Povežite sve: dokumente iz prijemnog sandučeta, skenera i skladišta, kao i API i AI asistente

Rezultat na prvom mestu: Dokumenti stižu sami od sebe

Zdravo i dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. U ovom videu povezaćemo PaperOffice sa spoljnim svetom: Vašom e-poštom, skenerom, lokacijama za skladištenje i AI asistentima kao što su Claude i ChatGPT. Fakture stižu putem e-pošte, skenirani dokumenti su na kopir mašini, ugovori se nalaze u oblaku. Ručno preuzimanje i otpremanje svega pojedinačno Vam svakodnevno oduzima vreme. Prvo, rezultat. Niko nije ručno otpremio ove fakture. PaperOffice ih je samostalno preuzeo iz Vaše e-pošte, a poslednji dokument stigao je direktno sa skenera. Evo kako da to podesite: Prvo povežite izvor, zatim konektor određuje gde dokumenti idu. Nakon toga, obradićemo Vaše sopstveno skladište, API ključeve i AI asistente.

Poglavlje 1: Princip: Storage Mount i Connector

Svaka veza se uspostavlja pod Document AI, Storage Mounts. Storage Mount predstavlja pristup izvoru, kao što je prijemno sanduče, fascikla na serveru ili cloud skladište. Prilikom kreiranja, prvo se bira namena. Kao uvozni izvor, PaperOffice preuzima fajlove. Kao Vaše sopstveno skladište, PaperOffice čuva Vaše dokumente na tom mestu. Ovaj izbor se kasnije ne može promeniti.

Poglavlje 2: Sanduče za e-poštu

Započnimo sa poštom koju vaši dobavljači koriste za slanje faktura. Izaberemo E-poštu kao tip veze. Zatim unesite podatke za prijavu na poštu: server, korisničko ime i lozinku. Enkriptovana veza je već omogućena, a pristupa se dolaznoj pošti. Pomoću opcije Testiraj vezu, PaperOffice odmah proverava da li su podaci tačni, i to isključivo u režimu samo za čitanje. Tokom ovog procesa ništa se ne menja u vašoj pošti. Konektor pretvara ovo u radni tok. On prati izvor i čuva svaki novi dokument u navedenom Workspace. Sada o konektoru. Dodeljujemo mu ime, izvor je naša pošta, a kao odredište izabiremo Workspace Inbox (Prijemno sanduče). U polju Akcija određujete koliko često se proverava pošta, najviše svakih pet minuta. PaperOffice preuzima samo nepročitane e-poruke i nakon toga ih označava kao pročitane. Same e-poruke ostaju u vašoj pošti. Pomoću opcije Start scan (Pokreni skeniranje) preuzimamo fakture odmah, umesto da čekamo sledeću proveru. I evo ih: tri fakture, direktno iz vaše pošte. Obrada od strane AI-DMS će ih odmah pročitati.

Poglavlje 3: Skener

Za Vaš skener postoji posvećena opcija pod nazivom Krajnja tačka skenera. PaperOffice obezbeđuje sigurni pristup za ovu svrhu. Kliknite na Aktiviraj krajnju tačku, a PaperOffice će prikazati podatke za prijavu. Unesite ih u Vaš skener. Najbolje je koristiti SFTP. Stariji skeneri koji podržavaju samo FTP dobijaju posvećeni FTP pristup za ovu svrhu. I ovde konektor prenosi skenirane dokumente u Workspace prijemno sanduče. Važno je da je omogućeno periodično proveravanje (polling). Kada je ova opcija uključena, PaperOffice proverava fasciklu skenera u zadatim intervalima i automatski preuzima nove skenirane dokumente. Da bismo ovo demonstrirali, odmah ćemo preuzeti sken klikom na Pokreni sken. I evo ga, bez potrebe za prolaskom kroz računar.

Poglavlje 4: Fasikle i cloud skladištenje

Povežite fascikle na serverima i u cloudu na isti način: putem SFTP, na primer za NAS ili Linux server, kao i Amazon S3 i kompatibilno skladište, na primer Nextcloud putem WebDAV. Povezujemo fasciklu na našem sopstvenom serveru putem SFTP: adresa, korisničko ime, lozinka i fascikla iz koje PaperOffice čita. Test veze takođe ovde samo proverava vezu. Ništa se ne menja na serveru. Konektor prenosi fajlove u Workspace prijemno sanduče. Sami fajlovi ostaju na serveru. Ovde su faktura, otpremnica i teretna faktura, a AI-DMS ih odmah čita.

Poglavlje 5: Vaše sopstveno skladište (BYOS)

Ako želite da Vaši dokumenti budu sačuvani na Vašem sopstvenom hardveru, koristite Vaše sopstveno skladište, poznato i kao BYOS. Za to povezujemo drugu fasciklu na našem serveru kao Vaše sopstveno skladište. Tada PaperOffice enkriptuje svaki fajl Vašom sopstvenom lozinkom. Preuzmite je odmah kao fajl i sačuvajte je na sigurnom mestu. Lokaciju skladišta birate prilikom kreiranja Workspace, a ovaj izbor je konačan.

Poglavlje 6: API ključevi

Za Vaše sopstvene programe i automatizacije postoje API ključevi. Možete ih pronaći sa desne strane pod karticama API i Developer. Prilikom kreiranja, birate tip: API ključ za servere i servise ili lični token koji omogućava AI asistentima da rade za Vas putem MCP-a. Ključ možete kopirati u bilo kom trenutku iz liste API ključeva. Postupajte s njim kao sa lozinkom. Kako povezati n8n, na primer, prikazano je u posebnom videu.

Poglavlje 7: Claude i ChatGPT

Najbrži način za povezivanje AI asistenta je putem opcije Podešavanje PaperOffice, koja se nalazi desno u delu Pomoć i učenje. Za Claude kopirajte adresu servera i kreirajte lični token. Zatim dodajte PaperOffice u Claude kao konektor. U ChatGPT omogućite developer mode (režim za developere), što obično zahteva plaćeni ChatGPT plan. Zatim unesite adresu servera i potvrdite prijavu. Za Cursor i druge MCP programe, dijalog prikazuje odgovarajuće korake odmah. Ukratko: Storage Mount povezuje izvor, a konektor donosi dokumente u odgovarajući Workspace. Fakture iz vaše pošte i skenirani dokumenti sa skenera stižu automatski. Sa sopstvenim skladištem, vaši fajlovi ostaju na vašem hardveru, a putem API ključeva i MCP-a, vaši programi i AI asistenti rade direktno sa PaperOffice. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.