مشاركة المستندات: عبر رابط في المتصفح وعبر الهاتف

النتيجة أولاً: مشاركة عبر المتصفح والهاتف

مرحبًا بكم في أكاديمية PaperOffice AI. يتناول هذا الفيديو المشاركة: كيف يمكنكم مشاركة المستندات بأمان عبر رابط في المتصفح أو عبر الهاتف. أولاً، النتيجة: يرى محاسبنا Workspace Accountant 2026 في حسابه الخاص في PaperOffice، ويضم بالضبط المستندات التي شاركناها. وعندما يكون في الطريق، يمكنه الاتصال، وتسجيل الدخول برمز PIN الخاص به، والحصول على المعلومات مباشرةً من السجلات. سنرشدكم خطوةً بخطوة: تجهيز Workspace، والمشاركة عبر البريد الإلكتروني وكيف يقبلها المستلم، ووكيل الهاتف، والمشاركة الهاتفية، وإجراء مكالمة، وإدارة المشاركات وإلغاءها، وأخيرًا بعض النصائح العملية.

الفصل الأول: تجهيز Workspace

يُشارَك Workspace كاملًا دائمًا. لذلك ننشئ واحدًا منفصلًا لمحاسبنا، ونضع فيه فقط المستندات التي ينبغي أن يراها. المشاركة متاحة فقط لـ Workspaces من نوع Business. ستة مستندات تكفي لمثالنا: فواتير، وإشعار دائن، ومذكرة تسليم. وكل ما يُضاف لاحقًا إلى هذا Workspace سيكون مرئيًا للمستلم تلقائيًا.

الفصل الثاني: المشاركة عبر البريد الإلكتروني

تُعدّ المشاركة مباشرةً داخل Workspace: “تعديل”، ثم علامة التبويب “المشاركة”، ثم “مشاركة خارجية جديدة”. نختار البريد الإلكتروني كقناة، ثم عنوان البريد الإلكتروني للمحاسب. بتفعيل خانة الاختيار هذه، لا يمكن قبول الدعوة إلا من حساب PaperOffice يحمل هذا العنوان بالضبط؛ فإعادة توجيه الرابط وحده لا تكفي. وعند الوصول إلى المستندات، تحدد ما يُسمح للمستلم بفعله: إما “مشاهدة + تنزيل” فقط، أو “مشاهدة + تنزيل + رفع” للمستندات. وبما أن محاسبنا يحتاج إلى أن يعيد إلينا المستندات، نسمح بالرفع. وتحدد أيضًا مدة صلاحية المشاركة: إما بلا انتهاء صلاحية، أو لمدة 7 أيام أو 30 يومًا أو 90 يومًا، أو لمدة سنة واحدة. وبالنسبة إلى الإقفال السنوي، تكفينا 30 يومًا. احفظ، وانتهينا. تظهر المشاركة الآن في القائمة بحالة “قيد الانتظار” إلى أن يقبل المحاسب الدعوة.

الفصل الثالث: قبول المستلم للدعوة

يتلقى المحاسب بريدًا إلكترونيًا: دعوة إلى Workspace Accountant 2026، مع الزر “قبول الدعوة”. إذا كان مسجّلًا الدخول إلى حسابه الخاص في PaperOffice، فإن هذه النقرة الواحدة تكفي لمنح الوصول. إذن، يحتاج إلى حسابه الخاص، لكنه لا يحتاج إلى رمز PIN للمشاركة. ومن الآن فصاعدًا، سيظهر Workspace المشترك في حسابه، ومعلَّمًا بوضوح. يمكنه عرض المستندات مع جميع البيانات المستخرجة وتنزيلها، في حدود الصلاحيات التي منحتموها. وبما أننا سمحنا بالرفع، يستطيع محاسبنا أيضًا أن يرسل لنا شيئًا، مثل فاتورة أُرسلت إليه مباشرةً. يسحبها إلى Workspace المشترك، وهذا كل شيء. وماذا عنّا؟ الفاتورة موجودة الآن في Workspace Accountant 2026 الخاص بنا، ويتم معالجتها تمامًا مثل أي مستند آخر. لا حاجة لأحد إلى إرسال أي شيء ذهابًا وإيابًا عبر البريد الإلكتروني.

الفصل الرابع: إنشاء وكيل الهاتف

للمشاركة عبر الهاتف، ستحتاج إلى وكيل هاتف. ضمن Conversation AI، ننشئ وكيلًا جديدًا ونسميه Northstar Phone Share. ومن المهم الانتباه إلى الدور: “وكيل محمي”. عندها يجب على المتصلين تسجيل الدخول قبل أن يتمكن الوكيل من مشاركة أي شيء من مستنداتكم معهم. ضمن “الهاتف” تُفعّل الوكيل وتختار الدولة. يوفر PaperOffice رقم هاتف لهذا الغرض. وللقيام بذلك، تختار لغة الوكيل وصوته. في حقل “كيف ينبغي أن يتصرف الوكيل؟” صِف بكلماتك الخاصة مهمته ونبرته وحدوده الواضحة. ينبغي أن يجيب وكيلنا عن الأسئلة حول المستندات بطريقة ودّية وموجزة، مع ذكر المبالغ دائمًا مع عملتها. ضمن “المعرفة” تحدد من أي Workspaces يُسمح للوكيل بأخذ إجاباته، وهنا من Accountant 2026 فقط.

الفصل الخامس: إعداد المشاركة الهاتفية

ننتقل الآن إلى المشاركة نفسها، مرة أخرى في Workspace: “مشاركة خارجية جديدة”، وهذه المرة باستخدام قناة الهاتف. الوكيل مُدرَج مسبقًا. تُدخل رقم الهاتف المحمول للمحاسب ورمز PIN مكوَّنًا من 4 إلى 6 أرقام. لا يمكن الوصول إلى المستندات إلا لمن يتصل من هذا الرقم ويعرف رمز PIN. وقد تم طمس الاثنين في الفيديو لأسباب تتعلق بالخصوصية. وإذا احتاج المتصل إلى مستند، يرسله PaperOffice إلى عنوان البريد الإلكتروني الثابت هذا: كرابط إلى ملف PDF محمي بكلمة مرور، مع تضمين كلمة المرور في البريد الإلكتروني نفسه. ولا يستطيع المتصل تحديد أي عنوان آخر عبر الهاتف. وإذا اتصل أحد من رقم مجهول أو غير معروف، فسيصل إلى الاستقبال دون أي وصول إلى المستندات. وبعد 3 محاولات خاطئة لإدخال رمز PIN، يتم حظر المشاركة لمدة 15 دقيقة.

الفصل السادس: مكالمة

هكذا يبدو الأمر عبر الهاتف. يتصل المحاسب بالرقم، ويُدخل رمز PIN الخاص به، ويطرح سؤاله ببساطة.

مكالمة محاكاة:

وكيل الهاتف: مرحبًا بكم في PaperOffice AI. لتسجيل الدخول، أدخلوا رمز PIN ثم اضغطوا مفتاح المربع (#). وللاستقبال، اضغطوا مفتاح النجمة (*).

المحاسب: (إدخال رمز PIN)

وكيل الهاتف: تم تأكيد رمز PIN. لحظة من فضلكم.

وكيل الهاتف: لديكم وصول إلى Workspace “Accountant 2026”. ما الذي ينبغي أن أبحث عنه في الأرشيف؟

المحاسب: ما هي فواتير Veldtmann التي كان موعد استحقاقها في سبتمبر؟

وكيل الهاتف: فاتورتان: الأولى بقيمة €2,850 تستحق في 6 سبتمبر، والثانية بقيمة €47,500 تستحق في 18 سبتمبر.

المحاسب: كم يبقى مستحقًا من الفاتورة البالغة 47,500 يورو؟

وكيل الهاتف: يوجد إشعار دائن بتاريخ 21 أغسطس بقيمة €950 مقابل هذه الفاتورة. الرصيد المستحق هو €46,550.

وكيل الهاتف: هل أرسل المستند إلى عنوان بريدكم الإلكتروني؟

المحاسب: نعم، من فضلكم.

وكيل الهاتف: لقد أرسلتُ المستند إلى عنوان بريدكم الإلكتروني المسجَّل.

المحاسب: شكرًا، هذا كل شيء.

يبحث الوكيل داخل Workspace المشترك ويجيب استنادًا إلى المستندات: يقدّم تواريخ استحقاق الفاتورتين والمبلغ المستحق من الإشعار الدائن. ولا يملك أي وصول إلى Workspaces أخرى خلال هذه المكالمة. وبناءً على طلب المتصل، يرسل الوكيل المستند كملف PDF محمي إلى عنوان البريد الإلكتروني المحفوظ.

الفصل السابع: إدارة المشاركات وإلغاؤها

يمكنكم متابعة كل شيء في نظرة عامة على Workspaces: ضمن “الخيارات” يمكنكم رؤية عدد Workspaces التي شاركتموها بأنفسكم، وعدد Workspaces التي يشاركونكم إياها. وتُعرض مشاركات Workspace في علامة التبويب “المشاركة”: من لديه حق الوصول، وعبر أي قناة، وحتى متى. وعبر “الإجراءات” يمكنكم تعديل صلاحيات الوصول، مثلًا لتحديد ما إذا كان يُسمح للمستلم برفع الملفات. وعندما ينتهي التعاون، ألغِ المشاركة. ويسري ذلك فورًا: يختفي Workspace من عرض المستلم، وتذهب المكالمة التالية إلى الاستقبال. وهكذا يبدو الأمر بالنسبة إلى المحاسب بعد ذلك: اختفى Workspace من حسابه، ولم تعد المستندات متاحة.

الفصل الثامن: نصائح من الممارسة العملية

وأخيرًا، أربع نصائح عملية. أولًا: Workspace واحد لكل مستلم وغرض. بهذه الطريقة لا يرى كل شخص إلا ما يُفترض أن يراه، ويمكنك إلغاء مشاركة دون التأثير في الآخرين. ثانيًا، حدّد تاريخ انتهاء صلاحية لكل مشاركة، فبدونه تبقى المشاركة قائمة إلى ما لا نهاية، حتى وإن لم تعد هناك حاجة إليها. ثالثًا: شارِك رمز PIN الخاص بالمشاركة الهاتفية عبر قناة مختلفة عن رقم الهاتف، ويُفضَّل أن يكون ذلك شخصيًا. ورابعًا: راجِع بانتظام قائمة المشاركات النشطة، وألغِ أي مشاركة لم تعد مطلوبة. للتلخيص: أنشئ Workspace منفصلًا لكل مستلم. شاركه عبر البريد الإلكتروني مع حساب PaperOffice، مع تحديد الصلاحيات ومدة الصلاحية. يسجّل المستلم الدخول عبر الهاتف باستخدام رقم هاتفه ورمز PIN الخاص به، ثم يطرح سؤاله ببساطة. ويمكنكم تعديل أي مشاركة أو إلغاؤها في أي وقت. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.