Már nem titok, hogy a dokumentumkezelő rendszereknek milyen nagy potenciálja van a vállalatok számára.
A dokumentumkezelő rendszer használatának köszönhetően nemcsak a cég digitalizációját támogatja. Ezenkívül az üzleti célok elérésének és a hosszú távú üzleti siker biztosításának alapkövét képezi.
Mivel a digitális dokumentumkezelés itt egyértelmű megoldást nyújt, és hatalmas lépést tesz meg a digitális transzformációban. A jelenlegi cikkben felsoroljuk, hogyan működik egy dokumentumkezelő rendszer (DMS), mire kell figyelni és milyen előnyökkel jár a vállalatok számára.
Mire használják a dokumentumkezelő rendszereket?
Egyszerűen fogalmazva: a dokumentumkezelő rendszert (DMS) arra használják, hogy tárolja, kezelje és irányítsa a dokumentumok és információk áramlását egy szervezeten belül.
Minden információt, például papíralapú dokumentumokat, Windows-fájlokat vagy e-maileket központi helyen, a dokumentumkezelő rendszerében rendezhet be, amelyhez a munkavállalók könnyen és problémamentesen férhetnek hozzá, beleértve az egyedi funkciókat a csapatmunkához és a dokumentumok megosztásához, valamint egy világszerte egyedülálló innovatív programfelületet.
A dokumentumkezelő rendszerek egyre fontosabbá válnak a vállalkozások számára, mivel a mai vállalatok által generált információk mennyisége exponenciálisan növekszik.
A nyilvános vagy üzleti közigazgatásban a üzleti folyamatok részét képező hatalmas mennyiségű külső és belső dokumentum kezelése és ellenőrzése olyan kihívássá vált, amely ösztönzi különféle alkalmazások bevezetését.
Így ezeknek a különböző alkalmazásoknak meg kell könnyíteniük az információk és dokumentumok ellenőrzését, valamint jelentős idő-, kezelési és költségmegtakarítást kell biztosítaniuk, ami a közigazgatási folyamatainkban rendkívül fontos.
De nem lenne-e előnyös, ha csak egyetlen alkalmazásunk lenne, amely minden funkciót képes teljesíteni?
Megmutatjuk, hogy a PaperOffice dokumentumkezelő rendszer pontosan ez az egy alkalmazza a cég számára, amely magában foglalja az összes szükséges funkció.
Hol tárolják a dokumentumokat?
Az automatizálási lehetőségek, figyelés és keresés után ez a leggyakrabban felteendő kérdés, mert legyen szó magánszemélyről vagy vállalkozásról – senki sem akarja, hogy az adatok rossz kezekbe kerüljenek. Elsősorban azért, mert ezt a törvény is előírja.
A PaperOffice DMS a biztonságos utat választja, mivel minden adat egy rendkívül biztonságos, titkosított adatbázisban tárolódik, amely akár az Ön NAS-án is lehet, például Synology vagy QNAP gyártmányú eszközön. Ez azt jelenti, hogy mindig hozzáférése és ellenőrzése van az adatai felett.
Így a dokumentumkezelő rendszer "szíve" egy adatbázis, amelyben az információk olyan módon vannak tárolva, hogy egyszerűen és ellenőrzötten megtalálhatók és lekérhetők legyenek.
De az információk strukturált tárolásával csak az egyenlet egy részét oldjuk meg.
A rendszert irányító "agy" a munkafolyamat-logika, amely lehetővé teszi a dokumentumok és folyamatok közötti függőségek létrehozását, valamint ezen információk rugalmas, előre meghatározott áramlatokba való integrálását.
Egy ilyen kifinomult "munkafolyamat" megvalósításának alapvető lépése, hogy a lehető legtöbb dokumentáció legyen digitális formátumban elérhető.
Digitalizálás és dokumentumkezelés
A dokumentumkezelő rendszerekről beszélve nem szabad elfelejteni: minél magasabb az információk digitalizáltsági foka, amelyek a folyamatok részét képezik, annál nagyobb mértékű ellenőrzés és automatizálás érhető el.
Az első lépésben megállapítják, hogy mely dokumentumok tartoznak a folyamatokhoz, hogyan integrálhatók ezek a dokumentumkezelő rendszerbe, és milyen információkat kell kinyerni és menteni a dokumentumokkal együtt az adatbázisban.
Miután az információk bekerültek, meghatározzák azok életciklusát, azt, hogy hogyan lépnek kölcsönhatásba más folyamatokkal, és hogyan integrálhatók.
Valószínűleg különböző forrásokból származó információk is előfordulnak majd, különböző formátumokban. Ezek közül néhány digitális formátumban, fájlokban vagy adatbázisokban tárolva, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában.
Amikor az információ más adatbázisokból származik, vagy XML formátumban van, a lekérdezése és kinyerése egyszerű, de mi történik a pdf, doc stb. formátumú digitális dokumentumokkal? Ez egy kicsit bonyolultabb lesz, de tartalmuk különböző módokon elérhető, például bizonyos programokkal közvetlenül a fájlhoz férve vagy nyomtatásra küldve és az információ kinyerése a nyomtatási spool (várólista) segítségével.
Kicsit bonyolultabb, ha a dokumentum papír formátumban érkezik, például szállítólevélként vagy számlaként. De amikor a megoldás egy kifinomult optikai karakterfelismerő (OCR) programot tartalmaz, már megtörtént egy fontos lépés.
Szkenner és dokumentumkezelő rendszer
Szkennerrel vagy más digitalizáló eszközzel a dokumentum nemcsak képpé alakul, hanem tartalmát elektronikusan is „kiolvashatjuk”.
Ha a rendszer most már képes felismerni és meghatározni, hogy mely dokumentuminformációk külön-külön vannak, akkor az információk a dokumentumkezelő rendszerben teljesek.
Az információk OCR-n keresztüli digitalizálása megkönnyíti a különböző dokumentumok integrálását a folyamatok és munkafolyamatok kezelésébe.
Hogyan profitálhat a PaperOffice dokumentumkezelő rendszer előnyeiből
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszere olyan, mint egy sokoldalú tehetség, mert az általános dokumentumarchiválás mellett számos más, a dokumentumokkal és az ahhoz kapcsolódó információkkal összefüggő funkció is integrálva van, például ezek:
- Hozzáférés információihoz bármikor, bárhol
- Keresés és dokumentumok megtalálása
- Teljesen automatizálható
- Jogszabályoknak megfelelő és auditbiztos dokumentumarchiválás
- Munkafolyamatok automatizálása
Az összes adat biztonságosan Önnél van tárolva, nem egy felhőben.
Maradjon független, mert az adatait Ön kezeli, nem pedig egy harmadik fél felhőjében további költségek terhére.
A PaperOffice támogatja az összes eszközt, például helyi PC-t, QNAP NAS-t, Synology NAS-t, Windows vagy Linux szervereket és webes szolgáltatásokat, mint az AWS vagy Azure.
Megkapja a felhő minden előnyét saját adatbázis-kiszolgáló használatával. A PaperOffice adatbázisához titkosítva és biztonságosan férhet hozzá bármelyik másik PC-ről a világon.
Tudj meg többet.
A PaperOffice egyszerűen indexel mindent, legyen szó szkennelt dokumentumokról vagy fájlokról. A szövegtartalom biztonságosan tárolódik az adatbázisban, beavatkozás nélkül. Így másodpercek alatt könnyen kereshet bármilyen szórészletre, összegre és kulcsszóra, és megtalálhatja a megfelelő találatokat.
Tudj meg többet az integrált keresésről.
Szabadon meghatározott figyelőrendszer automatikusan tárolja el az összes dokumentumot a specifikációi szerint.
Nemcsak teljes könyvtárak figyelhetők, hanem e-mail fiókok, Outlook mappák és még webes űrlapok is.
Tudjon meg többet a monitorozás automatizálásáról.
Minden vállalkozás köteles az adóhatóság számára adóreleváns dokumentumokat megőrizni.
A kihívás a növekvő számú digitális és papíralapú dokumentumok GoBD-nek megfelelő archiválása: eredeti formátumban és változtathatatlanul.
A PaperOffice DMS lehetővé teszi ezt, ismerje meg a módszert:
Jogszabályoknak megfelelő archiválásAhogy már említettük, a haladó dokumentumkezelés alapvető feltétele, hogy minden információ digitális és strukturált formában rendelkezésre álljon egy adatbázisban. Ez lehetővé teszi a dokumentumok könnyű megtalálását, valamint az olyan szabályok beállítását, hogy ki férhet hozzá, módosíthatja vagy törölheti/archiválhatja az információkat egy központi webhelyen.
A PaperOffice dokumentumkezelő megoldásának egyik pillére a kiterjedt munkafolyamat-motor. Ez lehetővé teszi, hogy minden üzleti folyamat lépését a hozzá tartozó tevékenységekkel és függőségekkel, valamint az érintett osztályokkal és szerepkörökkel meghatározza. De automatikus értesítéseket is definiálhat, amelyek a folyamat során fellépő tevékenységektől és eseményektől függően aktiválódnak.
Mindez nemcsak csökkenti a feladatok kezelésével eltöltött időt, hanem minimalizálja a felejtés és a hibák valószínűségét is a folyamat során.
A PaperOffice segít az összes munkafolyamat automatizálásában, teljes munkafolyamatokat térképez le digitálisan, így mindig tájékozott marad.
Mindig áttekintést biztosít a feladatok és folyamatok felett a munkafolyamatok, amelyek támogatnak a mindennapi munka automatizálásában.
Állítsa be a kívánt munkafolyamatot határidővel, kösse össze lehetséges döntésekkel és feladatokkal, és az aktiválástól kezdve a PaperOffice mindent elintéz a befejezésig.
Ez megkönnyíti a vállalati szabályzatok és jogszabályi követelmények betartását.
Tudjon meg többet a munkafolyamat-automatizálásról:
MunkafolyamatokÉs még sok más funkció.
A dokumentumokkal való munka és kezelés egyszerre lehet egyszerű, biztonságos és hatékony.
A dokumentumkezelés hozzáadott értéke és előnyei
Az alábbiakban felsoroljuk a PaperOffice dokumentumkezelő rendszer bevezetésének néhány kiemelkedő előnyét:
- Iránymutatás arról, hogy ki férhet hozzá a dokumentumokhoz, mikor, és milyen tevékenységeket végezhet velük
- Központi és könnyű hozzáférés minden releváns vállalati dokumentációhoz, valamint a lehetőség több fél együttműködésére ugyanazon a dokumentumon
- Biztonság, nemcsak a hozzáférés-vezérlésben, hanem a őrzésben és biztonságban is, amelyet az új technológiák és adatbázisok bevezetése hoz magával
- Idő megtakarítása a dokumentáció keresésében és költségek csökkentése a kezelésében és tárolásában
- Redundanciák csökkentése, például dokumentumok másolása, fénymásolatok, adatbevitel
- Az adminisztratív feladatok rugalmassága és automatizálása munkafolyamatok létrehozásával, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok és üzleti folyamatok integrálását egy ellenőrzött környezetben, valamint egyértelműen meghatározott és nyomon követhető tevékenységeket
- Ne feledkezzünk meg a magasabb belső és külső ügyfélélmény pozitív "mellékhatásáról" sem
Szükségem van internetre a PaperOffice használatához?
NEM! A PaperOffice működéséhez NEM szükséges internetkapcsolat.
Az internet csak a telepítési csomag letöltéséhez, a felhasználói fiók létrehozásához, az adatbázis létrehozásához és az eszköz hozzáadásához szükséges.
Használhatom a Synology NAS-t az adatbázis tárolására?
IGEN, határozottan! A PaperOffice tökéletesen működik a Synology NAS-szal.
Hol tárolódnak a dokumentumok és fájlok?
Minden dokumentum és fájl közvetlenül Önnél, a számítógépén, egy titkosított adatbázisban tárolódik, vagy ha a dokumentumai a "My Windows Documents" alatt vannak tárolva, akkor titkosítatlanul a helyi Windows könyvtárában.
Van lehetősége az adatbázist egy NAS eszközön beállítani és az adatait a NAS-on menteni.
Minden esetben bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Az adataim felhőben tárolódnak?
Nem, az adatai általában NEM tárolódnak felhőben!
Ha az adatbázis egy NAS szerveren (például QNAP vagy Synology) van beállítva, az adatai a NAS szerveren lévő adatbázisban tárolódnak.
A PaperOffice által létrehozott adatbázisok mindig titkosítottak?
A PaperOffice által létrehozott minden adatbázis magas szintű jelszóval védett. Az összes mellékelt dokumentumot a PaperOffice ChunkCrypt titkosítja 1024 bites katonai szintű titkosítással.
Nem számít, csak a dokumentumok és kapcsolódó információk keresésére vágyik, vagy címkézni szeretné a dokumentumokat, beépíteni őket munkafolyamatokba, miközben biztosítja, hogy különböző irányelveknek és szabályozásoknak megfelelően dolgozzon – a PaperOffice DMS számos funkciót kínál erre.
Az első lépések könnyebbek, mint gondolná.
Még mindig aggódik, hogy nem fog sikerülni?
Tekintse meg ügyfeleink esettanulmányait a különböző iparágakban történő digitalizálásról, és győződjön meg maga az integráció egyszerűségéről.
