IDP Agents: belgelerinizden tam ihtiyacınız olan verileri çıkarın

İlk sonuç: Taranmış bir faturadan on alan

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu video IDP Agents hakkında. Bununla PaperOffice, belgelerinizden tam ihtiyacınız olan verileri çıkarır ve her belgeyi aynı alanlara tutarlı biçimde yazar. Fatura numarası, satın alma siparişi numarası, tutarlar, IBAN: Bu tür verileri belge belge elle yazarsanız zaman kaybeder ve hata yaparsınız. Önce sonuç. Bu fatura Veldtmann’dan taranmış bir belge olarak geldi. IDP Agent’ımız bundan on alan çıkardı: fatura numarası, fatura tarihi, tedarikçi, satın alma siparişi numarası, net tutar, vergi tutarı, toplam tutar, para birimi, IBAN ve son ödeme tarihi. Bir alanın üzerine gelin, soldaki görünüm değerin geldiği belge konumuna geçer. İşte ödeme bilgilerindeki IBAN. Bu sayede her değeri bir bakışta kontrol edebilirsiniz. Ve her fatura aynı alanları aldığı için bir dışa aktarma bunları Excel tablosuna çevirir; her fatura bir satırda yer alır. Bunu kendiniz nasıl yapabileceğiniz şöyle: örnek bir belgeden ve bir şablondan ajan oluşturun, alanları tanımlayın ve test edin, ajanı bir belge türüne atayın, mevcut belgeleri sonradan işleyin, sonuçları inceleyin ve dışa aktarın.

Bölüm 1: IDP Agents’a genel bakış

PaperOffice, Workspace’in AI-DMS katmanına bağlı olarak her belgeyi yüklediğinizde verileri zaten otomatik olarak okur. Bir IDP Agent ise tekrar eden belgeler için kendi kaydettiğiniz çıkarmanızdır: hangi alanlara ihtiyacınız olduğuna, bunların nasıl adlandırılacağına ve değerlerin hangi biçimde çıkacağına siz karar verirsiniz. IDP Agent’larınızı Document AI altında bulabilirsiniz. Liste şu anda boş. Bir IDP Agent her zaman örnek bir belgeden oluşturulur. Üç adım var: Workspace’te belgeyi seçin, yeni bir IDP Agent oluşturun ve kataloktan bir şablon seçin. Ardından Aracı Düzenleyici’de alanları ve istemleri ayarlarsınız.

Bölüm 2: Örnek belgeden ve şablondan ajan oluşturma

Workspace IDP-Demo’da beş tedarikçi faturası var. Örnek belge olarak Veldtmann’ın faturasını alıyoruz: onu seçin, ardından Eylemler, Ajanlar ve iş akışları, IDP ve Yeni ajan oluştur. Şablon kataloğu şimdi açılır; kategorilere göre sıralıdır: Finans ve Muhasebe, Lojistik, Hukuki, Kimlikler ve daha fazlası; XRechnung, ZUGFeRD ve Factur-X gibi e-faturalar için de. Yalnızca önerilenleri göster seçeneğiyle yalnızca bu belgeye uyan şablonları görürsünüz. Gelen tedarikçi faturaları için Invoice Quick Capture Plus şablonunu kullanıyoruz. Şablon en önemli alanları getirir: fatura numarası, fatura tarihi, tutarlar, tedarikçi ve para birimi. Ayrıca önerilen modeli de beraberinde getirir. Ajan Oluştur. PaperOffice örnek belgeyi şimdi tamamen okur: metin tanıma, alanlar, tamamlama. Bu bir an sürer; ileri sarıyorum. Bu Aracı Düzenleyici. Solda örnek belge var, sağda ise önce analiz gelir: belgenin ne tür bir belge olduğu ve şablonun içinde ne bulduğu.

Bölüm 3: Alanları tanımlayın

Devam et ve algılanan alanları incele ile alanlara geçiyoruz. PaperOffice hemen örnek belgeyle ilk bir test çalıştırması başlatır. Her alan bulunan değeri gösterir ve yanında belgeden küçük bir parça bulunur; böylece değerin nereden geldiğini hemen görürsünüz. Bir alanı genişleterek istemini görebilirsiniz; bu, yapay zekaya neyin nerede bulunacağına dair kısa bir talimattır. Bu metni doğrudan burada düzenleyebilirsiniz. Düzenleyicinin üst kısmında modeli görürsünüz. Şablon, Basic Pro Max modelini önerir: görüntü analizi olmadan metin tanıma. Bize cep telefonu fotoğrafları ve lekeli taramalar da geldiğinden Premium Pro Max’i seçiyoruz: sayfanın görüntüsünü de inceler ve böylece zor taramaları da okur. Ödeme için hâlâ alanlara ihtiyacımız var. Yeni alan: Etiket IBAN, buna ek olarak teknik bir Anahtar; Alan tipi için ise özel bir IBAN alan tipi var. İstemde IBAN’ın nerede bulunacağı yazıyor. Aynı iletişim kutusunda hangi sayfaların aranacağını ve değerin nasıl doğrulanacağını belirlersiniz: bir desenle veya izin verilen değerler listesiyle. IBAN zorunlu bir alandır. Bir belgede eksikse PaperOffice alanı eksik olarak işaretler ve Manuel inceleme gerekli filtresiyle belgeyi bulabilirsiniz. Bunun için bir HITL ajanı kurduğunuzda ekibiniz için bir inceleme görevi oluşturulur. Ardından son ödeme tarihi gelir, Tarih türünde. Eksik olursa burada Denetim İpucu - Yumuşak HITL incelemesi yeterlidir. Her değişiklikten sonra ajanı yeniden test edin; ancak o zaman kaydedebilirsiniz. Ve şimdi yeni alanlar da görüntüleniyor.

Bölüm 4: Güvenilirliği test edin ve kaydedin

Ajan aynı sonucu güvenilir biçimde üretiyor mu? Bunun için çoklu test var. Onu beş kez çalıştırıyoruz. Bir çalıştırma yalnızca her alanda bir değer varsa başarılı sayılır. Beş başarılı çalıştırmadan sonra ekranda şunu görürsünüz: Üretim: güvenli. Çıktı ve inceleme altında değerlerin nasıl yazılacağını ve bir kişinin bunları ne zaman kontrol etmesi gerektiğini ayarlayabilirsiniz. Çıkarılan veriler sekmesinde test çalıştırma sonuçlarını ağaç, JSON veya tablo olarak görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz. Paylaşılabilir şablon olarak dışa aktar ile ajanı bir dosya olarak aktarırsınız. Başka bir ekip bunu şablon kataloğuna içe aktarır. Şimdi kaydedin. Ajan “Supplier invoices” adıyla kaydedilir ve hemen etkin olur.

Bölüm 5: Ajanı bir belge türüne atayın

Ajanın gelecekte otomatik çalışması için onu bir belge türüne bağlarız. Belge türleri altında Fatura türünü açıyoruz. Varsayılan IDP Agent sekmesinde Supplier invoices’ı seçip kaydediyoruz. Bundan sonra şu geçerli: AI-DMS işlemesi yeni bir belgeyi fatura olarak tanırsa PaperOffice, AI-DMS bulunan her Workspace’te ajanı otomatik olarak kuyruğa alır.

Bölüm 6: Yeni bir fatura otomatik olarak okunur

Deneyelim. Yeni bir fatura geliyor, bu kez Bilbao’daki Iberica’dan, İspanyolca. Bu arada: yükleme iletişim kutusunda tam bu belgeler için doğrudan bir ajan da seçebilirsiniz. Burada PaperOffice’in kendisi karar versin. Önce AI-DMS işlemesi faturanın türünü tanır, ardından ajanımız çalışır. İleri sarıyorum. İşte sonuç: fatura İspanyolca olmasına rağmen Veldtmann’dakiyle aynı on alan. Pedido cliente satın alma siparişi numarası olur, Vencimiento son ödeme tarihi olur ve İspanyolca IBAN IBAN alanındadır.

Bölüm 7: Mevcut belgeleri tek seferde işleyin

Peki Workspace’te zaten bulunan beş fatura ne olacak? Bu atama onlara geriye dönük olarak uygulanmaz. Onları tek seferde işliyoruz: hepsini seçin, ardından Eylemler, Ajanlar ve iş akışları, IDP, Mevcut ajanı uygula. Bir ajan seçin ve IDP Agent başlat. PaperOffice tüm belgeleri kuyruğa alır ve arka planda işler. Durumu İşleniyor altında görebilirsiniz. İleri sarıyorum.

Bölüm 8: Sonuçları inceleyin

Belgenin kendisinde değerler Veri Alanları altında bulunur ve her alana belgeden küçük bir parça eşlik eder. İşte birinin cep telefonuyla fotoğrafladığı fatura. Tüm alanlar burada da mevcut ve üzerlerine gelince görünüm kaynak konumuna geçer. Bir değer yanlışsa doğrudan alanda değiştirebilirsiniz; PaperOffice hemen kaydeder. Tek bir belge için en üstte bir Aracıyı uygula düğmesi var. Ve kahve lekeli nakliye faturası: fatura numarası, satın alma siparişi referansı, tutarlar ve İngiliz IBAN’ı doğru.

Bölüm 9: Excel’e aktarın

Son olarak muhasebe için liste: tüm faturaları seçin, ardından Eylemler, Paylaş ve dışa aktar, Verileri dışa aktar. Sütun olarak ajanımızın alanlarını Excel biçiminde seçeriz. Her fatura, aynı sütunlarla dosyada ayrı bir satırda listelenir. Şimdi bir şey dikkat çekiyor: Veldtmann’dan üç fatura aynı Alman IBAN’ına işaret ediyor, dördüncüsü ise Litvanya’da bir hesap gösteriyor. PaperOffice bunu otomatik olarak nasıl kontrol edip durdurduğu Denetim ve Karantina bölümünde gösteriliyor. Özetle: bir IDP Agent, tekrar eden belgeler için kendi çıkarma kurulumunuzdur. Örnek bir belge ve bir şablonla başlarsınız, ihtiyacınız olan alanları eklersiniz ve ajan güvenilir sonuç verene kadar test edersiniz. Bir belge türüne bağlandığında her yeni belge için otomatik çalışır, mevcut belgeler ise tek seferde işlenir. Her değeri kaynak konumunda incelersiniz ve bir dışa aktarmayla her şey Excel’e aktarılır. Ajanı kendi yazılımınızdan veya n8n’den nasıl çağıracağınızı n8n videomuz gösteriyor. Bir sonraki video Workflow Agents hakkında. Bir sonraki bölümde görüşmek üzere, PaperOffice AI Akademisi’nde.