تخزين آمن من التعديلات واحتجاز قانوني

بالنسبة للمستندات التي يتعين عليك الاحتفاظ بها، يوجد التخزين الآمن من التعديلات. فوق المستند، لا يزال يظهر: غير آمن من التعديلات. نقوم بتفعيله في علامة التبويب “المراجعات”: اختر الدولة ونوع المستند، مما يحدد فترة الاحتفاظ، وهي ست سنوات هنا لسجل ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة. يبدأ فوراً، ويعرض PaperOffice تاريخ الانتهاء المحسوب. بعد ذلك، يتم تخزين المستند بشكل غير قابل للتغيير ولا يمكن حذفه أو نقله حتى تنتهي فترة الاحتفاظ. يسجل PaperOffice أي حدث يتعلق بالمستند، بطريقة مقاومة للتلاعب، في علامة التبويب “المراجعات”. هذا الأمر لا رجعة فيه بطبيعته. في أي وقت، يمكنك بعد ذلك إنشاء شهادة امتثال: ملف PDF يحتوي على دليل على السلامة، ورمز الاستجابة السريعة (QR)، ورابط تحقق عام. إذا كانت هناك نزاع قانوني أو تدقيق ضريبي قيد التنفيذ، يمكن للمسؤول تعيين احتجاز قانوني إضافياً عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، على سبيل المثال من سير العمل الخاص بك. سيظهر المستند هذا فوراً ويبقى محتجزاً لما بعد الموعد النهائي حتى يتم رفع الاحتجاز. لتلخيص الأمر: اختر AI-DMS Ultra للمستندات الهامة، وتقوم عمليات التدقيق بفحص كل مستند عبر اثني عشر تحكماً. تضع النتائج الحرجة المستند في الحجر الأمني فوراً، ولا يمكن إخراجه إلا بواسطة المسؤول بعد المراجعة. يقرأ PaperOffice المسوحات الضعيفة أيضاً، وتحقق من كل قيمة في مصدرها الأصلي، ويقوم PaperOffice بالإبلاغ عن النسخ المكررة تلقائياً، وتخزن المستندات الهامة بشكل آمن من التعديلات. إلى اللقاء القادم في أكاديمية PaperOffice AI.