Belgeleri paylaşma: tarayıcıda bağlantıyla ve telefonla

İlk sonuç: Tarayıcı ve telefon üzerinden paylaşıldı

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu film paylaşımı ele alıyor: belgeleri tarayıcı bağlantısıyla ya da telefonla nasıl güvenli biçimde paylaşabileceğinizi. Önce sonuç: Muhasebecimiz kendi PaperOffice hesabında, yalnızca paylaştığımız belgelerle birlikte Workspace Accountant 2026’yı görür. Yoldayken arayabilir, PIN’ini girerek oturum açabilir ve bilgileri doğrudan kayıtlardan alabilir. Bunu adım adım göstereceğiz: Workspace’i hazırlama, e-posta ile paylaşım ve alıcının bunu nasıl kabul ettiği, telefon ajanı, telefon paylaşımı, bir arama yapma, paylaşımları yönetme ve iptal etme ve son olarak birkaç pratik ipucu.

Bölüm 1: Workspace’i hazırlayın

Bir Workspace her zaman bütünüyle paylaşılır. Bu nedenle muhasebecimiz için ayrı bir Workspace oluşturuyoruz ve oraya yalnızca onun görmesi gereken belgeleri koyuyoruz. Paylaşımlar yalnızca Business türündeki Workspace’ler için kullanılabilir. Örneğimiz için altı belge yeterli: faturalar, bir kredi notu ve bir irsaliye. Bu Workspace’e sonradan eklenen her şey alıcıya otomatik olarak görünür.

Bölüm 2: E-posta ile paylaşın

Paylaşımı doğrudan Workspace’te ayarlarsınız: Düzenle, ardından Paylaşım sekmesi ve ardından Yeni harici paylaşım. Kanal olarak e-postayı seçiyoruz. Ardından muhasebecinin e-posta adresini giriyoruz. Bu onay kutusuyla yalnızca tam olarak bu adrese sahip bir PaperOffice hesabı daveti kabul edebilir; yalnızca bağlantının iletilmesi yeterli değildir. Belge erişiminde alıcının neler yapabileceğini belirlersiniz: yalnızca Görüntüle + İndir ya da ek olarak Görüntüle + İndir + Yükle. Muhasebecimizin bize belge geri gönderebilmesi gerektiğinden yüklemeye izin veriyoruz. Ayrıca paylaşımın ne kadar süre geçerli kalacağına siz karar verirsiniz: Son Kullanma Tarihi Yok (süresiz), 7, 30 veya 90 gün ya da bir yıl. Yıllık kapanış için bizim açımızdan 30 gün yeterli. Kaydedin, hepsi bu. Paylaşım, muhasebeci daveti kabul edene kadar ‘beklemede’ olarak listelenir.

Bölüm 3: Alıcı kabul eder

Muhasebeci bir e-posta alır: Workspace Accountant 2026’ya davet edildiniz; e-postada ‘Daveti kabul et’ düğmesi bulunur. Kendi PaperOffice hesabında oturum açmışsa, erişim vermek için bu tek tıklama yeterlidir. Yani kendi hesabı olması gerekir, ama paylaşım için PIN gerekmez. Bundan sonra paylaşılan Workspace, hesabında açıkça işaretlenmiş olarak görünür. Verdiğiniz izinler kapsamında belgeleri, çıkarılmış tüm verilerle birlikte görüntüleyebilir ve indirebilir. Yüklemeye izin verdiğimiz için muhasebecimiz bize bir şey de geri gönderebilir; örneğin doğrudan kendisine gönderilmiş bir fatura. Bunu paylaşılan Workspace’e sürükler, hepsi bu kadar. Peki ya biz? Fatura artık bizim Workspace Accountant 2026’mızda ve diğer her belge gibi işleniyor. Artık hiç kimsenin e-posta ile bir şey gönderip alması gerekmez.

Bölüm 4: Telefon ajanını oluşturun

Telefonla paylaşım için bir telefon ajanına ihtiyacınız olacak. Conversation AI altında yeni bir ajan oluşturup ona Northstar Phone Share adını veriyoruz. Rolüne dikkat etmek önemlidir: Korumalı ajan. Ardından arayanların, ajanın belgelerinizden onlarla bir şey paylaşabilmesi için önce oturum açması gerekir. Telefon bölümünde ajanı etkinleştirir ve ülkeyi seçersiniz. Bu amaçla PaperOffice bir telefon numarası sağlar. Bunun için ajanın dilini ve sesini seçersiniz. ‘Ajan nasıl davranmalıdır?’ alanında ajanın görevini, tonunu ve net sınırlarını kendi cümlelerinizle açıklayın. Ajanımız belgelerle ilgili soruları nazik ve öz biçimde yanıtlamalı; tutarları her zaman para birimleriyle birlikte belirtmelidir. Bilgi tabanı bölümünde ise ajanın yanıtlarını hangi Workspace’lerden alabileceğini belirlersiniz; burada yalnızca Accountant 2026’dan.

Bölüm 5: Telefon paylaşımını kurun

Şimdi paylaşımın kendisine geçiyoruz, yine Workspace’te: Yeni harici paylaşım, bu kez telefon kanalını kullanarak. Ajan zaten eklenmiş durumda. Muhasebecinin cep telefonu numarasını ve 4 ila 6 haneden oluşan bir PIN’i girersiniz. Yalnızca bu numaradan arayan ve PIN’i bilen kişi belgelere erişebilir. İkisi de gizlilik nedeniyle videoda bulanıklaştırılmıştır. Arayan kişi bir belgeye ihtiyaç duyarsa PaperOffice bunu bu sabit e-posta adresine gönderir: şifre korumalı bir PDF’e bağlantı olarak; şifre aynı e-postada yer alır. Arayan kişi telefonda başka bir adres belirtemez. Bilinmeyen ya da gizli bir numaradan arayan kişi, belgelere erişimi olmadan resepsiyona ulaşır. Ve 3 yanlış PIN girişinden sonra paylaşım 15 dakika süreyle engellenir.

Bölüm 6: Bir arama

Telefonda kulağa böyle geliyor. Muhasebeci numarayı arar, PIN’ini girer ve sorusunu basitçe sorar.

Simüle edilmiş arama:

Telefon ajanı: PaperOffice AI’ye hoş geldiniz. Oturum açmak için PIN’inizi girin ve kare tuşuna basın. Resepsiyon için yıldız tuşuna basın.

Muhasebeci: (PIN girişi)

Telefon ajanı: PIN onaylandı. Lütfen bir an bekleyin.

Telefon ajanı: “Accountant 2026” Workspace’ine erişiminiz var. Arşivde neyi aramamı istersiniz?

Muhasebeci: Eylül’de vadesi gelen hangi Veldtmann faturaları vardı?

Telefon ajanı: İki tane var: biri 6 Eylül’de vadesi gelen 2.850 € tutarında, diğeri 18 Eylül’de vadesi gelen 47.500 € tutarında.

Muhasebeci: 47.500 euroluk faturanın hâlâ açık bakiyesi ne kadar?

Telefon ajanı: Bu faturaya karşılık 21 Ağustos tarihli, 950 € tutarında bir kredi notu var. Açık bakiye 46.550 €.

Telefon ajanı: Belgeyi e-posta adresinize göndereyim mi?

Muhasebeci: Evet, lütfen.

Telefon ajanı: Belgeyi kayıtlı e-posta adresinize gönderdim.

Muhasebeci: Teşekkürler, hepsi bu kadar.

Ajan, paylaşılan Workspace içinde arama yapar ve belgeleri kullanarak yanıt verir: iki faturanın vade tarihlerini ve kredi notundaki açık tutarı verir. Bu görüşme sırasında başka Workspace’lere erişimi yoktur. Arayanın isteği üzerine ajan belgeyi, kayıtlı e-posta adresine korumalı bir PDF olarak gönderir.

Bölüm 7: Paylaşımları yönetin ve iptal edin

Workspace genel bakışında her şeyi takip edebilirsiniz: Seçenekler altında, kendinizin kaç Workspace paylaştığını ve başkalarının sizinle kaç Workspace paylaştığını görebilirsiniz. Bir Workspace’in paylaşımları Paylaşım sekmesinde görüntülenir: kimin erişimi olduğu, hangi kanaldan ve hangi tarihe kadar. İşlemler ile erişim izinlerini değiştirebilirsiniz; örneğin alıcının dosya yükleyip yükleyemeyeceğini belirleyebilirsiniz. İş birliği sona erdiğinde ise paylaşımı iptal edin. Bu hemen geçerli olur: Workspace alıcının görünümünden kaybolur ve bir sonraki arama resepsiyona gider. Sonrasında muhasebecinin ekranı şöyle görünür: Workspace hesabından kaybolmuştur ve belgelere artık erişilemez.

Bölüm 8: Uygulamadan ipuçları

Son olarak dört pratik ipucu. Birincisi: alıcı ve amaç başına bir Workspace. Böylece herkes yalnızca görmesi gerekeni görür ve bir paylaşımı diğerlerini rahatsız etmeden iptal edebilirsiniz. İkincisi: her paylaşım için bir son kullanma tarihi belirleyin. Bu yapılmazsa paylaşım, artık gerekmese bile süresiz olarak devam eder. Üçüncüsü: telefon paylaşımının PIN’ini telefon numarasından farklı bir kanaldan, tercihen yüz yüze paylaşın. Dördüncüsü: aktif paylaşımların listesini düzenli olarak kontrol edin ve artık gerekmeyenleri iptal edin. Özetlersek: her alıcı için ayrı bir Workspace oluşturun. Bunu bir PaperOffice hesabıyla e-posta yoluyla paylaşın; izinleri ve geçerlilik süresini de ekleyerek. Alıcı, telefon numarası ve PIN’i ile telefondan oturum açar ve sorusunu basitçe sorar. Ve istediğiniz zaman her paylaşımı değiştirebilir veya iptal edebilirsiniz. Bir sonraki PaperOffice AI Akademisi bölümünde görüşmek üzere.