Milyen szerepet tölt be a verziókezelés a DMS dokumentumkezelő rendszerben?
A verziókezelés területéről származó funkciók fontos szerepet játszanak sok DMS szoftverfelhasználó számára. Tudjon meg többet az előnyökről itt.
A verziókezelés fogalma nem idegen a dokumentumkezelő rendszerben (DMS). A GoBD-kompatibilis verziókövetéssel és ellenőrizhető verziókezeléssel rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége egyre egyértelműbbé válik.
Mert ki ne ismerné ezt az esetet? Egy szerződést többször dolgoznak fel – itt egy változtatás, ott egy megjegyzés, pozícióösszehasonlítás, teljes módosítás és végül megegyezés. Minden egyes változást helyileg mentenek a biztonsági másolat érdekében, majd továbbküldik a további tesztelésre.
Ha most a kolléga távol van, vagy az ügyfél felhívja és kéri a múlt havi „XYZ” verzió szerkesztését, minden elakad.
Verziókáosz és redundanciák lesznek az eredmények.
Ekkor már éri meg elgondolkodni a dokumentumok verziókezelésén vagy verziómenedzsmentjén.
A PaperOffice DMS automatikus dokumentumverziózással és átfogó verziókövetéssel rendelkezik. Nem számít, hogy eltávolít-e oldalakat a PaperOffice segítségével, elforgatja-e őket vagy takarja ki a területeket – minden ellenőrizhető módon, GOBD szerint van verzióba foglalva a tökéletes tárolás érdekében.
A DMS szoftver előnyei
A DMS-szoftver központi irányítása számos előnyt biztosít a cég számára. Például biztosítja, hogy minden alkalmazott ugyanazzal, helyes adattal dolgozzon.
Ezenkívül elkerülik a médiatöréseket, így a munkafolyamatok keretében folyamatos információáramlás lehetséges.
Ez egyben feleslegessé teszi a kettős adatkezelést is, így elkerülhetők az átviteli hibák, ami pozitív hatással van a kezelt adatok minőségére.
Számos cég, különösen a kis- és középvállalkozások ezt akadálynak látják az adatkockázat szempontjából, ezért a dokumentumkezelő rendszer (röviden DMS), például a PaperOffice használatát javasolják.
Megoldás
A PaperOffice DMS és az integrált verziókezelő modul, a VersionControl köszönhetően mindig teljes ellenőrzés alatt tarthatja dokumentumait és azok változásait.
Mi a verziókezelés?
Röviden: a verziókezelés lehetővé teszi a dokumentumok összes változásának nyomon követését.
A verziókezelés fogalma nagyon egyszerűen magyarázható: lényegében ez az a funkció, amelyet a dokumentumok vagy fájlok változásainak rögzítésére használnak.
Így minden dokumentumváltozást felismernek, és új dokumentumverzióként árnyékmásolatként mentenek el.
Minden dokumentumváltozáskor a dokumentum „frissebb” verzióját tárolják egy megfelelő archívumban. A naplózás átláthatóvá és nyomon követhetővé teszi a változásokat bármikor.
Ebben a pontban a következő néző tudja, hogy egy dokumentumot melyik szerkesztő módosított. Ez áttekintést nyújt az egész dokumentum élettartamáról.
A verziókezelés automatikusan vagy manuálisan is elvégezhető.
De mi a különbség? Ezt és a PaperOffice DMS által támogatott összes verziókezelési módszert részletesen bemutatjuk a Munkafolyamati Oktatóanyagban.
Milyen típusú verziókezelés létezik?
Automatikus verziókezelés
Az automatikus verziókezelés esetén a PaperOffice önállóan felismeri, hogy egy dokumentum megváltozott. Ez Word dokumentummal is lehetséges, vagy az integrált WorkBench modulnak köszönhetően PDF dokumentummal is.
A módosított dokumentum aktuális másolatát a PaperOffice automatikusan létrehozza a feldolgozás után, és tárolja a "Folyamatban lévő dokumentumok" dokumentumpoolban. A verzió csak akkor frissül, amikor megnyomja a Szerkesztés leállítása gombot.
Ez biztosítja, hogy a dokumentumok ne írhatók felül a hálózaton. Míg Ön egy dokumentumon dolgozik, addig az már említett dokumentumpoolban van.
Miután a dokumentum "újabb verzióját" ellenőrizték, a PaperOffice frissíti a előnézeti képet, és újra elvégzi a szövegfelismerést. A korábbi verzió továbbra is elérhető és hozzáférhető.
Manuális verziókezelés
A manuális verziókezelés ideális, amikor például dokumentumokat kinyomtatnak, kézzel aláírnak, majd új verzióként be kell szkennelni őket.
A manuális verziókezelésnél a verziókezelési folyamatot a felhasználó indítja el manuálisan.
Tipp
A(z) "A dokumentumok PaperOffice dokumentumkezelővel történő, revízióbiztos és GoBD-kompatibilis verziókezelése" témakörben található egy videó a YouTube-on, amely érthető módon bemutatja ezt a folyamatot:
A PaperOffice az integrált AI-t használja annak felismerésére, hogy ez a dokumentum egy meglévő dokumentum, és javasolja az újonnan szkennelt dokumentum archiválását egy meglévő dokumentum verziójaként. Vagy ha a dokumentum megjelenése eltérő, és az AI nem ismeri fel, akkor manuálisan is archiválható új verzióként egy meglévő dokumentumhoz.
A DMS verziókezelésben való használatának előnyei
Egységes archiválás
Amint a dokumentumok elhelyezésre kerülnek a PaperOffice-ban, az integrált verziókezelés biztosítja, hogy számos másolat ne legyen mentve különálló fájlként. Ehelyett egy dokumentum különböző verziói egyetlen fájlban találhatók.
A revízióbiztonság és a GoBD-kompatibilitás betartása
A dokumentumok verziókezelése biztosítja a revízióbiztonság és a GoBD-kompatibilitás betartását.
A revízióbiztonság biztosítása érdekében minden dokumentum- és fájlmódosítás részleteinek egyértelműen nyomon követhetőnek kell lenniük. Biztosítani kell, hogy csak jogosult alkalmazottak végezhessenek ilyen módosítást. De ugyanolyan fontos tudni évek múlva is, hogy melyik alkalmazott mit és mikor módosított.
Párhuzamos szerkezetek kezelése
A PaperOffice nem csupán egy dokumentumkezelő rendszer, hanem átfogó együttműködési alkalmazásként is szolgál. Ez nemcsak kiterjedt munkafolyamat-, pecsét- és feladateszközöket biztosít, hanem megkönnyíti a dokumentumokon való munkát a munkafolyamat részeként is.
A verziókezelésnek köszönhetően minden felhasználó tudja, mikor, hogyan és ki módosított egy dokumentumot. Ha egy felhasználó szerkeszti a dokumentumot, az zárolásra kerül más felhasználók számára, így a párhuzamos szerkesztés nem lehetséges.
Az előző pont kapcsán a úgynevezett check-out és check-in szabályozza a dokumentumon való zökkenőmentes együttműködést és koordinálja a hozzáférési jogokat. A check-out funkcióval a szerkesztő ideiglenesen letiltja a dokumentumot.
A következő check-in során az első szerkesztő létrehozza a módosított dokumentumot új verzióként. A korábban elrendelt szerkesztési zárolás feloldásra kerül.
Biztonság és sok jogi szabványnak való megfelelés, valamint compliance
A verziókezelés legfontosabb eleme természetesen az, hogy minden jogi követelményt és egyre fontosabbá váló compliance szempontot bizonyíthatóan betartanak. Mivel minden dokumentummódosítás nyomon követhető – egészen a módosítást végrehajtó felhasználóig.
A megfelelő DMS szoftver kiválasztása a verziókezeléshez
Összefoglalva, egyértelművé válik, hogy a DMS-támogatott verziókezelés számos előnnyel jár.
A verziókezelés legjobb oldala azonban az, hogy a cégek képesek automatizálni a fontos üzleti dokumentumok létrehozását, felülvizsgálatát és terjesztését.
A PaperOffice dokumentumkezelés számos cég számára lehetővé teszi a auditbiztonság elérését. Fontos, hogy bármikor és gyorsan megértsük az üzleti dokumentumok összes változását.
Az első lépések könnyebbek, mint gondolná.
Még mindig aggódik, hogy nem fog sikerülni? Olvasson el esettanulmányokat ügyfeleinktől a PaperOffice integrációjáról az üzleti életébe, és győződjön meg a egyszerűségről, vagy kérjen egy teszt telepítést.
Kiknek alkalmas a papírmentes iroda?
A kérdés gyors és könnyű válasz: minden cégnek. Minden üzleti ágazat és méret profitál a papírmentes irodából, a kis- és középvállalkozásoktól a nagyvállalatokig. Azonban a konverzió különösen értékes a kis- és középvállalkozások számára: A feldolgozási erőfeszítés és költségek csökkentése felszabadítja a további növekedési lökésekhez szükséges költségvetést.
Használhatok felhőalapú DMS szolgáltatót a papírmentes irodámhoz?
Nem. Egy másik tényező, amely az GDPR bevezetése óta, 2018-tól kezdve mindenki száján van, az adatvédelem. A DMS megoldások és szoftverek olyan dokumentumok feldolgozására, kezelésére és tárolására szolgálnak, amelyek gyakran tartalmaznak érzékeny személyes adatokat. Az GDPR megsértése esetén a jogalkotó magas bírságokat szab ki.
-
Az előnyok igazolják az erőfeszítést és költségeket
A digitális munkavégzés és a régi dokumentumok beemelése az új korszakba a legjobb kulcsbefektetés, amely hatalmas időt, pénzt és idegterhelést spórol meg a jövőben. -
Olyan szakértőre van szüksége, aki érti a dolgát
Nem kell saját IT-szakembernek lennie ahhoz, hogy kihasználja a digitalizáció összes előnyét.
Amit szüksége van, az egy megfelelő partner a oldalán, aki tapasztalata révén pontosan azt tudja megvalósítani, amire szüksége van. Kerülje a félelemkeltést, és válassza a tesztelésen alapuló megoldásokat a fantáziadús, de valójában nem tesztelt PowerPoint bemutatók helyett. -
A hardver általában már rendelkezésre áll
A tapasztalat azt mutatja, hogy szinte minden üzemnek, vállalatnak és cégnek van egy nagy másológépe, amely nem használja ki a potenciálját. Ezek az eszközök szeretik a tömeges szkennelést, tűrik a papírkötőket, és nélkülözhetetlen alapok lehetnek egy szkennerköltség nélküli digitális kezdethez. -
Olcsóbb, mint várta, a megfelelő DMS-szel
Kerülje el a költségcsapdákat az DMS / ECM rendszerekben, ahol kegyetlenül a gyártók hatalmában van. Ne alkudjon meg saját adminisztrációs lehetőségeiben, például a dokumentumok oktatásában és a beállítások saját maga elvégzésében. Ha segítségre van szüksége, a gyártó szívesen segít, de maradjon független. -
A digitális automatizálás a jövő
A folyamatok teljesen azonosak lesznek a jövőben, de teljesen automatizáltak.
Számla beérkezik? A munkafolyamat elindul, és minden a meghatározott módon halad.
Keresés az összes 1000 mappában? Nem probléma, mert megvan a saját Google-ja!
