Her şeyi bağlayın: gelen kutusu, tarayıcı ve depolamadan gelen belgeler, ayrıca API ve yapay zeka asistanları

Önce sonuç: Belgeler kendiliğinden gelir

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu videoda PaperOffice’i dış dünyaya bağlıyoruz: e-posta gelen kutunuzu, tarayıcınızı, depolama konumlarınızı ve Claude ile ChatGPT gibi yapay zeka asistanlarını. Faturalar e-postayla gelir, taramalar fotokopi makinesinde durur, sözleşmeler ise bir bulutta bulunur. Her şeyi tek tek indirmek ve yüklemek her gün size zaman kaybettirir. Önce sonucu gösterelim. Bu faturaları kimse yüklemedi. PaperOffice bunları doğrudan e-posta gelen kutusundan aldı; son belge ise doğrudan tarayıcıdan geldi. Kurulumu şöyle yapıyorsunuz: önce kaynağı bağlayın; ardından bir bağlayıcı belgelerin nereye gideceğini belirler. Bundan sonra kendi depolamanızı, API anahtarlarını ve yapay zeka asistanlarını ele alacağız.

Bölüm 1: İlke: Storage Mount ve bağlayıcı

Her bağlantı, Document AI altındaki Storage Mount’larda başlar. Bir Storage Mount, bir kaynağa erişimdir; örneğin bir gelen kutusu, sunucudaki bir klasör veya bulut depolama. Oluştururken önce amacı seçersiniz. İçe aktarma kaynağı olarak PaperOffice dosyaları alır. Kendi depolamanız olarak ise PaperOffice belgelerinizi oraya kaydeder. Bu seçim sonradan değiştirilemez.

Bölüm 2: E-posta gelen kutusu

Tedarikçilerinizin faturalarını gönderdiği posta kutusuyla başlayalım. Bağlantı türü olarak E-posta seçiyoruz. Ardından posta kutusunun giriş bilgileri gelir: sunucu, kullanıcı adı ve parola. Şifreli bağlantı zaten etkin ve gelen kutusu okunuyor. Bağlantıyı test et seçeneğiyle PaperOffice, her şeyin doğru olup olmadığını hemen kontrol eder ve bunu yalnızca salt okunur modda yapar. Bu işlem sırasında posta kutusunda hiçbir şey değişmez. Bağlayıcı bunu bir iş akışına dönüştürür. Kaynağı izler ve her yeni belgeyi belirttiğiniz Workspace’e kaydeder. Şimdi bağlayıcıya geçelim. Ona bir ad veriyoruz; kaynak olarak posta kutumuzu, hedef olarak da Workspace Gelen Kutusu’nu seçiyoruz. Eylem alanında, posta kutusunun ne sıklıkla kontrol edileceğini belirtirsiniz: en fazla beş dakikada bir. PaperOffice yalnızca okunmamış e-postaları alır ve ardından bunları okundu olarak işaretler. E-postaların kendisi posta kutusunda kalır. Taramayı başlat düğmesiyle faturaları, bir sonraki kontrolü beklemeden hemen alıyoruz. İşte buradalar: doğrudan gelen kutunuzdan üç fatura. AI-DMS işlemi bunları hemen okuyacak.

Bölüm 3: Tarayıcı

Tarayıcınız için Tarayıcı Uç Noktası adlı özel bir seçenek var. PaperOffice bu amaçla güvenli erişim sağlar. Uç noktayı etkinleştir düğmesine tıkladığınızda PaperOffice bilgileri gösterir. Bunları tarayıcınıza girin. En iyisi SFTP kullanmaktır. Yalnızca FTP destekleyen eski tarayıcılar için bu amaçla ayrı bir FTP erişimi tanımlanır. Burada da bir bağlayıcı taramaları Workspace Gelen Kutusu’na getirir. Zamanlanmış sorgulamanın etkin olması önemlidir. Açıldığında PaperOffice, tarayıcı klasörünü ayarlanan aralıkla kontrol eder ve yeni taramaları otomatik olarak alır. Bunu göstermek için Taramayı başlat düğmesine tıklayarak taramayı hemen alacağız. İşte, bilgisayara uğramaya gerek kalmadan.

Bölüm 4: Klasörler ve bulut depolama

Sunucudaki ve buluttaki klasörleri aynı şekilde bağlayın: örneğin bir NAS veya Linux sunucusu için SFTP ile; ayrıca Amazon S3 ve uyumlu depolama alanları ile Nextcloud gibi WebDAV üzerinden. Kendi sunucumuzdaki bir klasörü SFTP ile bağlıyoruz: adres, kullanıcı adı, parola ve PaperOffice’in okuyacağı klasör. Bağlantıyı test et burada da yalnızca okuma yapar. Sunucuda hiçbir şey değişmez. Bir bağlayıcı dosyaları Workspace Gelen Kutusu’na alır. Dosyaların kendisi sunucuda kalır. Burada fatura, irsaliye ve navlun faturası var; AI-DMS bunları hemen okuyor.

Bölüm 5: Kendi depolamanız (BYOS)

Belgelerinizin kendi donanımınızda saklanmasını istiyorsanız, BYOS olarak da bilinen kendi depolamanızı kullanın. Bunun için sunucumuzdaki ikinci bir klasörü kendi depolamanız olarak bağlıyoruz. Ardından PaperOffice her dosyayı kendi parolanızla şifreler. Bunu hemen dosya olarak indirin ve güvenli bir yerde saklayın. Bir Workspace oluştururken depolama konumunu seçersiniz ve bu seçim kesindir.

Bölüm 6: API anahtarları

Kendi programlarınız ve otomasyonlarınız için API anahtarları var. Bunları sağda, API ve Geliştirici altında bulabilirsiniz. Oluştururken türü seçersiniz: sunucular ve hizmetler için bir API anahtarı ya da yapay zeka asistanlarının MCP üzerinden sizin adınıza çalışmasını sağlayan kişisel bir token. Anahtarı API anahtarları listesinden istediğiniz zaman kopyalayabilirsiniz. Onu bir parola gibi koruyun. Örneğin n8n’in nasıl bağlanacağı ayrı bir videoda gösteriliyor.

Bölüm 7: Claude ve ChatGPT

Yapay zeka asistanlarını bağlamanın en hızlı yolu, sağda Yardım ve Öğrenme altında bulunan “PaperOffice kurulumunu yapın” seçeneğidir. Claude için sunucu adresini kopyalayın ve kişisel bir token oluşturun. Ardından PaperOffice’i Claude’a bir bağlayıcı olarak ekleyin. ChatGPT’de geliştirici modunu etkinleştirirsiniz; bu genellikle ücretli bir ChatGPT planı gerektirir. Ardından sunucu adresini girin ve girişi onaylayın. Cursor ve diğer MCP programları için iletişim kutusu uygun adımları hemen gösterir. Özetle: bir Storage Mount kaynağı bağlar, bir bağlayıcı ise belgeleri doğru Workspace’e getirir. Posta kutunuzdaki faturalar ve tarayıcınızdaki taramalar otomatik olarak gelir. Kendi depolamanızla dosyalarınız kendi donanımınızda kalır; API anahtarları ve MCP sayesinde programlarınız ve yapay zeka asistanlarınız doğrudan PaperOffice ile çalışır. Bir sonraki görüşmede PaperOffice AI Akademisi’nde buluşmak üzere.