IDP Agents: izvucite tačno podatke koji su Vam potrebni iz dokumenata

Rezultat na početku: deset polja sa skenirane fakture

Zdravo i dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. Ovaj film govori o IDP Agentima. Uz njih PaperOffice izvlači tačno one podatke koji su Vam potrebni iz dokumenata, dosledno u ista polja za svaki dokument. Broj fakture, broj narudžbenice, iznosi, IBAN: ako te podatke unosite dokument po dokument, gubite vreme i pravite greške. Prvo rezultat. Ova faktura od Veldtmanna stigla je kao skenirani dokument. Naš IDP Agent izvukao je iz nje deset polja: broj fakture, datum fakture, dobavljača, broj narudžbenice, neto iznos, iznos poreza, ukupan iznos, valutu, IBAN i rok dospeća. Pređite mišem preko polja, pa pregled na levoj strani skoči na mesto u dokumentu odakle vrednost potiče. Evo IBAN-a iz podataka o plaćanju. Tako svaku vrednost možete proveriti na prvi pogled. A pošto svaka faktura ima ista polja, izvoz pretvara podatke u Excel tabelu, sa jednom fakturom u jednom redu. Evo kako to možete sami: kreirajte agenta na osnovu uzorka dokumenta i šablona, definišite polja i testirajte ih, dodelite agenta tipu dokumenta, naknadno obradite postojeće dokumente, pregledajte rezultate i izvezite ih.

Poglavlje 1: Pregled IDP Agenata

PaperOffice već čita podatke iz svakog dokumenta automatski kada ga učitate, u zavisnosti od AI-DMS nivoa Workspace-a. IDP Agent je Vaša sačuvana ekstrakcija za ponavljajuće dokumente: Vi odlučujete koja su Vam polja potrebna, kako se zovu i u kom formatu vrednosti izlaze. Svoje IDP Agente pronalazite pod stavkom Document AI. Lista je trenutno prazna. IDP Agent se uvek kreira na osnovu uzorka dokumenta. Postoje tri koraka: izaberite dokument u Workspace-u, kreirajte novi IDP Agent i izaberite šablon iz kataloga. Zatim u uređivaču agenta podešavate polja i promptove.

Poglavlje 2: Kreiranje agenta na osnovu uzorka dokumenta i šablona

U našem Workspace-u IDP-Demo nalazi se pet faktura dobavljača. Kao primer uzimamo fakturu od Veldtmanna: izaberite je, zatim Akcije, Agenti i radni tokovi, IDP, pa Kreiraj novog agenta. Otvara se katalog predložaka, razvrstan po kategorijama: Finansije i računovodstvo, Logistika, Pravno, ID-ovi i ostalo, a tu su i e-fakture poput XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X. Sa opcijom „Prikaži samo preporučene“ vidite samo šablone koji odgovaraju ovom dokumentu. Za ulazne fakture dobavljača koristimo šablon Invoice Quick Capture Plus. Šablon sadrži najvažnija polja: broj fakture, datum fakture, iznose, dobavljača i valutu. Dolazi i sa preporučenim modelom. Kliknite „Kreiraj Agent-a“. PaperOffice sada u celosti čita uzorak dokumenta: prepoznavanje teksta, polja, dopunjavanje. To traje nekoliko trenutaka, pa ću ubrzati. Ovo je uređivač agenta. Na levoj strani je uzorak dokumenta, a na desnoj prvo dolazi analiza: kakva je to vrsta dokumenta i šta je šablon u njemu pronašao.

Poglavlje 3: Definisanje polja

Klikom na „Nastavi i pregledaj otkrivena polja“ prelazimo na polja. PaperOffice odmah pokreće prvi probni prolaz nad uzorkom dokumenta. Svako polje prikazuje pronađenu vrednost, a pored nje kratak isečak iz dokumenta, pa odmah vidite odakle potiče. Proširite polje da vidite njegov prompt, koji je kratka uputa za AI o tome gde šta da traži. Taj tekst možete direktno ovde menjati. Na vrhu uređivača vidi se model. Šablon preporučuje Basic Pro Max, prepoznavanje teksta bez analize slike. Pošto dobijamo i fotografije sa mobilnog telefona i skenove sa mrljama, biramo Premium Pro Max: on dodatno pregleda sliku stranice i tako čita i teške skenove. Za plaćanje su nam potrebna još polja. „Novo polje“: oznaka IBAN, plus tehnički ključ, a za „Tip polja“ postoji posebna vrsta polja IBAN. U promptu piše gde se IBAN nalazi. U istom dijalogu određujete na kojim stranicama se traži i kako se vrednost validira, pomoću obrasca ili liste dozvoljenih vrednosti. IBAN je obavezno polje. Ako nedostaje u nekom dokumentu, PaperOffice ga označava kao nedostajuće, a dokument možete pronaći filterom „Neophodan ručni pregled“. Zadatak za Vaš tim se kreira kada u tu svrhu podesite HITL agenta. Zatim dolazi rok dospeća, tipa Datum. Ovde je dovoljna „Napomena za proveru — blagi HITL“ ako ikad nedostaje. Posle svake izmene ponovo testirajte agenta, tek tada ga možete sačuvati. I sada se prikazuju i nova polja.

Poglavlje 4: Provera pouzdanosti i čuvanje

Da li agent i dalje pouzdano daje isti rezultat? Za to služi višestruki test. Pustimo ga pet puta. Izvršenje se smatra uspešnim samo ako svako polje ima vrednost. Posle pet uspešnih izvršenja pisaće: „Proizvodnja: sigurna“. Pod stavkom „Izlaz i pregled“ podešavate kako se vrednosti upisuju i kada ih osoba mora proveriti. Na kartici „Izvučeni podaci“ rezultate test izvršenja možete pregledati kao drvo, JSON ili tabelu i preuzeti ih. A pomoću „Izvezi kao deljivi šablon“ agenta prosleđujete dalje kao datoteku. Drugi tim ga zatim uvozi u katalog predložaka. Sada sačuvajte. Agent se zove „Supplier invoices“ i odmah je aktivan.

Poglavlje 5: Dodela agenta tipu dokumenta

Da bi agent u budućnosti radio automatski, povezujemo ga sa tipom dokumenta. Pod stavkom „Tipovi dokumenata“ otvaramo tip Faktura. Na kartici „Podrazumevani IDP Agent“ biramo „Supplier invoices“ i sačuvamo. Od sada važi sledeće: ako obrada AI-DMS prepozna novi dokument kao fakturu, PaperOffice automatski stavlja agenta u red čekanja, u svakom Workspace-u sa AI-DMS-om.

Poglavlje 6: Nova faktura se čita automatski

Probajmo. Stiže nova faktura, ovog puta od kompanije Iberica iz Bilbaa, na španskom. Usput: u dijalogu za učitavanje možete direktno izabrati agenta baš za ove dokumente. Ovde prepuštamo odluku PaperOffice-u. Prvo obrada AI-DMS prepoznaje tip fakture, a zatim se pokreće naš agent. Ubrzavam. Evo rezultata: ista deset polja kao kod Veldtmanna, iako je faktura na španskom. Pedido cliente postaje broj narudžbenice, Vencimiento postaje rok dospeća, a španski IBAN je u polju IBAN.

Poglavlje 7: Postojeći dokumenti u jednom koraku

A šta je sa pet faktura koje su već bile u Workspace-u? Dodela se na njih ne primenjuje retroaktivno. Obrađujemo ih u jednom koraku: izaberemo sve, zatim Akcije, Agenti i radni tokovi, IDP, Primeni postojeći agent. Izaberite agenta i pokrenite IDP Agent. PaperOffice stavlja sve dokumente u red i obrađuje ih u pozadini. Status vidite pod stavkom Obrada. Ubrzavam.

Poglavlje 8: Pregled rezultata

U samom dokumentu vrednosti se nalaze pod stavkom „Polja podataka“, a uz svako polje je kratak isečak iz dokumenta. Evo fakture koju je neko fotografisao mobilnim telefonom. I ovde su sva polja prisutna, a kad pređete preko njih, pregled skoči na mesto izvora. Ako je vrednost pogrešna, možete je direktno promeniti u polju, a PaperOffice odmah čuva. Za pojedinačni dokument na vrhu postoji dugme „Primeni agenta“. A teretna faktura sa mrljom od kafe: broj fakture, referenca narudžbenice, iznosi i britanski IBAN su tačni.

Poglavlje 9: Izvoz u Excel

Na kraju, spisak za računovodstvo: izaberite sve fakture, zatim Akcije, Podeli i izvezi, Izvoz podataka. Kao kolone biramo polja našeg agenta, u Excel formatu. Svaka faktura je u posebnom redu datoteke, sa istim kolonama. A sada nešto upada u oči: tri fakture od Veldtmanna upućuju na isti nemački IBAN, dok četvrta navodi račun u Litvaniji. Kako PaperOffice to automatski proverava i zaustavlja, prikazano je u epizodi Revizija i karantena. Ukratko: IDP Agent je Vaša sopstvena postavka ekstrakcije za ponavljajuće dokumente. Počinjete uzorkom dokumenta i šablonom, dodajete polja koja su Vam potrebna i testirate dok agent ne bude pouzdan. Povezan sa tipom dokumenta, radi automatski za svaki novi dokument, dok se postojeći dokumenti obrađuju u jednom koraku. Svaku vrednost proveravate na mestu izvora, a izvozom sve završava u Excelu. Naš n8n video pokazuje kako IDP Agent pozvati iz Vašeg softvera ili iz n8n-a. Sledeći video govori o Workflow Agentima. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.