Workflow Agents. Opisite radne tokove svojim rečima i izvršite ih automatski

Rezultat na početku: Velika faktura čeka na odobrenje

Zdravo i dobrodošli u akademiju PaperOffice AI. Ovaj video je o temi Workflow Agents. Pomoću nje Vi opisujete proces svojim rečima, a PaperOffice ga automatski izvršava za svaki odgovarajući dokument. Niko ne bi trebalo da plati fakturu u iznosu od dvanaest hiljada evra pre nego što bude odobrena. Međutim, ručno slanje svake fakture oduzima vreme. Prvo, rezultat. Upravo su stigle dve fakture od kompanije Veldtmann. Naš Workflow Agent je već označio manju fakturu u iznosu od dve hiljade tristo pedeset evra kao pregledanu, bez ikakvih daljih pitanja. Za veliki iznos preko dvanaest hiljada evra, proces je zaustavljen. Sada čeka zadatak odobrenja sa podacima o dobavljaču, brojem fakture i iznosom. Nakon što Vi odobrite fakturu, agent nastavlja i takođe označava ovu fakturu kao pregledanu. Evo kako možete sami da je kreirate: kreirajte Workflow Agent, izaberite početni događaj, opišite proces u Prompt Studiju, bezbedno ga testirajte, uključite automatizaciju i pregledajte izvršenja.

Poglavlje 1: Pregled Workflow Agents

Workflow Agent je AI agent koji obrađuje Vaše dokumente prema uputstvu. Uputstvo ne pišete kao program, već u običnom jeziku. Vaš Workflow Agents možete pronaći pod Workflow AI. Lista prikazuje za svakog agenta kada počinje, da li je automatizacija uključena i koju inteligenciju za dokumente mu je potrebna.

Poglavlje 2: Kreiranje agenta i početnog događaja

Za test nam će biti potreban POFID male fakture, što je identifikator dokumenta. Ovo se radi jednim klikom u listi: izaberite fakturu, idite na Akcije i izaberite POFID. Sada je otvoren novi Workflow Agent. On dobija ime, Odobrenje fakture, i opis u običnim rečenicama: fakture veće od pet hiljada evra treba da čekaju odobrenje, manje se označavaju kao pregledane. Pod Inteligencija dokumenata definišete koliko temeljno dokument mora biti prethodno pročitano. Premium je unapred izabran i već sam čita iznos, dobavljača i broj fakture. Tačno koja se polja čitaju određujete pomoću IDP Agents; za to postoji posebna epizoda. Zatim početni događaj. Postoji šest njih. Samo ručno znači: Agent počinje samo kada Vi ga aktivirate. Nakon što AI-DMS završi posao, on počinje sa svakim novim dokumentom čim bude pročitan. Dodatno, može početi kada se promeni meta-polje, kada neko završi zadatak, kada je odobrenje završeno ili čim je dokument u potpunosti potpisan. Nakon što AI-DMS završi posao, agent počinje čim nova faktura bude u potpunosti ekstrahovana. Pod Filterima specificiramo na koje se dokumente ovo odnosi: samo u radnom toku Workspace Workflow-Demo i samo za tip dokumenta Faktura. Ne moramo da brinemo o ponovljenim okidačima ovde. Ova opcija sprečava da isti agent počne više puta uzastopno za isti dokument. Kliknite Sačuvaj, i Prompt Studio će se otvoriti.

Poglavlje 3: Studio za upite

Ovo je Prompt Studio. S leve strane možete videti naš opis. Klikom na ‘Kreiraj instrukciju agenta’, PaperOffice generiše preciznu instrukciju za agenta. U centru možete videti šta je razumeo: zadatak u jednoj rečenici, prepoznata pravila i uključena polja. Ispod toga videćete zašto je instrukcija strukturirana na ovaj način i kako agent zna kada je završio. Uzmite vremena da pažljivo pročitate sve. Ako se nešto razlikuje od onoga što ste nameravali, uredite opis i ponovo generišite instrukciju. Tok alata pokazuje koje alate agent koristi: čita dokument i, ako je potrebno, menja polje. Ne dobija nikakve druge alate osim onih koji su navedeni u njegovim instrukcijama. S desne strane nalazi se završena instrukcija na engleskom jeziku kako bi je agent jasno razumeo. Sve izgleda dobro; sačuvajte i testirajte.

Poglavlje 4: Testirajte s pouzdanjem: probni rad

Testiramo probnim radom: agent radi na stvarnom dokumentu, ali ništa ne menja. Umetnemo POFID male fakture i pokrenemo proces. Probni rad uspešan. Agent je pronašao iznos od hiljadu devetsto osamdeset evra ispod praga i označio bi fakturu kao pregledanu. Ispod možete videti svaki korak: Prvo, pročitao je dokument, zatim je pripremio promenu. Promena nije izvršena; to je bila samo simulacija. Tek nakon uspešnog testa možete uključiti automatizaciju. Na ovaj način nijedan agent ne radi na Vašim dokumentima koje niste prvo isprobali.

Poglavlje 5: Omogućite režim automatizacije

Dakle, uključujemo režim automatizacije. Od sada agent automatski reaguje na početni događaj. Postoji i podešavanje ‘Odobrenje izvršavanja’. Ako je uključeno, agent pita osobu pre svake promene, za svaki dokument. Želimo da nas pita samo za velike fakture, pa smo naše odobrenje postavili u opis.

Poglavlje 6: Stigle su dve fakture

Sada sledi pravi test. Stigle su dve nove fakture od Veldtmanna: jedna za dve hiljade tri stotine pedeset evra i jedna za dvanaest hiljada osamsto dvadeset pet evra. Prvo, obrada AI-DMS učitava dokumente, a zatim se naš agent automatski pokreće za svaku fakturu pojedinačno. Ubrzavam. U koloni Status dokumenta možete videti rezultat: mala faktura je već pregledana. Za veliku još ništa nije prikazano jer je agent ovde pauzirao. U koloni Automatizacija to takođe pokazuje: peščani sat pored Workflow označava da se čeka odobrenje. U Human In The Loop Tasks (HITL) sada čeka odobrenje fakture sa dobavljačem, brojem fakture i iznosom. U zadatku možete videti samu fakturu levo, a detalje desno. Trenutno je dodeljen nama. Ako odluku treba da donese neko drugi, na primer menadžment, jednostavno prosledite zadatak. Mi ga odobravamo uz kratak komentar. Agent zatim nastavlja sa radom. Pogledajmo ponovo spisak dokumenata: sada je i velika faktura pregledana.

Poglavlje 7: Pregled izvršenja

Možete videti šta je agent uradio u svojim izvršenjima. Najbrži način je preko menija u njegovom redu. Ovde možete videti pokretanja ovog agenta, sva završena, svako sa dokumentom, početnim događajem i trajanjem. U detaljima jedna rečenica navodi šta je agent uradio: odobrenje primljeno, status postavljen na pregledano. Zatim sledi ceo proces: prvo uputstvo kao korak nula, zatim svaki korak agenta sa njegovim rezultatom, i na kraju polja koja je izmenio. Na ovaj način možete kasnije pratiti svaku odluku.

Poglavlje 8: Saveti iz prakse

Još nekoliko saveta. Napišite opis kao da objašnjavate proces novom kolegi: sa jasnim pragom, uključenim poljima i onim što agent sme da promeni. Definišite opseg svog agenta korišćenjem filtera kako biste naveli na koje dokumente se odnosi. Testirajte svaki izmenjeni opis prvo u režimu probnog rada. Za osetljive tokove rada dodatno omogućite odobrenje izvršavanja i redovno proveravajte izvršenja tokom prvih dana. Ukratko: Vi opisujete Workflow Agent svojim rečima. Određujete početni događaj i koristite filtere da definišete na koje dokumente se odnosi. Time se kreira uputstvo u Prompt Studio, bezbedno testirate u režimu probnog pokretanja i tek onda omogućavate automatizaciju. Tamo gde osoba treba da odluči, agent pauzira i čeka odobrenje. U sledećem videu povezaćemo PaperOffice sa spoljnim svetom: prijemno sanduče za e-poštu, skladište i skener, Vaš sopstveni NAS, API ključeve i AI asistente kao što su Claude i ChatGPT. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.