Kişisel verileri paylaşmayın, belgeleri paylaşın: Kişisel verileri takma adlarla değiştirin (önizleme)

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne tekrar hoş geldiniz. Bugün, her şirketin erken veya geç karşılaştığı bir konuya bakacağız: Bir belgeyi paylaşmanız gerekiyor ancak içindeki kişisel verileri değil. Durumumuz şu: Northstar’ın maaş bordroları harici bir firma tarafından denetleniyor. Denetçilerin, maaşının doğru şekilde işlendiğini kontrol etmek için Maya’nın iş sözleşmesine ihtiyacı var. Onlara Maya’nın kendisinin ihtiyacı yok; adı, ev adresi ve kişisel kimlik bilgileri gibi veriler. Bu, Northstar HR Workspace’dir; iş sözleşmesini, maaş bordrosunu ve bir olay raporunu içermektedir.

İçinde neyle karşılaştığımızı görebilmeniz için önce sözleşmeyi açalım. İşte Maya’nın tam adı. Londra’daki özel adresi. Ve yıllık maaşı. Bunların hepsi kişisel veridir ve üç sayfada da görünmektedir. Bunları elle kaldırmak yavaştır ve bir noktayı kaçırmanız kolaydır. Bu yüzden bunu PaperOffice’e yaptıralım.

Listeye geri döndüğümde sözleşmeyi seçip Aracılar ve iş akışları’nı açıp Redact’i seçiyorum. Herhangi bir şey kaydedilmeden önce her şeyi kontrol edebilmem için Önizlemeli Düzenleme’yi alacağım. İlk olarak senaryo. Belge ne içindir? GDPR talepleri için biri, iş ortaklarıyla paylaşım için biri ve buna en uygunu: Personel Dosyası, İnsan Kaynakları.

İnce ayar (fine-tuning) sırasında, görünür kalması gereken öğeleri adlandırabilirim. Denetçilerin hangi şirkete ait olduğunu görmesi gerekir, ancak hangi kişiye ait olduğunu görmemeli. Bu nedenle: Northstar Industrial Systems ve kısa haliyle Northstar. Uygulama aşamasında: Sonuç doğrudan bu Workspace dosyasına kaydedilir. Model Ultra’dir ve siyah kutular yerine ‘Takma Adla Yazma’ (Pseudonymize) seçeneğini tercih ediyorum. Takma Adla Yazma, isimlerin, adreslerin, tarihlerin ve kimlik bilgilerinin tutarlı ve kurgusal değerlerle değiştirilmesi anlamına gelir. Belge okunabilirliğini korur ve denetçiler sanki gerçek bir belgeyle çalışıyormuş gibi işlem yapabilirler. Ve… başlatılıyor. Bu işlem birkaç saniye sürer, bu yüzden ileriye atlayalım. İşte inceleme ekranı. PaperOffice, üç sayfadaki kişisel verileri tespit etti ve değiştireceği her alanı işaretledi. Bir alana tıklayarak onu serbest bırakabilir veya bir kutu çizerek yeni bir alan ekleyebilirim. Her şey doğru görünüyor, bu yüzden onaylıyorum.

Tamam. Ve bu tablo ilginç olan kısım: solda orijinal, sağda belgede şu an olan var. Maya Ellison artık kurgusal bir kişi, kurgusal bir adres ve yeni bir sözleşme numarasına sahip. Bu tablo yalnızca burada görünür. PDF’in hiçbir zaman parçası değildir. Sizin içindir, böylece daha sonra belge hakkında konuştuğunuzda neye baktığınızı bilirsiniz. Bir detay daha: her çalıştırma yeni takma adlar oluşturur. Yani belgeleri farklı zamanlarda paylaşırsanız, kimse bunları birbirine bağlayamaz. Buradan kopyayı indirebilir veya denetçilere doğrudan e-posta ile gönderebilirim.

Takma adlarla değiştirilmiş kopya, orijinalin hemen yanında duruyor. Orijinali dokunulmaz kalıyor. Kopyayı açalım. Maya artık Sophie Foster olarak Glasgow’da yaşıyor. Ülke gibi güvenli bir yedek bulunmayan yerlerde, PaperOffice bunları siyahla kaplıyor. Maaş bilgisi denetim için hâlâ mevcut.

İşte bu kadar: Kişisel veriler dışarıda, okunabilir bir belge içeriğinde, yaklaşık bir dakikada. İzlediğiniz için teşekkürler ve bir sonraki derste görüşmek üzere.