otomasyon derecesi de o kadar yüksek olur.
İlk adımda hangi belgelerin süreçlere ait olduğu, bu belgelerin doküman yönetim sistemine nasıl entegre edilebileceği ve veri tabanındaki dokümanlarla birlikte hangi bilgilerin çıkarılıp kaydedilmesi gerektiği belirlenir.
Bilgi dahil edildikten sonra, yaşam döngüsü, diğer süreçlerle nasıl etkileşime girdiği ve nasıl entegre edilebileceği tanımlanır.
Büyük olasılıkla, farklı kaynaklardan ve farklı formatlarda gelen bilgiler de olacaktır. Bazıları dijital formda, dosyalarda veya veritabanlarında saklanır ve bazıları basılı belgeler şeklindedir.
Bilgi diğer veritabanlarından geldiğinde veya XML biçiminde olduğunda, sorgulamak ve ayıklamak kolaydır, ancak. Pdf, doc vb. formattaki dijital belgelere ne olur? Biraz daha karmaşık olacak, ancak içeriğine farklı şekillerde erişilebilir, örneğin belirli programlarla, dosyaya doğrudan erişmek veya yazdırmak için göndermek ve bilgileri yazdırma biriktirme (kuyruk) aracılığıyla ayıklamak.
Belge, teslimat notu veya fatura gibi kağıt biçiminde geldiğinde biraz daha karmaşıktır. Ancak çözüm sofistike bir Optik Karakter Tanıma (OCR) programı içerdiğinde, önemli bir adım atılmış demektir.
Tarayıcı ve Doküman Yönetim Sistemi
Bir tarayıcı veya başka bir sayısallaştırma cihazıyla, belge yalnızca bir görüntüye dönüştürülmez, aynı zamanda içeriği elektronik olarak da "okunabilir".
Sistem artık hangi belge bilgilerinin ayrı ayrı olduğunu tanımak ve tanımlamak için kullanılabiliyorsa Belge yönetim sistemindeki bilgiler tamamlanmıştır.
OCR aracılığıyla bilgilerin dijitalleştirilmesi, çok çeşitli belgelerin süreçlerin ve iş akışlarının yönetimine entegre edilmesini kolaylaştırır.
PaperOffice doküman yönetim sisteminden nasıl yararlanabilirsiniz?
PaperOffice'in belge yönetim sistemi çok yönlü bir yetenek gibidir, çünkü genel belge arşivlemeye ek olarak, belgeler ve ilgili bilgilerle ilgili diğer birçok işlev entegre edilmiştir, bunlardan bazıları gibi:
- Bilgilerinize her zaman, her yerden erişin
- Tüm veriler bir bulutta değil, sizinle güvenli bir şekilde depolanır.
Tüm verilerinizi takip maliyetleri olan üçüncü taraf bir bulut yerine kendiniz yöneterek bağımsız kalın.
PaperOffice, yerel PC, QNAP NAS, Synology NAS, Windows veya Linux sunucuları gibi tüm cihazları ve AWS veya Azure gibi web hizmetlerini destekler.
Bir bulutun tüm avantajlarını ancak kendi veritabanı sunucunuzu kullanarak elde edersiniz. PaperOffice veritabanınıza dünyanın herhangi bir bilgisayarından şifreli ve güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.
Daha fazla bilgi edinin. - Belgeleri arama ve bulma
- PaperOffice, taranmış belgeler veya dosyalar olsun, her şeyi dizine ekler. Metin içeriği, sizin müdahaleniz olmadan veritabanında güvenli bir şekilde depolanır. Böylece saniyeler içinde herhangi bir kelime snippet'ini, miktarını ve anahtar kelimeyi kolayca arayabilir ve eşleşen girişleri bulabilirsiniz.
Entegre arama hakkında daha fazla bilgi edinin. - Hızlı ve gelişmiş arama
- Tam otomatik
- Serbestçe tanımlanabilir izleme, tüm belgeleri spesifikasyonlarınıza göre otomatik olarak saklar.
Yalnızca tüm dizinler değil, aynı zamanda e-posta hesapları, Outlook klasörleri ve hatta web tabanlı formlar da izlenebilir.
İzlemeyi otomatikleştirme hakkında daha fazla bilgi edinin. - Otomasyon ve İzleme
- Belgelerin yasal olarak uyumlu ve denetimden geçmiş arşivlenmesi
- Her şirket, vergi dairesi için vergiyle ilgili belgeleri saklamakla yükümlüdür.
Buradaki zorluk, GoBD'nin gerektirdiği şekilde artan sayıda dijital ve kağıt belgeyi arşivlemektir: orijinal formatta ve değiştirilemez.
- PaperOffice DMS bunu mümkün kılar, nasıl yapılacağını öğrenin:
- Yasal olarak uyumlu arşivleme
- İş akışlarını otomatikleştirin
- Daha önce de belirtildiği gibi, gelişmiş belge yönetiminin tüm bilgilerin bir veritabanında dijital ve yapılandırılmış bir biçimde olması esastır. Bu, belgeleri kolayca bulmanıza ve bilgilerinize kimlerin erişebileceğine, bunları değiştirebileceğine ve silebileceğine/arşivleyebileceğine ilişkin kuralları tek bir merkezi web sitesinde belirlemenize olanak tanır.
- PaperOffice belge yönetimi çözümünün temel direklerinden biri, kapsamlı iş akışı motorudur. Bu, bir iş sürecinin her adımını, ilişkili etkinlikleri ve bağımlılıklarının yanı sıra ilgili departmanları ve rolleri de belirtmenize olanak tanır. Ancak, işlem boyunca gerçekleşen etkinliklere ve olaylara bağlı olarak etkinleştirilen otomatik bildirimleri de tanımlayabilirsiniz.
- Bütün bunlar sadece görevleri yönetmek için harcanan zamanı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda süreçteki unutkanlık ve hata olasılığını da en aza indirir.
- PaperOffice, tüm iş süreçlerinizi otomatikleştirmenize, tüm iş süreçlerinizi dijital olarak haritalamanıza yardımcı olur, böylece her zaman bilgi sahibi olursunuz.
Günlük çalışmalarınızı otomatikleştirmenize yardımcı olan iş akışları aracılığıyla her zaman görevlere ve süreçlere genel bir bakışa sahip olursunuz.
İstediğiniz iş akışını bir son tarihle ayarlayın, olası kararlara ve görevlere bağlayın ve etkinleştirmeden itibaren PaperOffice tamamlanana kadar her şeyle ilgilenir. - Bu, şirket politikalarına ve yasal gerekliliklere uymanızı kolaylaştırır.
- İş akışı otomasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin:
- İş akışları
Ve daha birçok özellik.
Belgelerle çalışmak ve bunları yönetmek aynı zamanda kolay, güvenli ve verimli olabilir.
Doküman yönetiminin katma değeri ve faydaları
Aşağıda, PaperOffice belge yönetim sistemini uygulamanın en göze çarpan faydalarından bazılarını listeliyoruz:
- Belgelere kimlerin erişebileceğini, belgelere ne zaman erişebileceğini ve belgeler üzerinde hangi etkinliklerin gerçekleştirilebileceğini denetleme
- İlgili tüm şirket belgelerine merkezi ve kolay erişim ve aynı belge üzerinde birden fazla tarafın işbirliği yapma imkanı
- Güvenlik, sadece erişim kontrolünde değil, aynı zamanda yeni teknolojilerin ve veritabanlarının tanıtılmasıyla birlikte gelen gözetim ve güvenlikte de
- Dokümantasyon ararken zamandan tasarruf edin ve bunları yönetme ve depolama maliyetleri
- Belgelerin çoğaltılması, fotokopiler, veri kaydı gibi fazlalıkların azaltılması
- Belgelerin ve iş süreçlerinin kontrollü bir ortamda entegrasyonuna ve açıkça tanımlanmış ve izlenen faaliyetlere olanak tanıyan iş akışlarının oluşturulması ile idari görevlerin çevikliği ve otomasyonu
- Daha yüksek iç ve dış müşteri memnuniyetinin olumlu "yan etkisini" unutmamak gerekir.
PaperOffice ile çalışmak için internete ihtiyacım var mı?
Hayır! PaperOffice'in çalışması için internet bağlantısı GEREKTİRMEZ.
İnternet yalnızca kurulum paketini indirmek, kullanıcı hesabını oluşturmak, veritabanını oluşturmak ve cihazı eklemek için gereklidir.
Synology NAS'ımı veritabanı depolama alanı için kullanabilir miyim?
EVET, kesinlikle! PaperOffice, Synology NAS ile mükemmel çalışır.
Belgeler ve dosyalar nerede saklanır?
Tüm belgeler ve dosyalar doğrudan sizinle, bilgisayarınızda, şifreli bir veritabanında veya belgeleriniz "Windows Belgelerim" altında depolanıyorsa, yerel Windows dizininizde şifrelenmemiş olarak depolanır.
Ayrıca, veritabanını bir NAS cihazında ayarlama ve verilerinizi NAS'a kaydetme seçeneğiniz de vardır.
Her durumda, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Verilerim bulutta mı depolanıyor?
Hayır, verileriniz genellikle bulutta depolanmaz!
Veritabanınızın bir NAS sunucusunda (QNAP veya Synology gibi) kurulması durumunda, verileriniz NAS sunucusundaki veritabanında saklanır.
PaperOffice tarafından oluşturulan veritabanları her zaman şifrelenir mi?
PaperOffice tarafından oluşturulan her veritabanı üst düzey bir şifre ile korunmaktadır. Dahil olan tüm belgeler PaperOffice ChunkCrypt tarafından 1024bit askeri şifreleme ile şifrelenir.
Sadece belgelerinizi ve ilgili bilgileri bulmak isteyip istemediğiniz veya belgeleri etiketlemeniz, iş akışlarına entegre etmeniz gerekip gerekmediği önemli değildir, ancak aynı zamanda çeşitli yönergelere ve düzenlemelere uygun olarak çalıştığınızdan emin olun - PaperOffice DMS'nin size yardımcı olacak çeşitli İşlevleri vardır.
Başlamak düşündüğünüzden daha kolaydır.
Hala başaramamaktan endişe duyuyor musunuz?
Müşterilerimizin farklı sektörlerde dijitalleşmeyle ilgili örnek olay incelemelerine göz atın ve entegrasyon kolaylığını kendiniz görün.
