Delite dokumenta, a ne lične podatke: Anonimizujte pomoću pseudonima (pregled)

Zdravo i dobrodošli nazad u PaperOffice AI Akademiju. Danas ćemo pogledati nešto sa čim se svaka kompanija suočava ranije ili kasnije: potrebno je podeliti dokument, ali ne i lične podatke koji se u njemu nalaze. Evo naše situacije. Platu firme Northstar revizuje spoljna firma. Revizorima je potreban ugovor o radu Majin, kako bi proverili da li se njena plata obračunava ispravno. Ono što im nije potrebno jeste sama Maya: njeno ime, adresa stanovanja i lični identifikatori. Ovo je dokument Northstar HR Workspace, koji sadrži ugovor o radu, platni listić i izveštaj o incidentu.

Otvorimo prvo ugovor kako biste videli s čim imamo posla. Evo punog imena Majin. Njene privatne adrese u Londonu. I njene godišnje plate. Sve su ovo lični podaci i pojavljuju se na svim stranama. Ručno ih je ukloniti sporo i lako je propustiti neki deo. Zato ćemo ostaviti da to uradi PaperOffice.

U listi se vraćam na prethodni korak, biram ugovor, otvaram opcije “Agenti i radni tokovi” i odabirem Redact. Koristim opciju “Uređivanje s pregledom” kako bih sve mogao proveriti pre nego što se bilo šta sačuva. Prvo, scenario. Kome je dokument namenjen? Postoji jedan za zahteve u skladu sa GDPR-om, jedan za deljenje sa poslovnim partnerima, a ovaj najbolje odgovara: Lični dosije zaposlenog, HR.

U procesu finog podešavanja (fine-tuning), mogu da navedem šta treba da ostane vidljivo. Revizorima i dalje treba da bude jasno o kojoj je kompaniji reč, ali ne i o kojoj osobi. Dakle: Northstar Industrial Systems, kao i skraćeni naziv Northstar. Prilikom izvršenja: rezultat se čuva direktno u ovom dokumentu Workspace. Model je Ultra, a umesto crnih kutija, biram opciju Pseudonimizacija (Pseudonymize). Pseudonimizacija znači da se imena, adrese, datumi i identifikatori zamenjuju doslednim, izmišljenim vrednostima. Dokument ostaje čitljiv, a revizori mogu da rade sa njim kao da je originalan. I… početak. Ovo traje nekoliko sekundi, pa ćemo preskočiti taj deo. Evo pregleda. PaperOffice je pronašao lične podatke na svim tri stranice i označio svako područje koje će zameniti. Mogao sam da kliknem na određeno područje da ga oslobodim, ili da povučem okvir da dodam novo. Sve izgleda ispravno, pa ću primeniti promene.

Gotovo. I ova tabela je zanimljivi deo: levo original, desno ono što se sada nalazi u dokumentu. Maya Ellison je sada fiktivna osoba, sa fiktivnom adresom i novim brojem ugovora. Ova tabela je vidljiva samo ovde. Nikada nije deo P D F-a. Namenjena je vama, kako biste znali na šta gledate kada kasnije razgovarate o dokumentu. Još jedna detalj: svaki pokret kreira nove pseudonime. Dakle, ako podelite dva dokumenta u različito vreme, niko ih ne može povezati nazad. Odavde mogu preuzeti kopiju ili je poslati e-poštom, direktno revizorima.

Pseudonimizovana kopija sada leži pored originala. Sam original ostaje nepromenjen. Otvorimo kopiju. Maya je sada Sofi Foster, koja živi u Glazgovu. Gde ne postoji bezbedna zamena, kao što je zemlja, PaperOffice je jednostavno prekrije crnim poljem. I plata je i dalje tu za reviziju.

To je to: lični podaci spolja, čitljiv dokument unutra, za oko minut. Hvala na gledanju i vidimo se na sledećem času.