Bár a dokumentumkezelés alapvető technikáit évtizedek óta használják a vállalati dokumentumellenőrzésben, és az évek során fejlődtek, a dokumentumkezelő rendszer szükségességét és annak alkalmazási előnyeit még mindig alábecsülik.
Tanulmányok kimutatták, hogy az alkalmazottak idejük harminc százalékát töltik a szükséges dokumentumok keresésével a vállalatnál. Ennek következtében a munkavállalók átlagosan hetente egynél több munkanapot veszítenek el. Még rosszabb lesz, mert: Az esetek 70%-ában a keresés sikertelen. A dokumentum ismét létrejön, és a munkatársak már nem értik a dokumentumok aktuális állapotát.
De mi a szabvány, mit várhat el az ügyfél egy DMS-től?
A jelen cikkben bemutatjuk az elektronikus adatkezelés (dokumentumkezelő rendszer) használatának előnyeit.
Ez pontról pontra magyarázható a PaperOffice dokumentumkezelő szoftverrel.
Mielőtt belemennénk az előnyökbe, magyarázzuk el a definíciót:
Mi az a dokumentumkezelő rendszer?
A dokumentumkezelő rendszer (DMS) a dokumentumok szervezeten belüli áramlásának tárolására, kezelésére és szabályozására szolgál.
Ez azt jelenti, hogy a legkülönbözőbb iparágak vállalatai minden nap fontos dokumentumokat halmoznak fel: beadványokat, szerződéses dokumentumokat, tervezeteket, külső leveleket, kutatásokat, szakértői véleményeket és még sok mást. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok dokumentum e-mailben is megérkezik.
Az összes információt, például a papíralapú dokumentumokat, a Windows-fájlokat vagy az e-maileket egy központi helyre, a dokumentumkezelő rendszerbe rendezheti, amelyhez az alkalmazottak könnyen és problémamentesen hozzáférhetnek.
Beleértve a csapatmunka és a dokumentummegosztás egyedi funkcióit, valamint egy innovatív programfelületet, amely világszerte egyedülálló.
A dokumentumkezelő rendszerek egyre fontosabbá válnak a vállalkozások számára, mivel a mai vállalkozások által generált információk mennyisége exponenciálisan növekszik.
A dokumentumkezelő rendszer, röviden DMS bevezetése szintén segít abban, hogy világos struktúrát hozzon létre dokumentumaiban, és megbirkózzon az információáradattal.
A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.
A köz- vagy üzleti adminisztrációban az üzleti folyamatok részét képező hatalmas mennyiségű külső és belső dokumentum kezelése és ellenőrzése kihívássá vált. Ez elősegíti a dokumentumkezelő szoftver bevezetését, amely megkönnyíti a kezelést.
A DMS bevezetése jelentősen csökkenti a keresési időt, a kezelést és a költségmegtakarítást, ami nagyon fontos az adminisztratív folyamatainkban.
A DMS szíve
A fejlett dokumentumkezelő rendszer "szíve" egy adatbázisban van, ahol az információkat úgy tárolják, hogy azok könnyen és ellenőrzött módon megtalálhatók és lekérhetők legyenek.
Az adatbázis beállítható helyben vagy NAS rendszeren, például QNAP NAS vagy Synology NAS eszközön. De ha az információkat strukturált módon tároljuk, akkor az egyenletnek csak egy része van.
A rendszert irányító "agy" a munkafolyamat logikája, amely lehetővé teszi a dokumentumok és folyamatok közötti függőségek létrehozását, valamint ezen információk rugalmas és korábban meghatározott folyamatokban való összekapcsolását.
Egy ilyen kifinomult "munkafolyamat" megvalósításának lényeges lépése, hogy a lehető legtöbb dokumentáció elérhető digitális formában.
Digitalizálás és dokumentumkezelés
Amikor dokumentumkezelő rendszerekről beszélünk, nem szabad elfelejtenünk: minél magasabb a folyamatok részét képező információk digitalizálásának szintje, annál magasabb az ellenőrzés és az automatizálás szintje, amelyet elérhetünk. Már írtunk egy cikket a digitalizáció előnyeiről, kattintson ide.
Első lépésben Ön határozza meg, hogy mely dokumentumok tartoznak a folyamatainkhoz, hogyan integráljuk őket a dokumentumkezelő rendszerünkbe, és mely információkat kell kinyerni és tárolni az adatbázisában lévő dokumentumokkal együtt. Miután az információ bekerült, meghatározzuk annak életciklusát, azt, hogy hogyan fog kölcsönhatásba lépni más folyamatokkal, és hogyan tudjuk integrálni.
Az információk különböző forrásokból származnak
Valószínűleg különböző forrásokból és különböző formátumokból származó információkkal fogunk találkozni. Néhányat digitális formában, fájlokban vagy adatbázisokban, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában tárolnak.
Mit kezdünk a pdf, doc stb. formátumú digitális dokumentumokkal? Itt a folyamat nagyon egyszerű.
Húzza a digitális dokumentumot a PaperOffice felületére. Vagy a Windows mappákat könnyen figyelheti a dokumentumok kézhezvétele után.
Borravaló
Egyébként van egy videó a YouTube-on a "Könyvtárfigyelés és a dokumentumok tömeges archiválása" témában , amely érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
A papíralapú dokumentumok az integrált szkennernek köszönhetően könnyen beolvashatók és digitális formátumba konvertálhatók.
Borravaló
A "Papíralapú dokumentumok teljesen automatizált archiválása a szkennerből" témában van egy videó is a YouTube-on, amely egyszerű és érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
Az Optikai karakterfelismerő programnak (OCR = Optikai karakterfelismerés) köszönhetően már megtettünk egy fontos lépést. Szkenner vagy más digitalizáló eszköz használatával nemcsak a dokumentumot alakítjuk át képpé, hanem elektronikusan is "el tudjuk olvasni" a tartalmát.
Nem csak a tiszta OCR-szöveg szerepel az adatbázisban, hanem a PIA nevű mesterséges intelligenciának (AI) köszönhetően az automatizálás manuálisan vagy automatikusan is megadható.
Így használjuk a rendszert annak felismerésére és meghatározására, hogy mely dokumentumterületeket kell automatikusan kiolvasni. Például a számla száma, dátuma, termékei, összegei stb. Ennek megfelelően dokumentumkezelő rendszerünkben minden szükséges információ rendelkezésünkre áll.
Az információk OCR-en keresztüli digitalizálása megkönnyíti a dokumentációk széles skálájának integrálását a folyamatok és munkafolyamatok kezelésébe.
Munkafolyamat- és dokumentumkezelés
Amint azt már említettük, a fejlett dokumentumkezelés alapvető fontosságú, hogy minden információ digitális és strukturált formában legyen egy adatbázisban. Így a PaperOffice-ba mentett összes dokumentumot megkeresheti, például a google-t. Beállíthatja azt a szabályt is, hogy ki férhet hozzá, módosíthatja és törölheti/archiválhatja az ön adatait.
De még ennél is tovább akarunk menni, és ésszerűsíteni akarjuk üzleti folyamatainkat. Dokumentumkezelési megoldásunk egyik alappillére a munkafolyamat-motor. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy meghatározzuk az üzleti folyamat minden lépését a kapcsolódó tevékenységekkel és függőségekkel, valamint az érintett részlegekkel és szerepkörökkel.
Automatikus értesítéseket is meghatározhatunk, amelyek a folyamat során bekövetkező tevékenységektől és eseményektől függően aktiválódnak.
Mindez nemcsak minimalizálja a feladatok kezelésére fordított időt, hanem minimalizálja a feledékenység és a folyamat hibáinak valószínűségét is.
Az elektronikus adatarchiválás hozzáadott értéke és előnyei
Íme néhány a dokumentumkezelő rendszer megvalósításának legkiemelkedőbb előnyei közül:
- Elérhetőség: Az összes dokumentum és azok verzióinak, frissítéseinek, jegyzeteinek, tárolt névjegyeinek, dokumentumadatainak központi adatbázisban történő tárolásával és kezelésével az összes információ fokozatosan központi tudásbázist alkot.
A központi és könnyű hozzáférés ehhez a vonatkozó vállalati dokumentációhoz, valamint az a képesség, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon, az előnyök listájának élére helyezi. - Hozzáférési engedély: Szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá a dokumentumokhoz, mikor és milyen tevékenységeket lehet végrehajtani rajtuk.
A mappák és dokumentumok beállításai, a kiadási szintek és a jogok, valamint a csoportok és részlegek átláthatóvá és biztonságossá teszik a bizalmas dokumentumokhoz való hozzáférést. - Biztonság, nemcsak a hozzáférés-vezérlésben, hanem az új technológiák és adatbázisok bevezetésével járó őrizetben és biztonságban is.
Először is, a PaperOffice DMS titkosítja az összes dokumentumot, amikor azokat a biztonság érdekében menti, a jelenleg elérhető egyik legmagasabb biztonsági szabványnak, az AES-1024bitnek megfelelően.
Az olvasható dokumentumokká való visszaalakítás bármilyen jelenlegi formátumban lehetséges, a PaperOffice rendszeresen frissíti fájlformátumait, ami azt jelenti, hogy a dokumentumok a jövőben is olvashatók lesznek. - Visszakereshetőség és időmegtakarítás: Az összes dokumentuma, amely korábban papíron volt, most már digitálisan is elérhető, valamint az e-mailek központilag tárolódnak az adatbázisban. Ugyanakkor mentésre kerül a dátum és az idő, a verziószám és a kulcsszó, amelyeket a PaperOffice keresőmotorja akkor is használhat a dokumentumok keresésére, ha a kereső személy csak kezdettől fogva ismeri a dokumentum tartalmát.
Minden, amit a PaperOffice DMS tárol, ocr szövegfelismerésű, üzleti szótárakkal optimalizálva és indexelve a tökéletes kulcsszavas kereséshez az SQL-adatbázisban a kulcsszavas kereséshez.
Takarítson meg időt a dokumentáció keresésével, valamint a kezelés és tárolás költségeivel. - Az elbocsátások számának csökkentése, például a dokumentumok megkettőzése, fénymásolatok, adatrögzítés.
- Az adminisztratív feladatok agilitása és automatizálása olyan munkafolyamatok létrehozásával, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok és üzleti folyamatok integrálását ellenőrzött környezetbe, valamint egyértelműen meghatározott és ellenőrzött tevékenységekbe.
- Nem szabad elfelejteni a magasabb belső és külső ügyfél-elégedettség pozitív "mellékhatását". A dokumentumkezelő rendszer használata lehetővé teszi, hogy gyorsabban és megbízhatóbban, és így jobban reagáljon ügyfelei kívánságaira.
Az ügyfelek elégedettségének növekedése nagyon gyorsan és mindenekelőtt fenntarthatóan észrevehető - mind az értékesítés, mind a vállalat hírneve szempontjából. - A dokumentumok dokumentumkezelő rendszeren keresztüli tárolásakor az egyik legfontosabb szempont a jogi előírásoknak vagy a GoBD specifikációinak való megfelelés.
- A GoBD rövidítés az "Elvek a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre" rövidítése.
- Különösen az auditbiztos, erősen titkosított dokumentumtárolásnak köszönhetően közvetlenül egy központi SQL adatbázisban a PaperOffice megfelel a dokumentumszabványok és jogi irányelvek minden követelményének , vagy a világ legmagasabb német szabványának, a GOBD-nek.
- A verziószámozás kifejezés nem idegen szó a dokumentumkezelő rendszeren (DMS) belül. A GoBD-kompatibilis verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége minden eddiginél egyértelműbb.
A PaperOffice minden jogi követelményt felülmúl
A PaperOffice DMS fejlesztése GoBD-kompatibilis, így gond nélkül használhatja a szoftvert, hogy meg kell szegnie egy szabályt. Például minden alkalommal, amikor valaki módosít egy dokumentumot, létrejön a dokumentum új verziója. Ily módon nyomon követheti, hogy a dokumentumnak milyen tartalma volt, mikor.
- Egyébként van egy videó a YouTube-on a Synology NAS MariaDB 10 beállításához és a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerhez , amely érthető módon elmagyarázza ezt a folyamatot:
- Mindkét esetben, még a legrosszabb esetben is, biztosított, hogy az archivált adatbázisok rövid távon helyreálljanak, és ezért a megőrzési időszakok mindig betartsák őket.
Ügyeljen arra, hogy elkerülje ezt a hibát
Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.
Közbenső következtetés
Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!
Csak annyit kell tennie, hogy
Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.
- a megfelelő szoftver
- megbízható it-partner
- megfelelő hardver
Borravaló
Egyébként van egy speciális cikk a "Digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:
Melyik szkennert kell használni a DMS-hez?
A kötött dokumentumok beolvasásához legalább 300 dpi felbontású lapozóolvasó ajánlott. A lapolvasónak szüksége volt egy scan-to-fodler funkcióra és opcionális WIA/TWAIN illesztőprogramokra. Jó tapasztalataink voltak a Fujitsu Scansnappal kapcsolatban, amelyek nagyon megbízhatóan működnek.
Mi a legjobb módja a dokumentumok archiválásának?
A papíralapú dokumentumokat általában PDF/A formátumban kell szkennelni, majd DMS dokumentumkezelő szoftverbe kell menteni - vagy közvetlenül, ha a szoftver ezt támogatja vagy automatizálja, például megfigyeléssel.
Kidobhatom az eredeti dokumentumokat?
Ha tisztességes szoftvert használ, amely rendszeres frissítéseket kap, és adatmentési stratégiával rendelkezik, a válasz IGEN a nem kritikus dokumentumokra. Mindent, ami jogilag megkövetelheti az eredetit, az eredetiben is meg kell őrizni. A PaperOffice DMS például képes az eredeti tárolási helyet a dokumentumtulajdonságokban tárolni.
Megtérülő beruházás
A dokumentumkezelés kifejezés sokkal többet tartalmaz, mint azt eredetileg elképzelhetnénk. A dokumentumkezelő rendszer bevezetése a vállalatnál ma már a vállalat hatékonyságának és sikerének előfeltétele. A digitalizálás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.
Az elektronikus adatkezelés előnyeinek fenti listája korántsem teljes, hanem csak korlátozza saját kreativitását és professzionalizmusát, az alkalmazási területtől függően! Ha az analóg archívum digitalizálását ezekből a szempontokból vesszük figyelembe, és ellenszámítást végzünk, világossá válik, hogy az erőfeszítés megéri, és hogy például hogyan kell figyelembe venni egy új, modernebb és gyorsabb gépbe történő befektetést.
