Revizyona güvenli depolama ve yasal tutma

Saklamanız gereken belgeler için revizyona güvenli depolama vardır. Belgenin üzerinde hâlâ ‘Revizyon güvenli değil’ yazmaktadır. Bunu Revizyonlar sekmesinde etkinleştiriyoruz: ülke ve belge türünü seçin; bu, burada Birleşik Krallık KDV kaydı için altı yıl olan saklama süresini belirler. Hemen başlar ve PaperOffice hesaplanan bitiş tarihini gösterir. Bundan sonra belge değiştirilemez şekilde saklanır ve saklama süresi dolana kadar silinemez veya taşınamaz. PaperOffice, belgelerle ilgili her şeyi, kurcalanmaya karşı korumalı bir şekilde Revizyonlar sekmesinde günlüğe kaydeder. Bu tasarım gereği geri alınamazdır. İstediğiniz zaman uyumluluk sertifikası oluşturabilirsiniz: bütünlük kanıtı, bir QR kodu ve halka açık doğrulama bağlantısı içeren bir PDF. Eğer yasal bir uyuşmazlık veya vergi denetimi devam ediyorsa, bir yönetici API aracılığıyla (örneğin kendi iş akışınızdan) ek olarak yasal tutma ayarlayabilir. Belge bunu hemen gösterecek ve koruma kaldırılana kadar sürenin ötesinde saklanmaya devam edecektir. Özetle: önemli belgeler için AI-DMS Ultra seçin ve denetim, her belgeyi on iki kontrolle inceler. Kritik bulgular belgeyi hemen karantinaya alır ve yalnızca bir yönetici incelemeden sonra onu serbest bırakabilir. PaperOffice, kötü kalitedeki taramaları da okur; her değeri kaynağından kontrol edersiniz, PaperOffice yinelenenleri otomatik olarak bildirir ve önemli belgeleri revizyona güvenli şekilde saklarsınız. Bir dahaki sefere PaperOffice AI Akademisi’nde görüşmek üzere.