Denetim ve Karantina: Şüpheli faturaları kimse ödeme yapmadan önce durdurun

İlk sonuç: Fatura durduruldu

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu film, denetim ve karantina hakkında: PaperOffice şüpheli belgeleri nasıl tespit eder ve yanlış fatura ödemesi yapılmasından kimseyi nasıl korur. İlk olarak sonuç: Bu fatura, iyi bilinen bir tedarikçi olan Veldtmann’dan geliyormuş gibi görünüyor ve hemen itibaren yeni bir banka hesabına ödeme yapmanızı talep ediyor. PaperOffice bunu inceledi, kritik olarak sınıflandırdı ve belgeyi Güvenlik karantinasına yerleştirdi. Düzenleme, indirme ve silme işlemleri bir yönetici karar verene kadar kilitlidir. Adım adım ilerleyeceğiz: Workspace’in AI-DMS katmanı, karantina, kötü kalitedeki taramalar ve alanlar, Audit Control Center, inceleme görevi, yinelenen belgeler ve nihayet revizyon güvenli depolama.

Bölüm 1: Workspace’in AI-DMS katmanı

Belgelerinizle PaperOffice’nin ne kadar işlem yapacağı, AI-DMS katmanı aracılığıyla Workspace’e göre ayarlanır. Depolama, otomatik işleme olmadan dosyaları saklar. Basic bunları metin tanıma, sınıflandırma ve anahtar kelimelerle aranabilir bir arşive dönüştürür. Premium ayrıca veri alanlarını okur, belgeler arasındaki ilişkileri tespit eder ve yinelenenleri bildirir. Ultra en derine iner: Görüntü tanıma tabloları, formları ve barkodları okur; bu işlem Knowledge Graph ve belge arası muhakeme ile desteklenir. Ve Ultra’de denetim dahildir: PaperOffice, her belgeyi on iki kontrolle denetler ve şüpheli belgeleri karantinaya alır. Bu video için, Ultra ile Workspace Denetim-Demo oluşturacağız. Oluşturmadan önce, PaperOffice gözden geçirmeniz için en önemli ayarları bir kez daha görüntüler. Her şey doğru görünüyorsa, Workspace’i oluştururuz.

Bölüm 2: Banka değişikliği: fatura karantinaya girer

Şimdi ciddi vakaya gelelim. Veldtmann’dan, tanınmış bir tedarikçiden bir fatura yükleriz. Faturanın altında şu not yer alır: Lütfen bundan sonra yalnızca yeni banka bilgilerini kullanınız; öncekiler artık geçerli değildir. Listede zaten bir şeylerin yanlış olduğunu görebilirsiniz: güvenlik karantinası, yüksek denetim ve HITL gerekli, yani bir kişinin belgeyi gözden geçirmesi gerekir. Denetim sekmesinde nedenini görebilirsiniz. Denetim, dolandırıcılık riskini işaretler: fatura açıkça yeni bir banka hesabının kullanılmasını ve öncekinin artık geçerli olmadığını belirtir. Bu, örneğin birinin posta kutusuna sızması durumunda ortaya çıkan klasik bir e-posta dolandırıcılığı işaretidir. Şiddet derecesi 10 üzerinden 8, kritik. Her bulgu için bir öneri sunulur. Burada: belgeye tek başına dayanarak ödeme işlemi yapmayın ve değişikliği onaylamak için önceki yazışmalardan doğrulanmış iletişim bilgilerini kullanarak tedarikçiyle iletişime geçin. İkinci bir bulgu da vardır: ödeme riski, çünkü fatura yeni bir IBAN kullanmanızı ve önceki banka bilgilerini görmezden gelmenizi söylüyor. Şiddet derecesi yedi ve üzeri için PaperOffice belgeyi hemen karantinaya yerleştirir. Düzenleme, taşıma, indirme ve silme kilitlidir; kalan sekmeler devre dışıdır. Bağlantıları hâlâ görüntüleyebilirsiniz, ancak yalnızca salt okunur modda.

Bölüm 3: Kötü taramalar

Günlük uygulamada, belgeler nadiren mükemmel durumda gelir. Üç tipik vakayı yüklüyoruz: kahve lekeli bir nakliye faturası, nokta matrisli yazıcıdan çıkmış bir irsaliye ve birinin cep telefonuyla fotoğrafladığı bir fatura. PaperOffice bu belgeleri de çıkarır. Her biri açıklayıcı bir ad, kısa bir özet ve veri alanlarını alır: belge numarası, düzenleyen, alıcı, referans ve tutarlar. Britannia Freight’in nakliye faturasında kahve lekesi sayfanın tam ortasındadır. Belge numarası, gönderen ve her iki kalemin toplam tutarı yine de ilgili alanlara doğru şekilde yakalanır. Farenizle bir alanın üzerine gelin; soldaki görünüm, değerin kaynaklandığı belgedeki noktaya doğrudan atlar. Bu şekilde doğru olup olmadığını hemen görebilirsiniz. Nokta matrisli yazıcıdan çıkan irsaliyede gri sürekli form kağıdı üzerinde soluk, noktalı karakterler bulunur. İrsaliye numarası, sipariş numarası ve adresler yine de net şekilde okunur. Ve cep telefonu fotoğrafı: ahşap bir masa üzerinde açılı olarak çekilmiş. PaperOffice bunu bir tarama gibi okur; fatura numarası, düzenleyen, vergi kimlik numarası ve bin dokuz yüz avro tutarıyla birlikte. Kötü bir tarama tek başına henüz bir denetim bulgusu değildir. Üç belge de kritik bir sinyal olmadan denetimden geçmiştir.

Bölüm 4: Alanları kontrol edin ve düzenleyin

Bir değer yanlışsa veya farklı olması gerekiyorsa, doğrudan alanın içinde değiştirebilirsiniz: sadece alana tıklayın, değeri değiştirin, hepsi bu. PaperOffice değişikliği hemen kaydeder ve genel bakış daha sonra belgeyi en son kimin ve ne zaman değiştirdiğini gösterir. Kurcalamaya karşı korumalı bir değişiklik geçmişi, revizyon güvenli depolama ile birlikte gelir. Bununla ilgili daha fazlası sonunda.

Bölüm 5: Karantinaya genel bakış

Yeni banka bilgileri olan faturaya geri dönelim: Bunu basitçe silemezsiniz. Bir yönetici önce karar vermelidir. Bu, herhangi biri vakayı incelemeden önce hiçbir kanıtın kaybolmasını engeller. Hiçbir durumun atlatılmadığından emin olmak için aramanızı Denetim’e göre filtreleyin: denetim gerekli, yüksek denetim riski, HITL gerekli veya güvenlik karantinası. Güvenlik karantinasında, Workspace’imizde tam olarak bir fatura kalmaktadır. Belgeler merkezinde, her Workspace şu anda karantinada kaç belge olduğunu gösterir. Karantina filtresi yalnızca bu Workspace’leri gösterir. Ayarlar bölümünde, PaperOffice’nin kritik bir denetim bulgusu durumunda belgeleri otomatik olarak karantinaya yerleştirip yerleştirmeyeceğini ve hangi şiddet düzeyinde olduğunu tanımlayabilirsiniz. Varsayılan olarak bu, on üzerinden yediye ayarlanmıştır.

Bölüm 6: Denetim Kontrol Merkezi

Audit Control Center tüm verileri özetler: iki bulgu, iki inceleme açık, on iki kontrol ve maksimum şiddet seviyesi sekiz. Yanında, tam cümlelerle ifade edilen dolandırıcılık risk analizi yer alır. Aşağıda, on iki kontrolü göreceksiniz: finansal bütünlük, vergi uyumu, dolandırıcılık riski, coğrafi uyumsuzluk, veri tutarlılığı, eksik veri, makullük kontrolü, ödeme riski, görsel doğruluk, düzenleyici uyum, hassas veri açığa çıkması ve tehditkâr içerik. İki kontrol yüksek risk nedeniyle işaretlenmiş olup yeşil onay işareti bulunmamaktadır. Aşağıda, şiddet seviyesi, gerekçe ve önerisiyle birlikte bulgular listelenmiştir. Her bir bulguyu ‘İncelendi’ olarak işaretleyebilir veya buradan bir görev oluşturabilirsiniz. Kayıt amaçlı veya vergi danışmanınız için sonucu, orijinal belgeyle birlikte isteğe bağlı olarak PDF raporu olarak dışa aktarabilirsiniz.

Bölüm 7: İnceleme Görevinin Kararlaştırılması

Tek bir tıklamayla, bulguyu bir inceleme görevine dönüştürürsünüz. Bu görev, Human in the Loop (HITL) görevleri listesine düşer ve ekibiniz tarafından işleme alınır. Denetim görevlerinde dört seçenek sunulur: Bulgu kontrol edildiğinde ‘İncelemeyi Tamamla’; risk bulunmadığında ‘İşlem gerekmiyor’; bulgunun uygulanabilir olmadığı durumlarda ‘Çalışılamaz’ (bulgu açık kalır); veya görevi başka bir kişiye yönlendirme. Bir banka hesabı değiştiğinde, kural gereği tedarikçiyi zaten bilinen telefon numarasından aramak esastır; faturada yer alan yeni numarayı asla kullanmamak gerekir. Bulgularınızı bir yorum olarak kaydedin ve incelemeyi tamamlayın. Karantinayı yalnızca bir yönetici, açık onaydan sonra kaldırabilir. Bu örnekte, banka değişikliği gerçek değildir. Bu nedenle işlem iptal edilir, belge karantinada kalır ve yanlış hesaba ödeme yapılmaz.

Bölüm 8: Çiftler

Klasik bir durum: Aynı fatura iki kez gelir; bir kez orijinal olarak, daha sonra da tarama olarak. AI-DMS Premium ve PaperOffice başlangıç noktasından itibaren, PaperOffice AI bunu tanır. İkinci belgenin üzerinde ‘Olası Çift Kayıt’ uyarısı, orijinal belgenin adı (Workspace) ve tarihi görüntülenir. Gerekçeler de açıktır: aynı belge numarası, aynı düzenleyen, aynı tutar ve aynı referans. Denetim sistemi de bu çifti şiddet seviyesi beş olan bir bulgu olarak işaretler. Bu değer, yedi eşiğinin altındadır. Dolayısıyla belge karantinaya alınmaz, ancak bir kişinin incelemesi gerekir. Tek bir tıklamayla orijinal belge açılır ve karşılaştırma yapılır. Eğer gerçekten çift değilse, ‘Çift kayıt değil’ olarak işaretleyin.

Bölüm 9: Revizyon güvenli saklama ve yasal saklama

Saklamanız gereken belgeler için revizyon güvenli saklama mevcuttur. Belgenin üzerinde hâlâ şu yazıyor: revizyon güvenli değil. Bunu Revizyonlar sekmesinde etkinleştirirsiniz: ülkeyi ve belge türünü seçersiniz; bu, saklama süresini belirler, burada bir Birleşik Krallık KDV kaydı için altı yıl. Hemen başlar ve PaperOffice hesaplanan bitiş tarihini gösterir. Bundan sonra belge değiştirilemez şekilde saklanır ve saklama süresi sona erene kadar silinemez veya taşınamaz. PaperOffice, belgeye ne olursa olsun, Revizyonlar sekmesinde kurcalamaya karşı korumalı olarak günlüğe kaydeder. Bu, tasarım gereği geri alınamaz. İstediğiniz zaman bir uyumluluk sertifikası oluşturabilirsiniz: bütünlük kanıtı, bir QR kodu ve herkese açık bir doğrulama bağlantısı içeren bir PDF. Yasal bir anlaşmazlık veya vergi denetimi sürüyorsa, bir yönetici ayrıca API aracılığıyla, örneğin kendi iş akışınızdan bir yasal tutma (Legal Hold) ayarlayabilir. Belge bunu hemen görüntüler ve saklama süresi sona erdikten sonra da, yasal tutma kaldırılana kadar saklı kalır. Özetlemek gerekirse: önemli belgeler için AI-DMS Ultra seçin; denetim, her belgeyi on iki kontrolle denetler. Kritik bulgular belgeyi derhal karantinaya alır ve yalnızca bir yönetici, incelemeden sonra serbest bırakabilir. PaperOffice kötü taramaları da okur, her değeri kaynağında kontrol edersiniz, PaperOffice yinelenenleri kendiliğinden bildirir ve önemli belgeleri revizyon güvenli şekilde saklarsınız. Bir sonraki PaperOffice AI Akademisi bölümünde görüşmek üzere.