PaperOffice AI ile başlangıç: Workspace, belgeler, ajan ve arama

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bugün ilk adımları ele alacağız: Bir Workspace oluşturacak, belgeleri yükleyecek ve yapay zekanın bunlarla ne yaptığını inceleyeceğiz. Bunun ardından belgeleri tekrar bulacak, ajanımıza sorular soracak, Workspace’ü telefon aracılığıyla bile paylaşacak ve PaperOffice’i Claude ile bağlayacağız. Bunun için tek ihtiyacınız olan bir tarayıcıdır. Ön bilgi olarak netleştirelim: PaperOffice AI, belgelerinizi anlayan bir belge yönetim sistemidir. Tarayıcıda, mobil telefonunuzdaki bir uygulama olarak ve bir arayüz üzerinden çalışır. Belgeleriniz Workspaces’de saklanır; örneğin şirket başına, proje başına veya müşteri başına bir tane. Yapay zeka her belgenin içeriğini okur: türünü belirler, açıklayıcı bir ad, anahtar kelimeler ve bir özet atar. Ayrıca belgeleriniz hakkında soru sorabileceğiniz bir ajan, içerik araması yapan bir arama özelliği, harici paylaşım yetenekleri ve Claude ile bağlantı bulunur.

Başlarken: Tur

Giriş yaptıktan sonra genel bakış sayfanıza yönlendirileceksiniz: görevler, bildirimler, birkaç hızlı araç ve Claude ile ChatGPT’ye giden yol. Sol tarafta uygulamanın tüm alanlarını görebilirsiniz. Başlangıçta öncelikle Document AI’e ihtiyacınız olacak: Burası Workspaces’in ve belgelerinizin bulunduğu yerdir. Üst kısımda ajan ve arama işlevlerini bulacaksınız. İkisi de herhangi bir sayfadan erişilebilir. Profiliniz aracılığıyla Yardım ve Öğrenme bölümüne ulaşabilirsiniz: giriş turu, Sorun Giderici ve destek için. Öğrenme birimleriniz de üst kısımda görüntülenir.

Adım 1: Bir Workspace oluşturun

Başlayalım. Workspaces genel görünümünde Yeni Workspace Oluştur’a tıklıyorum. Bir Workspace, örneğin bir şirket, proje veya müşteri için özel bir dosya dolabı gibidir. Buna Northstar Industrial adını veriyorum ve türü olarak Şirket’i seçiyorum. İşleme dili İngilizce olarak ayarlanmıştır. Yapay zeka daha sonra özetler, adlar ve alanlar için bu dili kullanacaktır. Depolama konumu için PaperOffice AB Veri Merkezi ile kendi depolamanız arasında seçim yapabilirsiniz; BYOS (Bring Your Own Storage - Kendi Depolamanızı Getirin). Dosyalarınız daha önce Connectors altında kurduğunuz kendi sunucunuzda veya NAS’ınızda bulunur. Önemli: Oluşturma sonrası depolama konumu değiştirilemez. Workspace türü sekmesinde koruma ve kanıt meseleleri söz konusudur. Üç seviye vardır. Standart giriş seviyesidir: sakla ve bul. Business günlük çalışma içindir: paylaş, koru, geri yükle. Bu bizim önerimizdir ve yalnızca Business Workspaces harici olarak paylaşılabilir. Compliance (Uyum), kanıt ve denetime hazır olma için en yüksek seviyedir, örneğin sıkı saklama gereksinimleri ile. Compliance ek ücretlidir, kendi depolamanızı desteklemez ve harici olarak paylaşılamaz. Yükseltme herhangi bir zamanda mümkündür; düşürme mümkün değildir. AI-DMS sekmesinde yapay zekanın belgelerinizi ne kadar derinlemesine anlayacağını tanımlarsınız. Yalnızca depolama, yapay zeka olmadan, saf arşivleme için uygundur. Dosyaları daha sonra işlemeye devam edebilirsiniz. Basic arşivinizi aranabilir hale getirir: metin tanıma, sınıflandırma ve anahtar kelimeler. Premium, anlamsal arama, iş alanları ve ilişkilerle iş belgeleri için en iyi varsayılan ayardır. Ultra maksimum çıkarımı sağlar: tablolar, formlar ve resimler okunur, belgeler birbirine bağlanır ve her belgeye bir güvenlik kontrolü yapılır. Demo için Ultra kullanıyorum. Belge türü altında Otomatik tanımayı seçiyorum. Yapay zeka her belgeyi doğru türe, örneğin fatura, teslimat notu veya sözleşmeye atar. Erişim koruması altında bir Workspace’i şifre, SMS kodu veya dört göz ilkesi ile daha da güvence altına alabilirsiniz. Demo için bunu atlayacağız. Paylaşım altında ise Workspace’i daha sonra harici olarak paylaşabilirsiniz: tarayıcıda erişim için e-posta ile veya telefonla. Bunu size birazdan detaylı olarak göstereceğim. Kaydediyorum, özeti kontrol ediyorum ve Workspace’i oluşturuyorum.

Adım 2: Belgeleri yükleme

Yeni Workspace hala boş. Onu açar ve Belge Ekle’ye tıklarım. Dosyaları burada seçerim: faturalar, teslimat notları, sözleşmeler ve banka hesap ekstreleri dahil demo şirketimiz Northstar’ın belgeleri ile tarama sonuçları ve cep telefonu fotoğrafları. Dosyalar yüklenir ve yapay zeka hemen okumaya başlar. Çok sayıda belge olduğunda bu biraz zaman alır, bu yüzden hızlı ileri sararım. Yükleme sadece bir seçenektir. Belgeler ayrıca mobil cihazlardan, doğrudan tarayıcılardan, ekran görüntüleri veya web siteleri aracılığıyla içe aktarılabilir ve toplu içe aktarıcı kullanılarak tüm klasörler tek seferde işlenebilir.

Adım 3: Sonuç, ajan ve arama

Sonuç şöyle görünür. Dosyalara açıklayıcı adlar, başlıklar ve kısa özetler atanmıştır. Ayrıca belge türleri ve anahtar kelimeler de gösterilir. Bunların tümü yapay zeka tarafından oluşturulmuştur. Şimdi ajana soru sorarım. Örneğin: Norvexa için X200 projesinde ne oldu? Ajan, Workspace içinde arama yapar, ilgili belgeleri okur ve tam cümlelerle yanıtlar: Eylül ayında teslimat, aksama ve kabul. Ayrıca kaynaklarını da gösterir; bunlara doğrudan erişebilirsiniz. Arama sadece dosya adlarını değil, içeriği de bulur. Aradığım şey: ihbar süresi. İşte burada: Norvexa ile ana hizmet sözleşmesinin eki. İhbar süresi dosya adında değil, içerikte yer alır ve arama yine de bunu bulur.

Adım 4: Bir belgenin detaylı incelemesi

Bir belgeyi açalım: Veldtmann’dan dokuz yüz elli avroluk iade fişi. Sol tarafta orijinali görürsünüz; sağ tarafta ise PaperOffice AI’nin bundan oluşturduğu her şey yer alır. Kapak Sayfası başlığı ve özeti, belgenin revizyona güvenli hale getirilebileceğine dair bir notu ve Workspace’ün nerede olduğunu gösterir. Özellikler altında durumu, adı, belge türünü ve anahtar kelimeleri bulursunuz. Veri alanları, burada satır kalemi ile miktar ve fiyat dahil olmak üzere yapay zekanın çıkardığı tüm bilgileri içerir. Tek bir tıklamayla bunları Excel’e kopyalayabilirsiniz. Etkinlikler altında belge için notlar ve görevler oluşturabilirsiniz. Denetim, Ultra’ten gelen güvenlik kontrolünü gösterir; on iki kontrol içerir, bunlar arasında hesaplama değerleri ve vergilerle ilgili kontroller de vardır. Her şey burada düzenindedir. Revizyon günlüğü, belgenizi revizyona güvenli hale getirdiğiniz anda her değişikliği kaydeder. Bağlantılar ise belgenin neyle bağlantılı olduğunu gösterir; örneğin Veldtmann iş ortağı.

Telefon aracılığıyla paylaşma: Bir telefon ajenti oluşturun

Şimdi en sevdiğim kısım: telefonla paylaşım. Vergi danışmanınız kayıtlarınızdan hızlıca bazı bilgilere ihtiyaç duyduğunu hayal edin. Sadece arar ve ister. Uygulamaya gerek yok, giriş yapmaya gerek yok. Bunu yapmak için Conversation AI altında bir telefon ajanı oluşturun. Ben buna Northstar Telefon Paylaşımı adını veriyorum ve rolü seçiyorum: Korumalı ajan. Bu, arayanların kendilerini mobil numaraları ve PIN kodlarıyla doğrulamaları gerektiği anlamına gelir. Telefon Hizmetleri altında, gelen arama seçeneğini etkinleştiriyorum. PaperOffice ülke başına bir gelen arama numarası sağlar; Almanya’yı seçiyorum. Ajan altında, dil, ses ve karşılama mesajını ayarlayabilir ve ajanın nasıl davranması gerektiğini açıklayabilirsiniz. Bilgi altında ise hangi Workspaces’e erişebileceğine karar veriyorsunuz. Ben sadece Northstar Workspace’imize izin veriyorum ve kaydediyorum.

Telefonla paylaşım: Paylaşımı kurma

Şimdi paylaşımın kendisi. Workspace’de, Düzenle sekmesi, Dış Paylaşım sekmesi, Yeni dış paylaşım. Kanal olarak Telefon’u seçiyorum. Ajan zaten seçili. İletişim kurduğum kişinin mobil numarasını ve bir PIN kodu giriyorum; ikisi de videoda bulanıklaştırılmıştır. Teslimat altında, arayanın belgeleri kendilerine göndermesini istemesi durumunda bir e-posta adresi ekliyorum. Ses altında, dil ve sesi ayarlıyorsunuz. Ajan altında, bu paylaşım için telefon ajanına ek talimatlar verebilirsiniz. Paylaşım otuz gün boyunca geçerlidir. Kaydet ve paylaşımı etkinleştirin. Ve işte sesleri şöyle: Arayan erişim numarasını arar, PIN kodunu girer ve sorularını sorar. Dinleyelim.

(Aramanın kendisi altyazılardadır.)

Cevaplar doğrudan Workspace’deki belgelerden geldi; tutarlar, tarihler ve son ödeme tarihleri dahil. Ajan yanlış duyulan ismi kendi düzeltti. Sadece bu Workspace’de olanları bilir.

Claude: PaperOffice’yi kurma

Son olarak, bir bakış: PaperOffice AI Claude’e bağlanabilir. Profiliniz altında PaperOffice Kurulum’u bulacaksınız. Burada mobil uygulamayı ve Claude’i bağlıyorsunuz. Claude’de, Ayarlar > Connectors altında PaperOffice ekleyin ve hesabınızı bir kez bağlayın. Bundan sonra, Claude belgelerinizle çalışacak, her zaman yalnızca izinlerinizi kullanacaktır. Örneğin, Claude’e Veldtmann faturalarından hangilerinin Workspace’de olduğunu sorun. Claude PaperOffice üzerinden arar ve fatura numaraları, tarihler ve tutarlarla cevap verir. Özetlemek gerekirse: bir Workspace oluşturun, belgeleri yükleyin ve yapay zeka geri kalanını halleder. Her belgeyi anlar, ajan sorularınızı yanıtlar, arama yalnızca dosya adlarını değil içeriği bulur ve paylaşım tarayıcı veya telefon üzerinden çalışır. Yaklaşan videolar karantina ile güvenlik kontrolleri, tarayıcı ve telefon üzerinden paylaşım ile dosya bulma ve düzenlemeyi kapsayacaktır. İzlediğiniz için teşekkürler, bir sonraki videoda PaperOffice AI Akademisi’nde görüşmek üzere.