Prvi koraci sa PaperOffice AI: Workspace, dokumenti, agent i pretraga

Dobrodošli u PaperOffice AI Akademiju. Danas ćemo obraditi prve korake: Kreiraćemo Workspace, otpremiti dokumente i ispitati šta veštačka inteligencija radi sa njima. Nakon toga, ponovo ćemo locirati dokumente, postavljati pitanja agentu, deliti Workspace čak i putem telefona i povezivati PaperOffice sa Claude. Sve što Vam je potrebno za ovo je pretraživač. Samo da razjasnimo unapred: PaperOffice AI je sistem za upravljanje dokumentima koji razume Vaše dokumente. Radi se u pretraživaču, kao aplikacija na Vašem mobilnom telefonu i putem interfejsa. Vaši dokumenti se čuvaju u Workspaces, na primer po jednoj kompaniji, projektu ili klijentu. A veštačka inteligencija čita svaki dokument: identifikuje tip, dodeljuje opisno ime, ključne reči i sažetak. Pored toga, postoji agent kome možete postavljati pitanja o Vašim dokumentima, pretraga koja pronalzi sadržaj, mogućnosti spoljnog deljenja i povezivanje sa Claude.

Početak rada: Tur

Nakon prijavljivanja, završićete na svojoj preglednoj strani: zadaci, obaveštenja, nekoliko brzih alata i put do Claude i ChatGPT. Sa leve strane možete videti sve oblasti aplikacije. Za početak, primarno ćete trebati Document AI: Ovde se nalaze Vaši Workspaces i dokumenti. Na vrhu ćete pronaći funkcionalnosti agenta i pretrage. Obe su dostupne sa bilo koje strane. A kroz Vaš profil možete pristupiti Pomoći i Učenju: za uvodni tur, Rešivač problema i podršku. Vaše jedinice učenja se takođe prikazuju na vrhu.

Korak 1: Kreirajte Workspace

Hajde da počnemo. U pregledu Workspaces kliknem na Kreiraj novi Workspace. Workspace je kao posvećeni fioka za dokumenta, na primer za kompaniju, projekat ili klijenta. Nazivam ga Northstar Industrial i izabirem vrstu: Kompanija. Jezik obrade je podešen na engleski. AI će kasnije koristiti ovaj jezik za sažetke, nazive i polja. Za lokaciju skladištenja, birate između PaperOffice EU Datacentra i vašeg sopstvenog skladišta, BYOS (Bring Your Own Storage). Vaši fajlovi tada žive na vašem sopstvenom serveru ili NAS-u, koji ste prethodno postavili pod Connectors. Važno: lokaciju skladištenja ne možete promeniti nakon kreiranja. U kartici vrste Workspace radi se o zaštiti i dokazivanju. Postoje tri nivoa. Standard je ulazni nivo: čuvanje i pronalaženje. Business je za svakodnevni rad: deljenje, zaštita, vraćanje. Ovo je naša preporuka, i samo Business Workspaces se može deliti spolja. Compliance je najviši nivo, za dokaze i spremnost za reviziju, na primer sa strogim zahtevima zadržavanja. Compliance košta dodatno, ne podržava vaše sopstveno skladište i ne može se deliti spolja. Nadogradnja je moguća u bilo kom trenutku; povlačenje nije moguće. U kartici AI-DMS definišete koliko temeljno AI razume vaša dokumenta. Samo skladištenje, bez AI, pogodno je za čisto arhiviranje. Fajlove i dalje možete obraditi kasnije. Basic čini vaše arhive pretraživim: prepoznavanje teksta, klasifikacija i ključne reči. Premium je najbolja podrazumevana postavka za poslovna dokumenta, sa semantičkom pretragom, poslovnim poljima i vezama. Ultra ekstrahuje maksimum: tabele, forme i slike se čitaju, dokumenta se povezuju zajedno, a svaki dokument dobija proveru bezbednosti. Za našu demonstraciju koristim Ultra. Pod vrstom dokumenta izabiram Automatsko prepoznavanje. AI tada dodeljuje svaki dokument odgovarajućoj vrsti, kao što su faktura, dostavnica ili ugovor. Pod zaštitom pristupa, možete dodatno osigurati Workspace lozinkom, SMS kodom ili principom četiri oka. Za našu demonstraciju ćemo ovo preskočiti. A pod deljenjem, kasnije možete deliti Workspace spolja: putem e-maila za pristup u pregledaču ili putem telefona. Pokazaću vam to detaljno za trenutak. Sačuvam, proverim sažetak i kreiram Workspace.

Korak 2: Otpremanje dokumenata

Novi Workspace je još uvek prazan. Otvaram ga i klikćem na Dodaj dokument. Ovde biram fajlove: dokumente naše demo kompanije Northstar, uključujući fakture, dostavnice, ugovore i izvode iz banke, kao i skenirane dokumente i fotografije sa mobilnog telefona. Fajlovi se otpremaju, a AI odmah počinje da ih čita. Kod mnogo dokumenata to traje malo duže, pa preskačem deo za otpremanje. Otpremanje je samo jedna od opcija. Dokumenti se mogu uvesti i sa mobilnih uređaja, direktno sa skenera, putem screenshotova ili veb-sajtova, a cele foldere možete obraditi odjednom pomoću masovnog importera.

Korak 3: Rezultat, agent i pretraga

Evo kako izgleda rezultat. Fajlovima su dodeljena opisna imena, naslovi i kratki sažeci. Prikazani su i vrste dokumenata i ključne reči. Sve je generisao AI. Sada postavljamo pitanje agentu. Na primer: Šta se desilo u projektu X200 za Norvexa? Agent pretražuje Workspace, čita relevantne dokumente i odgovara u potpunim rečenicama: isporuka, poremećaj i prijem u septembru. Navodi i izvore na koje se oslanja, koje možete direktno otvoriti. Pretraga pronalazi ne samo imena fajlova, već i sadržaj. Tražim: otkazni rok. Evo ga: dopuna glavnog ugovora o uslugama sa Norvexa. Rok nije naveden u imenu fajla, ali je u sadržaju, a pretraga ga i dalje pronalazi.

Korak 4: Dokument u detaljima

Otvorimo jedan dokument: kreditni račun kompanije Veldtmann za devetsto pedeset evra. Sa leve strane vidite original; sa desne strane sve što je PaperOffice AI od njega napravio. Na naslovnoj strani nalaze se naslov i sažetak, napomena da dokument možete učiniti sigurnim za reviziju, i Workspace u kojem se nalazi. U svojstvima ćete pronaći status, ime, vrstu dokumenta i ključne reči. Polja sa podacima sadrže sve što je AI izdvojio, ovde stavku sa količinom i cenom. Jednim klikom kopirate podatke u Excel. U aktivnostima možete kreirati beleške i zadatke za dokument. Revizija prikazuje proveru bezbednosti od Ultra, sa dvanaest kontrola, uključujući one na vrednostima proračuna i porezima. Sve je u redu ovde. Revizija beleži svaku promenu čim učinite dokument sigurnim za reviziju. A veze pokazuju na šta je dokument povezan, na primer poslovni partner Veldtmann.

Deljenje putem telefona: Kreirajte telefonskog agenta

Sada moj omiljeni deo: deljenje putem telefona. Zamislite da vaš poreski savetnik hitno treba neke informacije iz vaših zapisa. On jednostavno pozove i traži. Bez aplikacije i bez prijave. Da biste ovo uradili, kreirajte telefonskog agenta pod Conversation AI. Nazovem ga Northstar Phone Sharing i izaberem ulogu: Zaštićeni agent. To znači da pozivaoci moraju da se verifikuju svojim mobilnim brojem i PIN-om. Pod Telefonija aktiviram opciju dolaznog poziva. PaperOffice obezbeđuje broj za dolazne pozive po zemlji; izaberem Nemačku. Pod Agent možete podesiti jezik, glas i dobrodošlicu, kao i opisati kako se agent treba ponašati. A pod Znanje odlučujete koji Workspaces sme da pristupi. Dozvoljavam samo naš Northstar Workspace i čuvam.

Deljenje putem telefona: Podesite deljenje

Sada samo deljenje. U Workspace, pod Uredi, kartica Deljenje, Novo spoljno deljenje. Kao kanal izaberem Telefon. Agent je već izabran. Unosim mobilni broj svog kontakta i PIN; oba su zamućena na videu. Pod Dostava dodajem adresu e-pošte u slučaju da pozivalac želi da mu se dokumenti pošalju. Pod Glas podesite jezik i glas. Pod Agent možete dati telefonskom agentu dodatna uputstva za ovo deljenje. Deljenje važi trideset dana. Sačuvajte i aktivirajte deljenje. I to je ono kako zvuči. Pozivalac bira broj za pristup, unosi svoj PIN i postavlja svoja pitanja. Poslušajmo.

(Sam poziv je u titlovima.)

Odgovori su stigli direktno iz dokumenata u Workspace, sa iznosima, datumima i rokovima plaćanja, a agent je sam ispravio pogrešno čuto ime. On zna samo ono što se nalazi u ovom Workspace.

Claude: Podesite PaperOffice

Na kraju, pogled u budućnost: PaperOffice AI može biti povezan sa Claude. U vašem profilu ćete naći Postavite PaperOffice. Ovde povežete mobilnu aplikaciju i Claude. U Claude dodajte PaperOffice pod Podešavanja > Connectors i povežite svoj nalog jednom. Nakon toga, Claude će raditi sa vašim dokumentima, uvek koristeći samo vaša ovlašćenja. Na primer, pitajte Claude koje fakture od Veldtmann se nalaze u Workspace. Claude pretražuje kroz PaperOffice i odgovara brojevima fakture, datumima i iznosima. Da rezimiramo: kreirajte Workspace, otpremite dokumente, a AI radi ostalo. On razume svaki dokument, agent odgovara na vaša pitanja, pretraga pronalazi sadržaj umesto samo imena fajlova, a deljenje radi u pregledaču ili putem telefona. Nadolazeći videi će pokriti provere bezbednosti sa karantinom, deljenje putem pregledača i telefona, kao i pronalaženje i organizovanje fajlova. Hvala vam na gledanju, i do sledećeg puta u PaperOffice AI Akademiji.