A következő cikkben bemutatjuk, hogyan növelheti vállalkozása hatékonyságát, csökkentheti a humán hibákat magasabb pontossággal, csökkentheti jelenlegi költségeit, maximalizálhatja irodaterületét, megőrizheti az adatok integritását és javíthatja az adatbiztonságot.
Felsoroljuk a PaperOffice Dokumentumkezelő rendszer előnyeit, és bemutatjuk, hogyan garantálhatja a DMS használatával akár 92% -kal csökkentheti költségeit.
Emellett elmagyarázzuk, hogy mi az a reguláris kifejezés (Regex), és felsoroljuk a második részben néhány konkrét REGEX alkalmazási példát.
Megismerheti, hogyan segíthetik ezt Önt abban, hogy szükséges adatokat gyorsan, hatékonyan és manuális adatbevitel nélkül kinyerje dokumentumaiból.
Technológia három varázslatos betűvel - OCR
Mit jelent az OCR és mire használják?
Az optikai karakterfelismerést (OCR) manapság gyakran használják különböző dokumentumok, például nyugták információinak kinyerésére a papíralapú dokumentumok digitalizálása, valamint a dokumentumkezelési folyamat optimalizása érdekében.
Az OCR karakterfelismerések használata jelentős előnyt jelent a vállalatoknak, mivel hozzájárulhat a dokumentumkezelés automatizálásához, ami minden ágazatban fontos szerepet játszik.
Az OCR, az "Optical Character Recognition" kifejezés rövidítése lehetőséget nyújt egy szoftverterméknek, hogy felismerje és kinyerje a szöveget egy digitális képből. Például elengedhetetlen a beolvasott dokumentumok olvasásához és elemzéséhez.
Bár a nyugta OCR hasznos, ha a vállalatok naponta nagy mennyiségű nyugtával foglalkoznak, egyetlen OCR nyugtaolvasó nem elegendő kellően pontos eredmények eléréséhez.
Ennek érdekében dokumentumkezelő rendszerrel kell dolgozni, amely már alapértelmezés szerint megfelelő OCR funkcióval rendelkezik, mint például a PaperOffice DMS.
A PaperOffice minden dokumentumhoz OCR karakterfelismerést végez, indexeli a teljes szövegtartalmat és az integrált kiterjesztett kereső segítségével a világ egyik legerősebb DMS keresőeszközét biztosítja Önnek. További munka nélkül!
A digitalizálás előnyei
Majdnem mindenki, aki a költségcsökkenéssel foglalkozott a vállalkozásban, biztosan találkozott a „digitalizálás” kifejezéssel.
Általában az összes vevőlevél ugyanazon a helyen van a vállalatban tárolva. Csak néhány napon belül kezdik meg az anyagok feldolgozását. A releváns információk kereséséhez kézzel be kell írni a táblázatba, ellenőrizni kell, hogy a bevitt adatok helyesek-e, majd csak ezután folytatható a többivel, amíg végül kész lesz a számlák és egyéb dokumentumok tucatjainak digitalizálása.
Talán további lépéseket is meg kell tenni annak érdekében, hogy a táblázatot az ügyvitel vagy a könyvelési célok érdekében különböző rendszerekbe feltölthesse.
Az rettenetes, ugye?
Egy olyan dokumentumkezelő rendszerrel, amely automatizált karakterfelismeréssel rendelkezik, órák vagy akár napok folyamatát néhány percre lehet csökkenteni.
A sablon beállítása és a kívánt specifikus adatmezők után az információkat a dokumentumok vagy dokumentumok halmaiból kinyerik.
A részletes dokumentuminformációkat ennélfogva rögzítik, a dokumentumot szócikként elkészítik, és a kinyert információk alapján automatikusan össze lehet kötni egy meghatározott kapcsolattal, amikor szükség van rá.
Minden, amit tennie kell, hogy a fájlokat digitalizálja, beolvasás vagy eleve digitális úton, például e-mailben elküldjék Önnek, és a PaperOffice-ban mentse el.
A dokumentumkezelő rendszer minden mást elvégzett Ön helyett.
Tipp
Erről a témáról, azaz a „Papír alapú dokumentumok digitalizálásának 10 legfontosabb előnyéről” külön bejegyzés is létezik:
Redukálja az emberi hibákat a nagyobb pontosság révén
Az ismétlődő feladatok, mint például a kézi adatbevitel, unalmasak lehetnek, és az adatok minőségét károsíthatják, ha a dolgozók elfáradnak vagy elvonják a figyelmüket, és elfelejtik vagy összekeverik minden számot és szót.
Emellett a "hozzáférés és felhasználói jogok" tényezője is korlátozott kört jelent, mivel nem minden cég alkalmazottja rendelkezik jogosultsággal a vállalati adatok és információk megtekintésére.
Egy olyan szoftver számára, amely automatizált szövegfelismerést tartalmaz, soha nem nehéz koncentrálni, és fel tudja ismerni a szövegeket, láthatja a bizalmas adatokat, kinyerheti őket, és magas pontossággal rendezheti a kimeneteket anélkül, hogy "kiadná" üzleti titkait.
Különösen a jelenlegi nehéz időkben nagyon fontos a vállalatok számára, hogy növeljék a vállalat versenyképességét azzal, hogy "papírtalanítják" vagy "digitalizálják" és lehetővé teszik a munkavállalók számára a rugalmas munkavégzést otthonról. Végül is a vállalatnak lépést kell tartania a digitális korral és meg kell valósítania az utat a papírmentes iroda felé.
Csökkentse a költségeket és maximalizálja az irodaterületet
A manuális adatbevitel nagyon munkaigényes lehet, és minél több bizonylatot kell feldolgoznia, annál magasabbak lesznek a személyi költségek. Emellett néhány további költség is felmerülhet az emberi hibák miatt.
Az adatok automatizált feldolgozásával és kinyerésével mesterséges intelligencia (MI) segítségével egy dokumentumkezelő rendszer, mint a PaperOffice DMS, segíthet a költségek csökkentésében, és ugyanakkor felszabadíthat irodaterületet, mivel nincs szükség további személyzet felvételére az iratok manuális digitalizálásához vagy a dokumentumhalmok tárolásához az irodában.
Tartsa meg az adatintegritást és javítsa az adatbiztonságot.
Bár a digitális fájlok és a fizikai papírdokumentumok is elveszhetnek vagy megsérülhetnek fizikai, környezeti vagy technológiai veszélyek miatt, a legtöbb vállalat még mindig időt veszteget a fizikai archiválással és a digitális dokumentumok esetén helyi tárolási helyeket vagy felhőt használ.
Tipp
Ami a felhőben való tárolást illeti, és miért nem ajánljuk ezt a tárolási módot, létezik egy különleges bejegyzés erről:
A PaperOffice segítségével az összes dokumentumot közvetlenül a saját szerver adatbázisába menti, így teljesen korlátlan ellenőrzést biztosít minden adat fölött. Nincs szükség a szerver létrehozására, mert a PaperOffice telepítése után az összes további lépést a szoftver elvégzi Ön helyett.
Vagy használja a Synology vagy QNAP NAS-t, és kezelje az összes dokumentumot saját NAS készülékén! Az alábbiakban felsoroljuk azokat a 7 intézkedést, amelyekkel kihozhatja a legtöbbet a Synology NAS készülékéből: itt található több információ erről.
Biztosítani kell az ellenőrizhetőséget és a revisionálhatóságot
Ezenkívül az adatbiztonság és a hozzáférés-kezelés egyszerűbbé válik, miután a belegek digitális formátumba kerülnek a PaperOffice segítségével, mivel az adatok szigorúan titkosítottak és revíziószerváltó módon archiválva lesznek az adatbázisban, amelyhez senki más nem férhet hozzá, csak Ön.
A PaperOffice automatikusan verziózza minden módosított dokumentumot, és külön eltárolja azokat, hogy bármikor megnyithassa a kívánt verziót.
Megmutatjuk, hogyan biztosíthatja a verziózást és a revízióálló dokumentumarchiválást.
Tipp
Ami a "Papírmentes iroda ellenőrizhető és GoBD-kompatibilis verziózása a PaperOffice dokumentumkezeléssel" témát illeti, erről egy YouTube videó is létezik, amely érthetően elmagyarázza ezt a folyamatot:
Mik a kihívások a belegek OCR segítségével történő digitalizálásában?
Az OCR szövegfelismerés segítségével való adatok kinyerésekor néhány kihívással kell számolni, amelyeket figyelembe kell venni. A számlák elrendezése nagyon különböző lehet, mivel minden vállalat saját formátumot használ.
A belegek pontos beolvasása érdekében a PaperOffice rendelkezik egy automatikus dokumentumfelismeréssel a PIA nevű mesterséges intelligencia segítségével.
A PIA speciális algoritmusokat és felismerési technológiákat használ.
A PIA rendelkezik egy kiterjedt beépített szótárral, amely automatikusan felismeri a rosszul felismert kifejezéseket, összehasonlítja ezeket és helyesekkel helyezi fel. Mindig biztos lehet benne, hogy a dokumentumához helyes szövegfelismerés van beállítva.
A releváns dokumentuminformációk kiolvasása
A dátum, összegek, dokumentumtípusok, kulcsszavak és comemnt adatok fontos dokumentumtartalmaként történő intelligens felismerése, kinyerése és címkézésre való használata. Emellett keresés történik a számlához kapcsolódó dokumentuminformációk, mint például a nettóösszeg, bruttóösszeg, áfaarány és dokumentumvaluta esetén, majd pedig ezeket ki is nyeri. Ezek az adatok automatikusan kerülnek felismerésre a PaperOffice alkalmazásban.
Sajnos papír alapú szkenneléskor számos tényező befolyásolhatja a kép minőségét, mint például az irány, gyűrődések, betűméretek, fényesség, kézírással írt szövegek és egyebek. Ez kihat a szövegfelismerés és a kiolvasott adatok minőségére. Tehát előfordulhat, hogy a már betanított dokumentumsablonok nem lesznek felismerve vagy a dokumentumtartalmak nem lesznek helyesen beillesztve.
Ebben a helyzetben jönnek képbe a reguláris kifejezések (Regex).
A reguláris kifejezések fantasztikus lehetőséget kínálnak a szövegben való pontos értékek keresésére.
A reguláris kifejezések pontos alkalmazását konkrét példákon keresztül részletesen bemutatjuk az cikk második részében.
Kezdés sokkal egyszerűbb, mint gondolná.
Még mindig aggódik, hogy Ön képes megcsinálni? Olvassa el ügyfeleink sikertörténeteit a PaperOffice integrációjával a munkájukban, és győződjön meg a saját tapasztalatainak egyszerűségéről, vagy kérjen egy teszttelepítést könnyedén.
Kinek ajánlott a papírmentes iroda?
A gyors és egyszerű válasz a kérdésre az, hogy mindenkinek ajánlott. A papírmentes iroda minden vállalkozási ágazatban és méretben előnyös, kis- és középvállalkozásoktól kezdve a startupokon át a nagyvállalatokig. Különösen értékes az áttérés a kis- és közepes vállalkozások számára: Az ügyintézési költségek és költségek csökkentésével szükséges költségkeret szabadul fel a további növekedési lendület elősegítésére.
Használhatok egy felhőalapú DMS szolgáltatót a papírmentes irodához a cégnél?
Nem. Egy további tényező, amely a GDPR végleges életbe lépése óta egyre inkább terjedt, a adatvédelem. A DMS megoldásokat és a DMS szoftvert dokumentumok feldolgozására, kezelésére és tárolására használják, amelyek gyakran tartalmaznak érzékeny, személyes adatokat. A GDPR megsértése esetén a törvényhozó magas bírságokat ír elő.
- Az előnyök igazolják a ráfordítást és költségeket
Az elektronikus munkavégzés és a régi dokumentumok digitális korszakra való átalakítása a legjobb befektetés lesz a jövőben rengeteg időt, pénzt és ideget megspórolni. - Szükség van valakire, aki ért hozzá
Nincs szüksége saját IT szakemberre ahhoz, hogy kiaknázhassa az elektronikus munkavégzés minden előnyét.
Amit Önnek valóban szüksége van, az egy megfelelő partner, aki tapasztalatai alapján tökéletesen véghez tudja vinni azt, amire szüksége van. Kerülje a pánikkeltőket, és válasszon teszteléseket a valóban kipróbált stílusos PowerPoint bemutatók helyett. - A hardver általában rendelkezésre áll
A tapasztalat azt mutatja, hogy szinte minden vállalkozásnak, cégeknek és vállalatoknak van egy nagyobb másolója, amely nem használja ki a lehetőségeit. Ezek a gépek imádják a tömeges beolvasásokat, elviselik a gemkapocsokat, és lehetnek a digitális kezdés alapja anélkül, hogy befektetésre lenne szükségük szkennerekbe. - Olcsóbb, mint várták a megfelelő DMS-szel
Kerülje el a költségbecsapdákat DMS / ECM rendszerekkel, amelyeknél a gyártók kegyetlenül magukhoz kötik Önt. Ne tegyen kompromisszumot a saját adminisztrációs lehetőségekkel kapcsolatban, például dokumentumok önálló beüzemelése és beállítások végrehajtása. Ha segítségre van szüksége, a gyártó szívesen segít Önnek, de maradjon önálló és független. - A digitalizálás a jövő
Az eljárások továbbra is ugyanúgy folynak, de teljes mértékben automatizálva.
Bejön a számla? Az automatizált folyamat beindul, és minden a korábban meghatározott útvonalat követi.
Szüksége van az 1000 mappára? Semmi probléma, mert Önnek saját Google-je van!
