Pronađite i organizujte: svaki dokument za nekoliko sekundi

Postavljajte pitanja umesto pretrage

Zdravo i dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. Ovaj film govori o pronalaženju i organizovanju: kako možete da pronađete svaki dokument za nekoliko sekundi, a da pritom ne morate da održavate strukture fascikli. Prvo, rezultat. Jednostavno pitamo: Koje fakture je poslao Veldtmann? PaperOffice razume pitanje, pronalazi relevantne dokumente i označava tačno mesto na kojem se nalazi odgovor u dokumentu. Sve ostaje dobro organizovano: u virtuelnim fasciklama koje AI sam predlaže i uz veze između dokumenata i dobavljača. Ovako ćemo da radimo: prvo pretraga, zatim pretraga po značenju, brojevi i iznosi, filteri i grupe, virtuelne fascikle, tipovi dokumenata, veze i na kraju vremenska linija i verzije.

Pretraga

Pretragu pokrećete u polju za pretragu na vrhu. Na levoj strani prebacujete između „Pitajte agenta” i „Pretraga”. Mi ostajemo kod „Pretraga” i tražimo ovde, u ovom Workspace-u, reč Veldtmann. PaperOffice istovremeno pretražuje na četiri mesta: u nazivu datoteke i poljima podataka, u prepoznatom tekstu, u prepoznatim firmama, osobama i iznosima, i po značenju. Rezultat je jedna lista. Na samom vrhu vidite najbolji pogodak. Indikator relevantnosti pokazuje odakle rezultat potiče i koliko dobro odgovara vašoj pretrazi. Otvorite rezultat, pa će pregled skočiti na mesto pogotka i označiti ga u dokumentu. Strelicama prelazite na sledeći pogodak i krećete se kroz sva pojavljivanja. Jednim klikom pretražujete ne samo u Workspace-u, nego i u svim Workspace-ovima. A vaše nedavne pretrage su uvek spremne za vas.

Pretraga po značenju

Ne morate da znate koja se reč pojavljuje na dokumentu. Jednostavno postavite pitanje, na primer: Koji ugovori se automatski obnavljaju i koliki je rok za otkaz? Pronaći ćete relevantne ugovore, čak i kada koriste potpuno drugačije formulacije. Indikator relevantnosti pokazuje da se radi o podudaranjima po značenju. Pravilo za orijentaciju: jednu ili dve ključne reči PaperOffice pretražuje doslovno i munjevito brzo. Cele rečenice i pitanja razume po njihovom značenju. Pretraga po značenju dostupna je u Workspace-ovima sa nivoom AI-DMS Premium ili višim. Nivo birate pojedinačno za svaki Workspace.

Brojevi i iznosi

Brojeve možete pretraživati direktno: broj fakture, broj narudžbenice ili broj otpremnice, tačno onako kako stoje na dokumentu. PaperOffice prepoznaje iznos sa separatorima i valutom kao iznos. Tako odmah možete pronaći sve dokumente vezane za proces od 18.500 evra: porudžbinu, fakturu i plaćanje. A unos IBAN-a bez razmaka prikazaće svaki dokument koji sadrži ovaj broj bankovnog računa. To je naročito korisno ako vam dobavljač iznenada pošalje nove podatke o bankovnom računu.

Filteri i grupisanje

Filteri sužavaju listu. Prikazujemo samo fakture koje su dodate u poslednjih 30 dana. Još brže: kliknite na vrednost u listi, na primer na tip dokumenta ili ključnu reč, da biste listu odgovarajuće filtrirali. Grupisanje preuređuje listu, na primer po pošiljaocu. Tako jednim pogledom vidite koji dokumenti dolaze od kog dobavljača. Kombinaciju koju često koristite možete sačuvati kao prikaz. A jednim klikom poništavate sve filtere.

Virtuelne fascikle

Ako radije razmišljate u fasciklama, uključite prikaz mape. Niko ne pravi fascikle ručno: tokom obrade AI za svaki dokument predlaže odgovarajuće putanje skladištenja i uklapa ih u vašu postojeću strukturu. U dokumentu predloge vidite pod „Putanje skladištenja”. Možete dodati i dodatne putanje, na primer fasciklu za godišnje finansijske izveštaje. Odlično je to što su fascikle virtuelne. Dokument može istovremeno da bude u više fascikli, a da pritom ne bude dupliran.

Tipovi dokumenata

AI automatski prepoznaje vrstu dokumenta: fakturu, otpremnicu, ugovor i još mnogo toga. Spisak možete videti pod „Tipovi dokumenata”. Ako vam neki tip nedostaje, kreirajte ga, na primer „Izveštaj o održavanju”. Kratkim uputstvom AI-ju opišite kako treba da prepoznaje taj tip. Ako je tip za klasifikaciju aktivan, AI će od tada novim dokumentima automatski dodeljivati taj tip. U filmu o IDP Agents pokazaćemo koji agent iz njega čita podatke.

Veze

Svaki dokument zna sa kim ima posla. Pod „Veze” naći ćete poslovnog partnera koga je AI prepoznao iz zaglavlja. Dokumente možete povezati prevlačenjem: na primer, prevucite otpremnicu na fakturu i izaberite „Pripada” kao vrstu veze. Od tog trenutka možete odmah da pređete sa jednog dokumenta na drugi. A pod „Organizacije” vidite svakog dobavljača sa svim njegovim dokumentima u svim Workspace-ovima.

Vremenska linija i verzije

Vremenska linija raspoređuje dokumente po datumu, na primer po roku dospeća. Tako vidite šta dolazi ovog meseca. Ako se ugovor promeni, otpremite dodatak kao novu verziju. Dokument ostaje isti, sa svim vezama netaknutim, a prethodna verzija se čuva. „Uporedi verzije” pokazuje koliko su dve verzije slične, koje su stranice promenjene i u nekoliko rečenica sažima izmene. A ako se pokaže da je stara verzija zaista bila ispravna, možete je vratiti kao novu verziju. Ništa se ne gubi.

Rezime

Ovo je bilo o pronalaženju i organizovanju: pretraga za sve, pitanja umesto ključnih reči, filteri i grupe, virtuelne fascikle, prilagođeni tipovi dokumenata, veze, vremenska linija i verzije. U narednim epizodama bavićemo se IDP Agents i načinom na koji bezbedno možete deliti dokumente preko pregledača i telefonom. Do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.