Özellik turu: belge türleri

Anlam

Etiket olmadan PaperOffice adresinize bir fatura ulaştığını hayal edin. Bu sadece bir dosyadır — günlük işlerde bulması zor, yönlendirmesi güç ve kolayca kaybolabilir.

Fatura belge türü ile, PaperOffice belgenin ne olduğunu bilir. Ekipler güvenle arama yapabilir, ajanlar doğru alanları çıkarabilir ve iş akışları dosya adına bakarak tahmin yürütmek yerine doğru işleme yönlendirilebilir.

Aynı mantık sözleşmeler, teslimat notları, teklifler ve makbuzlar için de geçerlidir. Her belge türü, depolama içinde bağlamdan yoksun duran sadece bir dosya adına değil, insanlar ve otomasyon için açık bir günlük anlam taşır.

Bu etiket, Document AI içinde devam eden her şeyin başlangıç noktasıdır.

Neden

İşte bunun günlük işlerde neden önemli olduğunun açıklaması.

Bir fatura türü, tedarikçi, tutar ve son ödeme tarihi bilgilerinin tanınmasını sağlayarak, kontrollerin ve ödeme hazırlıklarının boş bir dosyadan başlamak yerine otomatik olarak başlamasına olanak tanır.

Bir sözleşme türü, teslimat fişinden farklı kuralları tetikleyebilir. Onaylar, teminat tutma ve takip adımları, genel bir yüklemeyle değil, gerçek belgeyle uyumlu kalır.

Ayrıca muhafaza süresi kategori bazında hazırlanabilir — örneğin taslaklara göre faturalar için daha uzun saklama süreleri belirlenebilir — böylece politika, belge sınıflandırılıp depolandığı ilk andan itibaren türle birlikte yürür.

Idp ajanı

Belge türü düzenleyicisinde, Varsayılan IDP Agent doğrudan türe bağlanabilir.

AI-DMS türünü (örneğin Fatura) otomatik olarak tanıdıktan sonra, aynı belgeler için aracının iki kez çalışmaması amacıyla deduplikasyon ile Workspace hattına eklenir.

Sınıflandırma ve çıkarma işlemi tek bir akış olarak çalışır: AI-DMS türü belirler ve bağlı olan IDP Agent, kullanıcıdan manuel bir devir veya ayrı bir tetikleme adımı olmadan başlar.

IDP yetenekleri

Bir IDP Agent, yalnızca bir dosyaya etiket eklemekten çok daha fazlasını yapar.

Sayfadan hedeflenmiş verileri — tedarikçi adları, tutarlar, tarihler, satır kalemleri, vergi kimlik numaraları ve o belge türüne özel olarak yapılandırılmış diğer alanlar — çıkarabilir.

Görsel kontroller yapabilir: ana bölgelerin mevcut olduğunu onaylayabilir, sayfadaki alanları vurgulayabilir ve bir şey eksik, tamamlanmamış veya belirsiz göründüğünde inceleme desteği sağlayabilir.

Değerleri iş kurallarına karşı doğrulayabilir, güven düşükse insan müdahalesi gerektiren incelemeye hazırlık yapabilir ve verileri yeniden yazmadan yapılandırılmış sonuçları bir sonraki iş akışı adımına iletebilir.

Böylece ajan, tanınmayı kullanılabilir veriye dönüştürür — kuruluş genelinde yönlendirme, kontroller, onaylar ve otomasyon için hazır hale getirilir.

Bir belge türüne bağlı olan bu yetenekler, AI-DMS tanındıktan sonra otomatik olarak başlar.

Sistem mülkiyeti

Fatura ve sözleşmeler gibi ekiplerin bölgeler arasında zaten tanıdığı yaygın işler için hazır etiketler olan sistem türleriyle başlayın.

İş süreci gerçekten farklı olduğunda yalnızca kendi türünüzü oluşturun — örneğin, kendi anlamı ve kuralları gerektiren bir klinik formu, gümrük paketi veya iç onay paketi gibi.

Kataloğun yargı bölgesine uygun olmasını sağlayın; aynı listede diğer bölgelerin yasal gerekliliklerini karıştırmayın.

Oluştur

Yeni bir belge türü oluşturmak için Belge Türleri’ni açın ve Yeni belge türü seçeneğini belirleyin.

Listelerde ve araç ipuçlarında kullanıcılar için net bir görüntüleme adı, kısa bir açıklama ve sınıflandırıcının bu türü nasıl tanıması gerektiğini açıklayan bir AI ipucu girin — genellikle İngilizce olarak, tipik özellikler ve benzer belgelerden nasıl ayırt edileceği belirtilmelidir.

Türün geçerli olduğu yargı bölgesini ayarlayın. İsteğe bağlı olarak bir Varsayılan IDP Agent bağlayın, böylece çıkarım ve görsel kontroller AI-DMS tanımı sonrasında başlar. Uyumluluk için bu türdeki belgelerin WORM veya saklama kuralı taşıması gerektiğinde saklama ayarlarını yapılandırın.

Türü kaydedin. Katalogda görünür ve tüm süreci sıfırdan yeniden oluşturmadan sınıflandırma ve otomasyonda hemen kullanılabilir.

Bu yolu yalnızca iş anlamı gerçekten yeni olduğunda kullanın — her küçük isimlendirme tercihi için değil.

Bekleme

Bir belge türü, sınıflandırıldıkları anda gerçek belgelere bir beklemeyi taşıyabilir.

Bir fatura yüklendiğinde veya tanındığında, bu kural uygulanabilir — gerekli süre boyunca dosyaların beklemesi süresi dolana kadar değiştirilemez kalmasını sağlayan WORM koruması dahil.

Uygulamadan önce yasal dayanakları uzmanlarla her zaman onaylayın. PaperOffice türde beklemeyi hazırlamaya yardımcı olur — kuruluşunuz için profesyonel hukuki veya uyumluluk tavsiyesinin yerini tutmaz.

Bölüm

Kataloğa göz atın, Fatura için aramayı deneyin ve günlük işle zaten eşleşen sistem türleriyle başlayın.

Çıkarma, görsel kontroller ve doğrulama işlemlerinin AI-DMS tanımasına otomatik olarak uyması için bir Varsayılan IDP Agent bağlayın.

Gerçek bir iş farkı için yalnızca kendi türünüzü oluşturun, saklama süresini dikkatli şekilde yapılandırın ve ardından sınıflandırma ile otomasyonun açık bir anlamla çalışmasına izin verin.

Belge Türleri, ilk yüklemeden uzun vadeli saklamaya kadar günlük dosyaların PaperOffice AI içinde anlaşılır kalmasını sağlar.