سياسة الخصوصية

1. مسؤول معالجة البيانات

مسؤول معالجة البيانات المسؤول عن معالجة البيانات على هذا الموقع هو:

تتحمل الشركة PaperOffice Enterprise Operations، الواقعة في Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (إسبانيا)، المسؤولية عن البرمجية PaperOffice وحسابات العملاء. كما تمثل الشركة PaperOffice Limited Europe في الاتحاد الأوروبي وفقاً للمادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

2. جمع وتخزين البيانات الشخصية

2.1 عند زيارة الموقع

عند وصولكم إلى موقعنا الإلكتروني، يتم إرسال المعلومات تلقائياً إلى الخادم بواسطة متصفحكم. يتم تخزين هذه المعلومات مؤقتاً في ملف سجل:

• عنوان IP للكمبيوتر الطالب
• تاريخ ووقت الوصول
• اسم وعنوان URL للملف المسترد
• الموقع الذي تم الوصول منه (عنوان URL للمرجع)
• المتصفح المستخدم، وإذا كان ذلك منطبقاً، نظام التشغيل

2.2 عند استخدام خدماتنا

عند التسجيل في خدماتنا، نقوم بجمع:

• عنوان البريد الإلكتروني
• الاسم / اسم الشركة
• معلومات الدفع (للخدمات المدفوعة)
• بيانات استخدام خدمات PaperOffice

2.3 حلال المشكلات (وصف المشكلة على paperoffice.ai وفي التطبيق)

عند وصفكم لطلب في حلال المشكلات، نعالج النص الذي تدخلونه، اللغة المختارة ونتائج المطابقة (الوظائف المقترحة، النقاط المفتوحة). نخزن هذه المعلومات مع التاريخ والوقت لمدة اثني عشر شهراً لتحسين حلال المشكلات وقائمة وظائفنا؛ يتم تخزين عنوان IP فقط كقيمة تجزئة قائمة على اليوم. يتم ربط المستخدمين المسجلين بحساباتهم. يتم إعلام فريقنا بكل طلب عبر البريد الإلكتروني حتى يتمكن من التواصل إذا لزم الأمر. الأساس القانوني هو اهتمامنا المشروع بتحسين عرضنا (المادة 6(1)(f) GDPR). يرجى عدم إدخال فئات خاصة من البيانات الشخصية في حلال المشكلات.

3. أغراض معالجة البيانات

نعالج بياناتكم الشخصية للأغراض التالية:

• توفير الموقع وخدماتنا
• معالجة العقود ودعم العملاء
• تحسين منتجاتنا وخدماتنا
• التسويق والإعلان (فقط بموافقتكم)
• الوفاء بالالتزامات القانونية

4. الأسس القانونية

تستند المعالجة إلى:

• المادة 6 (1) (أ) من اللائحة العامة لحماية البيانات – الموافقة
• المادة 6 (1) (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات – تنفيذ العقد
• المادة 6 (1) (ج) من اللائحة العامة لحماية البيانات – الالتزام القانوني
• المادة 6 (1) (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات – المصلحة المشروعة

5. تخزين البيانات

5.1 موقع التخزين

يتم تخزين بياناتكم حصرياً في مراكز بيانات أوروبية. لا نستخدم خدمات سحابية خارج الاتحاد الأوروبي لتخزين البيانات الشخصية.

5.2 مدة التخزين

نخزن بياناتكم فقط طالما هو ضروري للأغراض التي جمعت من أجلها أو طالما تنطبق فترات الاحتفاظ القانونية.

6. حقوقكم

لديكم الحقوق التالية فيما يتعلق ببياناتكم الشخصية:

• الحق في الوصول (المادة 15 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم طلب معلومات حول بياناتكم المخزنة
• الحق في التصحيح (المادة 16 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة
• الحق في المسح (المادة 17 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم طلب حذف بياناتكم
• الحق في تقييد المعالجة (المادة 18 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم طلب تقييد المعالجة
• الحق في نقل البيانات (المادة 20 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم تلقي بياناتكم بتنسيق شائع
• الحق في الاعتراض (المادة 21 من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم الاعتراض على المعالجة
• سحب الموافقة (المادة 7 (3) من اللائحة العامة لحماية البيانات) – يمكنكم سحب موافقتكم في أي وقت

7. ملفات تعريف الارتباط (الكوكيز)

يبدأ قياس الوصول وتسجيل الجلسة فقط بعد موافقة صريحة في لوحة الخصوصية. من دون موافقة يبقيان متوقفين. التقنيات الضرورية (اللغة والعملة والجلسة والأمان وقرار po_privacy) لازمة للتشغيل. لا توجد معرّفات إعلانية.

7.1 ملفات تعريف الارتباط الضرورية تقنياً

هذه ملفات تعريف الارتباط ضرورية لعمل الموقع (مثل اللغة والعملة) ولا يمكن تعطيلها بشكل معقول.

7.2 قياس النطاق وإعادة تشغيل الجلسة

بعد الموافقة، كل بند على حدة: Google Analytics 4 (المعرّف G-HQHHXQ44LG، فقط paperoffice.ai وwww.paperoffice.ai)، وإحصاء الطرف الأول عبر /po-stats/ ‏(Plausible)، وتسجيل الجلسة بـ OpenReplay على خوادمنا. لا يوجد Google Tag Manager ولا معرّفات إعلانية. القرار في po_privacy لنحو ستة أشهر.

8. أمن البيانات

نطبق تدابير أمنية تقنية وتنظيمية لحماية بياناتكم من التعديل العرضي أو المتعمد، أو الفقدان، أو التدمير، أو الوصول من قبل أشخاص غير مصرح لهم:

• تشفير SSL/TLS لجميع عمليات نقل البيانات
• تخزين البيانات المشفر
• تدقيقات أمنية منتظمة
• التحكم في الوصول والمصادقة

9. مشاركة البيانات

لن يتم نقل بياناتكم الشخصية إلى أطراف ثالثة إلا للأغراض التالية:

• مقدمو خدمات الدفع (لمعالجة المدفوعات)
• مقدمو خدمات تكنولوجيا المعلومات (للدعم الفني)
• السلطات (عندما يكون ذلك مطلوباً قانونياً)

10. ربط مساعدي الذكاء الاصطناعي (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) عبر MCP

تشغل PaperOffice خادمًا لبروتوكول سياق النموذج (MCP) على العنوان mcp.paperoffice.ai يتيح لكم ربط مساعدي الذكاء الاصطناعي من أطراف ثالثة بحسابكم في PaperOffice. يتم تفويض الاتصال بأكملها من قبلكم (OAuth 2.1 مع PKCE); ولا يتم الإفصاس عن كلمة المرور الخاصة بكم أبدًا للمساعد.

في كل استخدام، يرسل المساعد إلى PaperOffice اسم الأداة التي يتم استدعاؤها والمعلمات المطلوبة لها (على سبيل المثال، مصطلح بحث أو معرف مستند). ينفذ PaperOffice الاستدعاء بصلاحيات حساب مستخدمكم ضمن بنية PaperOffice التحتية في مراكز البيانات بالاتحاد الأوروبي ويعيد النتيجة إلى المساعد. لا يتلقى PaperOffice سجل محادثاتكم أو مطالباتكم ولا يخزن بيانات المحادثة.

تصبح النتائج المعادة (مثل نص المستند) جزءًا من محادثتكم مع المساعد وتخضع لشروط الخصوصية الخاصة بمقدم الخدمة ذي الصلة (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). يرجى التحقق مما إذا كان مشاركة المستندات المعنية مع ذلك المقدم مسموحًا به ضمن منظمتكم.

يسجل PaperOffice كل استدعاء أداة في سجل التدقيق الخاص بحسابكم: الوقت، المستخدم، الأداة، النتيجة، المدة، الرصيد المستخدم، الاتصال (معرف الجلسة وجزء مختصر من تجزئة رمز الوصول)، معرفات المستندات المعنية ومعلمات الاستدعاء؛ تُخزن القيم النصية التي يصل طولها إلى 100 حرف كما هي، بينما تُخزن القيم الأطول فقط كطولها. تُحفظ الإدخالات طالما يوجد حسابكم. الأساس القانوني هو تنفيذ العقد (المادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات) ومصالحنا المشروعة في الأمن والتتبع (المادة 6(1)(f) من اللائحة العامة لحماية البيانات). رموز الوصول الصادرة عبر OAuth صالحة لمدة لا تزيد عن 365 يومًا. يمكنكم إلغاء الاتصال في أي وقت ضمن تطبيق PaperOffice تحت الحساب → API → اتصالات MCP أو داخل المساعد؛ تصبح رموز الوصول الصادرة غير صالحة على الفور. يتم حذف مفتاح API الذي تستخدمونه بدلاً من OAuth في التطبيق تحت الحساب → API؛ ويبقى ساريًا حتى ذلك الحين.

افتح نافذة الاتصال لمساعد ذكي مُفعّل له الاتصال المباشر (في البداية Claude)، حيث يتم تعيين mcp.paperoffice.ai لملف تعريف ارتباط ضروري تقنياً (__Host-po_oauth_hb، ساري المفعول لمدة 60 دقيقة كحد أقصى). يحتوي هذا الملف التعريفي على معرّف عشوائي فقط ويربط طلب الاتصال المفتوح بالمتصفح الذي تنشئ فيه أو تكون مسجلاً الدخول إليه لحسابك PaperOffice. وبهذه الطريقة، يمكن إكمال الاتصال بعد تأكيدك في التطبيق دون الحاجة إلى نسخ رمز الوصول. ويخزن PaperOffice قيمة تجزئة (Hash) لهذا المعرّف جنباً إلى جنب مع طلب الاتصال، ويحتفظ برمز الوصول المؤكد حتى اكتمال العملية، لمدة 10 دقائق كحد أقصى. يتم حذف كل شيء في موعد أقصاه 40 دقيقة بعد آخر فتح لنافذة الاتصال. الأساس القانوني هو الضرورة المطلقة للاتصال المطلوب منك (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) بالاقتران مع تنفيذ العقد (المادة 6 الفقرة 1 حرف ب من اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR).

11. إضافة Google Workspace (Gmail وGoogle Drive)

تقدم الشركة المسؤولة عن برنامج PaperOffice وحسابات العملاء، وهي PaperOffice Enterprise Operations، إضافةً لـ Gmail وGoogle Drive. تعمل هذه الإضافة ضمن بيئة Google Workspace وتتصل بحسابك في PaperOffice باستخدام مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API key) الذي تقوم بإدخاله بنفسك. تخزن هذه الإضافة هذا المفتاح واسم مساحة العمل المستهدفة في حسابك على Google (خصائص مستخدم Apps Script) ولا تخزنهما في أي مكان آخر.

تقوم الإضافة بمعالجة بيانات مستخدمي Google فقط عند تشغيل إجراء معين: في Gmail، تكون المرفقات للبريد الإلكتروني المفتوح الذي تختاره لتخزينه؛ وفي Google Drive، تكون أسماء وأنواع الملفات التي تحددها ومحتوى الملفات التي تسمح صراحةً للإضافة بفتحها. ترسل هذا المحتوى فقط إلى حسابك في PaperOffice، حيث يتم تخزينه ومعالجته كأي مستند آخر ترفعه. لا تقوم الإضافة بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الأخرى أو الملفات، ولا تخزن محتوى البريد الإلكتروني أو الملفات خارج حسابك في PaperOffice.

لا نستخدم بيانات مستخدمي Google لأغراض الإعلان، ولا نبيعها، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي العامة. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. بعبارة أخرى: يخضع استخدام المعلومات التي يتلقاها PaperOffice عبر واجهات برمجة تطبيقات Google ونقلها إلى تطبيقات أخرى لسياسة بيانات مستخدم خدمات واجهة برمجة تطبيقات Google، بما في ذلك متطلبات الاستخدام المحدود.

الأساس القانوني هو تنفيذ العقد (المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR). يمكنك سحب إذن الإضافة للوصول إلى حسابك على Google في أي وقت عبر الرابط https://myaccount.google.com/permissions، وحذف مفتاح واجهة برمجة التطبيقات المخزن في إعدادات الإضافة أو في تطبيق PaperOffice تحت الحساب → واجهة برمجة التطبيقات (API).

12. تطبيقات PaperOffice AI على منصات الأطراف الثالثة

يقوم PaperOffice Enterprise Operations، المسؤول عن برنامج PaperOffice وحسابات العملاء، بتقديم تطبيقات لمنصات طرفية. يتصل كل تطبيق بحسابكم في PaperOffice باستخدام مفتاح أو رمز مستخدم تقومون بإدخاله بأنفسكم، ويعالج البيانات فقط عند قيامكم بتفعيل إجراء معين. ترسل التطبيقات المحتوى إلى حسابكم في PaperOffice فقط، حيث يتم تخزينه ومعالجته كأي مستند آخر ترفعونه.

12.1 تطبيقات Microsoft 365 (إضافة Outlook وتطبيق Microsoft Teams)

يتصل إضافة Outlook وتطبيق Teams باستخدام مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API) الذي تقومون بإدخاله بأنفسكم. تخزن إضافة Outlook هذا المفتاح واسم مساحة العمل المستهدفة في إعدادات بريدكم الإلكتروني (Office roaming settings)، بينما يخزن تطبيق Teams البيانات في التخزين المحلي لعميل Teams أو المتصفح الخاص بكم. تُقدَّم صفحات كلا التطبيقين من خلال connect.paperoffice.ai دون استخدام ملفات تعريف الارتباط (Cookies).

في Outlook، تعالج التطبيقات المرفقات الخاصة بالبريد الإلكتروني المفتوح الذي تختارونه؛ وفي Teams، الملفات التي تختارونها من جهازكم. لا تقرأ هذه التطبيقات رسائل البريد الإلكتروني الأخرى أو الملفات الأخرى، ولا تصل إلى Microsoft Graph. يمكنكم إزالة مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API) المخزن في أي وقت من خلال إعدادات الإضافة أو التطبيق، وإزالة الإضافة أو التطبيق في Outlook أو Teams.

12.2 تطبيقات إدارة علاقات العملاء (CRM) (على سبيل المثال Pipedrive)

بالنسبة لكل تثبيت لتطبيق CRM، تقوم خدمة التطبيقات لدينا بتخزين معرّفات حسابكم ومستخدمكم على المنصة، ورموز الوصول وتجديد الصلاحية التي تصدرها المنصة، ورمز مستخدم PaperOffice الخاص بكم، ومساحة العمل المستهدفة التي تختارونها. يتم تخزين الرموز بشكل مشفر، ولا تُدوّن في السجلات (Logs)، ولا تظهر مرة أخرى داخل التطبيق.

في Pipedrive، يعالج التطبيق الملف المرفق بالصفقة المفتوحة التي تختارون معالجتها، ويعيد كتابة النتيجة إلى الصفقة كملاحظة، وكمهمة في حال فشل التحقق. لا يقرأ التطبيق السجلات الأخرى ولا يحتفظ بنسخة خاصة من محتويات المستندات. يمكنكم إنهاء وصول التطبيق في أي وقت عن طريق إلغاء تثبيته على المنصة. يتم بعد ذلك حذف بيانات التثبيت المخزنة، بما في ذلك جميع الرموز؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً. في HubSpot، تذكر ملاحظة النتيجة على الصفقة اسم مستخدم HubSpot الذي بدأ عملية الاستخراج (معرف المستخدم وعنوان البريد الإلكتروني)، وذلك لأن التطبيق يكتب بصلاحياته الخاصة. تُحذف بيانات تثبيت حساب HubSpot خلال 24 ساعة من سحب HubSpot للوصول إلى التطبيق؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً.

12.3 تطبيق Slack

بالنسبة لكل مساحة عمل في Slack مثبت عليها التطبيق، يقوم خدمة تطبيقنا بتخزين معرّف مساحة العمل، ورمز البوت الصادر من Slack، ومعرّف الشخص الذي قام بتثبيت التطبيق، وما إذا كان مسموحاً بعرض النتائج في سلسلة المحادثات؛ وبالنسبة لكل مستخدم، فإنه يخزن رمز المستخدم PaperOffice ومساحة العمل المستهدفة التي يدخلها المستخدم عبر /paperoffice. يتم تخزين الرموز بشكل مشفر، ولا تُدوّن في السجلات، ولا تظهر مرة أخرى داخل التطبيق.

يعالج التطبيق الملف فقط عندما تختارون اختصار الرسالة "Extract with PaperOffice AI" على رسالة معينة. يقوم بتنزيل الملف الأول لتلك الرسالة ورفعه إلى مساحة العمل PaperOffice التي اخترتموها، حيث يتم تخزينه ومعالجته كأي مستند آخر ترفعونه. تحتوي النتيجة على بيانات الفاتورة المستخرجة، مثل المورد والمبالغ وIBAN. بشكل افتراضي، يراها فقط أنتم. إذا قام الشخص الذي ثبّت التطبيق بتفعيل خيار "Show results in the thread for everyone in the channel"، فإن النتيجة تُنشر في سلسلة المحادثات وتصبح مرئية لجميع أعضاء القناة. لا يقرأ التطبيق رسائل أخرى أو قنوات أو قوائم أعضاء، ولا تحتفظ خدمة التطبيق بنسخة خاصة بها من محتويات المستندات. عند إزالة التطبيق من مساحة العمل Slack، يُبلغ Slack خدمة تطبيقنا، والتي تقوم بعد ذلك بحذف رمز البوت وإعدادات جميع مستخدمي تلك المساحة؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً.

12.4 تطبيق Jira (Atlassian)

يعمل تطبيق Jira على منصة Forge الخاصة بـ Atlassian. يتم تخزين رمز المستخدم الخاص بكم PaperOffice مشفّراً في تخزين تطبيقات Atlassian لموقعكم Jira، إلى جانب مساحة العمل المستهدفة التي تختارونها؛ ولا تقوم خدمتنا الخاصة للتطبيقات بتخزينه. يمكنكم إزالة كليهما في أي وقت باستخدام "Remove my token" في لوحة التطبيق.

يعالج التطبيق المرفق فقط عندما تختارون Extract في لوحة PaperOffice AI لمسألة يمكنكم رؤيتها. يقوم برفع المرفق إلى مساحة العمل PaperOffice التي حددتموها، حيث يتم تخزينه ومعالجته مثل أي مستند آخر ترفعونه، ويضيف النتيجة، بما في ذلك بيانات الفاتورة المستخرجة، كتعليق على المسألة يمكن للجميع الذين يمكنهم رؤية المسألة قراءته. في مشاريع خدمة Jira، يكون التعليق دائماً ملاحظة داخلية لا يراها العملاء. عند إلغاء تثبيت التطبيق، يقوم Atlassian بحذف تخزين التطبيق وفقاً لفترات الحذف الخاصة به.

12.5 تطبيق Confluence (Atlassian)

يعمل تطبيق Confluence على منصة Forge الخاصة بـ Atlassian. يتم تخزين رمز المستخدم الخاص بكم PaperOffice مشفّراً في تخزين تطبيقات Atlassian لموقعكم Confluence، إلى جانب مساحة العمل المستهدفة التي تختارونها؛ ولا تقوم خدمتنا الخاصة للتطبيقات بتخزينه. يمكنكم إزالة كليهما في أي وقت باستخدام "Remove my token" في التطبيق.

يعالج التطبيق المرفق فقط عندما تختارون Extract في صفحة يسمح لكم بتعديلها. يقوم برفع المرفق إلى مساحة العمل PaperOffice التي حددتموها، حيث يتم تخزينه ومعالجته مثل أي مستند آخر ترفعونه، ويضيف النتيجة، بما في ذلك بيانات الفاتورة المستخرجة، كتعليق تحت اسم التطبيق الخاص به على الصفحة يمكن للجميع الذين يمكنهم رؤية الصفحة قراءته. يدعم التطبيق الصفحات وليس منشورات المدونة. عند إلغاء تثبيت التطبيق، يقوم Atlassian بحذف تخزين التطبيق وفقاً لفترات الحذف الخاصة به.

12.6 Trello Power-Up

يقوم Power-Up بمصادقة نفسه باستخدام رمز Trello الذي تمنحونه ويبقى في Trello؛ وتستخدم خدمتنا للتطبيقات هذا الرمز فقط للمعالجة الجارية ولا تقوم بتخزينه. بالنسبة لكل عضو في Trello، تخزن خدمتنا معرّف العضو، ورمز المستخدم PaperOffice مشفّراً، ومساحة العمل المستهدفة التي تختارونها. لا يؤدي إزالة Power-Up من لوحة إلى حذف هذه الإعدادات، لأن Trello لا تبلغ خدمتنا للتطبيقات؛ ويتم حذفها في موعد لا يتجاوز 6 أشهر من آخر استخدام لها، أو فوراً باستخدام "Remove my token" في إعدادات Power-Up.

يعالج التطبيق الملف فقط عندما تختارون Extract لملف تم رفعه إلى بطاقة يمكنكم الوصول إليها. يقوم برفع الملف إلى مساحة العمل PaperOffice التي حددتموها، حيث يتم تخزينه ومعالجته مثل أي مستند آخر ترفعونه، ويضيف النتيجة، بما في ذلك بيانات الفاتورة المستخرجة، كتعليق على البطاقة يمكن للجميع الذين يمكنهم رؤية البطاقة قراءته. لا تحتفظ خدمة التطبيق بنسخة خاصة بها من محتويات المستندات؛ ويتم حذف النسخ الاحتياطية للإعدادات المحذوفة بعد مرور 30 يوماً كحد أقصى.

12.7 تطبيق monday.com

يعمل تطبيق monday.com كعرض عنصر. يقوم بقراءة الملفات وكتابة التحديثات مباشرة في monday.com بصلاحياتكم الخاصة؛ ولا تخزن خدمتنا للتطبيقات رموز monday.com؛ بل تتلقى فقط رمز جلسة قصير العمر للتحقق منكم. بالنسبة لكل مستخدم، تخزن خدمتنا رمز المستخدم PaperOffice مشفّراً، ومساحة العمل المستهدفة التي تختارونها. يمكنكم إزالة كليهما في أي وقت باستخدام "Remove my token" في العرض.

يعالج التطبيق الملف فقط عندما تختارون Extract لملف العنصر المفتوح. تقوم خدمتنا بتنزيل ذلك الملف من monday.com ورفعه إلى مساحة العمل PaperOffice التي حددتموها، حيث يتم تخزينه ومعالجته مثل أي مستند آخر ترفعونه؛ وتُضاف النتيجة، بما في ذلك بيانات الفاتورة المستخرجة، كتحديث على العنصر. لا تحتفظ خدمة التطبيق بنسخة خاصة بها من محتويات المستندات. عند إلغاء تثبيت التطبيق، تبلغ monday.com خدمتنا للتطبيقات، والتي تقوم بعد ذلك بحذف إعدادات جميع مستخدمي ذلك الحساب؛ ويتم حذف النسخ الاحتياطية بعد مرور 30 يوماً كحد أقصى.

12.8 تطبيق Shopify

بالنسبة لكل متجر، تخزن خدمتنا نطاق المتجر ورمز الوصول الصادر عن Shopify؛ وبالنسبة لكل موظف، تخزن رمز المستخدم PaperOffice مشفّراً، ومساحة العمل المستهدفة. يقرأ التطبيق المنتجات وتكاليف المخزون لمقارنة بنود الفاتورة مع كتالوجكم؛ ولا يقرأ بيانات العملاء أو الطلبات. لا يقوم بتغيير أي شيء في متجركم.

تُخزن الفواتير التي ترفعونها في التطبيق في مساحة العمل PaperOffice التي حددتموها وتُعالج مثل أي مستند آخر ترفعونه. عند إلغاء تثبيت التطبيق، أو عندما يطلب Shopify منا حذف بيانات متجر، تقوم خدمتنا بحذف رمز وصول المتجر وإعدادات جميع مستخدميه؛ ويتم حذف النسخ الاحتياطية بعد مرور 30 يوماً كحد أقصى.

12.9 تطبيق Stripe

بالنسبة لكل مستخدم لحساب Stripe، تقوم خدمة التطبيق لدينا بتخزين رمز المستخدم PaperOffice المشفر ومساحة العمل المستهدفة. يقرأ التطبيق فقط الفاتورة التي تختارون أرشفتها في حسابكم Stripe ولا يكتب أي بيانات إلى Stripe.

يتم تخزين ملف PDF الخاص بالفاتورة في مساحة العمل PaperOffice التي قمتم باختيارها ومعالجتها كأي مستند آخر ترفعونه. عند إلغاء تثبيت التطبيق، يُبلغ Stripe خدمة التطبيق لدينا، والتي تقوم بعد ذلك بحذف إعدادات جميع المستخدمين لذلك الحساب Stripe؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً.

12.10 تطبيق Shopware

بالنسبة لكل متجر Shopware، تقوم خدمة التطبيق لدينا بتخزين معرف المتجر وعنوان URL الخاص به، وسر التطبيق الخاص بالمتجر، وصلاحية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) التي يمنحها Shopware للتطبيق، ورمز المستخدم PaperOffice ومساحة العمل المستهدفة؛ حيث يتم تخزين الأسرار والرموز بشكل مشفر. يقرأ التطبيق فقط المنتجات والمصنّعين لمقارنة بنود الفاتورة مع كتالوجكم؛ ولا يقوم بتغيير أي شيء في متجركم ولا يقرأ بيانات العملاء أو الطلبات.

تُخزن الفواتير التي ترفعونها في التطبيق في مساحة العمل PaperOffice التي قمتم باختيارها وتُعالج كأي مستند آخر ترفعونه. عند إزالة التطبيق من المتجر، يُبلغ Shopware خدمة التطبيق لدينا، والتي تقوم بعد ذلك بحذف جميع البيانات المخزنة لذلك المتجر؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً.

12.11 تطبيق Zendesk

يقدم PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.، المسؤول عن برنامج PaperOffice وحسابات العملاء، تطبيقاً لـ Zendesk. يقوم مسؤول النظام بإدخال رمز المستخدم PaperOffice كإعداد آمن للتطبيق، وإذا تطلب الحساب تسجيل الدخول للمرفقات فقط، فيقوم بإدخال رمز واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاص بـ Zendesk مع عنوان البريد الإلكتروني لمالكه. يخزن Zendesk هذه الإعدادات ويستخدمها فقط في الطلبات الموجهة إلى connect.paperoffice.ai؛ ولا يقوم موصلنا بتخزينها بعد استخدامها للطلب الواحد.

يعمل التطبيق بصلاحيات الوكيل المسجل دخوله: يعرض المرفقات الخاصة بالتذكرة المفتوحة التي يمكن للوكيل رؤيتها، ويضيف النتيجة كملاحظة داخلية باستخدام جلسة Zendesk الخاصة بالوكيل. لا يتلقى الموصل رابط التحميل الخاص بالمرفق إلا عندما يختاره الوكيل، ثم يقوم بتحميل الملف وإرساله إلى حساب PaperOffice وإعادة نص النتيجة. لا يقرأ الموصل التذاكر ولا يكتب في Zendesk.

يؤدي إزالة التطبيق في Zendesk إلى حذف الإعدادات؛ ويمكن حذف رمز المستخدم PaperOffice في تطبيق PaperOffice تحت الحساب → واجهة برمجة التطبيقات (API)، وكذلك رمز واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاص بـ Zendesk في Zendesk Admin Center.

12.12 تطبيق Freshdesk (Freshworks)

يقدم PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. تطبيقاً لـ Freshdesk. يقوم مسؤول النظام بإدخال رمز المستخدم PaperOffice كمعامل تثبيت آمن؛ ويخزنه Freshworks ويستخدمه فقط في الطلبات الموجهة إلى connect.paperoffice.ai. يستخدم موصلنا هذا المعامل للطلب الواحد ولا يقوم بتخزينه. لا حاجة إلى مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاص بـ Freshdesk.

يعمل التطبيق بصلاحيات الوكيل المسجل دخوله: يعرض المرفقات الخاصة بالتذكرة المفتوحة ويفتح محرر الملاحظات الخاصة مع النتيجة، التي يضيفها الوكيل. لا يتلقى الموصل رابط التحميل المؤقت الخاص بالمرفق إلا عندما يختاره الوكيل، ثم يقوم بتحميل الملف وإرساله إلى حساب PaperOffice وإعادة نص النتيجة. لا يقرأ الموصل التذاكر ولا يكتب في Freshdesk.

يؤدي إلغاء تثبيت التطبيق في Freshdesk إلى حذف معاملات التثبيت؛ ويمكن حذف رمز المستخدم PaperOffice في تطبيق PaperOffice تحت الحساب → واجهة برمجة التطبيقات (API).

12.13 تكامل Box

يقدم PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. تكاملاً مع Box. عند فتحه على ملف، يقوم Box بتسجيل دخولكم عبر OAuth؛ ويحتفظ الوصل لدينا برموز الوصول والتجديد الخاصة بـ Box ورمز مستخدم PaperOffice الذي تدخلونه، ومشفّرةً، لمستخدم Box الخاص بكم (مُربوطاً بمعرف مستخدم Box)، إلى جانب مساحة العمل المختارة ووقت آخر استخدام.

يعمل التكامل وفقاً لصلاحياتكم الخاصة في Box. لا يقوم الوصل بتنزيل ذلك الملف الواحد من Box وإرساله إلى حسابكم في PaperOffice وإضافة النتيجة كتعليق على الملف إلا عند تأكيدكم لذلك في نافذة PaperOffice AI. ولا يقرأ الملفات الأخرى. ويكون التعليق مرئياً لكل من لديه حق الوصول إلى الملف في Box، بما في ذلك البيانات المستخرجة مثل تفاصيل البنك (IBAN). ولتجنب قراءة ملف وفوترة مرتين، يحتفظ الوصل بحالة المعالجة لكل ملف مقروء (مفتاح مشتق من الحساب والملف والإصدار، والحالة، ومرجع مستند PaperOffice) لمدة 30 يوماً.

لا نستخدم هذه البيانات للإعلان، ولا نبيعها، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي العامة.

الأساس القانوني هو تنفيذ العقد (المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR). يمكنكم إزالة رمز مستخدم PaperOffice في نافذة التكامل في أي وقت؛ وتُحذف الرموز بعد مرور 60 يوماً دون استخدام على الأكثر، أو عند الوصول التالي بعد سحب موافقتكم على التطبيق في Box. كما يمكنكم سحب الموافقة على التطبيق من إعدادات حسابكم في Box.

12.14 إضافة Dropbox

يقدم PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. إضافة لـ Dropbox. عند فتح ملف بها، يقوم Dropbox بتسجيل دخولكم عبر OAuth؛ ويحتفظ الوصل لدينا برموز الوصول والتجديد الخاصة بـ Dropbox ورمز مستخدم PaperOffice الذي تدخلونه، ومشفّرةً، لحسابكم في Dropbox (المُعرّف فقط بواسطة تجزئة معرف الحساب)، إلى جانب مساحة العمل المختارة ووقت آخر استخدام.

تعمل الإضافة وفقاً لصلاحياتكم الخاصة في Dropbox. لا يقوم الوصل بتنزيل ذلك الملف الواحد من Dropbox وإرساله إلى حسابكم في PaperOffice وحفظ النتيجة كملف جديد بجانب الملف الأصلي إلا عند تأكيدكم لذلك في صفحة PaperOffice AI. ولا يقرأ الملفات الأخرى ولا يغير أو يستبدل الملفات الموجودة أبداً. ويكون ملف النتيجة مرئياً لكل من لديه حق الوصول إلى المجلد في Dropbox، بما في ذلك البيانات المستخرجة مثل تفاصيل البنك (IBAN). ولتجنب قراءة ملف وفوترة مرتين، يحتفظ الوصل بحالة المعالجة لكل ملف مقروء (مفتاح مشتق من الحساب والملف والإصدار، والحالة، ومرجع مستند PaperOffice) لمدة 30 يوماً.

لا نستخدم هذه البيانات للإعلان، ولا نبيعها، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي العامة.

الأساس القانوني هو تنفيذ العقد (المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR). يمكنكم إزالة رمز مستخدم PaperOffice في الصفحة في أي وقت؛ وتُحذف الرموز بعد مرور 60 يوماً دون استخدام على الأكثر، أو عند الوصول التالي بعد سحب موافقتكم على التطبيق في Dropbox. كما يمكنكم فصل التطبيق من إعداداتكم في Dropbox تحت قسم التطبيقات المتصلة.

12.15 تطبيق Docusign

عند ربط تطبيق Docusign، تقوم خدمة التطبيق الخاصة بنا بتخزين رمز مستخدم PaperOffice الخاص بكم (مشفراً)، ومساحة العمل المستهدفة، ورمز التجديد لتطبيق Docusign (مشفراً). بعد ذلك، يرسل تطبيق Docusign الاتفاقيات المكتملة إلى خدمة التطبيق الخاصة بنا، والتي تقوم بتخزينها في تلك مساحة العمل كأي مستند آخر ترفعونه؛ حيث يتم تخزين الملف نفسه مرة واحدة فقط. لا تحتفظ خدمة التطبيق بنسخة خاصة بها من محتويات المستند.

يتم حذف بيانات الاتصال بعد 6 أشهر من آخر استخدام لها، أو بعد يوم واحد في حال عدم اكتمال عملية الربط؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً. ولضمان معالجة كل ملف مرة واحدة فقط، تحتفظ خدمة التطبيق بسجل معالجة (يتألف من تجزئة الملف ومعرف المستند في PaperOffice، دون محتويات المستند) لمدة 30 يوماً. يمكنكم إنهاء الاتصال في أي وقت عن طريق حذف رمز المستخدم في تطبيق PaperOffice تحت الحساب → واجهة برمجة التطبيقات (API): لن يتم تخزين أي مستندات إضافية، وسيتم حذف بيانات الاتصال عند المحاولة التالية، أو بعد انتهاء الفترات المذكورة أعلاه.

12.16 تطبيق Wix

عند استخدام تطبيق Wix، تقوم خدمة التطبيق الخاصة بنا بتخزين رمز مستخدم PaperOffice الخاص بكم (مشفراً)، ومساحة العمل المختارة لموقعكم على Wix، ومعرف المستخدم الخاص بكم في Wix. يتم تخزين الفواتير التي ترفعونها في تلك مساحة العمل كأي مستند آخر ترفعونه. ولغرض مقارنة بنود الفاتورة، تقوم خدمة التطبيق بقراءة المنتجات المطابقة من كتالوج متاجر Wix الخاصة بك (رمز المنتج SKU، واسم المنتج، وتكلفة البضائع) في لحظة التحقق ولا تحتفظ بها. لا يقوم التطبيق بقراءة الطلبات أو العملاء أو أعضاء الموقع، ولا يجري أي تغييرات في Wix.

يتم حذف إعداداتكم عند إزالة التطبيق من موقعكم، أو بعد 6 أشهر من آخر استخدام لها؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً. ولضمان معالجة كل ملف مرة واحدة فقط، تحتفظ خدمة التطبيق بسجل معالجة (يتألف من تجزئة الملف ومعرفي المستند والوظيفة، دون محتويات المستند) لمدة 30 يوماً. يمكنكم إزالة رمزكم في أي وقت باستخدام خيار "Remove my token" داخل التطبيق.

12.17 إضافة Airtable

عند ربط إضافة Airtable، تقوم خدمة التطبيق الخاصة بنا بتخزين رمز مستخدم PaperOffice الخاص بكم (مشفراً)، ومساحة العمل المختارة، ومعرف قاعدة بيانات Airtable، ورمز اتصال (مشفراً) يعمل فقط لهذه القاعدة. يتم تخزين رمز الاتصال في إعدادات الإضافة للقاعدة وهو مرئي للأشخاص الذين يمكنهم فتح الإضافة هناك. عند بدء عملية الاستخراج، تقوم خدمة التطبيق بتنزيل المرفق المختار من Airtable مرة واحدة وتخزينه في مساحة العمل الخاصة بكم كأي مستند آخر ترفعونه؛ بينما يتم كتابة الملخص في قاعدة البيانات بواسطة الإضافة باستخدام صلاحيات الشخص الذي يستخدمها.

ينتهي صلاحية رمز الاتصال بعد 30 يوماً. يتم حذف بيانات الاتصال بعد يوم واحد من انتهاء صلاحيتها، أو بعد 60 يوماً من عدم الاستخدام، أو عند قطع الاتصال في الإضافة، أو عند الاستخدام التالي بعد حذف رمز المستخدم الخاص بكم في PaperOffice AI؛ وتُحذف النسخ الاحتياطية بعد مرور لا يزيد عن 30 يوماً. ولضمان معالجة كل مرفق مرة واحدة فقط، تحتفظ خدمة التطبيق بسجل معالجة (يتألف من تجزئة رمز حساب PaperOffice الخاص بكم، ومعرفي القاعدة والسجل والمرفق، بالإضافة إلى معرفي المستند والوظيفة، دون محتويات المستند)، بشكل منفصل لكل حساب PaperOffice AI لمدة 30 يوماً.

لمنع المعالجة المزدوجة، تحتفظ خدمة التطبيق لدينا بحالة المعالجة لكل عملية استخراج (مفتاح غير قابل للعكس، ومعرف المستند PaperOffice ومعرف المهمة) لمدة 30 يوماً.

لا نستخدم البيانات المستمدة من هذه المنصات لأغراض الإعلان، ولا نبيعها، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي العامة.

الأساس القانوني هو تنفيذ العقد (المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR). يمكنكم أيضاً حذف المفتاح أو رمز المستخدم في أي وقت من خلال تطبيق PaperOffice تحت الحساب → API. تبقى المستندات المخزنة في مساحة عمل PaperOffice الخاصة بكم ضمن حسابكم حتى تقومون بحذفها هناك.

13. برنامج الشركاء — التحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة

ما نقوم بتخزينه: عند تقديمكم طلب الانضمام كشريك إحالة، وبعد الموافقة على طلبكم، نتحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بكم في سجل VIES التابع للمفوضية الأوروبية. نقوم بتخزين رقم ضريبة القيمة المضافة، ونتيجة التحقق، وتاريخ التحقق، واسم الشركة وعنوانها اللذين تم إرجاعهما من السجل.

الغرض: نقبل فقط الشركات التي تمتلك رقم ضريبة قيمة مضافة (VAT ID) ساري المفعول في الاتحاد الأوروبي ضمن برنامج الإحالة. ويؤكد هذا التحقق أنكم تعملون بصفتكم شركة، مما يتيح لنا إصدار بيانات العمولات الصحيحة (الفوترة الذاتية) مع المعالجة الضريبية الصحيحة.

الأساس القانوني: المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) (الخطوات السابقة على إبرام وتنفيذ اتفاقية الشراكة)، والمادة 6(1)(ج) من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) (الالتزامات الضريبية والمحاسبية الخاصة ببيانات العمولات).

فترة التخزين: إلى نهاية الشراكة؛ وبعد ذلك، طوال مدة الالتزامات القانونية بالاحتفاظ بسجلات الفواتير؛ ثم يتم حذف البيانات.

14. الحق في تقديم شكوى

لديكم الحق في تقديم شكوى إلى سلطة إشرافية لحماية البيانات بشأن معالجة بياناتكم الشخصية.

15. الاتصال للاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات