Revizija i karantena: Zaustavite sumnjive fakture pre nego što ih bilo ko plati

Rezultat na prvu: Račun je zaustavljen

Zdravo i dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. Ovaj film se bavi revizijom i karantinom: kako PaperOffice otkriva sumnjive dokumente i sprečava ih pre nego što neko plati lažni račun. Prvo, rezultat. Ovaj račun navodno dolazi od Veldtmanna, poznatog dobavljača, i zahteva da plaćate samo na novi bankovni račun počevši odmah. PaperOffice ga je pregledao, klasifikovao kao kritičan i odmah ga stavio u bezbednosni karantin. Uređivanje, preuzimanje i brisanje su zaključana dok administrator ne donese odluku. Proći ćemo korak po korak: AI-DMS nivo Workspace, karantin, loša skeniranja i polja, Audit Control Center, zadatak pregleda, duplikati i na kraju revizijski sigurno skladištenje.

Poglavlje 1: AI-DMS nivo Workspace

Koliko PaperOffice radi sa Vašim dokumentima određuje se po Workspace, sa AI-DMS nivoom. Skladištenje samo čuva fajlove bez automatske obrade. Basic pretvara ih u pretraživu arhivu, sa prepoznavanjem teksta, klasifikacijom i ključnim rečima. Premium takođe čita poslovna polja, otkriva odnose između dokumenata i prijavljuje duplikate. Ultra ide najdublje: prepoznavanje vizije čita tabele, obrasce i barkodove, dopunjeno sa Knowledge Graph-om i zaključivanjem između dokumenata. I u Ultra, revizija je uključena: PaperOffice proverava svaki dokument sa dvanaest kontrola i stavlja sumnjive dokumente u karantin. Za ovaj video, kreiramo Workspace Audit-Demo sa Ultra. Pre nego što ga kreirate, PaperOffice prikazuje najvažnija podešavanja još jednom za Vašu proveru. Ako sve izgleda ispravno, kreiramo Workspace.

Poglavlje 2: Promena banke: račun ulazi u karantin

Sada za ozbiljan slučaj. Učitavamo račun od Veldtmanna, poznatog dobavljača. Na dnu računa nalazi se napomena: Molimo koristite samo nove bankovne podatke od sada; prethodni više nisu važeći. Već možete videti u listi da nešto nije u redu: bezbednosni karantin, revizija visoka i HITL potrebno, što znači da osoba mora da ga pregleda. U kartici Revizija možete videti zašto. Revizija označava rizik od prevare: račun eksplicitno kaže da se koristi novi bankovni račun i da prethodni više nije važeći. To je klasičan znak e-mail prevare, na primer kada je neko preuzeo sanduče. Težina osam od deset, kritično. Svako otkriće dolazi sa preporukom. Ovde: ne obrađujte uplatu samo na osnovu dokumenta i kontaktirajte dobavljača koristeći verifikovane kontakt podatke iz ranije korespondencije da potvrdite promenu. Postoji i drugo otkriće: rizik plaćanja, jer račun nalaže da se koristi nova IBAN brojka i da se prethodni bankovni podaci ignorišu. Od nivoa težine sedam nadalje, PaperOffice odmah stavlja dokument u karantin. Uređivanje, pomeranje, preuzimanje i brisanje su zaključana; preostale kartice su neaktivne. I dalje možete pregledati veze, ali samo u režimu samo za čitanje.

Poglavlje 3: Loše skenirani dokumenti

U svakodnevnoj praksi, dokumenti retko stižu u savršenom stanju. Učitavamo tri tipična primera: fakturu za teretni prevoz sa mrljom od kafe, otpremnicu iz tačkastog štampača i fakturu koju je neko fotografisao mobilnim telefonom. PaperOffice takođe ekstrahuje ove dokumente. Svaki dobija opisno ime, kratak sažetak i svoja polja podataka: broj dokumenta, izdavalac, primalac, referenca i iznosi. Na fakturi za teretni prevoz kompanije Britannia Freight, mrlja od kafe se nalazi tačno u sredini stranice. Broj dokumenta, pošiljalac i ukupan iznos obe stavke su i dalje tačno uhvaćeni u svojim odgovarajućim poljima. Pređite mišem preko polja, i prikaz sa leve strane odmah skače na mesto u dokumentu odakle potiče vrednost. Na ovaj način možete odmah videti da li je ispravno. Otpremnica iz tačkastog štampača ima bleda, tačkasta slova na sivom kontinuiranom papiru. Broj otpremnice, broj porudžbine i adrese su i dalje jasno prepoznati. A fotografija mobilnim telefonom: snimljena pod uglom na drvenom stolu. PaperOffice je čita kao sken, sa brojem fakture, izdavaocem, PIB-om i iznosom od hiljadu devetsto evra. Loše skeniranje samo po sebi još uvek nije revizorski nalaz. Sva tri dokumenta su prošla reviziju bez ikakvih kritičnih signala.

Poglavlje 4: Provera i izmena polja

Ako je vrednost netačna ili treba da bude drugačija, možete je promeniti direktno u polju: samo kliknite u njega, izmenite vrednost i gotovo. PaperOffice odmah čuva promenu, a pregled tada prikazuje ko je poslednji put menjao dokument i kada. Neizmenljiva istorija izmena dolazi sa skladištenjem otpornim na reviziju. Više o tome na kraju.

Poglavlje 5: Karantin na prvi pogled

Nazad na račun sa novim bankovnim detaljima: ne možete ga jednostavno obrisati. Administrator mora prvo doneti odluku. Ovo osigurava da se nijedan dokaz ne izgubi pre nego što je neko pregledao slučaj. Da biste bili sigurni da nijedan slučaj nije promakao, filtrirajte pretragu po Reviziji: potrebna revizija, visok rizik revizije, HITL potrebno ili bezbednosni karantin. Sa bezbednosnim karantinom, tačno jedan račun ostaje u našem Workspace. U centru dokumenata, svaki Workspace pokazuje koliko je dokumenata trenutno u karantinu. Filter sa karantinom prikazuje samo one Workspaces. U podešavanjima možete definisati da li PaperOffice automatski stavlja dokumente u karantin pri kritičnom nalazu revizije, i na kom nivou ozbiljnosti. Podrazumevano, ovo je postavljeno na sedam od deset.

Poglavlje 6: Audit Control Center

Audit Control Center sumira sve: dva nalaza, dve otvorene revizije, dvanaest kontrola, maksimalni nivo ozbiljnosti osam. Pored toga nalazi se analiza rizika od prevare u potpunim rečenicama. Ispod ćete videti svih dvanaest kontrola: finansijski integritet, poreska usklađenost, rizik od prevare, geografska neusklađenost, konzistentnost podataka, nedostajući podaci, provera verodostojnosti, rizik plaćanja, vizuelna autentičnost, regulatorna usklađenost, izlaganje osetljivih podataka i preteći sadržaj. Dva nalaza su označena kao visok rizik bez zelene kvačice. Ispod se nalaze nalazi sa nivoom ozbiljnosti, obrazloženjem i preporukom. Svaki nalaz možete označiti kao pregledan ili kreirati zadatak iz njega. Za vaše evidencije ili za vašeg poreskog savetnika, rezultat možete izvesti kao PDF izveštaj, opciono zajedno sa originalnim dokumentom.

Poglavlje 7: Odlučivanje o zadatku pregleda

Jednim klikom pretvarate nalaz u zadatak pregleda. On se pojavljuje u zadacima „Human in the Loop“, gde ga vaš tim obrađuje. Revizijski zadaci nude četiri opcije: Završi pregled, kada je nalaz proveren; Nije potrebna nikakva radnja, kada nema rizika; Nije izvodljivo, i nalaz ostaje otvoren; Ili prosledite zadatak drugoj osobi. Kada se promeni bankovni račun, pravilo je da se dobavljač pozove nazad na broj koji već poznajete, nikako onaj sa nove fakture. Zabeležite svoje nalaze kao komentar i završite pregled. Samo administrator može ukinuti karantin, nakon eksplicitne potvrde. Ovde promena bankovnog računa nije bila autentična. Stoga otkazujemo, dokument ostaje u karantinu i niko ne plaća na pogrešan račun.

Poglavlje 8: Duplikati

Klasičan slučaj: ista faktura stiže dva puta, jednom kao original, a kasnije ponovo kao sken. Počevši od AI-DMS Premium, PaperOffice ovo prepoznaje. Iznad drugog dokumenta prikazuje se: moguć duplikat, zajedno sa imenom Workspace i datumom originala. Razlozi su navedeni: isti broj dokumenta, isti izdavalac, isti iznos i ista referenca. Revizija takođe označava duplikat kao nalaz sa nivoom ozbiljnosti pet. Ovo je ispod praga od sedam. Dakle, dokument ne ulazi u karantin, ali ga treba da pregleda osoblje. Jednim klikom otvarate original i upoređujete. Ako zaista nije reč o duplikatu, označite ga kao „Nije duplikat“.

Poglavlje 9: Revizijom sigurno skladištenje i pravno zadržavanje

Za dokumente koje je potrebno čuvati postoji revizijom sigurno skladištenje. Iznad dokumenta i dalje piše: nije revizijom sigurno. Aktivirajte ga na kartici Revizije: izaberite zemlju i vrstu dokumenta, što određuje period zadržavanja, ovde šest godina za britanski PDV zapis. Počinje odmah, a PaperOffice prikazuje izračunati datum isteka. Nakon toga, dokument se skladišti nepromenljivo i ne može se obrisati ni premestiti dok period zadržavanja ne istekne. PaperOffice beleži sve što se dogodi sa dokumentom, neizmenljivo, na kartici Revizije. Ovo je po dizajnu nepovratno. U bilo kom trenutku možete zatim kreirati sertifikat o usklađenosti: PDF sa dokazom integriteta, QR kodom i javnom vezom za verifikaciju. Ako je u toku pravni spor ili poreska revizija, administrator može dodatno postaviti pravno zadržavanje putem API-ja, na primer iz vašeg sopstvenog radnog toka. Dokument će ovo odmah prikazati i ostati zadržan nakon isteka roka dok se zadržavanje ne ukine. Da sumiramo: izaberite AI-DMS Ultra za važne dokumente, a revizija proverava svaki dokument sa dvanaest kontrola. Kritična otkrića odmah stavljaju dokument u karantin, i samo administrator ga može osloboditi nakon pregleda. PaperOffice čita i loše skenove, vi proveravate svu vrednost na njenom izvoru, PaperOffice samostalno prijavljuje duplikate, a vi skladištite važne dokumente revizijom sigurno. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.