Kreirajte Workspaces: Standard, Business, Usklađenost

Hajde da počnemo. U pregledu Workspaces kliknem na Kreiraj novi Workspace. Workspace je kao posvećeni fioka za dokumentaciju, na primer za kompaniju, projekat ili klijenta. Dajem mu ime Northstar Industrial i biram tip: Kompanija. Jezik obrade je podešen na engleski. AI će kasnije koristiti ovaj jezik za sažetke, imena i polja. Za lokaciju skladištenja birate između PaperOffice EU Datacentra i vašeg sopstvenog skladišta, BYOS (Bring Your Own Storage). Vaši fajlovi se tada nalaze na vašem sopstvenom serveru ili NAS-u, koji ste prethodno postavili pod Connectors. Važno: lokaciju skladištenja nije moguće promeniti nakon kreiranja. U kartici tipa Workspace radi se o zaštiti i dokazivanju. Postoje tri nivoa. Standard je početni nivo: čuvanje i pronalaženje. Business je za svakodnevni rad: deljenje, zaštita, vraćanje. Ovo je naša preporuka, i samo Workspaces sa Business može se deliti spolja. Usklađenost (Compliance) je najviši nivo, za dokaze i spremnost za reviziju, na primer sa strogim zahtevima zadržavanja. Usklađenost košta dodatno, ne podržava sopstveno skladište i ne može se deliti spolja. Nadogradnja je moguća u bilo kom trenutku; povlačenje unazad nije moguće. U kartici AI-DMS definišete koliko temeljno AI razume vaše dokumente. Samo skladištenje, bez AI, pogodno je za čisto arhiviranje. Fajlove i dalje možete kasnije obraditi. Basic čini vaš arhiv pretraživim: prepoznavanje teksta, klasifikacija i ključne reči. Premium je najbolja podrazumevana postavka za poslovne dokumente, sa semantičkim pretraživanjem, poslovnim poljima i vezama. Ultra ekstrahuje maksimum: tabele, obrasci i slike se čitaju, dokumenti se povezuju zajedno, a svaki dokument dobija proveru bezbednosti. Za našu demonstraciju koristim Ultra. Pod Vrsta dokumenta biram Automatsko prepoznavanje. AI tada dodeljuje svaki dokument odgovarajućoj vrsti, kao što su faktura, isprava o isporuci ili ugovor. Pod Zaštita pristupa možete dodatno osigurati Workspace lozinkom, SMS kodom ili principom četiri oka. Za našu demonstraciju ćemo ovo preskočiti. A pod Deljenje možete kasnije deliti Workspace spolja: putem e-maila za pristup u pregledaču ili putem telefona. Pokazaću vam to detaljno za trenutak. Sačuvam, proverim sažetak i kreiram Workspace.