Obilazak funkcija: vrste dokumenata

Značenje

Zamislite fakturu koja stigne u PaperOffice bez oznake. To je samo fajl — teško ga je pronaći, usmeriti i lako ga je izgubiti u svakodnevnom radu.

Kod vrste dokumenta “Faktura”, PaperOffice zna šta je u pitanju. Timovi mogu sigurno da pretražuju, agenti mogu da izdvoje odgovarajuća polja, a tokovi rada mogu da usmere dokument na ispravan proces bez nagađanja samo na osnovu imena fajla.

Ista logika važi za ugovore, dostavnice, ponude i račune. Svaka vrsta dokumenta ima jasan svakodnevni značaj — nije samo ime fajla koje leži u skladištu bez konteksta za ljude ili automatizaciju.

Ta oznaka je polazna tačka za sve što sledi u Document AI.

Zašto

Evo zašto je to važno u svakodnevnom radu.

Vrsta fakture pomaže prepoznavanju da popuni dobavljača, iznos i datum dospeća — tako da se čeka i priprema plaćanja mogu automatski pokrenuti umesto da se započinju od prazne datoteke.

Vrsta ugovora može pokrenuti drugačija pravila od isprave o isporuci. Odobrenja, zadržavanje i koraci praćenja ostaju usklađeni sa stvarnim dokumentom, a ne sa generičkim otpremanjem.

A zadržavanje se može pripremiti po kategoriji — na primer duže čuvanje za fakture nego za nacrte — tako da politika putuje sa vrstom od prvog trenutka kada je dokument klasifikovan i pohranjen.

Idp agent

U uređivaču vrste dokumenta, podrazumevani IDP Agent se može direktno vezati za vrstu.

Nakon što AI-DMS automatski prepozna tip — na primer, Faktura — taj agent se dodaje u red čekanja pored pipeline-a Workspace, sa deduplikacijom kako isti agent ne bi izvršio posao dva puta za jedan dokument.

Klasifikacija i ekstrakcija rade kao jedan tok: AI-DMS određuje vrstu, a vezani IDP Agent počinje bez ručnog prebacivanja od strane korisnika ili zasebnog koraka okidača.

Mogućnosti IDP-a

Jedan IDP Agent čini mnogo više od samo dodavanja oznake na fajl.

Može izvući ciljane podatke sa stranice — imena dobavljača, iznose, datume, stavke računa, poreske identifikacione brojeve i druga polja konfigurisana specifično za tu vrstu dokumenta.

Može izvršiti vizuelne provere: potvrditi da su ključni regioni prisutni, istaknuti polja na stranici i podržati pregled kada nešto deluje nepotpuno, nedostaje ili je nesigurno.

Može validirati vrednosti prema poslovnim pravilima, pripremiti pregled sa uključivanjem čoveka kada je pouzdanost niska i proslediti strukturirane rezultate u sledeći korak workflow-a bez ponovnog kucanja podataka.

Dakle, agent pretvara prepoznavanje u upotrebljive podatke — spremne za usmeravanje, provere, odobravanje i automatizaciju širom organizacije.

Povezano sa vrstom dokumenta, te mogućnosti se automatski pokreću nakon AI-DMS prepoznavanja.

Sistemski sopstveni

Započnite sa sistemskim vrstama — gotove oznake za uobičajene poslove poput fakture i ugovora koje timovi već prepoznaju u različitim regionima.

Kreirajte sopstvenu vrstu samo kada je poslovni proces zaista drugačiji — na primer, obrazac klinike, carinska pošiljka ili interni paket za odobravanje koji zahteva sopstveno značenje i pravila.

Filtrirajte po regionu kako bi katalog odgovarao nadležnosti, a da ne meša zakonske zahteve iz drugih regiona u isti spisak.

Kreirajte

Da biste kreirali novi tip dokumenta, otvorite Tipove dokumenata i izaberite Novi tip dokumenta.

Unesite jasno ime za prikaz, kratak opis za korisnike u listama i alatnim savetima, kao i AI hint koji objašnjava kako klasifikator treba da prepozna ovaj tip — obično na engleskom jeziku, sa tipičnim osobinama i načinom razlikovanja od sličnih dokumenata.

Podesite nadležnost za koju se tip primenjuje. Opciono povežite podrazumevani IDP Agent kako bi ekstrakcija i vizuelne provere počele nakon prepoznavanja AI-DMS. Konfigurišite zadržavanje kada dokumenti ovog tipa moraju da nose WORM ili pravilo zadržavanja radi usklađenosti.

Sačuvajte tip. On se pojavljuje u katalogu i može se koristiti u klasifikaciji i automatizaciji odmah — bez ponovnog izgradnje celog procesa ispočetka.

Koristite ovaj put samo kada je poslovno značenje zaista novo — ne za svaku sitnu preferenciju imenovanja.

Zadržavanje

Vrsta dokumenta može preneti pravilo zadržavanja na stvarne dokumente čim se klasifikuju.

Kada se faktura otpremi ili prepozna, to pravilo se može primeniti — uključujući WORM zaštitu za potreban period kako bi fajlovi ostali neizmerni do isteka roka zadržavanja.

Uvek potvrdite pravne osnove sa stručnjacima pre sprovođenja. PaperOffice pomaže u pripremi zadržavanja na nivou vrste — ne zamenjuje profesionalni pravni ili usklađeni savet za vašu organizaciju.

Sekcija

Pregledajte katalog, pokušajte da pretražite po pojmu Faktura i počnite sa sistemskim vrstama koje već odgovaraju svakodnevnom radu.

Povežite podrazumevani IDP Agent kako bi ekstrakcija, vizuelne provere i validacija automatski sledile prepoznavanje AI-DMS.

Kreirajte sopstveni tip samo za stvarnu poslovnu razliku, pažljivo konfigurišite zadržavanje, a zatim omogućite klasifikaciji i automatizaciji da rade sa jasnim značenjem.

Na taj način Vrste dokumenata čine svakodnevne fajlove razumljivim u PaperOffice AI — od prvog otpremanja do dugoročnog zadržavanja.