المشاركة عبر البريد الإلكتروني

الفصل الثاني: المشاركة عبر البريد الإلكتروني

تُعدّ المشاركة مباشرةً داخل Workspace: “تعديل”، ثم علامة التبويب “المشاركة”، ثم “مشاركة خارجية جديدة”. نختار البريد الإلكتروني كقناة، ثم عنوان البريد الإلكتروني للمحاسب. بتفعيل خانة الاختيار هذه، لا يمكن قبول الدعوة إلا من حساب PaperOffice يحمل هذا العنوان بالضبط؛ فإعادة توجيه الرابط وحده لا تكفي. وعند الوصول إلى المستندات، تحدد ما يُسمح للمستلم بفعله: إما “مشاهدة + تنزيل” فقط، أو “مشاهدة + تنزيل + رفع” للمستندات. وبما أن محاسبنا يحتاج إلى أن يعيد إلينا المستندات، نسمح بالرفع. وتحدد أيضًا مدة صلاحية المشاركة: إما بلا انتهاء صلاحية، أو لمدة 7 أيام أو 30 يومًا أو 90 يومًا، أو لمدة سنة واحدة. وبالنسبة إلى الإقفال السنوي، تكفينا 30 يومًا. احفظ، وانتهينا. تظهر المشاركة الآن في القائمة بحالة “قيد الانتظار” إلى أن يقبل المحاسب الدعوة.

الفصل الثالث: قبول المستلم للدعوة

يتلقى المحاسب بريدًا إلكترونيًا: دعوة إلى Workspace Accountant 2026، مع الزر “قبول الدعوة”. إذا كان مسجّلًا الدخول إلى حسابه الخاص في PaperOffice، فإن هذه النقرة الواحدة تكفي لمنح الوصول. إذن، يحتاج إلى حسابه الخاص، لكنه لا يحتاج إلى رمز PIN للمشاركة. ومن الآن فصاعدًا، سيظهر Workspace المشترك في حسابه، ومعلَّمًا بوضوح. يمكنه عرض المستندات مع جميع البيانات المستخرجة وتنزيلها، في حدود الصلاحيات التي منحتموها. وبما أننا سمحنا بالرفع، يستطيع محاسبنا أيضًا أن يرسل لنا شيئًا، مثل فاتورة أُرسلت إليه مباشرةً. يسحبها إلى Workspace المشترك، وهذا كل شيء. وماذا عنّا؟ الفاتورة موجودة الآن في Workspace Accountant 2026 الخاص بنا، ويتم معالجتها تمامًا مثل أي مستند آخر. لا حاجة لأحد إلى إرسال أي شيء ذهابًا وإيابًا عبر البريد الإلكتروني.