Workflow Agents: İş akışlarını kendi cümlelerinizle tanımlayın ve otomatik olarak çalıştırın

Önce sonuç: Büyük fatura onay bekliyor

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu videoda Workflow Agents’i anlatıyoruz. Bununla bir süreci kendi cümlelerinizle tanımlarsınız ve PaperOffice bunu uygun her belge için otomatik olarak çalıştırır. 12.000 euroluk bir fatura, onaylanmadan kimse tarafından ödenmemelidir. Ama her faturayı elle işlemek zaman alır. Önce sonucu gösterelim. Az önce Veldtmann’dan iki fatura geldi. Workflow Agent’imiz, tutarı 2.350 euro olan daha küçük faturayı herhangi bir ek sorgulama olmadan zaten incelendi olarak işaretledi. 12.000 euroyu aşan büyük tutar için ise durdu. Şimdi tedarikçi, fatura numarası ve tutarla birlikte bir onay görevi bekliyor. Siz onayladıktan sonra ajan devam eder ve bu faturayı da incelendi olarak işaretler. Bunu kendiniz nasıl oluşturabileceğiniz şöyle: bir Workflow Agent oluşturun, başlatma olayını seçin, süreci Prompt Studio’da tanımlayın, güvenli şekilde test edin, otomasyonu açın ve çalıştırmaları inceleyin.

Bölüm 1: Workflow Agents’e genel bakış

Bir Workflow Agent, belgelerinizi bir talimata göre işleyen bir yapay zeka ajandır. Talimatı bir program olarak değil, sade bir dilde yazarsınız. Workflow Agent’lerinizi Workflow AI altında bulabilirsiniz. Listede her ajan için ne zaman başladığı, otomasyonun açık olup olmadığı ve hangi belge zekâsını gerektirdiği gösterilir.

Bölüm 2: Ajanı oluşturma ve başlatma olayı

Test için küçük bir faturanın POFID’i gerekiyor; bu, belge kimliğidir. Bunu listede tek tıklamayla yapabilirsiniz: faturayı seçin, Eylemler’e gidin ve POFID’i seçin. Şimdi yeni Workflow Agent’e geçiyoruz. Ona Fatura onayı adını veriyoruz ve sade cümlelerle bir açıklama yazıyoruz: 5.000 euroyu aşan faturalar onay beklemeli, daha küçük olanlar ise incelendi olarak işaretlenmeli. Belge zekâsı altında, bir belgenin önceden ne kadar ayrıntılı okunması gerektiğini belirlersiniz. Premium önceden seçilidir ve tutarı, tedarikçiyi ve fatura numarasını kendi başına zaten okur. Hangi alanların tam olarak okunacağını IDP Agent’ler ile belirlersiniz; bunun için ayrı bir bölüm var. Sonra başlatma olayına geçiyoruz. Bunlardan altı tane var. Yalnızca manuel, ajanın yalnızca siz tetiklediğinizde başladığı anlamına gelir. AI-DMS tamamlandıktan sonra ajan, her yeni belgede o belge okunduğu anda başlar. Ek olarak, bir metaalan değiştiğinde, biri bir görevi tamamladığında, bir onay bittiğinde veya bir belge tamamen imzalandığında da başlayabilir. AI-DMS tamamlandıktan sonra ajan, yeni bir faturanın verileri tamamen çıkarıldığı anda başlar. Filtreler altında, bunun hangi belgeler için geçerli olduğunu belirtiyoruz: yalnızca Workspace Workflow-Demo içinde ve yalnızca Fatura belge türü için. Burada yinelenen tetiklemeler konusunda endişelenmemize gerek yok. Bu seçenek, aynı belge için aynı ajanın kısa aralıklarla birden çok kez başlamasını önler. Kaydet’e tıklayın; Prompt Studio açılacaktır.

Bölüm 3: Prompt Studio

Burası Prompt Studio. Solda açıklamamızı görüyorsunuz. Ajan talimatı oluştur düğmesine tıkladığınızda PaperOffice ajan için kesin bir talimat üretir. Ortada neyin anlaşıldığını görürsünüz: görevi tek cümlede, tanınan kuralları ve ilgili alanları. Bunun altında talimatın neden bu şekilde yapılandırıldığını ve ajanın işinin ne zaman tamamlandığını nasıl anladığını göreceksiniz. Talimatı acele etmeden dikkatle okuyun. Amacınızdan farklı bir şey varsa açıklamayı düzenleyin ve talimatı yeniden oluşturun. Araç akışı, ajanın hangi araçları kullandığını gösterir: belgeyi okur ve gerekirse bir alanı değiştirir. Talimatında belirtilenlerin dışında hiçbir araç almaz. Sağda, ajanın bunu net biçimde anlayabilmesi için İngilizce hazırlanmış tamamlanmış talimat yer alır. Her şey iyi görünüyor; kaydedin ve test edin.

Bölüm 4: Güvenle test edin: kuru çalıştırma

Kuru çalıştırmayla test ediyoruz: ajan gerçek bir belge üzerinde çalışır, ancak hiçbir şeyi değiştirmez. Küçük faturanın POFID’ini yapıştırıp başlatıyoruz. Kuru çalıştırma başarılı. Ajan, tutarın 1.980 euro olduğunu ve eşiğin altında kaldığını tespit etti; faturayı incelendi olarak işaretleyecekti. Aşağıda her adımı görebilirsiniz: önce belgeyi okudu, sonra değişikliği hazırladı. Değişiklik uygulanmadı; bu yalnızca bir simülasyondu. Yalnızca başarılı bir testten sonra otomasyonu açabilirsiniz. Bu sayede, önce denemediğiniz hiçbir ajan belgelerinizde çalışmaz.

Bölüm 5: Otomasyon modunu etkinleştirin

Bu nedenle Otomasyon modunu açıyoruz. Bundan sonra ajan, başlatma olayına otomatik olarak tepki verir. Ayrıca Yürütme onayı ayarı da var. Açıksa ajan, her belge için her değişiklikten önce bir kişiye sorar. Biz yalnızca büyük faturalar için sorulmasını istiyoruz; bu yüzden onay kuralını açıklamaya yerleştirdik.

Bölüm 6: İki fatura geldi

Şimdi gerçek teste geçiyoruz. Veldtmann’dan iki yeni fatura geliyor: biri 2.350 euro, diğeri 12.825 euro tutarında. Önce AI-DMS işlemi belgeleri okur, ardından ajanımız her fatura için ayrı ayrı otomatik olarak başlar. Videoyu ileri sarıyorum. Belge durumu sütununda sonucu görebilirsiniz: küçük fatura zaten incelendi olarak işaretlenmiş. Büyük fatura için henüz bir şey gösterilmiyor, çünkü ajan burada duraklamış. Otomasyon sütunu da bunu gösteriyor: Workflow’un yanındaki kum saati onay beklediği anlamına gelir. Human In The Loop görevleri altında fatura onayı artık tedarikçi, fatura numarası ve tutarla birlikte bekliyor. Görevde solda faturanın kendisini, sağda ise ayrıntıları görürsünüz. Görev şu anda bize atanmış. Yönetim gibi başka birinin karar vermesi gerekiyorsa görevi basitçe iletin. Biz kısa bir yorumla onaylıyoruz. Ajan bunun ardından çalışmasına devam eder. Belge listesine kısaca dönelim: artık büyük fatura da incelendi olarak işaretlendi.

Bölüm 7: Çalıştırmaları inceleyin

Ajanın neler yaptığını Çalıştırmalar’da görebilirsiniz. En hızlı yol, satırındaki menü üzerinden. Burada bu ajanın çalıştırmalarını görürsünüz; hepsi tamamlanmış durumda ve her biri bir belge, başlatma olayı ve süreyle birlikte listeleniyor. Ayrıntıda tek bir cümle, ajanın ne yaptığını belirtir: onay alındı, durum incelendi olarak ayarlandı. Ardından tüm süreç gelir: önce adım sıfır olarak talimat, sonra ajanın her adımı ve sonucu, en sonunda da değiştirdiği alanlar. Bu sayede her kararı sonradan geriye doğru izleyebilirsiniz.

Bölüm 8: Uygulamadan ipuçları

Birkaç ipucu daha. Açıklamayı, süreci yeni bir meslektaşınıza anlatıyormuş gibi yazın: net bir eşik, ilgili alanlar ve ajanın neyi değiştirebileceği belirtilerek. Ajanınızın kapsamını, hangi belgelere uygulanacağını belirten filtrelerle tanımlayın. Değiştirdiğiniz her açıklamayı önce kuru çalıştırma modunda test edin. Hassas iş akışlarında ayrıca yürütme onayını etkinleştirin ve ilk günlerde çalıştırmaları düzenli olarak kontrol edin. Özetle: bir Workflow Agent’i kendi cümlelerinizle tanımlarsınız. Başlatma olayını seçersiniz ve hangi belgelere uygulanacağını filtrelerle belirlersiniz. Bu, Prompt Studio’da talimatı oluşturur; kuru çalıştırmada güvenle test edersiniz ve ancak bundan sonra otomasyonu etkinleştirirsiniz. Bir kişinin karar vermesi gereken yerlerde ajan duraklar ve onay bekler. Bir sonraki videoda PaperOffice’i dış dünyaya bağlayacağız: e-posta gelen kutusu, depolama ve tarayıcı, kendi NAS’iniz, API anahtarları ve Claude ile ChatGPT gibi yapay zeka asistanları. Bir sonraki görüşmede PaperOffice AI Akademisi’nde buluşmak üzere.