في هذه المقالة ، سنعرض لك كيف يمكنك زيادة كفاءة عملك ، وتقليل الأخطاء البشرية من خلال زيادة الدقة ، وتخفيض التكاليف الحالية ، وزيادة مساحة مكتبك ، والحفاظ على سلامة البيانات وتحسين أمانها.
سنقدم لك فوائد نظام إدارة الوثائق في PaperOffice ، وكيف يمكنك تنفيذ تخفيض كلفتك بنسبة تصل إلى 92٪ من خلال استخدام نظام إدارة الوثائق (DMS).
سنشرح لك ما هي التعابير العادية (Regex) وسنقدم أمثلة تطبيق محددة لاستخدامات REGEX في الجزء الثاني من هذه المقالة.
ستتعرف على كيفية مساعدتها في استخراج البيانات المطلوبة بسرعة وكفاءة وبدون إدخال يدوي لهذه البيانات من مستنداتك.
تقنية الثلاثة أحرف السحرية - OCR
ماذا يعني OCR في الواقع ولماذا يتم استخدامه؟
التعرف الضوئي على النص (OCR) يُستخدم في الوقت الحاضر بشكل متكرر لاستخراج المعلومات من مستندات مختلفة ، مثل الفواتير ، لتحويل المستندات الورقية إلى رقمية وتحسين سير عمل إدارة الوثائق.
يوفر استخدام OCR إمكانية كبيرة للاستفادة منها في الشركات ، حيث يمكن أن تساهم في أتمتة معالجة المستندات ، والتي تلعب دورًا هامًا في أي صناعة.
يُمكن لمنتج برمجيات ما ، باختصار "التعرف الضوئي الأحرف البصرية (OCR)" ، التعرف على النص من صورة رقمية واستخلاصه. وهو ضروري مثلاً لقراءة وتحليل المستندات الممسوحة ضوئيًا.
ولكن على الرغم من أن OCR للفواتير مفيد عندما يضطر الشركات إلى التعامل مع كثير من الفواتير ، إلا أن ماسح الفواتير التلقائي بمفرده غير كافٍ لتحقيق نتائج دقيقة بما يكفي.
لذلك ، يجب استخدام نظام إدارة الوثائق الذي يأتي معه وظيفة OCR متقدمة واسعة النطاق ، مثل PaperOffice DMS.
تقوم PaperOffice بإجراء تعرفة نص OCR لكل وثيقة ومؤشرين لمحتوى النص الكامل وتوفر لك أقوى أداة بحث عالمية في DMS من خلال البحث المتقدم المدمج. دون أن تتعب!
فوائد التحويل الرقمي
تقريبًا كل شخص اهتم بتخفيض التكاليف في الشركة لا شك أنه تعامل مع مصطلح "التحويل الرقمي".
عادةً ما يتم الاحتفاظ بجميع الفواتير في الشركة في مكان واحد. لا يتم البدء في معالجة الأوراق إلا بعد مرور عدة أيام. يجب البحث عن المعلومات الصحيحة يدويًا وإدخالها في جدول ، والتحقق من صحة الإدخالات ، ومقارنة مع الأنظمة الأخرى للتحميل للبيانات التشغيلية أو المحاسبية.
يبدو أمرًا رهيبًا ، أليس كذلك؟
باستخدام نظام إدارة الوثائق الذي يحتوي بالفعل على وظيفة التعرف الآلي على النص ، يمكنك تقليل المدة من عدة ساعات أو حتى أيام إلى دقائق قليلة فقط.
بعد إعداد النموذج وحقول البيانات المحددة المطلوبة ، يتم استخراج المعلومات من المستندات الفردية أو مجموعات المستندات.
يرتبط المعلومات الوفيرة بالتالي عن طريق تعيين الوثيقة ويمكن ربطها تلقائيًا ، عند الحاجة ، باتصال محدد.
كل ما عليك فعله هو تحويل الملفات إلى رقميًا عن طريق المسح أو بالفعل ، عن طريق البريد الإلكتروني ، وحفظها في PaperOffice.
يقوم نظام إدارة الوثائق بالباقي بالنسبة لك.
تلميح
بالمناسبة ، هناك مقال مخصص حول موضوع "أهم 10 فوائد لتحويل الوثائق الورقية إلى رقمية":
استرجاع المعلومات المهمة في الوثائق
تتمكن PaperOffice DMS من استخلاص المحتويات المهمة في الوثائق مثل التواريخ والمبالغ المالية وأنواع الوثائق والكلمات الرئيسية وتواريخ الإيصال، واستخدامها للبحث. كما يتم البحث عن وتوصيلها البيانات المتعلقة بالإيصال، مثل الصافي والإجمالي ومعدل ضريبة القيمة المضافة وعملة الوثيقة، ومن ثم استخلاصها. هذا التعرف الذكي على البيانات يتم تنفيذه تلقائيًا في PaperOffice.
ومع ذلك، يوجد العديد من العوامل التي يمكن أن تؤثر على جودة الصورة أثناء عملية المسح للوثائق الورقية، مثل التوجيه والتجاعيد وحجم الخط والسطوع والنص اليدوي والمزيد. وهذا يؤثر على جودة التعرف على النص والبيانات المستخرجة. وبالتالي قد يحدث عدم الكشف عن قوالب الوثائق المعتادة أو عدم تخزين المحتويات بشكل صحيح.
هنا تأتي التعبيرات العادية للعب دورها.
التعبيرات العادية (Regex) هي وسيلة رائعة للبحث عن القيم الدقيقة في النص.
سنشرح كيفية استخدام التعبيرات العادية من خلال أمثلة مفصلة في الجزء الثاني من المقالة.
البدء أسهل مما تتوقع.
هل لا تزال لديك مخاوف حول عدم قدرتك على القيام بذلك؟ قم بقراءة دراسات حالة عملائنا حول تكامل PaperOffice في حياتك العملية واقتناع بسهولتها أو قم بطلب تثبيت تجريبي بكل سهولة.
ومن هم الذين يستفيدون مكاتب بدون ورق؟
الجواب السريع والسهل على السؤال هو: لأي شركة. تستفيد جميع الصناعات والأحجام من مكاتب بدون ورق ، بدءًا من الشركات الصغيرة والمتوسطة وحتى الشركات الكبيرة والشركات الناشئة. لكن بالخصوص ، فإن التبديل مفيد بشكل كبير للشركات الصغيرة والمتوسطة بسبب تقليل جهود المعالجة والتكاليف.
هل يمكنني استخدام موفر خدمة إدارة المستندات السحابية لمكتبي الإدارة بدون ورق؟
لا، هناك عامل آخر والذي أصبح محور اهتمام الجميع على الأقل بعد دخول قانون حماية البيانات العامة (GDPR) حيز التنفيذ النهائي في عام 2018 هو حماية البيانات. حلول إدارة المستندات وبرامج قاعدة البيانات المستخدمة لمعالجة وإدارة وتخزين المستندات غالبًا ما تحتوي على بيانات شخصية حساسة. يتوقع من المتعرضين لخرق قوانين حماية البيانات العامة دفع غرامات مالية عالية.
- الفوائد تبرر الجهد والتكلفة
العمل الرقمي وتحويل المستندات القديمة إلى العصر الجديد سيكون أفضل استثمار رئيسي لتوفير الوقت والمال والأعصاب في المستقبل. - تحتاج إلى شخص يعرف ذلك
لا تحتاج إلى خبير تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للاستفادة من جميع فوائد التحوير الرقمي.
ما تحتاجه هو الشريك المناسب إلى جانبك ، الذي يمكنه تنفيذ بالكامل ما تحتاجه من خلال خبراته. تجنب المخربين واختر التجارب التجريبية بدلاً من عروض العروض التقديمية الرائعة بدون اختبارها فعلاً. - تكون الأجهزة متوفرة في معظم الأحيان
تجربة يوضح أنه يكاد يكون لدى كل عمل وشركة ماكينة نسخ كبيرة لا تستغل إمكانياتها. تحب هذه الأجهزة المسح الضوئي للمجموعات الكبيرة وهي تحتسب المشابك. يمكن أن تكون هذه الأجهزة القاعدة للبدء الرقمي دون الحاجة إلى استثمار في الماسحات الضوئية. - أرباح استثمارية أقل من المتوقع مع نظام إدارة المستندات الصحيح
تجنب أنت إنصياع لباب الفخاخ فيما يتعلق بأنظمة إدارة المستندات / إدارة المحتوى حيث تكون عرضة لإرادة الشركات المصنعة. لا تقم بالتنازل عن إمكانيات الإدارة الخاصة بك مثل تعليم المستندات بنفسك وإعداد الإعدادات. إذا كنت بحاجة للمساعدة ، يسعد الشركة المصنعة بمساعدتك ، ولكن ابق على استقلال واستقلالية. - التمكين الرقمي هو المستقبل
المعاملات ستكون مطابقة تمامًا في المستقبل ، ولكنها متكاملة بشكل تلقائي.
هل تتلقى فاتورة؟ يطلق سير العمل ويسلك طريقه المحدد مسبقًا.
البحث في جميع القوائم 1000؟ ليس هناك مشكلة ، فلديك محرك بحث Google الخاص بك!
